留学必知英文邮件规范与禁忌(附邮件范文)

留学必知英⽂邮件规范与禁忌（附邮件范⽂）

想必不少中国学⽣在英国读书时都遇到过Email-communication的经历。作为Non-native speaker，因为不熟悉Email-

communication的各种规范和禁忌，在和申请学校联系、和教授套磁、向外教要邀请信或者申请Internship时，真 · 凉了

都不知道怎么凉的。

那么在英国（或者其他国家）Email-communication时千万不要犯哪些禁忌呢？本⽂meeloun⼩编为⼤家分享留学必知

英⽂邮件规范与禁忌以及附邮件范⽂。

邮件禁忌+技巧盘点

01、千万不要⽤不正式的邮箱发邮件！

第⼀印象相当重要！请避免使⽤任何狂拽酷炫杀马特昵称的邮箱地址，⽐如你⽤了**************************给教

授或者实习公司发邮件，那你有很⼤可能凉了！

建议⽤学校邮箱发邮件，但请确保学校邮箱确实能收到对⽅的回执（有些中国⼤学的学校邮箱存在收不到国外邮件或者

发不出去的现象，⼀个名字较为正式的私⼈邮箱地址可以作为备⽤邮箱）！

如果你给申请的公司或套磁的教授写信，学校邮箱往往能让对⽅快速了解你来⾃哪所⼤学，从⽽提前给公司/教授⼀个较

好的第⼀印象。

02、⼀定要在邮件主题中写明来意！

千万不要在邮件主题（Subject）中简单地丢下⼀个“Help”或者“Hello” 或者“Question”！

如在申请⼯作或实习时，写明你要应聘的岗位: “Application for Library Assistant post ref: LIB/6291.”

03、开篇⼀定要先打招呼！

给⽐较熟络的导师写信时可以⽤“名”来称呼，否则就要⽤“姓”（如Dear Dr. Miles）。

如果不知道收信⼈姓名，可以使⽤:

1.Dear Sir or Madam

2.对⽅的职位名称：如Dear Sales Team, Dear Admissions Office等（如果⽤To whom it may concern则显得太过正

式，也会暴露你对收件⼈没有做过调查和了解，因此Blue建议在写email之前尽可能了解对⽅信息）

04、邮件开头怎么写？

在开篇打招呼以后，尤其是需要有求于⼈的，可以在邮件的开头（第⼀句）加上I hope you are well/ hope this email

finds you well/hope this email finds you in good health以⽰客⽓，⼤意为“希望您最近过的不错”，是常⽤的客套话。

05、千万不要⽤⾮正式⽤语！

⼀切正式邮件中都应该避免像YOLO（you only live once）或ROFL（rolling on the floor laughing）等等⾮正式⽤语。

请确保使⽤完整的、语法正确的、没有拼写错误的句⼦。

06、切忌邮件过长或附超⼤附件！

06、切忌邮件过长或附超⼤附件！

教授、学校的⼯作⼈员、公司的HR等等平时都很忙，在委婉地表明来意时，不宜过于客套导致邮件冗长让⼈读得⼼

累。附件太⼤下载起来（也许）会很慢可能给追求效率的对⽅带来⿇烦。

07、如果向对⽅提出要求，⼀定要加上Plea & Thank you！

保持礼貌永远是最保险的。

08、结尾该怎么写？

1. 留出互动（邮件往来）的余地

邮件最后可以添加⼀句Should you have any questions, plea do not hesitate to get in touch with me或者Let me know

if you have any issues with (…)，保证对⽅能够对你有充分的了解，也让对⽅看出你对申请的重视。（如果稍微有点着

急希望收到对⽅回信的话，可以适当地加⼀句I look forward to hearing from you!）

2. 合适的结尾

（1）给导师写信时：

关系⾮常友好的– Best Wishes

礼尚往来的– Kind Regards

礼貌且热⼼的– Best Regard

注：简单点的可直接使⽤Best或Regards；职业上较为正式的– Yours sincerely, Yours faithfully…

（2）给（不知道对⽅具体姓名的，Dear Sir or Madam）应聘公司HR写信时可以⽤“Yours faithfully,”

（3）给（知道对⽅姓名的，Dear Dr. Smith）应聘公司HR写信时可以⽤ “Yours sincerely,”

*注：后⾯全部需要跟上⾃⼰的全名

举个例⼦...

01、如何向教授要邀请信？

第⼀部分：

Professor [Name]/ Dear Dr. [Name],

（I hope this email finds you well.）

【邮件开头的常⽤客套话，也可省略】

My name is […]. I took your [Cour name] cour last mester.

【简要介绍⾃⼰与教授的关系】

You may remember me [ to your office hours after every test to go over some of my wrong answers/ discuss

You may remember me [ to your office hours after every test to go over some of my wrong answers/ discuss

essay prompts / etc.]

【如果和教授在课下有过⼀定接触，可以写进来】

You may not remember me [e.g. becau I tend to put my no to the grindstone and study on my own.]

【如果和教授从没有课下的接触, 可以简要地为⾃⼰开脱】

[Cour name] was a very challenging subject for me and I was proud of the [Grade, e.g. A-] I received in your class.

【写出⾃⼰的该科成绩（⼀般会选择成绩较好的课的任课⽼师写推荐信）】

第⼆部分：

I am currently in the process of applying to [University/College/School name] and I am trying to gather a few letters of

recommendation.

【另起⼀段，写明来意：准备申请某学校，因此需要邀请信】

[Your Full Name]

【结尾附上⾃⼰的全名（可以加上⾃⼰的联系电话、Student Number等有关信息）】

02、套磁信该怎么写？

第⼀部分：

Dear Professor XXX,

(I hope this email finds you well/ I hope this email finds you in good health)

【同邮件开头的常⽤客套话，也可省略】

My name is XXX and I am writing to you as a prospective student in your Bioengineering Ph.D. program at Stanford,

1. ⼤概阐述⾃⼰的技能

2. 以及这些技能如何辅佐⾃⼰胜任职位

3. 附上CV说再多的话教授就不会看了，最多看⼀下你的CV，感兴趣了就会联系你，静候佳⾳即可。

Thank you for your time and consideration.

Best regards,

XXX