Office2010基础知识

Office2010基础操作

Office 2010概述

Microsoft Office 2010，是微软推出的新一代办公软件，该软件共有6个版本，分别是

初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业高级版，此外还推出Office

2010免费版本，其中仅包括Word和Excel应用。除了完整版以外，微软还将发布针对Office

2007的升级版Office 2010。Office 2010可支持32位和64位vista及Windows7，仅支持32

位WindowsXP，不支持64位XP。现已推出最新版本Microsoft Office 2013。

一、Office 2010版本及常用组件

Microsoft Office 2010是微软推出的新一代办公软件，共有6个版本，分别是初级版、家

庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业高级版；其中初级版是完全免费的，但

其中仅包括Word和Excel两大常用工具。本书所用版本及操作均以专业版为基础，专业版

包含的组件及功能简介如表1所示。

表1 Office 2010 常用组件

Office 2010

产品组件

功能简介

功能强大的文档处理工具，用来创建和编辑具有专业外观的文档，如信函、论文、

Word

报告等。

Excel 用来执行计算、分析数据以及可视化电子表格中数据的应用程序。

Outlook 电子邮件客户端工具，用来发送和接收电子邮件；管理日程、联系人和任务等。

PowerPoint 幻灯片制作及演示程序。

OneNote 笔记记录管理工具，用来搜集、组织、查找和共享笔记和信息。

Access 数据库管理系统：用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息。

Publisher 用来创建和发布专业品质出版物的应用程序。

在Office 2010的高级版中，还包括SharePoint Workspace 2010 、InfoPath 2010和

Communicator组件。

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二、安装Office 2010的环境要求

为了使计算机更好地运行Office 2010，建议用户在安装该程序前参考以下配置要求。

操作系统：Microsoft Windows XP Service SP2及以上。

硬盘空间：要求系统盘至少有.5GB的空间用于程序安装。

CPU：500MHz以上。

内存：256MB以上。

光驱：DVD‐R/W驱动器。

显卡及显示器：分辫率能达到1024x768或更高。

网络：最低要求128kb/s的宽带连接，用于下载产品或激活下载的产品。

浏览器：IE6.0及以上。

注意：Office 2010除了32位版本以外，Office 2010还提供了64位版本。32位操作系统

仅支持32位版本的Office 2010，64位操作系统则可以支持32位和64位Office 2010。

三、典型字处理软件概述

1. 字处理软件Word

Word是微软公司推出的Office办公套件中的重要组件，是日常办公使用频率最高的文

字处理软件，适用于制作各种文档，如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历、网页等。

1990年，Microsoft公司推出了Windows 3.0，它是一种全新的图形化用户界面的操作环

境，随后，微软公司陆续推出了不同版本的文字处理软件，如Word 2000、Word 2003、Word

2007、Word 2010等。

Word在每一个升级版本中都会比前一个版本增加许多新的功能，内容更丰富，操作更

简便，所以Word在各类字处理软件中一直独占鳌头。

2. 字处理软件WPS

WPS Office 2010是金山公司开发的开放、高效的网络协同办公软件，它主要包括文字

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（WPS）、表格（ET）、演示（WPP）三大模块，分别对应微软MS Office的Word、Excel和

PowerPoint，并兼容微软最新的Office 2010文档格式。

WPS Office 2010具有强大的插件平台支持，免费提供海量在线存储空间及文档模板，支

持阅读和输出PDF文件，无论界面风格还是应用习惯都与微软Office完全兼容，用户无需学

习就可直接上手，已成为众多企事业单位的标准办公平台。

WPS是英文Word Processing System(文字处理系统）的缩写。它集编辑与打印为一体，

具有丰富的全屏幕编辑功能，而且还提供了各种控制输出格式及打印功能，使打印出的文稿

即美观又规范，基本上能满足各界文字工作者编辑、打印各种文件的需要和要求。

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使用Office 2010应用程序

一、Office 2010应用程序的启动与退出

2010应用程序的启动

Office 2010的各个应用程序的启动方法基本相同，常用的启动方法介绍如下：

1）通过“开始”菜单中的快捷方式启动

单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中依次单击“所有程序”一

“Microsoft Office”，此时会显示如图1所示的各应用程序的快捷方式，选取要启动的应用程

序，单击即可。

图1 Office 2010程序组 图2常用应用程序的桌面快捷方式

2）通过桌面快捷方式启动

如果操作系统桌面上创建有Office 2010的应用程序的快捷方式图标，如图2所示，双

击相应的图标即可启动该程序。

3）通过关联文档启动

Office 2010安装完成后，操作系统会自动建立应用程序与相关文档的关联关系，如：

Word 2010应用程序与.docx文档关联，Excel 2010应用程序与.xlsx文档关联，PowePoint 2010

应用程序与pptx文档关联，Access 2010应用程序与.accdb文档关联；双击相应的文档，就

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会自动启动相应的应用程序。

2. Office 2010应用程序的退出

使用Office 2010应用程序对文档进行了各种编辑操作并保存后，如果确认不再对文档

进行任何操作，可将应用程序关闭，以减少所占用的系统内存。应用程序关闭方法有以下几

种：

1）单击应用程序标题栏右侧的“关闭”按钮。

2）单击“文件”选项卡，在Backstage视图中，单击左下角的“退出”按钮。

3）双击应用程序的控制菜单图标。

4）单击应用程序的控制菜单图标（或在标题栏上右击），在控制菜单中选择“关闭”命

令。

5）在应用程序窗口中按ALT+F4组合键。

注意：若只想关闭相应的文档窗口而不退出应用程序，可使用的方法是：在应用程序窗

口中按Ctrl+W组合键或者在Backstage视图中，单击“关闭”按钮。

在关闭Office 2010应用程序或文档窗口时，若没有对各种编辑操作进行保存，则执行

关闭操作后，系统会弹出相应的提示对话框询问用户是否对文档所做的修改进行保存，如图

3所示（关闭Word时提示）。

图3 提示对话框

此时可进行如下操作：

1）单击“保存”按钮，可保存当前文档，同时关闭该文档。

2）单击“不保存”按钮，将直接关闭文档，且不会对当前文档进行保存，即文档中所

作的更改都会被放弃。

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3）单击“取消”按钮，将关闭该提示对话框并返回文档，此时用户可根据实际需要进

行相应的操作。

二、 Office 2010应用程序界面结构

对于Word 2010、Excel 2010和PowerPoint 2010等应用程序，操作界面结构基本相同，

且功能和用法相似，现以Word 2010应用程序操作界面为例，介绍一下Office 2010应用程

序界面结构。

启动Word 2010后，即可进入操作界面。该操作界面主要由标题栏、功能区、文档编辑

区和状态栏等部分组成。如图4所示。

图4 Word 2010操作界面

1．标题栏

标题栏位于窗口的最上方，从左到右依次为控制菜单图标、快速访问工具栏、正在操作

的文档的名称、程序的名称和窗口控制按钮。如图5所示。

图5 Word 2010 标题栏

控制菜单图标：单击该图标，将会弹出一个窗口控制菜单，通过该菜单可对窗口执行还

原、最小化和关闭等操作。

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快速访问工具栏：用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮有“保存”、“撤销”，和

“恢复”，单击这些按钮可执行相应的操作；用户也可以自己定制快速访问工具栏。

窗口控制按钮：从左到右依次为“最小化”按钮、“最大化”按钮/“向下还原”按钮和

“关闭”按钮，单击它们可执行相应的窗口操作。

2．功能区

功能区默认位置在标题栏的下方，默认情况下包含“文件”、“开始”、“插入”、“页面布

局”、“引用”、“邮件”、“审阅”和“视图”8个选项卡，如图6所示，单击某个选项卡可将

它展开。

图6 Word 2010功能区

此外，当在文档中选中图片、艺术字或文本框等对象时，功能区中会显示与所选对象设

置相关的上下文选项卡。例如，在Word文档中选中图片后，功能区中会显示“图片工具/

格式”选项卡，如图7所示。

图7 与图片相关的上下文选项卡

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每个选项卡由多个组组成，例如“开始”选项卡由“剪贴板”、“字体”、“段落”、“样式”

和“编辑”5个组组成，每个组中又可包含多个命令，如“剪贴板”组中包括“复制”、“剪

切”、“粘贴”、“格式刷”等命令。

有些组的右下角有一个小图标，我们将其称为“功能扩展”按钮，将鼠标指针指向

该按钮时，可预览对应的对话框或窗格，单击该按钮，可弹出对应的对话框或窗格。

此外，在功能区的右侧有一个“Microsoft Office Word帮助”按钮，对其单击可打开

Word 2010的帮助窗口，在其中用户可查找需要的帮助信息。

3．文档编辑区

文档编辑区位于窗口中央，以白色显示，是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域，

在该区域中向用户显示文档内容。如图8所示。

图8 Word 2010文档编辑区

当文档内容超出窗口的显示范围时，编辑区右侧和底端会分别显示垂直与水平滚动条，

拖动滚动条中的滚动块，或单击滚动条两端的小三角按钮，编辑区中显示的区域会随之滚动，

从而可查看其他内容。

4.状态栏

状态栏位于窗口底端。状态栏左侧用于显示当前文档的页数/总页数、字数、输入语言

以及输入状态等信息。状态栏的右侧有视图切换按钮、两栏功能按钮和显示比例调节工具；

通过视图切换按钮用于选择文档的视图方式，显示比例调节工具用于调整文档的显示比例，

如图9所示。

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图9 Word 2010状态栏

启动Excel 2010和PowerPoint 2010后，即可进入相应其操作界面，如图10所示。与

Word 2010的操作界面相比较，Excel 2010和PowerPoint 2010操作界面的结构基本相同，但

每一组成部中的内容有所变化，后面相应章节还会有介绍，此处不再赘述。

图9 Excel 2010和PowerPoint 2010操作窗口

三、 Microsoft Office Backstage视图简介

功能区包含了用于在文档中进行操作的命令集，而 Microsoft Office Backstage 视图是

用于对文档执行操作的命令集。

打开一个文档，并单击“文件”选项卡可查看 Backstage 视图。“文件”选项卡位于

Microsoft Office 2010 中相应应用程序的左上角，不同应用程序，“文件”选项卡的颜色也是

不同的。单击Word 2010功能区中的“文件”选项卡，进入Backstage 视图，如图11所示。

图11 Word 2010 Backstage 视图

Backstage 视图是一个活动文档的文件级功能的全屏用户界面模型，它是 Microsoft

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Office Fluent 用户界面的一部分，Backstage 视图替换了先前版本由分层菜单、工具栏和任

务窗格构成的系统。

在 Backstage 视图中，可以快速访问与管理有关文件的所有操作，如：“打开”、“保存”、

“打印”、“新建”文档等，Office 2010中还增添了更多命令，如“信息”、“最近所用文件”

和“保存并发送”等。

若要从 Backstage 视图快速返回到文档，请单击“开始”选项卡，或者按键盘上的 Esc

键。

四、Office 2010界面的个性定制

1.定制Office 2010快速访问工具栏

在编辑文档的过程中，为了提高文档编辑速度，可以将常用的一些操作命令按钮添加到

快速访问工具栏中。具体操作方法如下：

1）在Office 2010应用程序窗口中单击“文件”选项卡（这里以Word 2010为例），进

入Backstage 视图，如图11所示，在图11所示的窗口中，单击左侧窗格中的“选项”命令。

弹出“Word选项”对话框，如图12所示。

图12 “Word选项”对话框

2）在图12所示的“Word选项”对话框中，单击“快速访问工具栏”选项卡，“Word

选项”对话框显示如图13所示。在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择命令类型，

在下面的列表框中选择需要添加的按钮，然后单击“添加”按钮将其添加到右侧的列表框中，

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设置完成后单击“确定”按钮。这里添加“新建”命令，若要添加多个命令，重复该过程即

可。若要删除命令，则在右侧列表框中选择命令，单击“删除”命令按钮。

图13 在“Word选项”对话框中添加命令

3）返回Word窗口，可看见快速访问工具栏中添加了“新建”按钮。如图2-14所示。

图14 添加“新建”命令后快速访问工具栏

其他定制方法：右击“快速访问工具栏”，出现如图15所示的快捷菜单，在快捷菜单中

选择“自定义快速访问工具栏”，弹出13所示的对话框，按上述方法添加或删除命令即可。

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图15 右击“快速访问工具栏”出现的快捷菜单

单击“快速访问工具栏”右侧的快速定义按钮，会弹出如图16所示的“自定义快速

访问工具栏”菜单。

16自定义“快速访问工具栏”菜单

在自定义“快速访问工具栏”菜单中，单击相应命令即可实现命令在快速访问工具栏中

；单击“其他命令”，弹出13所示的对话框，按上述方法添加的显示（有）或隐藏（无）

或删除命令即可。

2.功能区选项卡定制

使用自定义设置可根据需要对功能区进行个性化设置。例如，可以创建自定义选项卡和

自定义组来包含用户的常用命令。

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1)选项卡和组的新建与删除

单击“文件”选项卡，出现如图11所示的Backstage视图，单击“选项”，弹出如图

12所示的对话框，在该对话框中，单击“自定义功能区”，如图17所示。

图17 自定义功能区

在图17所示的自定义功能区对话框中，可进行选项卡和组的定义，并可将相应命令添

加到相应组中。

单击“新建选项卡”命令按钮，则在当前选项卡的下面插入一个新建选项卡（默认包含

一个新建组），如图18所示。，用户可重复此命令添加多个选项卡。

选中某个选项卡后，单击“新建组”命令按钮，即可在当前选中的选项卡下新建立一个

组，用户可重复此命令添加多个组。

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图18 新建选项卡

选中要删除的选项卡和组后，直接单击“删除”按钮，或右击要删除的选项卡和组后，

在出现的快捷菜单中选择“删除”命令。

2)重命名选项卡和组

可以将选项卡和组的名字命名成自己习惯的名称，选中要命名的选项卡，然后单击“重

命名”命令按钮，如图19所示。输入要命名的选项卡名称，单击“确定”，选项卡命名完

成。

图19 重命名选项卡

选中要命名的组，然后单击“重命名”命令按钮，如图20所示。输入要命名的组名称，

单击“确定”，组命名完成。

图20 重命名组

这里，我们把新建的选项卡和组的名字分别命名为“我的选项卡”和“文件”后，界面

显示如图21所示。

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图21 命名后的选项卡和组

3)组命令的添加与删除

在图21中，选中要添加命令的组，然后在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择

命令类型，在下面的列表框中选择需要添加的按钮，然后单击“添加”按钮将其添加到右侧

相应的组中，设置完成后单击“确定”按钮。这里添加了几个与文件操作相关的命令，如图

22所示。

图20 为“文件”组添加命令

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完成选择后，单击“确定”按钮，自己定义的选项卡和组即出现在功能区中。如图23

所示。

图23 自定义功能区示例

选中要删除的组命令，直接单击“删除”按钮，或右击要删除的组命令，在出现的快捷

菜单中选择“删除”命令。

4)选项卡的显示与隐藏

在如图17所示的对话框中，将要显示在功能区的选项卡前打

号；去掉号，则相应选

项卡不在功能区中显示。

另外，选项卡、组及命令的显示顺序也可以根据用户的习惯进行调整，具体方法是：选

中要调整顺序的选项卡、组或者命令，然后，使用“Word选项-自定义功能区”对话框右则

的按钮和来上下调整显示顺序。

“重置”命令将会删除此程序的全部功能区和快速访问工具栏中的自定义项目。

“导入/导出”命令可将当前程序的设置导出备份，在其他机器上可以导入备份或以后

重装Office 2010后，直接导入备份而不必重新为设置浪费时间。

几点说明：

功能区自定义设置专用于当时正在使用的 Microsoft Office 程序，而不会应用于所有

Office 程序。

可以重命名 Microsoft Office 2010 中内置的默认选项卡和组，并更改它们的顺序。但是，

不能重命名默认命令、更改与这些默认命令关联的图标或更改这些命令的顺序。默认命令以

灰色文本显示。

若要向组中添加命令，必须向默认选项卡或新选项卡中添加自定义组。为帮助您识别自

定义选项卡或组并且将默认选项卡或组区别开，在“自定义功能区”列表中，自定义选项卡

和组的名称后面带有“（自定义）”字样，但“（自定义）”这几个字不会显示在功能区中。

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3. Office 2010应用程序功能区最小化及还原操作

在编辑文档的过程中，为了扩大文档编辑区的显示范围，可将功能区最小化。例如要将

Word窗口的功能区最小化，可通过以下几种方式实现。

1）单击功能区右侧的“功能区最小化”按钮

2）双击除“文件”选项卡外的任意选项卡。

3）按下“Ctrl+F1”组合键。

4）使用鼠标右键单击功能区的任意位置或快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中单击

“功能区最小化”命令。

当需要显示功能区时，可通过以下几种方式将其还原。

1）单击功能区右侧的“展开功能区”按钮

。

。

2）双击除“文件”选项卡外的任意选项卡。

3）按下“Ctrl+F1”组合健。

4）使用鼠标右健单击功能区的任意位置或快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中取消

“功能区最小化”命令的勾选状态。

五、 Office 2010的文档操作

1. Office 2010应用程序文档的保存

对文档进行相应的编辑后，可通过Microsoft Office 2010应用程序中的保存功能将其存

储到外存中，以便以后查看和使用。如果不保存，编辑的文档内容将会丢失。

1）保存新建文档

要保存新建文档，可按下面的方法之一进行。

（1）通过命令按钮保存：单击快速访问工具栏中的“保存”按钮

（2）通过快捷键保存：使用快捷键Ctrl+S或Shift+F12。

。

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（3）使用BackStage视图保存：使用“文件”选项卡中的“保存”命令。

使用上述方法后，将会弹出“另存为”对话框中，此时，可设置文档的保存路径、文件

名及保存类型，如图24所示（以可在Word为例），然后单击“保存”按钮即可。

图24 “另存为”对话框

2）保存己有文档

对于己有的文档，在编辑过程中也需要及时保存，以防止因断电、死机或系统自动关闭

等情况而造成信息丢失。己有文档与新建文档的保存方法相同，只是对它进行保存时，仅是

将对文档的更改保存到原文档中，因而不会弹出“另存为”对话框，但会在状态栏中显示类

似“Word正在保存……”的提示，保存完成后提示立即消失。

3）将文档另存

对于已有的文档，为了防止文档的意外丢失，用户可将其进行另存，即对文档进行备份。

另外，对原文档进行了各种编辑后，如果希望不改变原文档的内容，可将修改后的文档另存

为一个文档。

将文档另存的操作方法为：在要进行另存的文档中切换到“文件”选项卡，然后单击左

侧窗格中的“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中设置与当前文档不同的保存位置、

不同的保存名称或不同的保存类型，设置完成后单击“保存”按钮即可。若另存时的保存位

置、保存名称和保存类型与原文档相同，将会覆盖原文档。

4）自动保存

在编辑文档的过程中，为了防止停电、死机等意外情况导致当前编辑的内容丢失，可以

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使用自动保存功能，每隔一段时间自动保存一次文档，从而最大限度地避免文档内容的丢失。

默认情况下，Office 2010应用程序会每隔10分钟自动保存一次文档，如果希望缩短间

隔时间，可在Office 2010应用程序“选项”对话框中进行更改，具体操作方法（以Word

为例）为:在“Word选项”对话框中切换到“保存”选项卡，在“保存文档”栏中，“保存

自动恢复信息时间间隔”复选框默认为勾选状态，此时只需在右侧的微调框中设置自动保存

的时间间隔，例如设置为“5”，然后单击“确定”按钮即可，如图25所示。

图25 设置自动保存时间间隔

2010应用程序文档的打开

若要对外存中己有的文档进行编辑，首先需要先将其打开。一般来说，先进入该文档的

存放路径，再双击文档图标即可将其打开。此外，还可通过“打开”命令打开文档，具体操

作方法如下：

1）在Office 2010应用程序窗口中，单击“文件”选项卡，切换到Backstage视图，然

后在左侧窗格中单击“打开”命令。

2）使用快捷键打开：Ctrl+O或Ctrl+F12。

3）若在“快速访问工具栏”中添加了打开按钮

，单击打开按钮。

使用上述方法后，在弹出的“打开”对话框（“打开”对话框如图26所示）中找到需要

打开的文档并将其选中，然后单击“打开”按钮即可。选择“打开”按钮旁边的下拉箭头，

还可选择不同的打开方式，如图27所示。

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图26 “打开”对话框 图27 打开方式选择

4）在Backstage视图中，单击“最近所用文件”选项卡，选择要打开的文件，则可直

接打开文件。

六、使用Office 2010帮助信息

在启动的Office 2010应用程序中（以Word 2010为例），单击功能区右侧的“帮助”按

钮，或者按下F1键，可以打开“Word帮助”窗口，在“搜索”框中输入需要帮助的关

键词，单击“搜索”按钮，即可选择需要帮助的内容进行查看。如图28所示。

图28 帮助窗口

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也可在Backstage视图中，单击“帮助”（如图29所示），选择更多种帮助方式。若用户

计算机处于联机状态，还能获取更多的在线帮助信息。

图29 Backstage帮助视图