外贸业务人员 职责清单

外贸业务员工作清单知识 2009-11-09 22:50:42 阅读159 评论0 字号：大中小 订阅 .

外贸业务员工作清单

一．外贸业务工作流程：

1. 整理报价：

针对不同客户询盘，提供相关报价资料。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品

的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货

期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来，并由

经理签字存档。

2. 处理样品：

制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品

尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。另，针对有的工

厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情

况下，汇报上级，达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息，以便及时追踪和后查。

3. 订货（签约）：

贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协

商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对

商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索

赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。合同需由业务

和经理审批，填入“出口合同审核表（订单跟踪表）”，尽可能将各种预计费用都列

明。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

4. 收取订金或信用证：

4.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C

后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它

可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

4.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

5. 下国内生产定单：

在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。根据订单制定生产计划单，经过审

批后，下达到生产部进行生产。如需要，应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印

刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读OK，以免影响出货。

6. 追踪和验货：

在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便

业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周，通知公司验货员验货。如

客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交

货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

注：每次新产品出货，需有大货样品留底。

7. 租船订舱：

7.1．在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询

价，确定本次出运的货代公司。

7.2、在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据报来的装箱单，

结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。通常在开船

一周前可拿到定仓纸。

7.3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单

据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。

7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费

用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发

票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于报关、出运；

7.5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将

单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。

10. 出口报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常

要给报关留出两天时间（船截关前）。

10.1单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、

出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收

到上述单据。

10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证

凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。

10.3公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后，

货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。

11. 收款：

11.1.准备文件：督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船

公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确

认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件（商业发票/一般原产地证/装箱

单等）。

11.2. 交单：

采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错

误，才交银行议付。

采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单

正本及其它文件寄给客人。

12.核销退税：

一般在报关之日起90天内核销，核销后公司方可到税务局申报退税。

13．业务登记/存档：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统

计等。

14.售后问题的处理：

因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数

量索赔的，业务人员应及时处理。

注：以上业务处理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并应同单证报关人员紧密配合工作，

处理好相关交接工作，以免产生问题。

二．现有客户维护和新客户开发：

1.现有客户关系维护

1）处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系

2）适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良

好的企业和品牌形象。

3）在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

4）及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。

2.新客户开发

通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。

三．其他相关职责：

1.外事接待

2.建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定

单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。

3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。

4.提交月/季度报表和年度总结。

5.注意不断提高业务员自身知识和素养。