物业业主档案管理制度(5篇)

物业业主档案管理制度（5篇）

物业业主档案管理制度1

加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，

维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更

新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：

1、工程档案：从接管开头的全部工程技术、修理、改造资料、

各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案：全部业主购、租房合同(复印件)，业主基本状

况登记表、装修申请表等;

3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业修理基金使用

报表等;

4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、修理、保安)记录、

值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：

1、制定档案制度，并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担当)，专室专柜，编目造

册，存放有序并且敬重业主隐私，保守隐秘;

3、科学管理，确保档案资料完好、齐全，确保档案完好率达

100%;

4、逐步实现智能化管理，计时牢靠的把握相关信息，提高管

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理水平。

物业业主档案管理制度2

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括

代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管

理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料

等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管答应，他人不得动

用。

3、物业管理公司档案资料必需按公司规定要求存档，做到图

有袋、文有夹，报告类文件编名目索引，档案类文件有存档文件清单

及编号名目。

4、物业管理公司档案名目及存档文件清单每季度上报公司备

案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接

任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需常常使用部分应复印备份，原件

存放在档案中不得随便使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书

面确认，如有违背的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实状况，对不符

要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，

对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将

视情节轻重追究当事人责任，并保存追究其法律责任的权利。

物业业主档案管理制度3

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、

管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立

统一名目，同时建立电子档备份。各类信息具体排列，以便查阅;

3、客户信息档案的.内容包括：业主收楼及验收文件、装修文

件、日常修理文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须仔细填写各项记录表，纸文档与电子文档同时

进行。准时跟进业主档案的变更，保证信息的精确性;

5、业主档案信息应严格管理，留意保密。严禁非相关人员查

阅，以爱护业主的隐私，维护公司良好形象;

6、为确保文档平安，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫

工作;

7、业主档案永久保存，准时与业主沟通，准时变更业主信息，

保证其精确性。

物业业主档案管理制度4

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档

案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、

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电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须准

时装订另存。

4.每个客户档案均按日期挨次排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户

资料打印名目后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客

务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不行修改，客务部工作档案需经客务部经

理同意方可修改。

9.客务部档案应主动推行计算机管理，由客务主管设置客户档

案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用状况等输入计算机中，

进行资料分析、整理和信息传递。

物业业主档案管理制度5

一、制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，把握客户的人员构成、

公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，

而客户档案可以帮助客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，

为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。

二、管理目标

客户档案资料全面、精确、有效。

三、适用范围

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客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料：

1. 收集客户单位资料

2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

3. 客户装修工程文件

4. 客户迁入时填具之资料

5. 客户资料补充

6. 客户联络资料

7. 紧急事故联络人的资料

8. 客户与管理处往来文件

9. 客户违规事项与欠费记录

10. 客户修理记录

11. 客户投诉记录

12. 客户单位有关的工程档案〔与二次装修工程有关资料〕与

工作程序

四、留意事项

1. 准时上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，

传送文件应准时、精确，仔细地登记并制作各种表格。

2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备

随时查询及跟进；

4. 接听客户投诉，解决客户投诉；

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5. 接听客户工程报修电话，准时联系修复。

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