Excel的正确使用方法及技巧

Excel的正确使用方法及技巧

Excel是人们经常使用的一种办公软件，掌握正确的使用方法和技

巧是很有用的。下面是小编整理的Excel的正确使用方法，分享给大家!

Excel的使用方法

处理表格

日常办公中一些重要的或属于保密性的文件都需要进行安全性的

设置，设置EXCEL文档的安全性的操作方法有很多。

加密Excel文件

如果不想让自己的Excel文件被别人查看，最好将其加密：单击

“工具”→“选项”，在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选

项卡，然后在“打开权限密码”(只允许读不能做修改)、“修改权限密

码”(可以阅读，也可以修改)输入框中输入该文件的打开权限密码及修

改权限密码。单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入

一遍密码，再单击“确认”，最后点“保存”按钮完成文件加密。下

次只有输入正确密码才能打开该文件。

对单元格进行读写保护(2003版本)

1)对输入信息进行有效性检测：首先选定要进行有效性检测的单

元格或单元格集合，然后选择“数据”菜单中的“有效性”选项，设

置有效条件、显示信息和错误警告来控制输入单元格的信息要符合给

定的条件。另外，这一部分设置很有用，如在设计一个Excel时，不允

许用户输入负数年龄及负工资等。

2)设置锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。选定需

要锁定的单元格;选择“格式”→“单元格”;在“单元格格式”设置对

话框中选择“保护”标签并选中“锁定”;选择“工具”→“保

护”→“保护工作表”，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设

置。

保护工作簿(2003版本)

打开“工具”→“保护”→“保护工作簿”。选定“结构”选项

可保护工作簿结构，以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工

作表，并且不可插入新的工作表。选定“窗口”选项则可以保护工作

簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。

保护工作表

在设置保护工作表前，首先确认要保护的单元格是否处于“锁定”

状态，选中并右击单元格，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，

选择“保护”选项卡，确认已选中“锁定”项，在默认状态下，单元

格和图形对象均处于锁定状态，此时，如果设置工作表被保护，则相

应信息不能修改。保护工作表的方法如下：选择“工具”→“保

护”→“保护工作表”，在打开的对话框中有“内容”、“对象”和

“方案”三个复选项，如果要防止、修改工作表中的单元格或图表中

的数据及其他信息，并防止查看隐藏的数据行、列和公式，则选中

“内容”复选框;如果要防止、改变工作表或图表中的图形对象，则应

选中“对象”复选框;如果要防止、改变工作表中方案的定义，则应选

中“方案”复选框。最后为防止其他用户取消工作表保护，还要在

“密码”文本框中输入密码。

保护共享工作薄

如果不想在共享工作薄后，让其他用户看到并编辑已有公式，可

在共享之前，将包含公式的单元格设置为隐藏，并保护工作表。步骤

如下：选定要隐藏的公式所在的单元格区域，选择“格式”→“单元

格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按

钮即可隐藏公式。

隐藏工作薄

选择“窗口”→“隐藏”，可以把当前处于活动状态的工作薄隐

藏起来，如果要取消隐藏，可选择“窗口”→“取消隐藏”命令，然

后在“取消隐藏”窗口中选择相应工作薄即可。

隐藏工作表

选择“格式”→“工作表”→“隐藏”，可以把当前的活动工作

表隐藏起来，要取消工作表的隐藏时，选择“格式”→“工作

表”→“取消隐藏”，然后在“取消隐藏”窗口中选择相应的工作表

即可。

隐藏行或列

隐藏行或列共有三种方法，这里以行为例：(1)右击要隐藏的行号，

在出现的快捷菜单中选择“隐藏”命令。(2)单击需要隐藏行中的任意

单元格，然后选择“格式”菜单下的“行 隐藏”命令即可。(3)移动

鼠标要隐藏行的右侧，按住左键，通过移动向左移动的方式，将列宽

调整为0，这样对应的行号会从工作表中自动消失，起到隐藏效果，要

取消隐藏，需要同时选择该行的左右相邻的两行，或者选中整个工作

表，然后选择“格式”菜单下的“行 取消隐藏”命令即可。

Microsoft Excel

设置只读方式

选择“文件”→“另存为”，在该对话框中选中需要设为“建议

只读”属性的工作簿文件，然后单击该对话框上的“选项”按钮，打

开“保存选项”对话框，选中该对话框中的“建议只读”复选框，然

后单击“确定”按钮，再单击“另存为”对话框上的“保存”按钮即

可。在“建议只读”方式下，无论何时打开工作簿，Excel总是首先显

示出一个提示信息对话框，建议应以只读方式打开工作簿。

修改扩展名

修改Excel工作薄的扩展名(把.xls改为其他扩展名)，Excel就不认

识了，最好是把扩展名改成.dll等系统文件的名称，然后再把文件的属

性设置为隐藏，让别人会误以为这是个系统文件，而不敢去碰它，自

己要用时再改回来就行了。

添加Excel下拉菜单

1、首先要打开Excel表格，然后在表格上面点击鼠标左键选中要

添加下拉菜单的单元格。

2、选中单元格以后，在窗口上面的菜单栏点击数据

3、点击数据以后出现下拉菜单，在下拉菜单上面点击有效性。

4、点击有效性以后出现数据有效性窗口，再有效性窗口上面点击

设置。

5、点击设置以后，在允许栏点击右边的下拉箭头选择序列。

6、在来源栏里面输入下拉菜单的内容，如：“上面，中间，下

面”，中间要用逗号隔开，输入逗号的时候一定要在英文状态下输入，

输入来源后点击确定。

7、这样下拉菜单添加成功了，点击下拉箭头就可以看到菜单上面

的内容了。[1]

合并单元格

1、首先我们需要将“合并后居中”这一按钮添加到“快速访问工

具栏”。点击“快速访问工具栏”的下三角按钮，打开下拉菜单。在

下拉菜单中点击“其他命令”。

2、在出现的“Excel选项”对话框中。左边找到“合并后居中”，

并且选择它。点击“添加”，最后点确定，“合并后居中”这一按钮

就添加到“快速访问工具栏”了。

3、我们这时按一下Alt键，会发现“快速访问工具栏”中的“合

并后居中”按钮上会出现一个数字，我这儿是6。

4、这样，我们就知道“合并后居中”的快捷键为“Alt+6”了(如

果你按照本文第三步找到的数字不是6，这儿的快捷键就是“Alt+你找

到的实际数字”)。随意选择一块区域，键入快捷键“Alt+6”，你会

发现这块区域已经合并后居中了。

Excel行列转换

1.打开需要转置的单元格区域。

2.点击“编辑”-“复制”或按ctrl+c复制这片区域。

3.把光标定位到要转置的位置。

4.选择“编辑”菜单，点击“选择性粘贴”，在打开的对话框中，

右下角有一个转置复选框，我们勾选它;设置好点击“确定”。

5.确定之后，可以看到，单元格的数据已经从行变成列。

Excel数据分析

1、以Excel2010版本为例，新建并打开excel表格。

2、首先添加数据分析插件，点击左上角文件按钮，出现菜单页面，

点击选项按钮。

3、然后点击“加载项”选项，选中“分析工具库”，点击下方

“转到”按钮。

4、然后出现excel加载宏界面，在”分析工具库“前方框内打勾，

点击确定。

5、经过上一步已经成功添加”数据分析插件“，在”数据“-”

数据分析“下可以找到。

6、然后点击”数据分析“，可以找到相关的分析方法，如 回归

分析，方差分析，相关分析等。

Excel的提速大法

1、快速启动Excel

日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，

设置方法：(1)启动“我的电脑”进入Windows目录，依照路径

“Start MenuPrograms启动”来打开“启动”文件夹：(2)打开

Excel 所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时

Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows

就可快速启动Excel了。

2、快速获取帮助

对于工具栏或屏幕区，只需按组合键Shift+F1，然后用鼠标单击

工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素

的详细帮助信息。

3、快速移动或复制单元格

先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左

键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在

释放鼠标之前按下Ctrl即可。

4、快速查找工作簿

可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：(1)单击工具

栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分

名，可以用通配符代替;(2)在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的

文字，最好是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功;(3)选择“开始

查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都

会显示“找到了0个文件”的信息，应该耐心等待，只有当“打开”

按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。

5、快速打印工作表

若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对

话框，程序繁琐。若要跳过该对话框，可以单击“常用”工具栏上的

“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使

用“选定工作表”选项打印。

6、快速切换工作表

按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按

Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。还可用鼠标去控制工作

表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进

行切换。

7、快速切换工作簿

对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下

的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部

列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”

菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多

于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命

令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，

只需单击其中需要的名字即可。

8、快速插入Word表格

Excel可以处理Word表格中列出的数据，可用以下方法快速插入

Word表格：(1)打开Word表格所在的文件;(2)打开要处理Word表格

的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格

的区域;(3)选中Word中的表格;(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗

口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

9、快速链接网上的数据

可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：(1)打开

Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后

单击“编辑”菜单的“复制”命令;(2)打开需要创建链接的Excel工作

簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;(3)单击“编辑”

菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择

“粘贴链接”按钮即可。若想在创建链接时不打开Internet工作簿，

可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置。

10、快速创建工具栏

通过工具栏可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，可以根据

需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击“工具”菜单中的“自定

义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建

工具栏”名称，然后单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口就可

以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此

“落户”。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意：不

能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。

11、利用模板创建工作簿

模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速

地创建相似的工作簿。创建模板方法为：(1)打开一个要作为模板的工

作簿;(2)选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话

框;(3)在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定

“模板(*.xlt)”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件

夹Templates文件夹;(4)在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件

夹，单击“保存”即可。这样就可以根据该模板快速创建新工作簿了。

12、用“超级连接”快速跳转到其它文件

用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若要切换到其它文件，

只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可

跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击

“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

Excel的常用函数

Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、

工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学

和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。

工程

工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种

类型：对复数进行处理的函数、在不同的数字系统(如十进制系统、十

六进制系统、八进制系统和二进制系统)间进行数值转换的函数、在不

同的度量系统中进行数值转换的函数。

财务

财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资

的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数：

未来值 (fv)--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。

期间数 (nper)--投资的总支付期间数。

付款 (pmt)--对于一项投资或贷款的定期支付数额。

现值 (pv)--在投资期初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值

为所借入的本金数额。

利率 (rate)--投资或贷款的利率或贴现率。

类型 (type)--付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。

信息

可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信

息函数包含一组称为 IS 的工作表函数，在单元格满足条件时返回

TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN 工作表函数返回

TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使

用 COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，

或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。

数据库

当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数

据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计

算出所有销售数值大于 1,000 且小于 2,500 的行或记录的总数。

Microsoft Excel 共有 12 个工作表函数用于对存储在数据清单或数据

库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为 Dfunctions，也称为 D

函数，每个函数均有三个相同的参数：databa、field 和 criteria。

这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数 databa

为工作表上包含数据清单的区域，参数 field 为需要汇总的列的标志，

参数 criteria 为工作表上包含指定条件的区域。

逻辑函数

使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。例如，

可以使用 IF 函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。

统计函数

统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如，统计工作

表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜

率和 y 轴截距，或构成直线的实际点数值。

文本函数

通过文本函数，可以在公式中处理文字串。例如，可以改变大小

写或确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。

下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数 TODAY 和函数 TEXT

来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以"dd-mm-yy"的

格式表示。

=TEXT(TODAY(),"dd-mm-yy")

查询和引用

当需要在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单

元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。例如，如果需要在

表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用 VLOOKUP 工作

表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用 MATCH 工

作表函数。

数学和三角

通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、

计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。

日期与时间

通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。

用户自定义

如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无

法满足需要，则需要创建用户自定义函数。这些函数，称为用户自定

义函数，可以通过使用 Visual Basic for Applications 来创建。