电子档案管理制度

电子档案管理制度

第一章 总则

第一条 为健全公司的电子档案工作，增强对电子档案的认识和管理，有效

地保护和利用电子档案，根据国家相关法律法规及集团档案管理规定，结合公司

实际情况，特制定本制度。

第二条 电子档案管理工作是公司经营管理的基础工作，坚持集中统一管理

的原则，档案的所有权归公司，公司档案工作的主管部门是公司行政人事部。本

制度适用于集团各职能部门及子（分）公司。

第二章 档案范围

第三条 电子档案的范围是公司在筹备、成立、投资、经营、管理及产权变

动过程中形成的具有保存价值的电子文件资料。包括但不限于以下内容：

一、企业的相关证书的电子版文件。包括：荣誉证书、行政人事部证书、质

量认证证书等。

二、企业行政人事部文书档案。包括股东大会、董事会、监事会文件；红头

文件、会议纪要等公司的重要资料与通知；制度建设、安全生产方面的文件资料。

三、企业管理档案。包括企业生产经营计划等管理方面的档案；目标责任书

等各种指标类定额类文件；人力资源管理档案；固定资产及办公用品名册等。

四、企业技术档案。包括技术研究档案；技术引进、转让方面的档案资料；

产品档案以及产品质量控制资料；生产技术管理方面的文件资料等。

五、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表档案等。

六、企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、合同

档案；客户档案等。

七、企业基础建设档案。包括可行性研究报告；工程概预算文件、审批文件；

基本建设、工程设计、施工、竣工、验收、维修方面的文件资料等。

八、企业声像档案。包括重要会议和活动的照片、录音、录像档案等。

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第三章 档案的管理体制

第四条 电子文件是公司的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，

应加强安全意识和科学管理。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各行政人

事部和档案部门负责。

第五条 电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、

不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

第六条 电子文件实行集中统一管理。公司档案室要配备与业务部门兼容的

计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握

计算机系统的使用技能，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第四章 电子文件的归档方式

第七条 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据公司工作

实际，使用刻录光盘和使用文件服务器进行存档。

第八条 各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；

把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期

限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要著录项

目，编制机读记录和存放载体的编号。

第九条 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、

题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件

环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合档案著录规则要求。

第五章 电子文件的移交与保管

第十条 电子文件在每年三月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部

门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账实一致、手

续清楚、移交清单一式三份，交接双方签字后各执一份，监交单位一份。

第十一条 行政人事部负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检

查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到感观完好、整洁无损、记录

的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的

准确率。

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第十二条 入库的电子档案，管理部门要每个月例行抽查一次，发现问题及

时补救。

第十三条 随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步

更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

第十四条 保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设

备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。

第六章 电子档案利用及保密

第十五条 电子档案作为特殊载体形式的档案，除应遵守档案管理制度、保

密管理制度相关规定外，还应注意：

一、凡需使用电子档案者，均须填写文件调阅单，永久保管的电子档案需经

过集团总裁签批后方能调阅；其他档案需经行政人事部签批后方能调阅。

二、档案一般仅供在档案室或指定机器上阅看，由管理员操作电脑调阅。无

特殊情况，电子档案原则上一律不能外借，不能复制。如有特殊情况需复制，须

办理登记手续，并经相关领导审批。

三、电子文件归档后留存于形成部门的副本，由形成部门负责管理，原则上

限于形成部门内部使用。查阅、借阅档案及归还档案，均应进行登记。

四、封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防

范措施和可靠的监管保障。

五、销毁电子档案，需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁

清册，监销人、销毁人签名盖章。销毁时，必须对其信息进行逻辑删除，对其物

理载体进行物理销毁。

六、电子档案信息（目录信息除外）未经批准同意，不得在任何计算机网络

上传播，也不能使用其他存储设备传播。

第七章 附则

第十六条 本制度解释权、监督权归集团行政人事部。

第十七条 本制度自下发之日起执行，未尽事宜，另行规定。

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