档案数字化加工流程

1. 档案数字化加工流程

档案数字化是由多个流程构成，每个流程环环相扣，前一流程完成的好坏直

接影响下一流程工作的开展。根据《纸质档案数字化规范》等国家关于档案数字

化的相关规定和紫光数字化团队多年的项目经验，将档案数字化总体流程用拓扑

结构表示如下：

1.1. 纸介质档案数字化流程

1.1.1. 档案出库

为保证档案数字化工作顺利进行，档案数字化工作需要用户另外提供场所，

因此，从档案室提卷是数字化工作的第一个步骤。档案是客户宝贵的信息资源，

具有唯一性和不可复制性，在数字化过程中必须要保证档案没有遗失、没有损坏、

要做到不重不漏。要保证出库的档案能保质保量地归还做好档案出库登记是非常

重要的。

为保证档案不遗失，档案出库采取一日一提，当天工作开始前半小个小时紫

光数字化团队在用户档案负责人的陪伴下去档案室提取档案，当天工作结束前半

个小时归还所提档案。在档案从密集架上下架时，要按照档案原来的排放顺序，

作好记录，在档案归还时能保证档案能按原位置排列，不打乱其原排放顺序。

➢ 档案出库要登记以下内容：提卷人、提卷时间、存放位置、提卷的案卷号（盒

号）、提卷数量等，作为归还时的核对依据，便于用户清点档案。档案提卷需

用户在场，在用户和紫光数字化工作人员签字确认数量后进行档案移交。

➢ 在工作结束后归还出库档案时需用户清点，紫光档案数字化工作人员按照档

案原来的排放顺序在密集加上依次排好，用户确认无误后签字。

1.1.2. 档案整理

为确保档案数字化质量，扫描完图像清晰可辨，并符合国家关于档案数字化

的要求， 需要对档案进行适当整理，并视需要做出标识。包括：目录数据准备、

拆除装订、区分扫描件与非扫描件、页面平整、整理登记和装订等工作。

1.1.2.1. 目录数据的准备

根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）要求，规范档案目录内容，包括确定

档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文

件名、责任者、起止页号和页数等，在征得客户同意后应进行修改。紫光数字

化工作人员需将修改的内容详细记录在紫光自主研发的档案数字化流程软件中，

并作为扫描时参考。

1.1.2.2. 区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中或同一件中的扫描件和非扫描件区分开，无关和重份

的文件不扫描，在征得客户同意的情况下抽出无关和重分的文件，并将抽出的

文件详细记录在档案数字化流程软件中，备以查考。同时对非扫描件做标记，

便于扫描时区分。

1.1.2.3. 对案卷查重、补漏

根据卷内目录逐页检查该案卷内档案是否有重份、缺页的情况，在正文中

规定有附件的文件要检查附件是否齐全、完整。对文书档案按件整理的情况，

根据归档文件目录逐件检查页数、题名是否与原文件相符。根据《归档文件整理

规则》（DA/T22-2000），对于批复文件检查该文件后是否有对应的请示文件，转

发文后面是否有被转发文，复函是否有对应的来函。如有缺失，需将缺失内容

记录在档案数字化流程软件中，并及时通知客户档案工作负责人，协助查找缺

少的文件，并在扫描工作开始之前补全缺少的文件，若因各种原因客户找不到

缺失文件，数字化工作人员需在紫光档案数字化流程软件中对相应的文件做记

录，并在紫光档案管理系统中录入该条档案信息时在备注中做记录，同时对应

的纸质文件目录也需在备注写明缺少内容。

1.1.2.4. 检查案卷排列顺序

根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）中规定，装订时，正本在前，定

稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发

1.1.2.5. 编制页码

为便于数字化流程交接，整理过程中需对每份文件编写页码，在紫光档案

数字化流程软件中作记录，备以查考。编写页码需用铅笔逐页填写，禁止漏编、

重编，件码均从1开始。对于双面打印的文件每面都要编写页码，单面打印的

文件只在有字面标记页码。为确保页码位置统一、整齐，页码写于每页文件的

正面的右下角，反面的左下角，所写页码要不影响原文的阅读。若客户有别的

编码规则，按照客户的要求编码。每编完一份文件，数字化工作人员需在档案

数字化流程软件中标明这份文件的页码。

1.1.2.6. 页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响

扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。在修整的过

程中要小心、细心，避免损坏档案原件。

1.1.2.7. 拆除装订

与客户档案负责人共同协商档案的拆分原则，并确定哪些档案可以拆除装

订，哪些不能拆除装订，需保持原状。在拆除装订过程中，对档案实体要轻拿

轻放，小心拆除装订，不能损坏档案。拆除订书钉时，要用钳子从反面将订书

钉的两个脚夹断，再从正面用钳子将订书钉主体摘除，禁止用夹子或钳子直接

从正面将订书钉拽出，造成档案原件的破损。

1.1.3. 目录建库及数据录入

根据用户目录数据库及著录要求，在客户要求的档案软件管理系统或其他通

时录入同一份档案的目录数据，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器

校验，当两者一致时跳过， 默认此条信息输入正确，若二者输入不一致时，软

件就会报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示“数据不

一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与

档案原稿进行比对比将数据修改正确。

1.1.4. 打印报表

在数据库建立完毕后，对照档案实体的排列顺序，在档案管理系统中打印

案卷目录和卷内目录。若是以件为单位整理的文书档案，则打印归档文件目

录。将打印目录依次放入对应卷内或者盒内。同时形成档案案卷目录或者归档

文件目录汇编一套，在数字化工作结束时交给客户，作为纸质载体的检索工

具，为档案利用者提供多种检索方式。

1.1.5. 扫描

扫描是档案数字化的最关键、最重要的部分，扫描的好坏直接影响数字化

工程的质量。根据不同档案纸张的大小、厚薄及页面色彩，选择不同的扫描

仪。较为规整的选择高速扫描仪，较薄、较厚和不规整的用平板扫描仪，幅面

较大的图纸用工程扫描仪。这样既能达到保护档案的目的，也能提高档案数字

化加工的速度。

1.1.5.1. 扫描原则

➢ 不重、不漏：档案的每一张纸都要扫描，无论单面、双面有信息的都要

扫描，并且要保证不能出现重复扫描；

➢ 不重、不轻：不重不轻主要时保证扫描后的档案线条清晰、无断线、无

断字、线条不过黑、字迹不成黑团、清晰可辩。同时也保证了扫描后图

像大小控制在一个合理的范围内；

➢ 数字化人员严格按照扫描流程，保证不扫错、扫乱。根据纸张情况采用

不同扫描仪扫描之后，档案要恢复原来的排放顺序；

➢ 尽量保持扫描文档的数量和存储顺序与原档案资料的数量和顺序一致。

1.1.5.2. 扫描仪的选择

➢ 根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业

扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。

➢ 大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换

设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

➢ 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；

纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

➢ A4幅面档案的扫描一般使用高速扫描仪，因此，扫描人员应该非常小心，

不合适的纸张，采用平板扫描仪来扫，在卡纸的时候，不能硬拽，以免

损毁档案，应该把扫描仪的盖子打开，解锁扫描装置，然后轻轻拽出。

如有褶皱，应该使用厚重的平整物体（如：书等）压放，使其恢复原来

的平整。

➢ A4以上幅面的图纸因为幅面较大，因此扫描一般采用横向的方式进行

扫描。这样扫描有几个好处：一是扫描仪的速度和扫描的分辨率以及扫

描的长度有关，因此，横向扫描能提高扫描速度，减少扫描时间；二是

工程扫描仪是滚筒式的，图纸在扫描器中的进纸的距离越短，图纸被损

毁的几率越小。

➢ 图纸的扫描需要两个人同时进行，第一个人负责整理图纸，记录图纸大

小和数量、并扫描；第二个人在扫描的时候要从工程扫描仪的另外一头，

轻拽、托图纸，保证图纸受力均匀，并在扫描完后，按照原样折叠好图

纸，放入盒中。

➢ 图纸扫描前，要注意图纸中有无折痕较深或者图纸已经发生撕裂，如果

有这样的图纸，在扫描的时候要使断痕垂直于工程扫描仪的方式扫描，

这样能保证不使折痕在扫描过程中撕裂档案。

➢ 在最开始的图纸扫描过程中，要反复试验扫描的对比度、明暗度，试扫

并处理后，由客户检查是否合格。如果合格，则记录下来，并应用于以

后的扫描中。紫光数字化加工小组携带的扫描仪具有扫描后调节明暗度

和对比度的能力，能够极大的方便扫描，并减少扫描的次数，因此能够

非常有效地保护档案。

1.1.5.3. 扫描色彩模式的选择

➢ 扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等；

➢ 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模

式进行扫描；

➢ 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色

文字的档案，可采用灰度模式扫描；

➢ 页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，需

要采用彩色模式进行扫描。

1.1.5.4. 扫描分辨率的选择

分辨率是指单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英吋点数（dpi）

表示。

在扫描前，根据纸张情况，选择合适的分辨率，保证扫描完的图像清晰、

完整，不影响图像的利用效果。

➢ 一般的屏幕阅读，采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描

时，其分辨率一般选择200dpi即可；

➢ 需要进行OCR汉字识别的档案，选择分辨率一般为300dpi；

➢ 特殊情况下，如文字偏小、过于密集、清晰度较差等，可适当提高分辨

率。但同时应保证在电子图像清晰可读，且存储容量尽可能较小。

1.1.5.5. 扫描图像存储格式

➢ 采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用

灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的

压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储

容量为准则。

➢ 提供网络查询的扫描图像，存储为PDF（双层PDF）或客户要求的其他

格式。

1.1.5.6. 扫描图像命名规则

➢ 纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，

以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名；

➢ 多页文件可采用该文件档号并建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件

命名。

1.1.5.7. 图像校对

为保证扫描的质量避免扫描过程中发生重复扫描和漏扫的现象，在扫描工

作完成后将对扫描图像进行人工的校对，发现问题并及时纠正。对于重扫的文

件图像经确认无误后删除多余扫描图像，漏扫的要补扫。对于扫描后图像质量

不过关的图像，要重新扫描，直到扫描图像达到质量要求。

1.1.6. 图像处理

图像的处理，是保证数字化质量的重要步骤。由于档案原件及扫描仪的问

题，扫描后的图像可能存在如下问题：倾斜、有黑边、有污迹、有索引孔、图

纸还会有折痕产生的黑线、整个图像某些部分过浅，某些部分过黑等。

1.1.6.1. 一般图像处理

➢ 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为

准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

➢ 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑

边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展

现档案原貌的原则。

➢ 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为

一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

➢ 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩

小图像文件的容量，节省存储空间。

1.1.6.2. 图纸档案图像处理

➢ 图像处理方案

首先要处理黑边和杂点，为以后的自动倾斜校正做好准备工作；接着

需要使用图像处理软件的自动倾斜校正功能，由于图纸的信息较为复杂，

因此自动倾斜校正有可能会失效，这时候需要加工人员手动纠偏，一般图

纸上都会有横平竖直的线条，以这些线条作为参照，能够保证纠偏的效果。

➢ 图像折痕的处理

首先要分辨哪些图像中的真实线条，哪些试折痕，可以比照图纸查看，

如还无法确定，应该咨询客户的负责人。对于折痕的处理在空白地方可以

直接删除，如比较接近真正线条的时候，需要做放大，然后处理。

➢ 褪色的图纸图像处理

褪色图纸扫描后有可能出现扫描后图像深浅不均匀。这时候应当尽量

保证线条不断，即要保证宁深勿浅。如果还是不行，可以采用增加扫描分

辨率的方式，或者采用灰度方式进行扫描（需要用户的书面认可）。在处理

过程中，采用magic stick魔术棒的方式，能够以扩散和粘连的方式，对

过深的非有用图像杂点进行处理，这样就能够比较容易的把较深的图像处

理干净。

1.1.7. 质量检验

质量检验分图像质量检验和目录数据检验两部分。

图像质量检验包括：扫描图像的排列顺序与档案原件的排列顺序是否一致；

发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；对图像偏斜度、清晰度、失真度

等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

目录数据检验：数据项的质量检测主要是检测其录入正确率。

检验方式：原则上目录数据的检验方式为全检，图像质量检验方式为抽检，

一般一个全宗的抽检比例不低于5%，检验的合格率应在95%以上。

1.1.8. 数据挂接

数据挂接是将档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过

质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总，将数字化

成果与档案应用管理系统对应条目建立连接，是丰富档案系统信息资源，实现全

文检索、查看文件信息的关键。

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多

个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，认真核查每一份

图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数

与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中

文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份

文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数

据库与图像文件的批量挂接提供条件。

通过编制程序或借助紫光管理应用系统，可实现目录数据对相关联的数字图

像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

1.1.9. 数据备份

为了保护档案数字化成果，完善档案管理容灾措施，将对档案数字化成品

进行数据备份。通过验收后的成品数据利用紫光档案管理系统或其他软件的光

盘制作功能刻录成刻录到DVD光盘中，在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号

以便日后进行查找。

每张光盘包含说明文件，文件名：maker； 文件内容包括有关本存储载体

的各种信息如归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间、文件格式、字符

文件、操作系统、数据库、数字化加工管理软件、数据上传校对软件、光盘刻

录软件等。

➢ 光盘制作应遵循案卷目录、卷内文件目录、原文和附件的自然联系。光

盘索引目录须将档案号、文件夹号、光盘号和档案影像等数据一一对

应；

➢ 根据客户需求，制作光盘套数；

➢ 不同密级的档案加工内容须分开制作；

➢ 扫描后的电子文件以DVD光盘(计算机只读光盘)提交；

➢ 光盘刻录和光盘质检前要经过用户的质检、签字确认和监督刻盘。

1.1.10. 档案还原

为避免档案顺序混乱，便于将档案恢复原来的顺序，保持文件之间的历史联

系，扫描人员拆一卷、扫一卷，不得任意折叠档案，按页码排序放回档案盒内，

禁止任意更改档案原来的排放顺序。

➢ 案卷通常使用线绳按三孔一线方式装订，装订要结实、整齐、不掉页、

不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；

➢ 对于按件整理的单件文书档案，沿左齐、下齐方向码放整齐后，用不锈

钢订书钉在文件左侧装订。对于页数较多，无法用订书机装订的文书档

案，采用三孔一线的装订方式；

➢ 大张图纸应先折叠，后装订。

1.1.11. 档案入库

每批档案数字化结束后，档案数字化成果通过检验后，确保质量合格后方可

将档案移交客户并入库，双方同时做好记录并在“紫光档案数字化提卷及归还记

录清单”签字确认。档案入库后根据出库记录单上记录，按照原来的排放顺序排

放，如无客户允许，禁止改变档案原来在档案室中排放位置。