excel2010第四章重要知识点

第四章 Excel 2010

第一节 电子表格的基本概念

一、Excel的启动和退出（同word2010）

二、窗口组成

1.标题栏 2.快速访问工具栏（可以修改位置，可以自定义常用命令）

3.文件选项卡

4.功能区 默认8个（开始，插入，页面布局，公式，数据，审阅，视图，加载项）

自定义方法：文件---选项---自定义功能区

功能区右侧有三个按钮，对当前工作簿窗口进行操作。

5.数据编辑区：用于输入或者编辑单元格或者公式。

①名称框：显示当前单元格的地址。

②取消按钮：取消当前单元格内输入的数据。

③输入按钮：确认当前单元格内输入的数据。

④插入函数按钮：在单元格中使用函数

⑤数据编辑区：当向单元格输入数据时，除了在单元格本身显示数据外，在数据编

辑区中也会显示输入的数据。若输入的是公式，则数据编辑区会显

示公式的内容，而单元格中显示计算结果。

6.列标和行号：“列标＋行号”表示单元格的地址。

一个工作表共有1048576行，16384列，行号用1、2、3到1048576来表示，

列标从A、B、C………Z、AA、AB、到XFD。

去掉“网格线”：“页面布局”---“工作表选项”组---“网格线”—查看和打印设置

7.标签滚动按钮，工作表标签：用来切换显示工作表。一个工作簿中可有255个工作

表，系统默认有3个工作表。（右侧有插入工作表按钮）

⒏状态栏：插入点在编辑栏中，状态栏中显示“编辑”字样。

插入点在单元格中， 键入新内容时，状态栏中显示“输入”字样。

单元格中有内容时双击，状态栏中显示“编辑”字样

不定位插入点时，状态栏的左端显示“就绪”字样。

9.视图：普通视图，页面布局，分页预览

三、鼠标的基本操作

⒈ 鼠标在工作表网格上移动时，鼠标指针的形状为空心加号，此时可利用鼠标选定

活动单元格。

⒉ 鼠标指向菜单栏和工具栏时，鼠标指针的形状为箭头，此时可选择要执行的命令。

⒊当鼠标指向编辑栏时，鼠标指针的形状为“I”，它表示插入点。双击某个单元格鼠

标指针的形状也会变化为“I”。

四、工作簿和工作表

⒈工作簿：是Excel环境中用来存储并处理数据的文件。每个Excel文件，叫一个工作

簿。扩展名为：.xlsx。一个工作簿可保存255个工作表，默认情况下，自

动打开3个工作表。（“文件”---“选项”---“常规”---包含的工作表数）

1

⒉工作表：是工作簿窗口中由暗灰色的横竖线组成的表格。也称为电子表格。一个工

作簿中不论包含多少个工作表均保存到一个文件中。

五、单元格、活动单元格

⒈单元格：是组成工作表的最基本存储单元。每张工作表是由多个单元格组成的。单

元格是用来存储数据的，这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式或一个

图形等。

每个单元格都有固定的地址，即“列标＋行号”，例如单元格位于第一列第三行，

那么它名为A3。

⒉单元格的命名：

①列标＋行号：B5、C3

②R1C1引用样式：R5C2、R3C3 行在前，列在后（R是行的缩写C是列的缩写）

（“文件”---“选项”---“公式”---R1C1引用样式）

⒊活动单元格：我们把正在编辑的单元格叫活动单元格，活动单元格只有一个。其外

部有一个黑色的方框，并且在数据编辑栏的名称框会显示它的地址，在数据编辑区

会显示它的内容。

不同工作表中的单元格表示为：工作表名!单元格地址 如：Sheet2!A3

不同工作簿中的单元格表示为：[工作簿名]工作表名!单元格地址 如：[a]Sheet2!A3

第二节 电子表格的基本操作

一、 工作簿的基本操作：

1.创建工作簿：

（1）动时系统自动创建一个名为“工作簿1”的工作簿。

（2）文件---新建---空白工作簿---创建

（3）右击桌面空白处---新建---Microsoft Excel

（4）Ctrl+N

（5）使用热键Alt+F

⒉打开工作簿

（1）文件---打开

（2）右击任务栏文档按钮----最近使用过的文档（默认保留10个）

（3）文件---最近所用文件

（4）双击工作簿文件图标

（5） Ctrl+O

3.在多个工作簿中切换不同工作簿为：同Word（4种）

4.保存工作簿：同Word

5.关闭工作簿：同Word

6.保护工作簿

添加密码：文件----另存为----工具---常规选项（打开权限密码，修改权限密码，

建议只读）

2

二、工作表的基本操作

⒈选择工作表：

①选定单个：鼠标单击工作表标签，相应标签变为白色。

②选定相邻工作表：Shift＋单击

③选定不相邻工作表：Ctrl+单击

④选定所有工作表：工作表标签上右击---选定全部工作表

⒉插入工作表：选定一个或多个工作表

（1）在工作表标签上右击鼠标---插入

（2）“开始”---“单元格”组---“插入”---“插入工作表”

3.删除工作表：（永久性删除）

（1）选中工作表---“开始”---“单元格”组---“删除”---“删除工作表”

（2）右击---工作表标签---删除

4.复制工作表（移动工作表）

⑴鼠标拖动法：直接拖动工作表标签是移动，如果拖动时按Ctrl，则是复制。

注意：不同工作簿之间移动复制时需要打开所有工作簿，重排窗口即可。

⑵使用对话框：1）选中工作表---“开始”---“单元格”组---“格式”---“移动或复

制工作表”

2)在工作表标签上右击鼠标---移动或复制

注意：1）目标工作簿有“新工作簿”、“当前工作簿”、“所有打开的工作簿”三种

选择

2）可以将工作表移动或复制到某个工作表之前或移至最后。

3）“选中建立副本”为复制，不选中为移动

5.重命名工作表 选中工作表---“开始”--“单元格”组---“格式”---“重命名工作表”

右击工作表标签---重命名

双击工作表标签---直接输入

6.隐藏工作表：右击工作表标签---隐藏或“开始”--“单元格”组---“格式”---隐藏

三、 选择单元格：

Ctrl+↑光标移到第一行

Ctrl +↓光标移到最后一行

Ctrl+←光标移到第一列

Ctrl+→光标移到最后一列

1.选择一个单元格：

Ctrl +PageUp上一张工作表

1）鼠标单击

Ctrl+PageDown下一张工作表

2） 键盘移动：

3）“开始”--“编辑”组--“查找和选择”--“转到”

4）直接在名称框中输入地址

2.选定多个连续的单元格：拖动鼠标选中连续单元格

选中左上角单元格，按Shift单击右下角单元格

3.选取不连续区域的单元格：先选取第一个区域，再按住Ctrl选取第二个区域

4.选择整行与整列：单击行号、列号可选择整行、整列。

3

5.选择整个工作表：单击行列交叉处可全选。

四、单元格的基本操作：

⒈修改单元格内容：双击单元格；选中---F2；选中，编辑栏修改。

⒉插入整行、整列：“开始”---“单元格”组---“插入”---“插入工作表行或列”

删除 行、列：“开始”---“单元格”组---“删除”---“删除工作表行或列”

⒊插入单元格：“开始”---“单元格”组---“插入”—“插入单元格 活动单元格右移

活动单元格下移

整行

整列

⒋删除单元格：

⑴只删内容不删格： Delete

“开始”-“编辑”-“清除”（全部、格式、内容、批注）

右击--清除内容

⑵既删内容又删格：

“开始”---“单元格”组---“删除”---“删除单元格” 右侧单元格左移

右击—删除 下方单元格上移

整行

整列

⒌撤消Ctrl+Z恢复Ctrl+Y

6.复制单元格数据： 通过剪贴板：复制 粘贴

不通过剪贴板：按住Ctrl建，拖动单元格边框

7.移动单元格数据： 通过剪贴板：剪切 粘贴

不通过剪贴板：直接拖动单元格边框

8.单元格命名：可把单元格的地址定义成一个有意义的名字。被定义的名字可以表示

一个单元格、一组单元格、数值或公式。被命名后：名称框中不显示该单元格的地

址，而显示该单元格的名字。

⑴单元格的命名规则：必须以字母、汉字、下划线开头，其他部分可以是字母、汉

字、数字、中英文句号和下划线；长度不得超过256个字符；

不区分大小写字母；一个单元格可以有两个以上的不同名字。

⑵单元格的命名方法：1）选定单元格--编辑栏的下拉箭头--输入名字--回车

2）“公式”—“定义的名称”—“名称管理器”

9.插入批注：1）“审阅”—“批注”—“新建批注”或右击单元格---插入批注

2）“审阅”—“编辑批注”或“删除”

第三节 在工作表中输入数据

每个单元格可以存储不同类型的数据，除了常见的数字、字符串、日期以外，还可

以存储声音、图形等。

在 Excel中可输入两类数据：常量值和公式。输入和编辑数据要在当前单元格中进

行，也可以在数据编辑区进行。它可以是数字值（包括日期、时间、货币、百分比、分

4

数、科学计数）或者是文字。

一、在单元格中输入常量值：

⑴选定单元格，输入数据，按回车（下方单元格变成活动）；按Tab（右侧变成活动）

⑵选定单元格，在编辑栏输入数据，按“输入”（√）当前单元格仍然是活动单元格。

⑶在几个单元格输入相同的数据：选定多个单元格，输入数据，按Ctrl＋Enter。

二、默认情况下：单元格中的数字、日期（N、D）：右对齐

汉字和英文字符（C）：左对齐，逻辑型(TRUE,FALSE)居中对齐

三、数字型数据的输入：（右对齐）

⒈数字的输入：包括整数和小数，采用科学计数法。

①数字的输入方式：

⑴在数字中可以加入逗号来区分位数：例如：8,000,000，编辑栏显示8000000

⑵在数字前输入的正号（+）被忽略：例如：输入“+88”，确定后为“88”。

⑶在负数前加上一个减号(-)： 例如“-12”，也可将数值置于括号中。如（-68）。

⑷单一的句点被视为小数点：例如输入“.89”，确定后为：0.89。

⑸分数：在分数前要输入0和空格，再输入分数，否则按日期对待。

例如：“0 3/4” 确定后为：3/4编辑栏显示0.75

“2 3/5”确定后：2 3/5编辑栏显示2.6

②数字的显示方式： “开始”---“数字”组

A.单元格的数值格式默认为“常规”格式输入数字，系统会根据具体情况自动套用

数字格式。

B. 如果单元格使用的是“常规”数字格式，则当数值长度超过11位时，系统将使

用科学记数法表示。例如：输入2单元格显示：1.23457E+11

C. 无论数字位数有多少位，只保留15位数字精度。如果数字长度超出了15位，

Excel会将多余的数字位舍入为零。

D.如果单元格宽度不足以显示输入的数值，会显示“＃”。

E．科学计数：-0.0000321科学计数法：-3.21E-05 3456789科学计数法：3.46E+06

⒉日期的输入：（右对齐）

⑴日期的输入方式： 1997-3-4

年-月-日，年/月/日：1997/3/4

1997年3月4日

中国式： 3-4

月_日、月/日： 3/4

3月4日

日-月-年、日/月/年：4-Mar-1997

美国式： 4/Mar/1997

月-年、月/年：Mar-1997

Mar/1997

日-月 日/月：4-Mar

4/Mar

5

注：年份为2位、4位均可，月、日为1位、2位均可。

⑵日期型数据的显示方式。“开始”---“数字”组

⑶ 输入当前日期：Ctrl+；

输入当前时间：Ctrl+Shift+；

⒊时间的输入：

如果要用12小时制的时钟显示时间，需键入am或pm。如6:00 pm，在时间与

字母之间必须有一空格，也可以用a或p来代替am或pm。否则系统自动使用24

小时制时钟显示。单元格中同时输入日期和时间，中间加空格。

⒋数字型数据与日期型数据的转化：

在设置了日期格式的单元格内输入数字时，自动转换为日期。日期以1900年1月

1日为起点，数值每增加1则加一天。

如1900-1-1 为数值1 1900-1-15 为数值15

四、文本型数据的输入： （左对齐）：

1.如果输入的内容有数字或汉字或字符或者它们的组合，例如输入“100元”，默认

为文本数据。

2.数字型的文本：加’ 例如：邮政编码、电话号码、身份证号码等

’301900 ’29171458

3.如果文本数据出现在公式中，文本数据需用英文的双引号括起来。

4.如果文本长度超过单元格宽度，当右侧单元格为空时，超出部分延伸到右侧单元

格（跨列显示）；当右侧单元格有内容时，超出部分隐藏（截断显示）。

五、快速填充有序数据

表格上的有些栏目是由序列产生的，如编号、序号、星期等，Excel 2010中，有的

序列不必一个一个地输入，可以通过鼠标拖动的方法来自动填充

⒈自动填充：序列填充（增：向右向下拖动，减：向左向上拖动）

①纯数字：1）在一个单元格内输入：直接拖动=复制填充；Ctrl+拖动=序列填充。

2）在二个单元格内输入，同时选中：直接拖动=序列填充；

Ctrl+拖动=复制填充。

例：25：25、26、27、28…………

0 3/4：0 3/4、1 3/4、2 3/4、3 3/4…………

0.75： 0.75、1.75、2.75、3.75………… 45.55： 46.55、47.55、48.55、49.55

3 5: 3 5 7 9 11…………

②日期时间型：直接拖动1）日期：“日”变化

2）时间：“小时”变化 Ctrl+拖动=复制填充

3）日期 时间：“日”变化

例：2013-5-6: 2013-5-6 2013-5-7 2013-5-7 …………

3月4日: 3月4日、3月5日、3月6日、3月7日…………

10:10:10 11:10:10 12:10:10 13:10:10 …………23:10:10 0:10:10

6

③文本型：1）已定义：系统定义（11种）

用户定义（文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表）

直接拖动=序列填充 Ctrl+拖动=复制填充

2）未定义：直接拖动=复制填充 Ctrl+拖动=复制填充

3）数字型文本：直接拖动=序列填充 Ctrl+拖动=复制填充

11种系统定义序列：

Sum、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat

Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

January February March April May June July August September October

November December

日 一 二 三 四 五 六

星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六

一月、二月、三月、四月、五月、六月、七月、八月、九月、十月、十一月、十二月

正月、二月、三月、四月、五月、六月、七月、八月、九月、十月、十一月、腊月

第一季、第二季、第三季、第四季

甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸

子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥

④文本和数字混合：直接拖动=文本不变，最右侧数字序列填充

Ctrl+拖动=复制填充。

a1: a1、a2、a3、a4………… 1a: 1a、2a、3a、4a…………

1a1: 1a1、1a2、1a3、1a4………… 1a1a1: 1a1a1、1a1a2、1a1a3、1a1a4…………

a1a: a1a、a2a、a3a、a4a…………

44.55.66: 44.55.66、44.55.67、44.55.68、44.55.69…………

⑤数字型文本：直接拖动=序列填充；Ctrl+拖动=复制填充。

‘301900 : 301900、301901、301902、301903…………

‘123: 123 124 125 126…… ‘1 3/4 1 3/4 2 3/4 3 3/4 4 3/4

⑥字符型日期：直接拖动，参考④；Ctrl+拖动=复制填充。

‘3/4: 3/4、3/5、3/6、3/7…………

2.输入有序的数据：开始-编辑-填充-系列 -输入步长值（终止值）-选择类型-确定

(等差序列，等比序列，日期（年 月 日），自动填充)

3.总结：

1.直接拖动：只有一个单元格纯数字和未定义的文本是复制填充，其余都是序列填充；

+拖动：只有一个单元格纯数字是序列填充，其余都是复制填充。

7

针对练习：

1.当在A3单元格中输入“第五”，然后拖动该单元格的填充柄到C3单元格，则C3单元

格中被填入 。

⒉当在C3单元格中输入2，并拖动填充柄到C7，则C7单元格中被填入 ，若按

住Ctrl键拖动，则该单元格被填入 。

⒊当在C3单元格中输入(2)，按住Ctrl键拖动该单元格的填充柄到C7，则C7单元格被

填入 。

⒋当在C3单元格中输入’2，并拖动填充柄到C7单元格，则C7被填入 。

⒌当在C4单元格中输入B6，并拖动填充柄到E4，则E4单元格中被填入 ；若C4

单元格中输入6B6，则拖动到E4时被填入 。

⒍当在A5单元格中输入4/10，拖动该单元格的填充柄到A9单元格，则A9单元格中被

填入 。

⒎当在A1单元格中输入文字“甲”，拖动此单元格的填充柄到A4单元格，则A4单元格

中被填入的数据是 。

⒏当在C3，C4单元格中分别填入3、5，当选取这两个单元格后，拖动填充柄到C7单元

格，则C7单元格中被填入 。

第四节 修饰工作表

修饰工作表，可以美化版面，使输出的报表显得赏心悦目。修饰工作表包括设

置字体和字型、字号、单元格边框、图案及对齐方式等。

打开“设置单元格格式”对话框的方法:

1.“开始” “数字”命令组

2. “开始” “字体”命令组

3. “开始” “对齐方式”命令组

4. “开始” “单元格”命令组 “格式”按钮

一、 设置数字的格式：

（一）在 “设置单元格格式”对话框中的“数字”选项卡

1.常规：是Excel缺省的数字格式，由Excel根据用户输入的数据自动选择格式。

8

2.数值：数字中可以加入千位分隔符“，”，可以指定小数位数，可以选择用括号、减

号或红色来表示负数。

⒊货币：可以在数值前面加上货币符号。如美元符号“$”，人民币符号“￥”。可以

用括号、减号或红色来表示负数。

⒋会计专用：与货币格式类似，但货币符号会向左对齐。

⒌日期：将数值以日期形式来表示，日期以1900年1月1日为起点，数值每增加1

则加一天。

⒍时间：将数字中的小数部分转换为时间。

⒎百分比：将数字乘以100，再加上百分号“%”

⒏分数：将小数点以后的数字以分数的形式显示。

⒐科学计数：以科学计数法表示数字

⒑文本：将数字作为“文本”格式处理。

⒒特殊：包含三种日常生活中常用到的特殊格式，如邮政编码、中文小写数字、中文

大写数字等。

⒓自定义：使用自定义可以使数值按用户自己设定的方式显示。

注意：设定了某种格式后，则该单元格中显示一连串的“###”号。此时只需改变该

单元格的宽度即可。

（二） 在数字组中单击相应按钮，即可应用对应的数字格式。

二、设置单元格的行高和列宽

⒈鼠标拖动： 拖动行号下方的边框线改变行高，拖动列标的右边框线改变列宽

⒉“开始”选项卡 “单元格”命令组的“格式”命令，选择行高或列宽对话框可精

确设置。

⒊双击行或列的边线：自动调整

三、设置边框:

1.在“设置单元格格式”对话框中的“边框”选项卡设置

2. “开始”选项卡 “字体”命令组，单击“边框”按钮

四、设置对齐和字体方式

9

1.“开始”选项卡的“字体”命令组和“对齐方式”命令组

2. “设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡和“对齐”选项卡

五、设置背景颜色和图案

⒈设置图片为工作表的背景：“页面布局”选项卡 “页面设置”命令组，单击“背景”

按钮

⒉设置单元格的背景：“开始”选项卡 “字体”命令组，单击“填充颜色”按钮

“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡

六、设置条件格式：对含有数值或其他内容的单元格或者含有公式的单元格应用某种条

件来决定数值的显示格式。

“开始”选项卡 “样式”命令组 “条件格式”按钮

七、自动套用格式：开始”选项卡 “样式”组 “套用表格格式”按钮

第五节 数据处理

一、工作表中的快速计算

①显示在状态栏上的自动计算。

②显示在工作表中的自动求和。

1.自动计算（状态栏）：

方法：选取要自动求和的单元格的区域，在状态栏的合计数处单击鼠标右键，在

快捷菜单上选择显示那些计算结果，在状态栏中会显示该区域单元格中数值的计

算结果。（平均值，计数，数值计数，最大值，最小值，求和）

2.自动求和（工作表中）：

行数据的自动求和：

列数据的自动求和：

方法：“公式”功能区—“函数库” 组“自动求和”按钮的向下箭头

注意：自动计算的结果显示在状态栏上，自动求和的结果显示在单元格上。

二、利用公式进行计算

1．公式的概念：

（1）公式的一般形式：=<表达式>

表达式是由运算符将常量、单元格地址、函数及及括号等连接起来组成。

10

（2）公式中的运算符 引用运算符： ， 空格 ：

算术运算符：－（负号）、%、＾、*、/、＋、－。

字符运算符：＆ 例：=”Excel”&”工作表” Excel工作表

比较运算符：=、<、>、>=、<=、<>。

运算的优先级别：括号、引用、算术运算、字符运算、比较运算

同级运算符按从左到右的顺序计算

引用运算符：

1）冒号：表示一个连续的单元格区域。如：C2:H3

2）逗号：可将几个单元格引用名联合起来，常用于处理一系列不连续的单元格。

如：A5,B10,F8

3）空格：是一种求交集的符号，它表示两个单元格区域重叠的部分。

如果两个单元格区域的共有单元格数大于1，结果为“＃VALUE！”

如果两个单元格区域的没有共有单元格，结果为“＃NULL！”

如果两个单元格区域的共有单元格数等于1，结果为共有单元格中的值。

2．公式的输入

选定要放置计算结果的单元格后，在数据编辑区或单元格中输入，必须以‘＝’开头，

引用单元格时可以在公式中直接输入单元格的地址，也可以用鼠标单击该单元格。

注意事项：

（1）公式中只能使用小括号。

⑵如果公式中引用了单元格的地址，一旦所引用的单元格的值发生变化，则公式也

会自动重新计算结果。

⑶输入公式后，单元格中显示的是公式的计算结果，公式本身在编辑栏中显示。

若要在单元格中显示公式：Ctrl+′

⑷在公式当中输入字符型常量时，必须加定界符：″ ″

3．单元格的引用

相对地址 例如：A3

单元格地址：绝对地址 例如：$A$3

混合地址 例如：$A3、A$3

4．工作表的地址：

① 引用其它工作表中的单元格：格式：工作表名！单元格地址

② 引用不同工作簿中的单元格：格式：[工作簿名]工作表名！单元格地址

5．公式的移动、复制

⑴公式的移动：可将公式从一个单元格，移到另一个单元格，方法与单元格数据的移

动方法相同。

⑵公式的复制：可将公式从一个单元格，复制到另一个单元格，方法与单元格数据的

复制方法相同。

方法1：按住Ctrl键拖动

方法2：使用剪贴板

方法3：选定含有被复制公式的单元格，拖动单元格的填充柄可完成相邻单元

11

格公式的复制。

6.注意：

（1）复制公式时，公式中的运算关系不变，公式中含有单元格相对地址或相对

部分的单元格地址时，列号或行号可能会变化，会随公式所在位置（行、列）的改

变而做出相同规律的调整,而绝对地址或绝对部分单元格地址不变。

例1：B2单元格中有公式“=A1+B1”,当复制公式到C3后公式变为

例2：B2单元格中有公式“=$A1+$B$1”,当复制公式到C3后公式变为

例3：C7单元格中有公式“=average（$C$3:C$6）” ,当复制公式到C8后公式

变为

例4：在A1,B1,C1单元格中分别输入10,20,30，D3中输入公式=A$1+$B$1+C$2,

将D3单元格复制到E3,E3中公式为 E3中的值为

（2）增减行列:观察引用单元格地址是否变化来确定最后结果,不在考虑是否含

有$

例1:D4中有公式=A3+$C$5,在第三行之前插入一行,则D5中公式为:

例2:B1中有公式=sum(A1:A10),删除第5,12行后,B1公式为

例3:D5中有公式=$B$5+$D6,选中C列，执行“开始”—“单元格”—“插入”

—“插入工作表列”，原D5中公式为

三、函数的基本概念：

1.函数：是Excel系统已经定义好的具有特定功能的内置公式。

⒉函数的形式： <函数名>（参数1，参数2…）

3.参数的类型：

① 数值：10，15.5，－20等。

② 字符串：“工作簿”，“abc”。

③ 逻辑值：即TRUE（成立）和FALSE（不成立）。

④ 引用：可以引用一个单元格，单元格区域、多重选择。引用可以是相对引

用，也可以是绝对引用或混合引用。

⒋部分常用函数：

①SUM：格式：SUM（参数1，参数2，…）

功能：求连续或不连续区域的数值之和。

②AVERAGE：格式：AVERAGE（参数1，参数2，…）

功能：求连续或不连续区域的数值的平均值。。

③MAX：格式：MAX（参数1，参数2，…）

功能：求连续或不连续区域的最大值。

④MIN：格式：MIN（参数1，参数2，…）

功能：求连续或不连续区域的最小值。

⑤COUNT：格式：COUNT（参数1，参数2，…）

功能：计算连续或不连续区域的数字个数。

⑥IF：格式：IF（逻辑表达式，表达式1，表达式2）

功能：如果逻辑表达式的值为真，则返回表达式1的值，否则返回表达式

12

2的值。

5.在公式中使用函数

1.手工输入

2.利用“公式—插入函数”

四、错误信息

错误值 错误值出现的原因 举例

#DIV/0!

#N/A 引用了无法使用的数值 例如：=rank（a1,a3:a8）

# NAME? 不能识别的名字 例如：=sun(a1:a4)

#NULL! 交集为空 例如：=sum(a1:a3 b1:b3)

# VALUE! 不正确的参数或运算符 例如：=1+“a”

#NUM! 数据类型不正确 例如：=sqrt(-4)

#REF! 引用无效单元格 例如：引用的单元格被删除

####！ 宽度不够，加宽即可

除数为0 例如：=3/0

五、建立数据库清单

数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel可以按照数据库

的方式来管理工作表，实现许多数据库中的操作。

在数据库中，信息按类分成字段，若干个字段构成记录，若干条记录组成数据

库。数据清单具有同样的结构：清单的首先是一个标题行，接着是多条记录，即

工作表的每列是一个字段，而每行是一个记录。

⒈建立数据清单：

与建立一般的工作表类似，但必须注意以下几个问题：

⑴表格最上面一行相当于数据库中的字段，单元格中必须是列标题（字段名），

列标题必须是字符串。

⑵表格中的每列必须是相同类型的数据。

⑶每行应包含一组相关的数据，行相当于数据库中的记录。

⑷表格中一般不要有空行或空列。

⑸单元格中数据开头处，不要加空格。

2.编辑数据清单（文件-选项-快速访问工具栏-不在功能区中的命令-记录单-添加）

单击“记录单”按钮，可以编辑数据清单。

六、排序

数据排序是按照一定的规则对数据进行重新排列，便于浏览或为进一步处理做准

备（如分类汇总）。排序依据的字段叫做关键字。Excel对工作表的数据清单进行排序

是根据选择的“关键字”字段内容按升序或降序进行的，Excel会给出两个关键字，

分别是“主要关键字”“次要关键字”，用户可根据需要添加和选取；也可以按用户自

定义的数序排序。

（1） 默认的数据升序优先顺序是：

13

数字--ASCⅡ字符—汉字--逻辑值--错误值--空白单元格

（2）完全相同的行将保持它们原来的顺序。降序相反，空白单元格总在最后。

⒈ 用排序按钮快速排序：

单击某列，设置该列字段为关键字

（1）选择“数据”选项卡--“排序和筛选”命令组的“”或“”按钮；

”（2）选择“开始”选项卡 --“编辑”命令组 “排序和筛选”按钮下的“

或“”按钮；只能进行一个关键字的排序。

⒉ 用对话框排序可进行多关键字的排序：

选中清单中任一单元格

（1）选择“数据”选项卡------“排序和筛选”命令组按钮

（2）选择“开始”选项卡------“编辑”命令组 “排序和筛选”按钮下的自定义排序，

打开排序对话框， 在“主要关键字”列表框中选定排序关键字；单击添加条件

按钮添加次要关键字，单击删除条件按钮删除次要关键字；选项按钮可以确定排序的

方向（行、列）和方法（字母、笔划）；选中“数据包含标题行”复选框，表明字段

名不参加排序。

七、筛选

⒈筛选操作的功能：可使用户在数据库中方便地查询到满足特定条件的记录。

⒉筛选操作的方式：自动筛选

高级筛选

1）自动筛选：可以单字段条件筛选（与或均可），也可以多字段条件筛选（与）。根

据筛选条件的不同，自动筛选可以利用列标题的下拉列表框，也可以利用 “自定

义自动筛选方式”对话框进行。

选中任一单元格

a. 选择“数据”选项卡--“排序和筛选”命令组选择“筛选”

b. “开始”选项卡--“编辑”命令组 “排序和筛选”按钮下的 “筛选”命令, 单

击需要字段名中的下拉箭头进行设置

取消筛选：再次单击筛选命令,取消筛选。

2）高级筛选

Excel提供高级筛选方式，主要用于多字段条件的筛选（与或）。使用高级筛

选必须先建立一个条件区域，用来编辑筛选条件。条件区域的第一行是所有作为

筛选条件的字段名，这些字段名必须与数据清单中的字段名完全一样。条件区域

的其他行输入筛选条件，“与”关系的条件必须出现在同一行内，“或”关系的条

件不能出现在同一行。条件区域与数据清单区域不能连接，必须用空行隔开。

方法：选择“数据”选项卡下的 “排序和筛选”命令组的“高级”命令设置。

八、分类汇总

1.分类汇总操作的功能：可对数据清单进行数据分析和数据统计。

14

2.类汇总操作的方式：

有求和、计数、平均值、最大值、最小值、偏差、方差等十多种。

3.分类汇总只能对数据清单进行，数据清单的第一行必须有列标题。在进行分类汇总

前必须根据分类汇总的数据类对数据清单进行排序。分类字段=排序字段。

4.汇总项可以有多个，不一定是数值型。

5.汇总结果可以显示在数据下方，利用“全部删除”可以删除分类汇总。

方法：单击数据清单任一单元格--对数据清单进行排序--单击任一单元格--“数据”

选项卡-- “分类显示”命令组的“分类汇总”命令可以创建分类汇总。

第六节 Excel的图表功能

Excel的图表功能可将工作表中的数据用图表的形式表示，当工作表中数据发生变

化时，图表也会随之发生相应变化。

Excel中的图表可以分成内嵌式和独立式两种。内嵌式图表以“嵌入”的方式把图

表和数据存放于同一张工作表中，而独立式图表则是图表占一张工作表。不论是内嵌式

图表还是独立式图表，它们都被链接到建立它们的工作表数据上，当更新工作表时，二

者都被更新。

一、建立图表

⒈快速创建图表：选取数据区域 F11 即生成一个简单的独立式柱形图(chart1)

⒉使用图表向导创建图表：“插入”选项卡 “图表”组（11种标准类型）

二、图表的修改：选择图表后，功能区出现“图表工具”选项卡，利用“设计”、“布局”、

“格式”下的命令。

1.图表可作为一个整体进行编辑。

（1）移动图表位置（2）调整图表大小

2.修改图表内容

（1）图表类型、切换行列、选择数据、图表布局、图表样式、位置（设计）

（2）图表标题、坐标轴标题、图例、数据标签、模拟运算表、坐标轴、网格线

（布局）

3.修改图表格式

可以对图表的图表区、绘图区、图例、坐标轴等进行格式的设置（布局和格式）

4.向图表中增加数据系列：（1）工作表中复制，图表中粘贴

（2）“图表工具”—“设计”—“选择数据”

5.系列产生在列，工作表中增加行，图表类别增加，增加列，图表不变。

系列产生在行，工作表中增加行，图表不变，增加列，图表类别增加。

※删除：①删除工作表中的数据，图表中的对应数据也被删除

②删除图表中的数据，工作表中的对应数据不变

※修改：①修改工作表中数据，图表中的对应数据也随之改变

②修改图表中的数据（大小），工作表中对应数据（大小）也随之改变

15

第七节 Excel的打印操作

一、页面布局

对工作表进行页面布局，可以控制打印出的工作表的版面。页面布局是利用“页

面布局”功能区的命令组完成的，包括设置页面、页边距、页眉/页脚和工作表。

1. “页面”的设置：单击“页面布局”—“页面设置”组—“页面设置”按钮。

⑴设置纸张大小 ⑵设定打印方向

⑶设定打印缩放比例 ⑷设定打印质量

⑸设定起始页码

⒉“页边距”的设置：

⒊“页眉/页脚”的设置

可在列表框中选择所需的页眉和页脚，也可单击“自定义页眉（页脚）”按钮。

4.工作表”或“图表”标签的设置

（1）印区域⑵打印标题，行号、列标 ⑶网络线⑷打印顺序：先行后列，先

列后行（5）批注（6）错误单元格打印为：

二、打印预览

在打印之前，可用“打印预览”功能在屏幕上查看打印的整体效果，满意后再

打印。打印预览功能是利用“页面设置”对话框的“工作表”标签下的“打印预览”

命令实现的。

三、打印输出 “文件”----“打印”

四、窗口的冻结

工作表较大时，在向下或向右滚动浏览时将无法始终在窗口中显示前几行或前

几列，采用“冻结”行或列的方法可以始终显示表的前几行或前几列。

1. 冻结第一行：选择“视图”—“窗口”组—“冻结窗格”—“冻结首行”或选

定第二行，选择“视图”—“窗口”组—“冻结窗格”—“冻结拆分窗格”。

2. 冻结第一列：选择“视图”—“窗口”组—“冻结窗格”—“冻结首列”或选

定第二列，选择“视图”—“窗口”组—“冻结窗格”—“冻结拆分窗格”

取消冻结：选择“视图”—“窗口”组—“冻结窗格”—“取消冻结窗格”。

16