公文种类

2023年12月8日发(作者：醉春烟)

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一、公文种类：

国家行政机关公文种类（13类13种）

摘自：《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月20日国发〔2000〕23号通知发布，自2001年1月1日起施行。）

（1）命令（令）、（2）决定、（3）公告 、（4）通告、（5）通知、（6）通报、（7）议案、（8）报告（9）请示、（10） 批复、

（11）意见、（12） 函、（13） 会议记要。

二、公文的特点

1、实用性：它以解决实际问题为目的。内容实用，不尚空谈，形式得体，

不求新奇。这是实用性的精髓。

2、真实性：要求方针政策和事实的真实。

3、条理性：什么事要办，什么事不要办，哪些事先办，哪些事后办，应该怎么办，不应该怎么办，都必须交待得清清楚楚，一目了然。

4、程式性：是指公文的惯用的格式；法定公文的格式是法定的；此外，有些用语也是程式化的、惯用的。

5、法定性：公文的作者是法定的。公文作者是指依法成立并能以自己的名义 行使权利和承担义务的一级组织。

6、权威性：下行文，对下级组织具有法定的权威性和行政约束力。

7、政策性：党和国家的方针政策一般都以公文的形式下达和公布，因此，法定公文的内容必须符合党和国家的方针政策。

8、时效性：公文的实用性决定了公文的时效性，迟缓和拖延都会给工作带来损失，因此制作和发布公文一定要有时限观念，以提高办事效率。

三、行文方向分类

下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、批复、（指示、公报、决议、规定、 条例)；

上行文：请示、报告、议案（从立法角度）；

平行文：函；

三者兼而有之：意见、会议纪要。

四、如何确定文种

有三条原则：

1根据行文目的确定文种

比如，目的是请求上级给予指示、帮助和支持的，则应该使用“请示”这一文种；目的是为了向上级汇报工作反映情况的，自然应该用“报告”；目的是为了指导工作，则要用“意见”或指示性的通知；目的是为了商洽工作或联系工作或者询问问题的，一般要使用“函”。

2根据发文机关的职权确定文种

一般说来，国家行政机关的13种公文，凡是法定的机关都可以使用，但在具体实践中，具有不同职权的机关在使用公文上也有一些差别，比如“命令（令）”是具有指令性的文种，根据法律规定，国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、各部部长、各委员会主任及地方政府首脑和机关、军事领导机关可以发布命令，其它机关和人员不得随意发布。“公告”虽属告之性公文文种，但其中“公”字既有公开的意思，又包含着党和国家的大公的意思，而且是向国内外宣布重要事项或法定事项，所以，只有中央行政机关或授权的高级行政机关才能使用。还有“议案”，它是各级人民政府专用的，政府有些事项要同级人大代表会议或人大常委会审议，就要使用“议案”。

3根据发文机关与主送机关的行文关系确定文种

一般说来，收文机关（即主送）是上级的，文种的确定只能是上行文，如“请示”、“报告”、“议案”；收文机关是下级的则选用下行文，如“通知”、“通报”、“命令（令）”“决定”、“批复”、“意见”、；公开向社会公布事项，则使用“公告”、“通告”； 向平行或不相隶属机关行文时，可使用“函”或者“意见”。“会议纪要”一般列为上行文文种，但用于本机关记载事项时，并不向上向下行文，便无法将其归类；有时用于传达会议情况，则属于下行文；有时需要上报则属于上行文。

会议纪要不用印章。

五、公告与通告的主要区别

其区别如下：

（1）、发布事项重要程度不同

公告的事项更为重大，

如：1980年10月全国人大常委会决定任命国务院总理的公告；1981年5月连续发布的宋庆龄名誉主席病情的公告等都是国内外公众关注的大事；而通告发布的事项相对公告则不是重要或重大的。如，交通管理部门关于进行公路接力赛交通道路管制事项，只能用通告而不可用公告。驾驶证的审验事项、迁坟事项等都不能用公告，只可用通告。公告面向国内外，而通告则只限于国内，并且只限定在一定的区域内或特定的人群。

（2）发文机关不同

公告一般由高级机关发布，而通告各级行政机关甚至企事业单位都可以发布。

例如：《北京市公安局关于查禁赌博的通告》等。

（3）受文对象不同

公告的对象是国内外公众，而通告一般只限于国内。

公告有时主要是对国外的，如，新华社授权发表《我国将进行向太平洋发射运载火箭的试验》的公告，既是如此。

（4）发布方式不同

公告多在报刊上刊登，一般不用红头文件形式下发，也不能印成布告形式去张贴；而通告也可以在新闻媒体上刊发，也可用红头文件形式下发，也可公开张贴。

六、请示与报告的主要区别

1、请示与报告的共同点：

都是上行文，都是下级机关同上级机关联系工作，反映情况，陈述意见。

2、主要区别

（1）行文目的不同

请示的的目的在于请求上级机关批准某一工作或某一问题；而报告的目的在于向上级机关汇报工作，

反映情况，为上级机关提供信息和经验，便于上级机关指导工作。

（2）性质要求不同

请示属于请求性公文，内容必须是提出请求事项，一定要上级机关给予审批或答复；而报告属于陈述性公文，

一般不需要上级机关给予答复。

（3）行文时限不同

请示必须在事前行文，批准后才能去做，其在批准前是不允许办理或执行的，否则就是违犯组织原则；而报告

在事前、事中、事后均可行文。

（4）内容含量不同

请示内容单一，必须坚持“一事一文”或“一文一事”的原则，即一事一请示；而报告内容则比较广泛，尤其是综合报告。

七、国家行政机关公文结构

国家行政机关公文结构分为眉首区、主体区和版记区三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156MM）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

1、眉首区，包括：

⑴ 文件份数序号（顺序号），它是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

⑵ 秘密等级和保密期限，如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。公文秘密等级由底到高分为秘密、机密、绝密三个等级。

⑶ 紧急程度，如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密登等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。紧急程度分为特级、急件（电传：特提、特急、加急、平急）。

⑷ 发文机关标识，由发文机关名称+“文件”两字组成；对一些特定的公文可标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25MM。对于上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80MM。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22MM×15MM。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

⑸ 发文字号，由机关代字＋年＋顺序号组成。年份用阿拉伯数字全标，并用六角括号，即“〔 〕”括上，如：国发〔2003〕5号，而不用四角括号，即“［ ］”。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；顺序号不设虚位号，即1不写成0001，1就是1，同时阿拉伯数字前不加“第”字。发文字号之下4MM处印1条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人：上行文一般要标识签发人姓名，平行排列于发文字号居左空1字，签发人性名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其它签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名在同一行，并使红色反线与之的距离为4MM。

2、主体区，包括：

⑴ 公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，间距恰当。一般由“发文机关名称＋事项＋文种”组成。

⑵ 主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

⑶ 正文，主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年分不能回行。

⑷ 附件，如公文有附件，在正文下空一行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件”：1、×××××××）；附件名称后不加标点符号。

⑸ 成文日期，用汉字将年、月、日标全；这里的汉字，即一、二、三、四、五、六、七、八、九、十，零可写作“○”；如2003年，要写成“二○○三”年，1998年3月12日，要写成“一九九八年三月十二日”；成文时间的标识位置见主体区（6）项。

⑹ 公文生效标识

印章：

单一发文印章，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2～4MM，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

联合行文印章，当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文之间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成

文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。

当联合行文需加盖3个以上公章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后，所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

⑺ 附注，公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

3、版记，包括：

⑴ 主题词，“主题词”用3号黑体字，居左顶歌标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不加标点符号。

⑵ 抄送，公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

⑶ 印发机关和印发时间，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记中的反线，版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记的位置，版记位置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

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