第4章

第4章-电子表格Excel2010教

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启动Excel2010的方法很多,下面主要介绍

以下3种:

⑴ 用【开始】菜单启动Excel2010，如图4-1

所示。

单击【开始】菜单中的【程序】子菜单，选

择【Microsoft Office】丨【Microsoft Office Excel

2010】。

⑵ 利用桌面上的快捷图标启动Excel2010

在桌面上建立Excel快捷方式图标，双击该

图标，即可启动Excel2010。

⑶ 使用已有的Excel文档打开Excel

如果在我的电脑中存在Excel文档，双击文

档图标，即可打开选择的Excel文档。

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图4-1 开始菜单Excel启动操作

2．退出

退出Excel工作窗口的方法很多，常用的有：

（1）单击Excel2010窗口【文件】菜单，

选择【退出】项。

（2）单击Excel2010窗口右上角的“”按

钮。

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在退出Excel文档之前，文档如果还未存盘，

在退出之前，系统会提示是否将正在编辑的文档

存盘。

4.1.4 Excel2010的窗口组成

图4-2 Excel2010主窗口界面

1．快速访问工具栏

快迅访问工具栏位于Excel 2010工作界面的左

上方，用于快速执行一些操作。使用过程中用户

可以根据工作需要单击快速访问工具栏中按钮

添加或删除快速访问工具栏中的工具。默认情况

下，快速访问工具栏中包括3个按钮，分别是【保

存】、【撤销】和【重复】按钮。

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2．标题栏

标题栏位于Excel 2010工作界面的最上方，用

于显示当前正在编辑的电子表格和程序名称。拖

动标题栏可以改变窗口的位置，用鼠标双击标题

栏可以最大化或还原窗口。在标题栏的右侧分别

是【最小化】、【最大化】、【关闭】三个按钮。

3．功能区

功能区位于标题栏的下方，默认情况下由八个

菜单选项卡组成，分别为【文件】、【开始】、【插

入】、【页面布局】、【公式】、【数据】、【审阅】和

【视图】。每个菜单选项卡中包含不同的功能区，

功能区由若干个分组组成，每个组中由若干功能

相似的按钮和下拉列表组成，如图4-2所示。

（1）组

Excel 2010程序将很多功能类似的、性质相近

的命令按钮集成在一起，命名为“组”。用户可

以非常方便地在组中选择命令按钮，编辑电子表

格，如【页面布局】选项卡下的【页面设置】组，

如图4-3所示。

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图4-3 组

（2）启动器按钮

为了方便用户使用Excel 表格运算分析数据，

在有些“组”中的右下角还设计了一个启动器按

钮，单击该按钮后，根据所在不同的组，会弹出

不同的命令对话框，用户可以在对话框中设置电

子表格的格式或运算分析数据等内容，如图4-4

所示。

图4-4 启动按钮、对话框

4．工作区

工作区位于Excel 2010程序窗口的中间，是

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Excel 2010对数据进行分析对比的主要工作区

域，用户在此区域中可以向表格中输入内容并对

内容进行编辑，插入图片、设置格式及效果等，

如图4—5所示。

图4-5 工作区

5．编辑栏

编辑栏由名称框、编辑工具按钮和编辑框三部

分组成。当选择单元格或区域时，相应的单元格

或区域名称即显示在名称框中，编辑栏可编辑、

修改和显示在单元格中输入的数据和公式。

6．滚动条

滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条。通过移

动滚动条，可以滚动窗口，显示当前不在屏幕上

的内容。

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7．活动单元格

活动单元格即为当前正在操作的单元格，它会

被一个黑线框包围，如。单元格是工作表中

数据编辑的基本单位。

8．工作薄名称

Excel文档是工作薄，一个工作薄可包括多个

工作表，用于存储数据和图表。Book1是系统默

认的工作薄名称，保存工作薄时可以另存为其他

名称。

9．工作表标签

一个工作薄最多包含255个工作表，系统默认

的只有3个，可以按需要增加或减少工作表的个

数。系统默认的工作表标签以Sheet1、

Sheet2、……来命名，也可以根据实际需要为工

作表重命名。单击工作表标签左侧的工作表浏览

按钮，可以查看工作表。

10．行号与列标

在Excel工作表中，单元格地址是由列标（如

）和行号（如）来表示的。一个工作表共

有65536行、256列，行号以1、2、3…65536

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来表示，列标以A、B、C…Z、AA、AB…IV

来表示，例如，A3代表A列第三行所在的单元

格。

4.2 Excel2010的基本操作

4.2.1 创建与保存工作薄

1．创建空白工作薄

启动Excel2010，在屏幕上显示的工作薄即为

新建的空白工作薄。工作薄默认有三张空白工作

表，标签名分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。Excel

系统给当前工作薄的名称是“Book1”。

2．使用模板创建空白工作薄

在Excel中，也可使用模板创建工作薄。操作

步骤如下：

（1）单击【文件】菜单,选择【新建】项，如

图4-6所示。

（2）在【可用模板】中,单击【样本模板】，

如图4-7所示。

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图4-6 新建中的可用模板

图4-7 样本模板

（3）选择“电子方案表格”选项卡。

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（4）在模板列表中选择需要的模板，如“考

勤卡”，在“预览”框内显示模板外观。

（5）单击【确定】按钮

（6）在单元格中输入内容，如图4-8所示：

图4-8 基于“考勤卡”模板的工作薄

3．保存工作薄

保存工作薄文件的具体操作步骤如下：

（1）单击【文件】菜单,选择【保存】项，这

时屏幕出现 “另存为”对话框，如图4-9所示。

注意：如果该文件已经保存过，则Excel系统

直接保存当前最新文档，并不出现“另存为”对

话框，同时也不执行下面的操作。

（2）在“文件名”框中，输入工作薄名称。

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（3）如果需要将工作薄保存到其他的位置，

单击“保存位置”框右边的箭头按钮，在弹出的

列表中选择保存位置。

（4）单击“保存类型”框右边的箭头按钮，

在弹出的文件类型列表框中选择所需的保存类

型。

（5）单击“保存”按钮，完成工作薄的保存

操作。

图4-9 Excel2010另存为对话框

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4.2.2 打开与关闭工作薄

打开其他工作簿的方法是：单击【文件】菜

单, 选择【打开】项。

关闭工作簿的方法是：

（1）单击【文件】菜单, 选择【关闭】项。

（2）单击工作簿窗口右上角关闭按钮。

注意

：在一个工作薄文件中，无论有多少个工

作表，保存时都会保存在一个工作薄，而不是按

照工作表的个数保存。

4.2.3 工作表的数据输入

Excel2010工作表中，可输入常数或公式两种

类型数据。常数可分为文本、数值、日期时间三

种类型。常数输入单元格后不会自动改变，除非

修改。公式是输入表达式计算，改变公式中条件

时，相应单元格内的计算结果会改变。

1．数值类型与特征

（1）数值型数据

数值型数据由0～9，以及+，-，（、），E，e，

￥，%和小数点（.），千分位号（，）等特殊符

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号组成。如：3.14，12.8E+8，40%，￥816.18

等。数值型数据在常规格式下靠右对齐。

采用常规格式的数字长度为11位，当超过11

位时，则自动转换为科学记数格式，如：

3.123456E+12。

由于分数的输入方式与日期常数的表达有相

似之处，所以输入分数时，要在分数前先输入0

和一个空格。如输入分数“1/2”，则可键入“0

1/2”，输入后单元格中显示为“1/2”，编辑框显

示“0.5”。

输入负数可以在输入数值前先输入一个减号

“-”作为识别或置于“（）”内。例如，键入“（8）”，

回车确定，显示“-8”。

输入的数字中可以带千分位分隔号、货币等符

号，单元格中显示这些符号不影响实际数值的存

储。

（2）日期时间型数据

日期和时间也是一种数值型数据，时间和日期

都可以参加运算。如输入2007-5-12。年份采用

简写时，如输入00-01-01，29-12-30，系统认为

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是2000-01-01，2029-12-30，而输入30-01-01，

56-2-25，系统认为是1930-01-01，1956-2-25。

（3）文本型数据

文本实际上是字母、数字或其他特殊字符组合

的字符串，如：“AD12”、“2#a_b”、“中文Excel”

等。

在编辑如学号、电话号码等编号，为区别是数

字文本还是数值，需要在输入的数字文本前首先

输入半角单引号“'”，如输入文本“007”，键入

“'007”。

2．数据的基本输入方法

要输入数据首先要选择单元格，使之成为活动

单元格。选择单元格之后，活动单元格的名称在

“名称框”中显示，其中的数据在“编辑框”中

显示。

要输入数据到单元格，可以直接在单元格中输

入，也可以在“编辑栏”中输入。选择活动单元

格之后，再将光标移动到“编辑栏”单击，即可

输入或修改数据。此时，“编辑栏”左边显示三

个按钮、、，单击即确认输入数据，结束该

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单元格的数据输入；单击则取消刚输入的数据，

保留原有数据。的用法在后面介绍。

4.2.4 编辑工作表

1．工作表的重命名

右击或双击工作表标签名，可实现对工作表重命

名。

2．插入新工作表

新建工作薄中包含有3张默认工作表，实际

工作中，可能使用超过3张以上的工作表，可根

据需要插入新工作表。

选择【开始】菜单中【单元格】功能区，点

击【插入】项命令，下拉框中选择【插入工作表】，

如图4-10所示。

图4-10 插入工作表设置

3．选择工作表

在对工作表进行编辑时，只有当前工作表才

能被编辑。因此必须首先选择当前工作表，选定

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的工作表标签反白底色显示。选择工作表的方法

有：

（1）用鼠标单击工作表标签，可选择一张

工作表

（2）按住键盘上CTRL键，用鼠标单击工

作表标签，可选择多张工作表，标题栏中显示“工

作组”，单击任一工作表标签可取消工作组状态

4．删除工作表

选择待删除的工作表，再单击“编辑”下拉

菜单中的“删除工作表”菜单项即可。工作表删

除后不可用“常用”工具栏的“撤消”按钮或组

合键“Ctrl+Z”恢复。

5．复制或移动工作表

复制和移动工作表主要有两种方法：

（1）使用菜单命令

首先选择待移动或复制的工作表标签，再单

击【开始】|【单元格】|【格式】下拉菜单中的

【组织工作表】，如图4-11所示，点击【移动或

复制工作表】，出现如图4-12对话框，选择另一

个工作表名，单击“确定”按钮即可移动工作表

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到另一个工作表之前或最后。

选中“建立副本”复选框，单击“确定”按

钮，便可复制工作表，工作表的标签名为原工作

表的标签名加上圆括号括上的序数。

图4-11复制和移动工作表对话框

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图4-12 移动或复制工作表对话框

（2）用鼠标拖动

使用鼠标拖动，选择待移动或复制的工作标

签，再拖动到目的位置，并可以看到标签上方有

一个小的三角形标记指向拖动位置，光标带有一

个空白的小表格，放开鼠标左键，即可完成移动

工作表。若在上述操作中按下“Ctrl”键，此时

光标带有一个加号的小表格，放开鼠标左键，即

可完成复制工作表。

6．在工作表中插入行或列

对于一个已编辑好的表格，可以在表中增加一

行或者一列来容纳新的数据。

（1）插入列

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①插入一列

1）选择插入位置，单击此列中任意一个单元

格或列号。

2）单击【插入】菜单，选择【列】项或在

选择的列上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上

单击【插入】。

②插入多列

1）选定要插入的新列右侧相邻的若干列

2) 单击【插入】菜单，选择【列】项或在

选择的列上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上

单击【插入】。

（2）插入行

插入行的操作与插入列的操作类似。

4.2.5 工作表的格式化

Excel2010具有对单元格内容进行数字、字体、

对齐方式、颜色、边框等进行修饰的功能，这种

修饰称为工作表的格式化。

在对工作表进行格式化前，首先选择单元格或

区域，再单击【开始】菜单，选择【数字】，点

击右侧箭头，如图4-13所示，弹出单元格格式

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对话框如图4-14。

图4-13 设置单元格格式按钮

图4-14设置单元格格式对话框

1．设置数字格式

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在“数字”选项卡中，可以对数据进行常规、

数值、货币、会计专用等12类格式操作，下面

举例说明常用的四类数字格式方法。

（1）常规 新建工作薄时工作表中单元格的

默认格式，不具有任何特定格式的数据。

（2）货币 在数据前自动加上货币符号，若

格式为人民币表示，选择“￥”符号，小数点保

留2位，如输入数据18，则显示为“￥18.00”。

（3）日期 如选择“*2001年3月14日”类

型，输入 “06-2-18”，自动转换为“2006年2

月18日”。

（4）科学记数法 将数字转换为科学记数法

显示，如选择小数位为2位，输入数字“123456”，

则显示为“1.23E+05”。

2．设置对齐方式

默认情况下，Excel2010根据数据类型确定

数据是靠左对齐还是靠右对齐。为了使工作表中

的数据产生更加丰富的效果，可以通过对齐选项

卡中的设置来改变对齐方式。在选项卡中可以设

置：“文本对齐”、“文本控制”和“方向”等。

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“文本对齐”分为“水平对齐”、“垂直对齐”

和“增加缩进”。

“水平对齐”如图4-15所示为“水平对齐”

的示例。

“垂直对齐”如图4-16所示为“垂直对齐”

的示例。

图4-16 “垂直对齐”的示例

图4-15 “水平对齐”的示例

“方向”选项可以将文本和数据按一定的角度

改变其方向。如图4-17所示为“方向设置”的

示例。

图4-17所示为“方向设置”的示例

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“文本控制”列表框中主要包括：“自动换行”、

“缩小字体填充”、“合并单元格”。如果选中“自

动换行”，那么在单元格中输入文本时，当文本

超出单元格长度时，自动换行到下一行。若选中

“缩小字体填充”复选框，则文本超出单元格长

度时，单元格大小不变，将字体缩小填充入单元

格。“合并单元格”，则可以将横向或纵向相邻的

数个单元格合并为一个单元格，合并后单元格显

示时像一个单元格一样。

3．设置字体

“字体”选项卡如图4-18所示，可通过“字

体”选项卡设置字体类型、字体形状、下划线、

字体大小和颜色、特殊效果等。

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图4-18 “单元格格式”对话框的字体”选项

卡

4．设置边框线

工作表中的网格线是为输入、编辑时方便而预

设的，在打印时不显示。如果要强调工作表的某

部分，需要为单元格或区域设置框线。

“单元格格式”对话框的“边框”选项卡如图

4-19所示，。

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图4-19“单元格格式”对话框的“边框”选

项卡

5．设置图案

单元格”对话框的“填充”选项卡如图4-20

所示，通过“单元格”对话框的“填充”选项卡

可以对单元格或区域加上颜色和底纹，使工作表

更为美观。

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图4-20“单元格格式”对话框的“填充”选项

卡

6．调整行高和列宽

当单元格中的数据内容超出预设的单元格的

长度或宽度时，可以调整行高和列宽以便显示完

整的内容。

（1）菜单法

单击【开始】菜单，选择【单元格】分组中的

【格式】项，如图4-11所示，

选择【列宽】，出现列宽对话框，可直接输入

列宽磅值，如图4-21所示，调整行高同理操作，

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如图4-22所示。

图4-21 列宽调整设置 图4-22行高调整设置

【最适合的列宽】项，将以最合适宽度自动调

整。选定行或列，选择【隐藏】，可实现行或列

隐藏。

（2）鼠标拖动法

将鼠标移动到要改变列宽的边界上，鼠标指针

变为双箭头时，拖动鼠标，放开鼠标左键，即可

改变列宽。

另外，将鼠标指针变为双箭头后，双击列宽的

边界，列宽会自动调整宽度，以存放下该列数据。

行高调整与列宽调整类似。

7．套用表格格式

在Excel工作表中快速设置格式的方法是利用

“套用表格格式”功能。采用这种方式对工作表

进行格式化操作，可以节省时间，效果良好。

选定需套用格式的单元格区域，单击【开始】

菜单 【样式】项，点击【套用表格格式】，如图

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4-23所示。

图4-23 【套用表格格式】设置

套用格式是数字格式、对齐、字体、边框线、

图案、颜色、列宽和行高的组合。当选定了一个

区域并应用自动套用格式时，Excel决定该选定

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区域中汇总和明细项的级别并应用相应的格式。

4.2.6 工作表窗口的拆分和冻结

工作表较大时，使用工作表拆分或冻结给浏览

数据带来方便，如图4-24所示。

图4-24 【窗口】拆分和冻结设置栏

1．工作表窗口的拆分

首先选取拆分线的下一行号或右边一列号，再

单击【视图】|【窗口】，选择【拆分】项，可将

窗口拆分成水平或垂直的两个窗口；若选择某一

单元格，按上述操作，将拆分四个窗口，水平拆

分线将在该单元格上方，垂直拆分线在该单元格

的左边。在窗未拆分前，工作表横向右侧滚动按

钮右端和纵向滚动按钮上端有一个小条，称为拆

分条。利用鼠标拖动窗口中的拆分条，也可拆分

窗口为两个或四个窗口。

撒消拆分可以单击【窗口】菜单，选择【撒消

拆分窗口】项或双击窗口拆分条来实现。

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2．工作表窗口的冻结

工作表窗口的冻结实际上也是将窗口拆分为

上部若干行或左部若干列固定的两个或四个窗

格。冻结窗格分隔线为黑色细线。

直接双击冻结分隔线不能撒消工作表窗口的

冻结。

4.3 公式与函数

4.3.1 自动求和按钮的使用

在进行数据处理时经常要用到求和， Excel

在【公式】菜单下的【函数库】分组中有自动求

和按钮“”，如图4-25所示。

图4-25 【函数库】设置

1．单行（列）求和

在某一行或某一列中求相邻单元格数据之和，

先选择这些单元格，并多选择一个空的单元格，

以便存放求和结果，然后单击自动求和按钮，

求和公式放置于空单元格中，并在该单元格中显

示计算结果。

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如果不多选一个空单元格，Excel就会将求和

结果就近存放。

2．多行（列）求和

如果要在连续的多行或多列单元格中求和，先

选择这些单元格，且在行或列留下放置求和公式

的空单元格，然后单击自动求和按钮，计算结

果就会依次放置于相应的空单元格中。

3．指定存放位置求和

按下列操作可以预先指定存放位置，且能求出

不连续单元格中数据之和。

1）选择一个单元格，以便存放自动求和公式。

2）单击自动求和按钮，在选择的单元格和编

辑栏中均显示求函数“SUM（）”，等待求和区

域的选择。

3）用鼠标在工作表单元格中选择区域。如果

选择不连续的区域，则按住Crtl键连续选择，

被选择的区域性虚线标记。

4）按回车键Enter或单击编辑栏中的输入按

钮进行确认。

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4.3.2 公式

公式以一个等号“=”开头，是利用各种运算

符将常量、变量、函数和单元格引用等元素有机

连接起来表达式。在公式中，只要输入正确的计

算公式，就会立即在单元格中显示计算结果。如

果工作表中的数据有变动，Excel系统会自动将

变动后的结果算出。

1．单元格引用

单元格引用用来代表工作表的单元格或单元

格区域，并指明公式中所使用数据的位置。单元

格引用可分相对引用、绝对引用和混合引用三

种。

（1）相对引用

例如在C7单元格中输入公式=B2，则C7单

元格公式中对B2的引用是相对引用。把公式复

制粘贴到其他单元格中，新公式单元格与引用单

元格的位置关系与原公式单元格与引用单元格

的位置关系是一样的。如把公式复制粘贴到D7

中，使用【公式】菜单中【公式审核】分组区的

【追踪引用单元格】如图示4-26，可以看出这

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种关系。

图4-26追踪引用单元格

（2）绝对引用

绝对引用是指单元格的引用不随单元格的位

置改变而自动更改。复制公式时，使用绝对引用，

则单元格引用不会发生变化。

使用单元格绝对引用时在列标和行号前分别

加上符号“$”。例如，$A$5表示对单元格A5

绝对引用，$B$2：$F$6表示对单元格区域B2：

F6绝对引用。

（3）混合引用

在引用单元格中若形式为，仅在行号或列号前

加符号“$”，这种引用称为混合引用。例如，$C3、

C$3等，当公式被复制或填充到其他单元格时，

加符号“$”部分为绝对引用，未加符号“$”部

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分为相对引用。

公式中引用单元格可以相互转换，方法是通过

选定引用单元格，再反复按键盘上的功能键“F4”

键来实现三种引用的转换。

如果需要引用同一工作薄中不同工作表的单

元格，则引用格式为：“工作表名称！”，例如公

式“=Sheet1！D3+Sheet2！F3”。若是同一工作

薄中工作表区域的引用，则引用格式为：“引用

工作表开始名：引用工作表结束名！”，例如公式

“=SUM（Sheet1：Sheet6！F3）”表示“Sheet1”

至“Sheet6”的所有F3单元格的内容之和。

2．公式的输入

输入公式的操作类似于输入文字。用户可以在

编辑栏中输入公式，也可以在单元格里直接输入

公式。

在单元格中输入公式的步骤为：

（1）选择要输入公式的单元格。

（2）在单元格中输入等号“=”和公式。

（3）按回车键Enter或单击编辑栏中的输入

按钮进行确认。

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3．公式中的运算符

运算符用于对公式中的各个元素进行特定类

型的运算，主要分为算术运算符、文本运算符、

比较运算符等。

在表4-1中，从上到下顺序为公式中各种运算

符运算的优先顺序。对于加“+”、减“-”、乘“*”、

除“/”、幂“^”算术运算符，按数学上算术混

合运算法则顺序进行。可以且仅可以用一对圆括

号“（）”将部分式子括上改变运算顺序，也可以

嵌套多层，Excel2010规定先算括号内再算括号

外，先算内层括号再算外层括号。

表4-1 常用运算符列表

运算符 含义 示例

： 区域引用运算符 D3：D8

， 引用合并为一个引

% 百分比 10%

^ 运算符 2*3*4/5-2

联合操作符将多个

用

+、-、*、/、加、减、乘、除、幂1+2，3^5，

SUM（D3：D8，

F4：F7）

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“计算机”&

&

将两个文本值连接“文化基础”

为一个文本值 产生“计算机

等于、大于、小于、

=、>、

<、>=、<=、

<>

大于等于、小于等

于、不等于。操作符

比较两个值时，结果

是一个逻辑值

TRUE或FALSR

4.3.3 函数

文化基础”

用户在做数据分析工作时，使用函数可简化工

作。Excel提供了三百多个内部函数，每个函数

由一个函数名和相应参数组成。参数位于函数名

的右侧，并用圆括号（）括起来，它是一个函数

用以生成新值或完成运算的信息。大多数参数的

数据类型都是确定的，可以是数字、文本、逻辑

值、单元格引用或表达式等。也有些函数不需要

参数。例如，用户在一个单元格中输入“=TODAY

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（）”，Excel就会在单元格里显示当天的日期。

如果用户对Excel2010的函数不熟悉，则可使

用Excel有关函数的联机帮助。

假设一位用户对“sum”函数不熟悉，可在单

元格中插入函数，打开图4-27对话框 ，点击“有

关该函数的帮助”

图4-27插入函数对话框

打开图4-28窗口

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图4-28 Excel帮助文档

使用“Microsoft Excel帮助”用户可学习想

了解的函数

下面以具体示例介绍常用函数if、rank、

sum、average、count、countif、max、min的

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使用。

Excel2010处理学生成绩的。

打开Excel2010，创建一张学生成绩表，并

进行格式化操作略，如下图4-29。

图4-29格式化操作

用SUM函数求第一个同学的总分成绩。

操作步骤如下：

（1）单击【数据库】组中【插入函数】按钮 ，

弹出【插入函数】对话框。如图4-30所示。

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图4-30 【插入函数】对话框

（2）在【或选择类别】下拉列表中选择【常

用函数】选项，然后在【选择函数】列表框中选

择【SUM】函数，单击【确定】按钮，弹出【函

数参数】对话框。如图4-31所示。

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图4-31 【函数参数】对话框

（3）在【Number1】参数框中输入求平均值

参数，也可单击【Number1】参数框右侧的折叠

按钮收缩【函数参数】对话框，通过拖动鼠标

方式在工作表中选择参数区域，然后单击【确定】

按钮，即可返回工作表，在当前单元格中看到计

算结果，即第一位同学的总分成绩。如图4-32

所示。

图4-32 总分成绩计算

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选择I3，输入

=ROUND(AVERAGE(C3:G3),0)，可求出李鹏同

学的各科平均分。这里使用了函数的嵌套，

(AVERAGE(C3:G3)是先求平均，

入。

选择J3，输入=IF(I3>90,"优",IF(I3>80,"良

",IF(I3>70,"中","差")))，可判断出李鹏同学的

成绩情况，如图4-33所示。

ROUND(AVERAGE(C3:G3),0)使结果四舍五

图4-33 IF函数计算成绩情况

选择K3，输入=RANK(I3,$I$3:$I$18,0) ，

可求出李鹏同学的名次，注意对I3：I18的引用

是绝对引用，否则会求出错误的名次。

选择D14，输入=MAX(D3:D11)，可求出计

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算机应用基础的最高分。

选择D15，输入=MIN(D3:D11)，可求出计

算机应用基础的最低分。

选择D18，输入=COUNTIF(I3:I11,"<60")，

可求出60分以下的人数，如图4-34所示。

选择F18，输入

=COUNTIF(I3:I11,"<70")-D18，可求出60-70

分段的人数。

选择H18，输入

=COUNTIF(I3:I11,"<80")-F18-D18，可求出

70-80分段的人数。

选择D19，输入

=COUNTIF(I3:I11,"<90")-D18-F18-H18，可求

出80-90分段的人数。

选择F19，输入=COUNTIF(I3:I11,">=90")，

可求出90分段的人数。

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图4-34使用AVERAGE、AX，MIN，

COUNTIF函数

综上所示，EXCEL2010中其他函数的使用

可根据其功能特性利用参数面板进行相关操作，

这里就不再一一例举。

4.4 数据库的操作

通过函数和公式可以对数据进行计算操作，

这是Excel的基本功能之一，Excel还可将工作

表的数据清单作为一个整体，实现对数据进行排

序、筛选、分类汇总等操作。

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4.4.1 Excel2010数据管理的基本概念

工作表中把符合建立数据清单准则的数据区

域称为数据清单，在数据清单中，每一列的列标

志视为数据清单中的字段名；数据清单的每一行

中的一组数据称为数据清单的一条记录。

4.4.2 数据排序

在数据清单中，针对某些列的数据可以用“数

据”菜单项中的“排序”命令对一组（或几组）

相关的数据按照一定的大小规律来重新组织行

的顺序，以便管理。用户可以选择排序数据的范

围和排序方式，让数据清单以用户要求的方式进

行显示。

1．用工具按钮对数据排序

【数据】【|排序和筛选】分组中，按钮为“升

序”排序按钮，按钮为“降序”排序按钮，可

以实现对单个“关键字”进行“升序”或“降序”

排序。

用工具按钮排序，其操作步骤为：首先选择排

序的区域，在选择区域中待排序的“关键字”所

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在单元格为当前单元格，单击 “升序”（或“降

序”）按钮便可完成排序。

2．用菜单命令对数据排序

使用排序按钮对单个关键字段进行排序较

为方便，但对于设定满足多个条件的排序，则操

作就复杂一点。如在分析学生成绩时，可根据总

分的降序排列名次；若有相同总分的，再根据计

算机基础成绩的降序排列；若还有计算机基础成

绩相同的，最后以学号的升序排列，这就是对多

列数据进行的复合排序，如图4-35所示。

单击“选项”按钮可设定排序方向和排序方

法，如图4-36所示。

图4-35 排序对话框

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图4-36“排序选项”对话框

4.4.5 数据筛选

数据筛选就是在数据清单中，有条件地筛选出

部分记录行，而另一部分记录行暂时隐藏起来。

Excel2010提供了“筛选”和“高级筛选”两种

筛选方式。

1．自动筛选

自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通

过它快速地访问大量数据，并从中选出满足条件

的数据。操作步骤如下：

（1）．单击数据清单中的任一单元格。

（2）．打开【数据】菜单中的【排序和筛选】

分组，选择【筛选】项，数据清单中的每个字段

名的右侧出现一个向下的箭头。

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（3）．单击想查找的字段名右侧的向下箭头，

打开用于设定筛选条件的下拉列表框，如图4-37

所示。在下拉列表框中包含该列所有数据项以及

进行筛选的一些条件选项：升序、降序、按颜色

排序、数字筛选…等。单击“数字筛选”选项，

出现如图4-38所示“自定义自动筛选方式”对

话框，设置显示记录的条件。

图4-37 设定筛选条件的下拉列表框

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图4-38 “自定义自动筛选方式”对话框

（4）．单击“确定”按钮，完成自动筛选。筛

选后所显示的记录的行号呈蓝色，如图4-39所

示。

图4-39完成自动筛选的结果

温馨提示

1．如果工作表中有合并单元格，在进行数据排序要先选择数据区域或把活动单元格放进数据

区域里

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2．在多个字段上设定筛选条件可筛选出满足较复杂条件的记录

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2．高级筛选

如果筛选的条件要涉及几个字段，则运用“高

级筛选”可快速的筛选出满足条件的记录。

1）．单击数据清单中的任一单元格。

2）．选择【数据】菜单中的【排序和筛选】分

组，单击【高级】项，出现【高级筛选】对话框，

如图4-40所示。

图4-40 【高级筛选】对话框

列表区域是我们要进行数据筛选的数据清单，

条件区域需要用户自己创建。

注意条件区域中字段之间的关系是与的关系，

行与行之间的条件关系是或的关系。

下图4-41中用户创建的筛选条件是：要在数

据清单中选出英语大于70且大学语文大于80分

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的记录

图4-41 筛选条件示例1

而下图4-42的筛选条件则是：要在数据清单

中选出英语大于70或大学语文大于80分的记

录。

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图4-42筛选条件示例2

4.4.6 数据分类汇总

在实际应用中常常需对数据进行分类统计，如

前例数据清单要求按学生的年龄分类汇总求学

生总分的平均值等问题。Excel2010提供了分类

汇总功能，可按求和、计数、求平均值和最大值

等进行分类汇总。

1．分类汇总表的建立

1）选择需汇总的数据区域（包括字段名），选

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择分类字段，使用排序可实现按选定字段的分

类。

2）【数据】菜单中的【分级显示】组项中，点

击 【分类汇总】，弹出对话框如图4-43所示。

图4-43 分类汇总对话框

3）在“分类字段”下拉列表中选择分类字段。

4）在“汇总方式”下拉列表中有“求和”、“计

数”、“求平均值”、“最大值”、“最小值”、“乘积”

等选择项。也就是用户需明白对被选择的字段进

行什么样的汇总。

5）在“选定汇总项”中选择对哪些字段进行

分类汇总。

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6）在对话框中单击“替换当前分类汇总”复

选框，表示此次分类汇总结果替换已存在的分类

汇总结果。单击“汇总结果显示在数据下方”复

选框，单击“确定”按钮，便生成分类汇总表，

如下图4-44。

图4-44分类汇总表

在以上数据清单中若想同时进行多级分类

汇总，则可先选择一种汇总方式进行汇总，在此

基础上选择新的汇总进行二级分类汇总，在二级

分类汇总选择对话框中，注意取消“替换当前分

类汇总”复选框，便可叠加多级分类汇总。

2．分级显示分类汇总表

从图4-40所示的分类汇总表可以看出，数据

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按分级显示，工作表的左边为分级显示区，列出

各级分级符和分级按钮“”、“”、“”。在默

认情况下，分级显示区分为三级，从左到右分别

表示最高级、次高级和第三级，同时用“”、“”、

“”按钮表示。

若要清除分类汇总可以在如图4-43所示的

“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮

即可。

4.4.7 创建和编辑数据透视表

“数据透视表”是“分类汇总”的延伸，是

进一步的分类汇总。

1．创建数据透视表

操作步骤如下：

（1）启动“数据透视表”向导。单击【插入】

菜单，选择【表格】分组单击【数据透视表】按

钮，出现【数据透视表】对话框，如图4-45所

示。

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图4-45 【数据透视表】向导对话框

（2）在此对话框中指定分析数据的数据源类型

和创建的报表类型， “选择放置数据透视表的

位置”，用户可以选择透视表显示在新工作表中

还是显示在现有工作表中。如果显示在现有工作

表中，还要选择显示的具体位置，设置完成后按

单击“确定”按钮，生成图表如图4-46所示。

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图4-46 数据透视表生成图

2．编辑数据透视表

在工作区右侧【数据透视表字段列表】中选择

要添加的字段，如图4-47所示，最终在左侧透

视表区中生成相应的数据透视表。

图4-47 生成的数据透视表

4.5 图表

如果将工作表中的数据以图表的形式展示

出来，将会加深人们的记忆，会使数据更为人们

所理解和接受。

4.5.1 图表的分类

Excel2010提供了11种图表类型。每种类型又

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具有几种不同的子类，分二维和三维图表，如图

4-48所示可根据需要选用适当的格式，以便较好

地显示数据。下面对常见的几类加以介绍：

图4-48 图表类型

柱形图：用于显示一段时间内数据变化或

说明项目之间的比较结果，包括簇状柱形图、堆

积柱形图、百分比堆积柱形图、三维簇状柱形图、

三维堆积柱形图、三维百分比堆积柱形图、三维

柱形图等19个子类。

条形图：显示各个项目之间的比较情况。

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是柱形图的90度旋转，包括簇状条形图、堆积

条形图、百分比堆积条形图、三维簇状条形图、

三维堆积条形图、三维百分比堆积条形图等六个

子类。

折线图：显示了相同间隔内由数据点构成的

折线预测趋势，包括折线图、堆积折线图、百分

比堆积折线图、数据点折线图、堆积数据点折线

图、百分比堆积数据点折线图、三维折线图等七

个子类。

XY散点图：既可以显示多个数据系列的数

值关系，也可以将两组数字绘制成一系列的XY

坐标，包括散点图、平滑线散点图、无数据点平

滑线散点图、折线散点图、无数据点折线散点图

等五个子类。

饼图：显示一个系列各数据在总体中所占的

比例大小，包括饼图、三维饼图、复合饼图、分

离型饼图、分离型三维饼图、复合条饼图等六个

子类。

另外，Excel2010还提供了面积图、圆环图、

雷达图、曲面图、气泡图、股价图等。

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4.5.2 创建图表

Excel图表是依据Excel工作表中的数据创建

的，所以在创建图表之前，首先要创建一张含有

数据的工作表。组织好工作表后，就可以创建图

表了。创建图表的操作如下：

（1）首先选择用来创建图表的数据单元格区

域，切换到【插入】选项卡，然后单击【图表】

组中的【柱形图】按钮，在弹出的下拉列表中选

择需要的条图表样式，如图4-49所示。

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图4-49柱形图表样式

（2）样式选择好后，系统会根据选择的数据

区域在当前工作表中生成对应的图表。如图4-50

所示。

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图4-50 生成的图表

4.6.2 编辑图表

Excel允许在建立图表之后对整个图表进行编

辑，如更改图表类型、在图表中增加数据系列及

设置图表标签等。

1．更改图表类型

（1）选中需要更改类型的图表，选项卡栏目

出现【图表工具】选项卡，单击【设计】选项卡

中的【更改图表类型】按钮，样式选择好后，系

统会根据选择的数据区域在当前工作表中生成

对应的图表。如图4-51所示。

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图4-51 【更改图表类型】设置

（2）在弹出的【更改图表类型】对话框左窗

格中选择【饼图】，右窗格中选择饼图样式，然

后单击【确定】按钮。

(3)返回工作表，可看见当前图表的样式发生

了变化。如图4-52所示。

图4-52 饼状图

2．增加数据系列

如果在图表中增加数据系列，可直接在原有图

表上增添数据源，操作方法如下。

（1）选中需要更改类型的图表，选项卡栏目

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出现【图表工具】选项卡，单击【设计】选项卡

中的【选择数据】按钮。

（2）弹出【选择数据源】对话框，如图4-53

所示。

图4-53 选择数据源对话框

（3）单击【添加】按钮，弹出【编辑数据系

列】对话框，单击【系列名称】右边的收缩按钮，

选择需要增加的数据系列的标题单元格，单击

【系列值】右边的收缩按钮，选择需要增加的系

列的值，单击【确定】按钮。

把成绩表中的“平均分”增加到数据系列。操

作方法如下。

a．单击【添加】按钮，弹出【编辑数据系列】

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对话框，如图4-54所示。

b．单击【系列名称】右边的收缩按钮，【编辑

数据系列】对话框收缩，单击“I2” 单元格，

系列名称显示“=Sheet1!$I$2”，单击右侧的展开

按钮，展开【编辑数据系列】对话框。

c．单击【编辑数据系列】对话框中【系列值】

右边的收缩按钮，【编辑数据系列】对话框收缩，

拖动鼠标选择“I3：I11” 单元格区域，系列值

显示“=Sheet1!$I$3:$I$11”，单击右侧的展开按

钮，展开【编辑数据系列】对话框，此时【编辑

数据系列】对话数据已有数据。

图4-54 编辑数据系列对话框

d．单击【确定】按钮

返回工作表，便可看到图表中添加新的数据系

列了，如图4-55所示。

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图4-55 添加数据后的图表

3．删除数据系列

如果在图表中需删除数据系列，可直接在原有

图表上删除数据源，操作方法如下。

在【选择数据源】对话框的【图例项（系列）】

列表框中选中某个系列后，单击【删除】按钮地，

可删除该数据系列。

4．设置图表标签

对已经创建的图表，选中图表，切换到【图表

工具】选项卡，单击【布局】选项卡，通过【标

签】组中的按钮，可对图表设置图标标题、坐标

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轴标题、图例、数据标签和模拟运算表内等内容

进行设置。

（1）单击【图标标题】按钮，可对图表添加

图表标题。

（2）单击【坐标轴标题】按钮，可对图表添

加主要横坐标轴和主要纵坐标轴标题。

（3）单击【图例】按钮，可选择图例显示的

位置。

（4）单击【数据标签】按钮，可选择数据标

签的显示位置。

（5）单击【数据表】，可在图表中显示数据表

对图表设置标签，实质上就是对图表进行自定

义布局，Excel 2010为图表提供了几种常用布局

样式模板，从而快速对图表进行布局。操作方法，

选中需要布局的图表，出现【图表工具】选项卡，

选择【设计】选项卡中的【图表布局】组中的按

钮，即可对图表进行布局。

选择【插入】菜单中【图表】分组，点击在图

表向导对话框中选择图表类型，单击“完成”按

钮生成当前设置格式的图表。

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4.6 页面设置与打印

4.6.1 页面设置

1．页面

单击【页面布局】菜单，如图4-56所示，

出现【页面设置】分组，如图4-57所示。

图4-56 【页面布局】菜单

纸张方向：选择纸张是横向或是纵向放置。

缩放：所选择的打印内容可以按原来尺寸打

印，也可以进行缩放打印。缩放方式有两种供用

户选择，一是按比例缩放，二是按页宽和页高缩

放。

纸张大小：选择不同型号纸张，如A4、B5等。

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图4-57 【页面设置】对话框

打印质量：选择打印分辨率，以“点”为单位。

单位点数越多，打印质量越好，但打印速度越慢，

使用油墨越多。

起始页码：默认时，Excel总是把要打印的第

1页作为第一页，即起始页。用户也可以根据需

要设置起始页使用的页码数。

2．页边距

在【页面设置】分组中，选择【页边距】选项

中的自定义，可以设置页边距。如图4-58所示。

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页边距指打印内容与纸张边缘之间的距离。通

过该对话框，能十分方便地调整上下左右4个边

距大小，还可以选择工作表的“水平居中”和“垂

直居中”。

图4-58 【页面设置】对话框中页边距选项卡

3．页眉和页脚

在【页面设置】对话框中，如图4-59所示，

选择“页眉/页脚”选项卡，可以设置打印页面

的页眉和页脚。

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图4-59“页眉/页脚”选项卡

4．工作表选项

在【页面设置】对话框中，选择“工作表”选

项，如图4-60所示，可以对工作表的打印项进

行选择。

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图4-60“工作表”选项卡

打印区域：在打印工作表时，可以打印整个工

作表，这是默认设置，也可以选择其中的一部分

进行打印。单击位于文本框右边的“压缩对话框”

按钮使对话框暂时移开，以便选择工作表中的区

域，选择完毕后再单击此按钮，对话框恢复。

打印标题：当要打印的工作表超过一页的高度

或宽度时，就需要用多页来打印它们，此时如果

希望每一页第一行或左端第一列有相同的标题，

使用上述方法可以选择一行或一列分别作为“顶

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端标题行”或“左端标题列”。

4.6.2 打印输出

单击【文件】菜单，选择【打印】项，或者

点击【页面设置】对话框中的【打印预览】，如

图4-61所示，左侧是打印设置，右侧打印预览

效果。

图4-61 【打印】设置

对话框中有若干区域，它们的含义分别是：

打印机：如果系统中安装有多个打印驱动程

序，从列表框中选择一个打印驱动程序。所选驱

动程序一定要与所接打印机一致。待打印的内容

可以直接输出到打印机，也可以选输出到文件，

然后再将文件放到其他打印机上打印出来。

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打印范围：如果待打印的内容有多页，选择“全

部”即选择打印所有页。如果只需打印其中的一

页或几页，则确定起始页码即可。