会计档案管理制度

会计档案管理制度

1. 总则

1.1目的

为加强各企业会计档案管理工作，统一规范各企业会

计档案的保管，根据《中华人民共和国档案法》、《中华

人民共和国会计法》及中华人民共和国财政部 国家档案局

令第79号——《会计档案管理办法》，结合集团实际情况，

制定本办法。

1.2管理原则

为维护集团经济利益、合法权益和还原历史真实面貌，

各企业要确保会计档案妥善保管、有序存放、严防毁损、

散失和泄密。

管理机构与职责分工

1.2.1第一责任人

1.2.2岗位名称：企业财务负责人

1.2.3具体承担的责任：

负责会计档案的整理、归档和销毁工作；落实部门档

案管理工作计划和兼职档案管理人员岗位责任；建立会计

档案毁损和丢失的责任追究制度。

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2.部门职责

2.1负责指定专人进行集团本部会计档案的收集、整

理和归档工作，以及会计档案移交前的保管工作；

2.2负责监督和指导各企业会计档案立卷、归档和保

管工作；

2.3会同内控中心、督审委对各企业的会计档案销毁

进行鉴定、监销工作。

2.4负责指定专人进行所在企业会计档案的收集、整

理和归档工作，以及会计档案移交前的保管工作；

2.5配合集团各职能中心完成到期会计档案的鉴定和

销毁工作。

3. 会计档案管理

3.1会计档案的定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、文件

合同等会计核算专业材料或重要文件。

3.2会计档案具体归档范围：

原始凭证、记账凭证。科目余额汇总表，总账，明细

账，日记账（包括现金、银行存款日记账），固定资产卡

片，辅助账簿，其他会计账簿（如表外业务备查簿）。月

度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及

文字说明，其他财务报告。重要的文件合同类：融资合同、

担保合同、抵押合同、质押合同、保险合同、评估合同、

审计合同、公证书、募集说明书、税务稽查报告、税务机

关或政府部门出具的减免税文件、各类债券发行的批复和

合规文件、其他国家及行业监管（管理）机构出具的重要

文件资料等。其他会计档案类：银行存款对账单及余额调

节表，各类资产盘存表，国地税税务申报表，土地证、房

产证、会计人员工作移交清册，会计档案保管清册，会计

档案销毁清册等。

3.3会计档案的归档要求

会计凭证按月装订立卷，会计人员每月将打印好的记

账凭证连同原始凭证粘贴在一起，按记账凭证序号排序组

期或年度财务报告，其他会计档案等；

3.4.2单位名称：填写立卷单位的全称，并加盖与编

制单位名称相符的财务专用章；

3.4.3类目名称：记账/共享凭证，**明细账，现金、

银行日记账等；

3.4.4年月：会计凭证填写起止年月，除会计凭证外

其他会计档案填写所属年度 ；

3.4.5数量：会计凭证填写本月册数、册号，会计账

簿填写本度度会计账簿册数、册号，其他会计档案填写所

属年度；

3.4.6编号：会计凭证需填写起止编号，其它类会计

档案可根据实际管理需求确定是否编号；

3.4.7责任人：由财务负责人和立卷人签名或盖章；

3.4.8保管期限：见后附会计档案保管期限表；

3.4.9全宗号、目录号、案卷号：由公司档案管理部

门填写。

4. 会计档案的保管和移交要求

4.1会计档案的保管

各企业每年形成的会计档案，由财务运营部门编制《会

计档案保管清册》。《会计档案保管清册》一式两份，一

份作为当年会计档案的组成部分归档保管，一份留存财务

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运营部门备查。各企业历年会计档案均应编制留存《会计

档案保管清册》。

各企业的会计档案保管期限分为永久、定期两类。定

期保管期限分为10年、30年两类，从会计年度终了后的

第一天算起。集团各企业纸质会计档案的最低保管期限如

下表所示。

序号 档案名称 保管期限 备注

一 会计凭证

1 原始凭证 30年

2 记账凭证 30年

二 会计账簿

3 总账 30年

4 明细账 30年

5 日记账 30年

固定资产报废清理

6 固定资产卡片

后保管5年

7 其他辅助性账簿 30年

三 财务会计报告

月度、季度、半年度财务

8 10年

会计报告

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9 年度财务会计报告 永久

四 其他会计资料

10 银行存款余额调节表 10年

11 银行对账单 10年

12 纳税申报表 10年

13 会计档案移交清册 30年

14 会计档案保管清册 永久

15 会计档案销毁清册 永久

16 会计档案鉴定意见书 永久

17 重要的文件合同类 10年

4.2会计档案的移交

4.2.1、根据共享中心确定的纸质邮寄档案，由各企业

财务支持岗自主安排邮寄时间，并在网报系统中对邮寄档

案做好登记，保证纸质邮寄档案与网报系统登记记录一致。

企业财务支持岗负责对邮寄档案做好跟踪及与共享财务的

对接工作。

4.2.2共享中心人员对本人负责范围内的企业的纸质

邮寄档案接收、保管及凭证邮寄负责，在收到企业财务支

持岗的邮件后要立即拆封和核对邮件数量，并将接收情况

及时反馈企业财务支持岗，同时在网报系统做好登记工作，

共享中心人员在保管期间要确保档案完整安全，并在次月

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10日前完成全部档案回寄工作，共享中心人员负责对邮寄

档案做好跟踪及与企业财务的对接工作。

4.2.3集团各企业当年形成的会计凭证，在会计年度

终了后，暂由财务运营部门保管一年，期满后半年内移交

本企业档案部门统一保管，其它会计档案在会计年度终了

后半年内一次性移交。无档案机构的企业，在没有设立档

案机构期间，由财务运营部门承担保管责任。

4.2.4会计档案移交时，移交双方应按照二级类目、

年度、组织机构、保管期限排列顺序填写《档案移交清单》

和《档案案卷目录》。交接时双方逐卷清点核对，履行签

字手续，加盖部门印章。《档案移交清单》和《档案案卷

目录》分别由档案部门和财务运营部门按会计档案移交清

册的保管年限留存备查。

4.2.5、各企业永久保存的会计档案，在本企业保存十

年后，向集团公司档案管理部门移交保管。

5. 会计档案的查阅和利用

查询和借阅会计档案必须执行所在公司档案管理相关

规定。

6、会计档案的销毁

各企业保管期满的会计档案，在与企业现行债权债务

无任何关联、不存在任何法律纠纷的前提下，可以按照以

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下程序进行销毁：1、由本企业档案部门会同财务运营部门

提出销毁请示，编制《会计档案销毁清册》，列明拟销毁

会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应

保管期限、已保管期限、拟销毁时间等。2、由所在企业财

务负责人和企业负责人对销毁请示签署意见，由集团公司

内控中心、督审委、财务管理中心就销毁请示签署意见，

并共同派出人员进行鉴定和监销。3、销毁后由参与销毁的

各方在《会计档案销毁清册》上签字。

各企业会计档案案卷销毁后，应在案卷总目录和案卷

目录上注明该卷已销毁，案卷号永久保存，新收进的案卷

不能顶替该号。

经鉴定需继续保存的原始凭证应单独抽出另行立卷，

并在《会计档案销毁清册》和案卷目录的备注栏中分别注

明抽出的记账凭证号和新编案卷号。