业务档案管理制度

业务档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强业务档案管理，总结工作经验，明确工作责任，从而提高工作质量和服

务效率，防范业务风险，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本制度。

第二条 业务档案是指公司在经营中形成的以下几类档案资料：①商品销售合同、软件

使用许可合同、技术维护合同及其相关资料；②会计凭证、账簿、报表等财务会计资料；③

业务活动的照片、录像、录音；④各类各级产品说明书、使用手册、产品安装程序等资料；

⑤各类出版社以及有关部门编印的政策法规汇编图书资料等。

第三条 本制度所指的档案管理是对上述各类档案资料的分类编号、整理、归集、查阅

使用所作出的具体规定。

第四条 档案管理人员负责档案的接收、归档、保管和提供查阅等日常工作。对档案的

调阅必须经过有关人员批准，按规定办理调阅手续。

第五条 业务档案管理实行由行政部统一规划指导、分类分部管理的办法，①③⑤类由

行政部负责，②类由财务部负责，④类由技术部负责，各部务必要落实人员具体负责业务档

案管理工作。

第六条 档案的所有权属于我公司。

第七条 因接触档案资料而知悉公司秘密的任何人员都必须恪守职业道德，严守公司秘

密。

第二章 档案资料的分类整理和立卷归档

第八条 合同业务档案资料应按合同项目整理，一户一档，按年归档。若当年既有使用

许可合同档案资料又有技术维护合同档案资料，则应分别整理并档保存。

第九条 软件使用许可合同业务相关资料至少包括以下项目：

①软件使用许可合同，要求内容完整，文字清晰，数额准确，无错漏；

②合同项目业务登记表，包括：合同签署、交付使用、调试完成时间明确；信息介绍、

合同谈判、签单收款、技术服务(最多4人)人员明确；软件使用许可费用收款情况记载清楚；

合同项目业务使用费收入净额（业务收入金额-进价成本-技术支持费-税费）等；

③单项合同项目业务质量客户评价表，由技术服务人员调试完成当日收回；

④单项合同项目业务自我总结记录表（含合同业务质量效率公司评价记录）；

⑤客户档案资料分户表，由签单收款人员收集、整理、填写；

⑥业务档案复核情况记录表，若有可能，还应有业务档案质量整改通知书及整改报告书；

⑦档案资料目录表(档案袋封套)，至少包括：内装资料目录，移交人，接交人，移交时

间等。

第十条 技术维护合同业务相关资料至少包括以下项目：

①技术维护合同，要求内容完整，文字清晰，数额准确，无错漏；

②合同项目业务登记表，包括：合同签署时间明确；合同谈判签单收款 (最多1人)人

员明确；技术服务费收款情况记载清楚；合同项目业务收入净额等；

③单项合同项目业务质量客户评价表，由合同谈判签单收款人员当日收回；

④单项合同项目业务自我总结记录表（含合同业务质量效率公司评价记录）；

⑤客户档案资料分户表，在该客户当年没有发生使用许可合同业务的情况下，须由技术

维护合同签单收款人员收集、整理、填写；

⑥业务档案复核情况记录表，若有可能，还应有业务档案质量整改通知书及整改报告书；

⑦档案资料目录表(档案袋封套)，至少包括：内装资料目录，移交人，接交人，移交时

间等；

⑧客户回访或来访记录表，包括单次记录表和序时记录表，要求表述清晰，记录完整；

⑨客户投诉记录表，包括单次记录表和序时记录表，要求表述清晰，记录完整；

⑩客户服务质量年度统计表（分户），至少包括服务次数、服务成功次数、投诉次数、

满意次数等内容。

第十一条 有关硬件、耗材的商品销售合同业务相关资料所包括的项目可参照软件使用

许可合同业务。

第十二条 其他业务档案资料所应包括的项目，根据性质的不同由档案管理人员自行掌

握，还可以另行制定管理办法，但不得违背有关法规和本制度。

第十三条 第二条①类业务档案资料整理传递程序：

①由签单收款人员在其他相关人员支持配合下全面负责收集整理完成；

②然后送交部门经理进行一级复核，部门经理若发现错漏不完整，应要求相关责任人补

充完善，做好记载，相关责任人应根据部门经理意见补充完善，然后再送交部门经理复核补

充完善的情况，若部门经理许可，就可报送行政部档案管理人员进行二级复核；

③行政部档案管理人员进行二级复核时，若发现错漏不完整，应下达质量整改通知书要

求相关责任人限期补充完善，做好记载，相关责任人应根据业务档案质量整改通知书补充完

善，并提交整改报告；若行政部档案管理人员许可，则可登记装订，立卷归档。

④如总经理、绩效考核人员进行三级复核，发现错漏不完整，应再次下达质量整改通知

书要求相关责任人限期补充完善，做好记载，相关责任人应根据业务档案质量整改通知书再

次补充完善，并再次提交整改报告。

第十四条 凡在工作和业务活动中形成的具有保存价值的其他各类资料，均应由相关人

员收集整理，送交相应的档案管理人员检验后登记装订，立卷归档。

第十五条 电子档案资料由档案管理人员采用计算机管理，应按要求建立计算机档案管

理目录，并在盘片上编号并注明时间。同时应建立纸质管理目录。

第十六条 档案资料移交接收时，双方要按照交接档案的有关规定进行，移送方应列出

清单，接收方根据清单进行清点无误后，在清单上签字确认。

第三章 档案资料的保管

第十七条 对保存的档案应编好必要的检索工具，做到有序管理。

第十八条 档案保管场所要具备六防要求：防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生

物，确保档案安全完整。

第十九条 完成整理立卷后，要按保管年限进行区别保管。

第二十条 档案管理人员不得随身携带保密材料。档案室有关文件和材料，未经同意，

任何人不得擅自进行复印、照相等。

第二十一条 档案管理人员每年对库存的档案翻动一次，如发现破损霉变的档案，做到

及时抢救。对电子资料，每年应用计算机进行试读，查验资料是否保存完好。发现档案遗失

应立即向总经理报告及时处理。

第二十二条 档案管理人员工作调动时，应及时办理档案移交手续。办理移交时，须有

公司相关人员在场监交，以明确责任。

第二十三条 经鉴定销毁的档案，要编制销毁清册，经总经理审批后，由有关人员负责

监督，其清册要立卷归档。

第四章 档案资料的查阅

第二十四条 凡查阅档案，都要填写《档案借阅登记簿》。外单位按规定需查阅档案，

应凭单位介绍信和相关证件，并经总经理批准。内部查阅档案，应说明原因，并经部门经理

同意，档案管理人员不得超范围提供资料。

第二十五条 查阅人查阅档案必须在公司指定地点进行，未经总经理批准一般情况不得

复印，档案管理人员应作出记录，查阅人签字。电子档案资料一律不得外借，只允许在计算

机上查阅，不得复制拷贝。特殊情况需复制资料，须经总经理同意方可拷贝。

第二十六条 档案管理人员应严格执行档案查阅管理制度，未经同意不得私自将资料带

出档案室。

第二十七条 查阅档案时，档案管理人员应当全程陪同，不得离开现场。

第二十八条 查阅者应爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改或私藏。

第二十九条 查阅者查阅后，应及时归还。查阅者归还档案时，档案管理人员要认真检

查有无污损、缺页等情况。