会计档案管理制度(标准版)

会计档案管理制度

会计档案管理制度

1.目的:会计档案是档案的重要组成部分,是记录和反映经济业务的重要史

料和证据。为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,现根据《中华人

民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。2.适用

范围:本规定适用于公司及分子公司。3.会计档案管理体系

3.1 公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管

理会计档案。

3.2 公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

3.3 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立

卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、

方便查阅,严防毁损、散失和泄密。4.会计档案范围

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4.1 会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材

料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

4.2 会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

4.3 会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄,

其他会计帐薄。

4.4 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、

附注及文字说明和其他财务报告。

4.5 财会电算化档案:主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其

它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。

4.6 其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,物资盘存表,其他应当

保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销

毁清册等。5.各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负

责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

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5.1 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一

年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;

未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会

计档案。

5.2 移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的

封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆

封整理,以分清责任。6.会计档案不得自行借出。

6.1 如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供会计资料的查阅或

复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂

画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时,应事前由公司总经

办批准。

6.2 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。7.会计档案

的保管期

7.1 分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15

年、25年5类(会计档案保管期限表附后)。

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7.2 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

7.3 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案

的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

7.4 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相

符的,可以比照类似的保管期限办理。8.会计档案的销毁

8.1 保管期满的会计档案,除本办法规定不得销毁的情形外,可以按照

以下程序销毁:

8.

1.1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档

案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保

管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

8.

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1.2 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;

8.

1.3 销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派

员监销;

8.

1.4 监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清

册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册

上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

8.2 保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭

证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的

会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

8.3 正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

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9.会计档案的管理

9.1 采用电子计算机进行核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档

案。

9.2 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理

注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管公司或财产所

有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的,从其规定。

9.3 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统

一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代

管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事

项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手

续。

9.4 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位

保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的

会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办

理交接手续。

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9.5 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的

会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会

计档案仍应由原各单位保管。

9.6 在建设项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移

交建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

9.7 单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

9.7.1 移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交

的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管

期限等内容;9.7.2 交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移

交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后,交

接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

9.8 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适

用本办法。10.附则:

10.1 本制度由公司财务部负责解释。

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10.2 本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定

即行废止。

10.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

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