历史档案整理及数字化方案

历史档案整理及数字化⽅案

历史档案整理及数字化⽅案

第1章质量保证

1.1 ISO9002质量体系规范

在档案的整理和数字化加⼯部门，****实⾏ISO9002 《质量体系⽣产、安装和服务的质量保证模式》，为客户提供操作规范、

质量优秀的服务。

按照ISO9002的要求，不仅仅实施质量管理、管理控制，并且提供从整理到扫描加⼯、售后服务等⼀系列紧密相扣的各个环节

中受到监测、控制，进⽽进⾏进⼀步的改进和优化。

1.2 PMBOK项⽬管理知识体系指南

对于客户档案整理和数字化加⼯项⽬，****将参考PMBOK对项⽬实施管理。从项⽬综合管理、项⽬范围管理、项⽬时间管

理、项⽬费⽤成本管理、项⽬质量管理、项⽬⼈⼒资源管理、项⽬沟通管理、项⽬风险管理、项⽬采购管理9个⽅⾯实施。

1.3 专业化、流⽔化作业

****档案整理加⼯部，实⾏专业化和流程化的作业规范。

将档案服务分为档案整理和数字化加⼯两个组。档案整理划分为：承接登记、档案⼊库、拆分编号、档案鉴定、托裱修补、填

写卷⽪、装订还原、质量检查、移交⼊库等9个⼯位；数字化加⼯划分为：扫描、扫描质检、图像处理、图像质检、著录、著

录质检、制作⽬录、批量挂接、数据检查验收（总质检）、数据备份、成果管理等11个⼯位；每个⼯位都实⾏项⽬组长负责

制。

专业化作业：所有的⼯⼈都分配唯⼀的⼯位，并为每个⼯位的⼯⼈实⾏标转化作业培训，以保证⼯⼈技能的专业化，从⽽能够

更⼤限度的保证项⽬进度和项⽬质量。

流⽔化的作业：让每个流程点更加容易被监控，质量更容易被评估。每⼀个⼯⼈当

前任务完成后，组长进⾏检查后，才能移交到下⼀个⼯位，这样保证每个⼯位在本流程点做的⼯作符合品质要求，减少反复环

节。

1.4 软件全程管理、监控

****采⽤专⽤的软件对档案数字化加⼯的过程实⾏全⾯的管理。

2.1 签订保密协议、制定保密措施

在项⽬开始前，⾸先要签订保密协议。****⾸先同客户签署保密协议，保证档案和档案信息的安全和保密，同时，****同公司项

⽬的⼯作⼈员签署保密协议，从制度和法制上约束员⼯的⼯作⾏为。

在制度上，对⼯作环境和⼯作设备进⾏严格要求，⾮⼯作设备不允许带⼊⼯作场所，任何与⼯作相关物品出库都需客户检查确

认，电⼦存储相关设备（硬盘、U盘、光盘等）在⼯作完成后进⾏分区格式化和物理销毁。

2.2 档案情况调研

在项⽬开始前，⾸先要进⾏档案情况的调研。

调研的主要⽬的是对档案的纸质情况（纸张的⼤⼩、纸质、新旧、破损程度）、整理情况进⾏了解，然后依照客户的预定⼯

期，对项⽬所需的各类⼈员配给、项⽬实施的⼯期等做出合理安排，并提交调研报告。

2.3 明确项⽬⼯作范围

按照客户对移交档案鉴定的具体要求，并结合档案的整理要求，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些

额外字段等情况进⾏明确。

2.4 制定项⽬实施计划

通过档案情况调研和明确⼯作范围后，便可以依照客户的项⽬⼯期，确定本项⽬的⼈员配给、设备投⼊、岗位设置、服务计

划、服务期限等实施计划。

第3章档案整理

3.1 遵循标准

3.2.2 完整性

在档案的整理和数字化过程中，需要对原来装盒组卷的档案拆分和重新装订，****对这些档案将尽量保证其完整性，如果特殊

原因不能保证原来的完整性，我们将会提前以书⾯形式向客户提请申请。

3.2.3 原始性

在整理加⼯过程中，****将确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信

息。

3.3 整理步骤

3.3.1 承接登记

项⽬开始后，⾸先是要将档案从客户档案库房中转移到加⼯现场的临时库房。在转移之前，甲⼄双⽅共同在现场完成档案的逐

本步骤完成后，将会形成《档案⼊库清单》和《加⼯批次清单》。

3.3.3 拆分编号

拆分是档案整理中的必要过程。拆分就是把档案的装订线、装订针等拆除（所有⾦属物都必须拆除），使档案纸张变为离散的

状态，为后期的整理、修补等⼯序做好准备。拆分时要谨慎⼩⼼，避免撕毁、遗落或者损坏档案。

在拆分之后，要⾸先按照《客户对移交档案鉴定的具体要求》对编号进⾏处理，修改其中的漏编、多编、错编等问题。重新编

号⼀律采⽤铅笔，在纸张的空⽩之处（装订线的对上⾓，字的⼤⼩不超过2平⽅厘⽶）编写，号码笔迹必须⼯整、清晰。

重新编号的⽬的主要是：其⼀，以保证在其后的整理和数字化加⼯过程中避免实体和数字化⽂件不符；其⼆，对于在承接登记

过程中登记的每卷页数进⾏核查，以确认是否于登记的页数相符。

拆分编号后，对⽐《承接清单》，完成《承接登记与拆分重编号页数对照表》，对于同《承接清单》登记有偏差之处，及时通

知客户相关⼈员。

3.3.4 档案鉴定

按照《客户对移交档案鉴定的具体要求》，对其中描述的各种情况进⾏鉴定整理，这个步骤是本项⽬最重要的部分，在开展本

页数对照表》，核查⼊库档案的数量。

移交⼊库后，形成《移交清册》。

第4章数字化加⼯

4.1 遵循标准

纸质档案数字化技术规范DA/T 31-2005

档案著录规则DA/T 18－1999

4.2 定义

纸质档案数字化就是采⽤扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进⾏数字化加⼯，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载

体上并能被计算机识别的数字图像或数字⽂本的处理过程。

4.3 加⼯原则

4.3.1 保护档案实体

档案的数字化加⼯⾸先要保证档案实体在加⼯过程中不被损坏。鉴于客户此次加⼯的档案纸质较差，****将采⽤平板扫描仪扫

描档案。

4.3.2 保密档案信息

除了与档案加⼯⼈员签署保密协议外，对于各种存储介质不允许带出加⼯现场。对于磁介质的设备，在加⼯任务完成后，采⽤

档案上架

装箱移交进馆

4.4.1 扫描

通过扫描，纸质档案数字化为电⼦档案。本步骤是档案数字化的核⼼和基础，直接影响对于纸质档案获取数字化信息的好坏。

扫描过程对扫描后⽂件质量影响的主要参数是：扫描分辨率（DPI）、⾊彩（⿊⽩、灰度、彩⾊）、存储格式（JPG、

TIFF）、明暗度和对⽐度。

按照《客户历史档案整理及数字化需求⽅案》、《客户对移交档案著录、扫描、刻录光盘和原件整理装订具体要求》，⿊⽩扫

描采⽤300DPI、灰度彩⾊采⽤200DPI，字迹清晰的档案采⽤⿊⽩扫描、字迹模糊或纸张质量差的使⽤灰度扫描、有中央领导

批⽰的原件、名⼈名家⼿迹、套红头页及加盖公章页采⽤彩⾊扫描，存储格式采⽤TIFF（采⽤标准的CCITT Group 4算法压

缩）和PDF格式。

****采⽤拥有独⽴知识产权的扫描软件，该软件具有缓存和多线程机制，能够很好的配合⾼速扫描仪，以保证图像不丢失；同

时，软件有⾃动分析扫描纸张纸质情况的功能，能够通过采样分析，⾃动调解对⽐度、明暗度等参数，从⽽达到较好的扫描效

果。

考虑到客户进馆档案的年代较远、纸质较差、档案珍贵，****将尽量采⽤平板扫描仪扫描，以保护档案。

4.4.2 扫描质检

在扫描完成后，对扫描的图像进⾏第⼀次质检（⼀校），⼀校主要是检查图像是否漏扫、重扫、图像是否按照规定要求扫描、

是否清晰等。

4.4.3 图像处理

在档案扫描完后，由于各种原因（纸质、装订孔、摆放不齐等）会导致扫描后的图像有倾斜、⿊边、⿊孔等问题。

****图像处理软件具有⾃动倾斜校正、字迹加深、⼿⼯修图、批量压缩等功能，

还集成了OCR功能，能够将最细⼩的⿊点同⽂件正⽂（如“、”“，”“。”等）的标点符号等区分开，从⽽使档案图像清晰、整

洁。

4.4.4 图像质检

图像质检也是对扫描⼯序的第⼆次校验（⼆校），主要对两⽅⾯的情况进⾏检查：

图像数量：对处理的图像数量是否同拆分编号的数量⼀致、图像是否存在重扫、漏扫的情况进⾏检查。

图像质量：对图像是否清晰、可阅读，是否字迹断连、字迹过深，是否达到扫描要求的分辨率和⾊彩等情况进⾏检查。

对于图像的质检主要由图像组项⽬组长以⼈⼯的⽅式进⾏检查。

4.4.5 条⽬著录

在整理、核准之后，将标题、⽂件编号、责任者、附件、稿本、⽂种、密级、保管期限等著录项著录到客户现⾏的档案管理系

统中。

4.4.6 著录质检

第⼆天由著录质检组对前⼀天的著录内容进⾏全部质检，以保证著录质量达到万分之三的错误率控制。

4.4.7 制作⽬录

按照客户和中央档案馆对⽬录的要求，制作符合标准的⽬录，打印出来，然后进⾏装订。

此⼯作完成后，形成的成果是档案的《卷内⽬录》、《备考表》等。

4.4.8 批量挂接

批量挂接将扫描图像和著录的条⽬通过规则进⾏匹配，并⾃动将图像上传到客户专⽤服务器上。

4.4.9 数据检查验收

管理的需要。

第5章成果交付

5.1 交付内容

成果交付不仅包括整理和数字化成果，⽽且包括加⼯过程中产⽣的所有和档案数据有关的材料及存储介质，在成果交付后，数

字加⼯中⼼不允许留存任何和加⼯数据相关的材料和数据。其中硬盘及移动介质中的数据在客户的监督下全部重新分区格式

化，光盘及流程单据全部移交客户或者物理销毁。

在成果交付后，整理和数字加⼯中⼼不允许留存任何数据及相关单据。

5.1.1 流程处理单

将流程处理单及质量控制单、各⼯序的质量抽检单按照类别及产⽣⽇期分别装订成册移交。

5.1.2 档案还原

将已经达到整理和数字化标准的档案，按照档案交接时提供的《承接登记清单》装箱，为便于上架还原，装箱时要求装箱分类

和装箱次序与《承接登记清单》保持⼀致，同时提供《承接登记与拆分重编号页数对照表》，清点⽆误后协助客户还原上架。

5.1.3 光盘数据

提供完整的光盘数据，每张光盘要求有清晰的标注说明，同时提供《光盘清单》，并装订成册，清单内容包括每张数据光盘包

含的内容，每张光盘详细的⽬录结构及⽂件结构表及数据光盘的详细统计报表。

统计报表包括统计不同的档案类别和全部类别档案的著录条⽬（案卷、卷内）、扫描

页数、图像⼤⼩（MB）、图像⾊度信息。

5.1.4 光盘介质要求

作为最原始的数据，需要提供长期存档的光盘，因此光盘介质本⾝必须满⾜长期存档要求。采⽤正品盒装SONY、Maxcell(万

盛)、VERBATIM（威宝）等DVD介质，禁⽌使⽤廉价散装⽆名产品，刻录内容不应超过4.2GB。档案的影像⽂件必须存放在

同⼀张光盘上，不允许分拆。

在光盘表⾯⽤油性软笔醒⽬标注光盘编号、刻录⽇期。禁⽌在光盘上粘贴标签，或⽤可能划伤光盘反射层的硬笔在光盘表⾯进