电子邮件使用管理规定

电子邮件使用管理规定

1.0 目的

在使用公司邮件系统中应遵守的相关规定，加强电子邮件系统使用的安全管理，规范电子邮件

的使用，保证信息安全，防止电子邮件系统被滥用、误用；确保系统安全、顺畅、高效、稳定

运行以便提高办公效率

2.0 适用范围

对使用桑菲公司电子邮件系统在对内部和外部进行邮件收发时的行为进行规范，包括邮箱的安

全和权限设置；邮箱的使用规则等

3.0 定义

3.1 电子邮件：通过邮件协议如SMTP或IMAP发送信息。传统的电子邮件客户端有Louts

Notes,和MS Outlook等。

邮件转发（Forwarded email）：从内网向外部再次发送邮件。 3.2

连锁邮件（Chain email or letter）：连续发送的电子邮件。通常要求将信息复制多份3.3

转发给其他人，承诺按照执行会有好运，或者不发送的话会有厄运等。

敏感信息：有可能破坏公司或其顾客声誉或市场地位的信息。 3.4

病毒警告：包含病毒或恶意代码警告的电子邮件。大部分这部分电子邮件的内容都不真3.5

实，经常用于误导、恐吓接收者。

垃圾邮件：邮件内容对于邮件使用者为无用的信息的邮件，例如广告，订阅的杂志，新闻3.6

等

4.0 职责

4.1 IT负责：

公司使用的电子邮件帐号统一由IT部门接受申请并管理。

4.2 各部门负责：

公司员工有权申请和正确使用电子邮件系统；各部门经理有责任引导和监控员工遵守、

执行本邮件使用管理办法。

所有员工都要严格遵守本安全策略的相关规定，员工之间应互相监督，及时制止违反规

定的人员，对于使用公司邮箱传播反动言论、从事任何与法律或公司制度相违活动的人

员将禁用或者注销其邮箱，并根据情节严重给予相应处罚或提交司法机关处理。

5.0 程序

*****************本文件的版权归桑菲公司所有，未经许可，不得复制*****************

5.1 公司电子邮件的使用要求

桑菲电子邮件系统禁止用于创建与分发任何含有破坏性、歧视性的信息，包括对种族、

性别、残疾人、年龄、职业、性取向、宗教信仰、政治信念、国籍等方面的攻击性语

言。桑菲的员工如果接收到任何含有此类信息的邮件，应立即向主管领导和IT部门进行

汇报。

禁止使用公司邮件帐号发送连锁信。禁止使用公司电子邮件帐号发送病毒或恶意代码警

告邮件。这些规则也适用于当公司员工接收到这类电子邮件并进行转发的情况。

5.2 电子邮件软件的安装和升级

工作邮箱必须使用邮件软件客户端或者新版本的浏览器收发邮件，软件要及时升级，减

少由于软件的漏洞而受到外部攻击，避免因此而导致的邮件丢失和系统中毒。

5.3 接收和发送电子邮件的安全规定

邮件必须有标题，尽量以文本方式浏览邮件，陌生人的邮件附件尽量不要打开，禁止撰

写、发送、转发各种垃圾邮件，禁止在未经授权的情况下利用他人的计算机系统发送互

联网电子邮件。IT部门应经常检查反垃圾邮件和防病毒系统并定期升级其特征库，避免

垃圾邮件和蠕虫病毒的传播。禁止使用工作邮箱从事任何非法活动及其与工作无关的邮

件。为了保证邮件安全禁止使用自动转发功能。

5.4 对业务信息通过邮件传送的规定

公司业务信息邮件必须使用公司规定的业务专用邮箱发送，除了业务相关邮件禁止使用

业务邮箱发送其他邮件。邮件必须主题明确，能够通过邮件主题判断业务类别。做好邮

件的病毒防护工作。发送邮件应该注意邮件的保密，避免泄漏公司机密。

5.5 工作邮件内容的备份

个人工作使用的邮箱，要至少每两周做一次备份到个人电脑，避免由于电脑故障导致邮

件丢失影响正常业务开展。

IT部门负责将公司邮件数据须定期备份以确保邮件完整，邮件备份保留期限为一个月。

5.6 垃圾邮件/广告控制

IT部门通过防垃圾邮件系统，将有垃圾邮件嫌疑的邮件过滤、存档定期删除，用户可以

提出将某些邮件作为垃圾邮件屏蔽

5.7 病毒侦测和预防

IT部门通过防病毒邮件系统，将有病毒邮件嫌疑的邮件过滤、存档定期删除

5.8 对敏感信息加密

对带有敏感信息的邮件内容，建议通过加密方式发送或者将附件压缩为加密形式发送，

7.0 参考文件

《信息交换管理策略》

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