关于会计档案管理制度细则

关于会计档案管理制度细则

关于会计档案管理制度细则范文一

一、 为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人

民共和国会计 法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定，

结合本公司的实际情 、 况，制定本制度。

二、 本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。

第二章 会计档案管理部门及人员 一、档案部门和财务部共同负责会计档

案管理工作的开展和协调。

二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的

保管工作。

档案员 应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有

《会计从业资格证》 等条件。

三、按照不相容岗位分离的原则，出纳员不得兼任会计档案员。

第三章 会计档案归档的范围 一、会计凭证 (一) 原始凭证 1、 自制原始

凭证 (1) 一次凭证。

如入库单、出料单、支付申请单等; (2) 累计凭证。

如限额领料单等; (3) 汇总原始凭证。

如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等; (4) 记账编制

凭证。

如购货发票、收据等。

(二) 记账凭证 二、会计账簿。

包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。

三、财务会计报告。

包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(新的会计 准

则要求在年报中披露) 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

四、其它会计核算资料。

凡与会计核算机密相关的， 由会计部门负责办理的有参考价值的数 据资

料。

如：经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、

核

定资金定额的数据资料、 会计档案移交清册、 会计档案保管清册、 会计

档案销毁清册等。

实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、 程序文件及其他会计

核算资料均应 视同会计档案一并管理。

第四章 会计档案的整理和装订 一、 会计档案的整理立卷。

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

会计档案的整 理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形

成统一、管理要求统一，并 分门别类按各卷顺序编号。

(一) 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类

报表，四类文字资料及其他。

(二) 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三) 管

理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，

报表和文字资料分类立 卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

(四) 会计档案的装订。

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他 文字资料

的装订。

1、 会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管

归档。

(1) 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类整理，按顺序排列，检查日数、

编号是否齐全; b. 按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订

成册的本数; c. 摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针) ，对大的张

页或附件要折叠成通记 账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;

d. 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因。

再检查附件有否漏 缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

e. 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

(2) 会计凭证装订时的要求： a. 用“三针引线法”装订，装订凭证应该

使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一 线打结，结扣应是活的，并放

在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记 账凭证及其附件保持

尽可能大的显露面，以便于时候查阅; b. 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的

牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，

方可保证装订牢固，美观大方。

(3) 会计凭证装订后的注意事项。

a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装

订人员签章; b. 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证

种类编号，以便于调阅。

2、 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其

他账簿应按时整理立卷。

基本要求是： (1) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账

户是否相符，帐页数是否齐 全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿

启用表、账户目录、该账簿按 页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序

装订。

(2) 活页账簿装订的要求： a. 保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，

去除空白页和撤掉帐页夹，用质好的牛皮纸 做封面、封底，装订成册。

b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同

类业务、同类帐

页装订在一起。

c. 在本账的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人

员(经办人)签 章。

(3) 账簿装订后的其他要求： a. 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、

缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

b. 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

c. 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一

编，编号顺序为 总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。

d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;

总账、各类明 细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

3、 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后， 留存的报表按月装

订成册谨防丢失。

小公司可按季装订 成册。

第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边

和左边对齐 压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，跨

级报表装订顺序为：会 计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会

计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底;第三，按保管期限编制卷号。

第五章 会计档案的移交 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门

时，应按下列程序进行： (一) 开列清册，填写《会计档案移交单》 (二) 在账

簿使用日期栏填写移交日期 (三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无

误后签章。

第六章 会计档案的归档保管 一、 公司档案部门和财务部专门指定档案室

或档案柜存放会计档案。

保管地点应具备完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交

档案部门保管。

二、会计档案的保管要求 (一) 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并

远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防

尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; (三) 会计档案室内应经常用消毒

药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; (四) 会计档案室保持通风透光，并

有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止 潮湿; (五) 设置保管清册

(附表 5) ，严防毁坏损失、散失和泄密; (六) 会计电算化档案保管要注意防盗、

防磁等安全措施。

会计档案保管专员负责全部会 计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等

一系列工作。

三、机构变动或档案管理专员调动时， 应办理交接手续， 由原管理人员

编制会计档案移交清 册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受。

四、会计档案的保管期限 按其特点可分为永久性和定期性两类。

凡是在立档单位会计核算中形成的， 记述和反映 会计核算的， 对工作总

结、 查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案， 应永久保存。

定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 种。

会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天算起，如：1996 年年

度终了日为 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日开始计算。

为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记

载会计档案的

保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

第七章 会计档案的借阅使用 一、会计档案为本单位提供利用，原则上不

得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批 准。

二、 外部借阅会计档案时， 应持有单位正式介绍信、 经总经理、 财务

总监或财务经理批准后， 方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应

填写《会计档案借阅申请表》 。

经会 计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。

档案库管员应登记《档案借阅登记表》 ， 将借阅人姓名、单位、日期、

数量、内容、归期等情况登记清楚。

三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散员卷册，也不得涂

改抽换、携带外出 或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或

复制原件) 。

四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借

阅手续。

第八章 会计档案的销毁 一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档

案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申 请表》 ，提出销毁意见，会同财务

会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时，报本单位领

导批准后销毁;国 有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。

三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽

出，另行立卷，由 档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的

会计档案，不得销毁。

四、销毁会计档案时前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;

各单位销毁会计 档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销; 各级主管部门

销毁会计档案时， 应由同级财 政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁

会计档案时，应由同级审计部门派员参加监 销;会计档案销毁后经办人在“销毁

清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示 负责，同时将监销情况

写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

关于会计档案管理制度细则范文二

一、 会计年度终了， 将装订成册的会计档案进行整理立卷。

各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几 个类型的案

卷，将各卷按顺序编号。

各类资料整理要求： 1.会计凭证。

(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案 卷目录，每月立卷

一份。

(2)分散装订：根据凭证号的顺序多少，分散装订，做 到整齐、牢固、美

观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、 年度、月份、起

止日期、号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外， 其它均需整理妥

善保管。

(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要 栏填写“结转下年”

字样，不填其它内容。

(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数， 核对各个账户账面

是否齐全，是否按顺序排列。

(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤 去账尺，用坚固耐

磨的纸张做封面、封底，装订成册。

不同规 格的活页账不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订顺序： 会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账

簿 页数顺序装订账页会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉 页现象。

(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度 及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现 金日记账、银行存(借)

款日记账、明细分类账、辅助台账。

3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订

成册，年度终了统一归档保管。

4.电子会计档案。

(1)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾 害、意外事故和人

为破坏的影响。

(2)按月备份：每月末将财务服务器自动储存数据分别 备份在管理员电脑

硬盘和独立硬盘中，月度备份不少于两份。

(3)按年刻录光盘：年终 60 日内，在光盘上刻录上年备 份数据后统一归

档保管。

(4)单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电 子会计档案的准确

性、完整性、可用性、安全性进行检测，符 合要求的才能接收。

(5)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者 其他重要保存价值

的会计档案。

二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财 务管理部指定保

管人保管一年(且出纳人员不得兼管会计档 案) 。

期满 30 日内， 由财务管理部指定保管人员编制移交清册， 移交公司董

事会统一保管。

三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当 会同财务管理部和经办人员

共同拆封整理，以分清责任。

第五条 财务管理部和分管档案部门保存的会计档案不得

借出。

如有特殊需要，经股东指派人员(另设置)批准后，可 以提供查阅或复制，

并办理登记手续。

查阅或复制会计档案的 人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记 制度并参照集团

《档案管理办法》办理审批手续。

二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管 期限一般分为 10 年和 30 年。

三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算 起。

第六条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期 限，各类档案的保

管按照本办法附表所列期限执行。

第七条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外， 可以按照以下

程序销毁： 一、本公司分管档案部门会同财务管理部提出销毁意见， 编制会计

档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册 数、起止年度和档案编号、

应保管期限、已保管期限、销毁时 间等内容。

二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，由股东指派人员汇同档案管理部门 和财务管理部共

同派员监销。

四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所

列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案 销毁清册上

签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。

第八条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其 他未了事项的原

始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管 到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会 计档案销毁清册和会计档案保管清册

中列明。

项目建设期间的 建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第九条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出 的纸质会计档案。

使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案， 应专柜保管。

第十条 公司应交接会计档案的，交接双方应当办理会计 档案交接手续。

移交会计档案的单位，按规编制完会计档案移 交清册，列明应当移交的会

计档案名称、卷号、册数、起止年 度和档案编号，应保管期限、已保管期限等

内容。

交接会计档 案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交

接，并由交接双方的公司单位负责人负责监交。

交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或

盖章。

第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书 档案管理规定，

不适用本办法。

第十二条 未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造

成会计档案资料损毁、灭失，给公司造成经济损失的，承担赔 偿责任及相

应法律责任。

第十三条 本办法适用于集团公司及下属各子公司，本办 法由财务管理部

负责解释和修订，自发布之日起实施。

关于会计档案管理制度细则范文三

第一章总则 为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,

根据《中华人民共和国会计 法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计

档案管理办法》的规定,结合本单位实际 情况，制定本办法。

第二章会计档案管理部门 1.单位档案主管部门和财务部门共同负责会计

档案工作的指导、 监督和检查。

会计档案 的具体管理工作由财务部门负责， 由财务部门指定专人负责在

专门地点保管。

保管地点应具 备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制

度，保证会计 档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章会计档案归档的范围 1.会计凭证。

包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭 证

汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。

年度终了都 必须按照规定归档。

2.会计账簿。

包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.财务报告。

《会计制度》 包括 规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，

月、 季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。

上级主管部门对报告的批复及社会审计的 审计报告。

4.其它会计核算资料。

凡与会计核算紧密相关的， 由会计部门负责办理的有参考价值的 数据资

料。

5.增值税专用发票和普通发票。

第四章会计档案的整理 会计年度终了后， 应将装订成册的会计档案进行

整理立卷。

各种会计档案应按会计档案 材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案

卷，将各卷按顺序编号。

1.会计凭证。

(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一

份。

(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止

日期、号 码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥

善保管。

(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”

字样，不 填其它内容。

(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是

否齐全， 是否按顺序排列。

(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨

的纸张做 封面、封底，装订成册。

不同规格的活页账不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订顺序： 会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账

簿页数顺序装订账页会计账簿 装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)

款日 记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后， 留存报表均应按月装订成册， 年度终

了统一归档保管。

第五章 会计档案的归档保管 1.当年的会计档案在会计年度终了后， 可暂

由财务部门保管一年， 期满后存入档案并由 专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的'整理、 立卷、 保管、 调阅、 销

毁等一系列工作。

3.机构变动或档案管理人员调动时， 应办理交接手续， 由原管理人员编

制会计档案移交 清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用 1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调

阅手续。

3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领

导批准需 需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管 15 年。

2.会计账簿保存 15 年，其中现金和银行存款日记账保存 25 年。

3.会计报表保存 10 年，其中年度决算表永久保存。

第八章 会计档案的销毁 1.会会计档案保管期满， 需要销毁时由档案部门

提出销毁清单， 汇同财务部门共同鉴定 后，编制会计档案销毁清册，报经主管

经理和上级主管部门批准后，方可销毁。

对其中未了 结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案

部门保管到结清债权、债务时 为止。

2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人

监销，监销人 在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上

签名盖章，并将监销情况以 书面形式报告有关领导。

第九章 附则 1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处

理。