柔性管理平台在工程咨询企业项目管理中的应用探讨

柔性管理平台在工程咨询企业项目管理中的应用探讨

汪高文

【摘 要】研究应用柔性管理技术、项目管理技术和信息管理技术,建立功能全面、

远程操作控制、动态反馈控制的专门用于建设工程咨询企业的项目管理柔性管理平

台,全天候服务,极大地提高管理工作效率.

【期刊名称】《广东土木与建筑》

【年(卷),期】2019(026)006

【总页数】6页(P89-94)

【关键词】柔性管理平台;全过程管理;流程管理;动态控制;全天候

【作 者】汪高文

【作者单位】广东建科建设咨询有限公司 广州510500

【正文语种】中 文

【中图分类】TP315

0 前言

我国工程咨询企业项目管理信息化仍处于发展阶段，对内的信息化管理主要是协同

办公自动化系统、招投标经营管理系统、项目管理系统、人事管理系统、薪资管理

系统和财务管理的建设；对外的信息化管理主要是企业门户网站、合作方信息、文

件资料传送等，内外信息孤岛现象依然普遍存在。作为企业层面的项目管理就显得

尤为重要，把内外信息打通，构建一个“牵一发而动全身”的柔性管理平台，为领

导层、管理层决策提供信息支持。同时在柔性管理平台的基础上，借助移动互联网

技术、企业微信，建立移动设备与电脑互联互通的移动智能服务管理平台，实现随

时随地了解企业动态信息、审批工作流程、浏览知识库、发起流程审批等。这种全

新的办公模式不受时间和地域的影响，全天候服务，极大地提高管理工作效率；也

有助于企业的项目管理水平、竞争力、品牌影响力的提高，将大大减轻的数据统计

投入，实现无纸化、远程监控，大大节约纸张，低碳而环保，促进企业有序健康发

展。

1 柔性管理平台概述

1.1 柔性管理平台简介

柔性管理平台（Flexibility Management Platform，简称FMP）是在柔性管理系

统［1］的基础上，通过对KM知识管理、OA 办公自动化、MBO 目标绩效管理、

PM项目管理、HR 人力资源管理、FM 财务管理、BPM 业务流程管理的集成管理

系统平台［2］。它以客户为中心、知识管理、合同管理为纵线、项目管理为横线，

同时建立各系统间的数据交互，整合各系统业务数据，实现应用功能和数据的完全

整合，为企业决策层、管理层、执行层使用的综合管理信息平台［3］。

柔性管理平台依托独立的系统平台技术，负责提供底层软件运行系统的搭设、核心

机制和服务的提供等，为企业各业务模块提供的强大支撑平台，具有技术先进灵活、

柔性特性，平台中的应用模块具有可扩展性、可维护性、可修改性，一经调整，整

个平台运行模块随即变化。

柔性管理平台集成了企业门户、流程审批、知识管理、行政管理、人力资源、经营

管理、合同管理、项目管理、财务管理和配置中心共十个主要功能模块，真正实现

了一站式服务，打通了企业管理层、项目执行层间的联系，避免了信息孤岛的发生，

真正实现了企业级信息平台发展战略［4］。

1.2 柔性管理平台在工程咨询企业项目管理中的适用意义

⑴打通了企业管理部门与项目执行层间的信息屏障。柔性管理平台建立后，通过输

入项目的基本信息，企业能及时针对结构类型较为复杂、技术难度较大、存在重大

危险源的工程项目，通过项目执行层输入项目风险的识别及风险识别信息，企业管

理层初步完成了对各项目运营的所产生的风险预判，企业管理部门便能及时甄别、

重点跟踪和指导，大大缩短了企业管理路径，打通了企业管理部门与项目执行层间

的信息屏障，建立了企业与各项目执行层间的快速反应机制，实现了跨地域的信息

沟通与协作［5］；同时可以辅助项目完成日常的办公及信息传递管理工作，提高

了工作效率、工作质量，提升了企业服务水平，实现了现代企业管理需求（见图

1）。

图1 柔性管理平台管理需求Fig.1 Flexible Management Platform

Management Requirements

⑵优化了人力资源配置。对项目人员配备的合理与否直接关系到整个项目实施的成

败，项目管理的过程本身也是一个动态的管理过程，因此，在项目管理中，人的因

素占主导地位。首先在柔性管理平台中的“人力资源管理”模块，实现了平台与企

业人事库的对接，便于企业管理层进行相关人事信息查阅和管理，使得项目人员安

排更趋于合理化。通过对“人员信息”的统计查询，企业管理部门就能按人员学历、

2 柔性管理平台在工程咨询企业项目管理中的应用

2.1 柔性管理平台功能模块划分

根据企业自身特点，设立了我的工作台、流程审批等共10 个功能模块［9］，具

体功能模块如图2 所示。

图2 柔性管理平台功能划分图Fig.2 Flexible Management Platform Function

Division Diagram

2.2 柔性管理平台项目特点

建立了基于企业管理层的柔性管理平台，实现了企业运营管理的一体化、无缝集成，

信息孤岛现象已不复存在，实现了企业各部门间、企业与各项目间及各项目之间的

信息共享与协同管理。平台内实现管理的制度化、制度的流程化、流程的表单化、

表单的信息化及信息的智能化，进一步提高了企业的内部管理水平、促进了项目管

理水平的深化，项目质量、进度、成本、安全得到了有效控制，整体提升了企业的

服务水平［10］，如图3 所示。

图3 平台建设最终目的图Fig.3 Platform Construction Final Purpo Map

实现了IT 与企业经营管理的融合与创新、动态的控制管理过程，提高了办公的时

效与准确性。

建立了以合同管理基础，项目管理为主线，成本管理为中心的项目全过程管理的动

态管理平台，实现了多项目管理、多项目多数据分析。

各种经营管理、合同管理、项目管理及财务管理数据分析汇总，对出现异常的数据，

平台能预警显示，为领导决策提供准确的基础数据。

2.3 柔性管理平台的实际应用评价

2.3.1 我的工作台（企业门户、个人门户）

企业门户作为一个联接企业内、外部的平台，嵌入了企业的各种信息资源：集团门

户、集团无纸化办公A8 系统、本企业门户、各地建设工程交易中心、本地区、国

家建设行政主管部门、本地区行业学会等，并为柔性管理平台内的各用户均可从此

获取个性化的信息和服务。

各用户可用通过此平台发布各种信息，将知识管理功能模块内的企业通知公告、企

业新闻、滚动公告等直接推送到我的工作台，各用户可以浏览即时信息；将经营管

理中的资质管理的有效期到期提醒，确保企业资质准时延续申请；合同管理中的每

月项目应收款到期提醒，提醒项目总监应去催收工程进度款，确保收款及时，也便

于企业管理层了解各项目收款情况；项目管理中的进度滞后提醒警示，以强烈的色

彩对比显示，敦促各执行项目管理层对照合同要求，做好工程进度保证措施，确实

按期完成。企业管理层根据推送信息，可以第一时间了解项目存在问题，以便做出

决策。在线即时交流讨论，便于项目总监与各现场管理人员的即时沟通联系，沟通

变得异常的轻松。模块具体划分如图4 所示。

图4 我的工作台模块功能划分Fig.4 My Workbench Module Function Division

2.3.2 流程审批

根据企业自身管理要求设置了各项流程，有效提高办事效率。柔性管理平台无纸化

协同办公管理以企业项目管理为纵线，采用OBPS 企业支撑开发平台，并结合工

程建设咨询企业管理特点、流程审批特点，共设计开发了不少于15 个流程审批环

节以满足企业运营办公需要，模块划分如图5 所示。

图5 流程审批模块划分Fig.5 Process Approval Module Division

2.3.3 知识管理

图6 知识管理模块划分Fig.6 Knowledge Management Module Division

2.3.4 行政管理

行政管理共设置了18 个子模块，如图7 所示。

领导日程安排：办公室机要秘书对上级机关、企业安排的领导出席的会议、出差时

间等，提前安排好后，提送到领导首页并作提醒，确保准时出席。

图7 行政管理模块划分Fig.7 Administrative Management Module Division

证件管理：在人事管理内，将每个员工信息输入完备后，即可分类查询证件信息；

也可以将企业资质文件、每个员工的相关证件的扫描件归类管理，供需要的用户下

载使用。

人事管理：一是企业建立了并规范了全企业人员信息库，可以全方位、多层次地统

计、查询。二是提高了工作效率。现在可以随时分类提取各类人员信息情况，随时

提交给领导或需要的上级单位。三是优化了人力资源配置。通过人事管理的处理流

程，在项目管理中的监理部人员组成审批，在满足项目需要的同时又满足企业正常

的人才结构，实现的资源的最优配置。四是为领导决策提供支持。人事管理系统建

立后，为企业提供了一个决策平台，企业管理层、各部门可使用该平台查询、分析

人才情况，实时掌握企业人才构成情况，为人力资源管理和不断提高市场竞争力提

对我的任务安排：分为我安排自己的、我安排他人的、他人安排我的任务，点击就

可查询所有及相应的任务及其项目情况，以便参与人员能事前了解并做好准备。

个人办公中的工作总结是避免不了的，用户在每天的工作中完成了的工作内容，提

出工作建议和意见并在工作总结中记录下来，分享给需要了解该项工作的其他用户、

部门领导、企业领导或者是平台用户中的任何人。部门领导可对该员工的工作建议

和意见给予点评。

2.3.5 人力资源

人力资源共设置了9 个子模块，如图8 所示。

图8 人力资源管理模块划分Fig.8 Human Resource Management Module

Division

对企业员工基础信息做好有效维护，实施动态管理，分类导出各式表格，为企业管

理层决策提供支撑。

招聘管理内，根据企业发展蓝图及项目管理需要，管理平台自动分析现有人员使用

情况，企业管理层再进行人员是否招聘并在平台中用以实现招聘人员基本信息情况。

为对企业员工的各类注册执业类培训实施有效管理，企业管理层根据上级有关文件

精神和执业资格继续教育管理要求，每年均需要进行一定学时的继续教育学习培训。

执业资格证书期满进行延续前亦需要进行教育学习，故此管理平台会在执业资格证

书有效期期满90 d、60 d 前提醒管理部门，并用黄色、红色加以区分。

2.3.6 经营管理

经营管理共设置了6个子模块，如图9所示。

图9 经营管理模块划分Fig.9 Management Management Module Division

⑴资质年审情况：通过输入企业资质、营业执照、质量、职业健康安全管理体系认

证证书等有效期，生成资质年审一览表。系统会提前3 个月做个提醒，并以颜色

的变化来突出显示，并将提醒信息推送至首页以供全体员工监督管理，提前2 个

月用黄色显示，提前1 个月用红色显示。

⑵项目信息登记：企业的业务板块主要有招标代理、工程监理、造价咨询三大类，

系统自动生成项目登记台账。项目编码在柔性管理平台中是唯一的，一个项目只有

一个项目编码，避免了项目重叠混乱的局面。当有项目跟踪时候，到经营部门进行

项目信息登记，企业管理层分析这个项目的项目登记信息并与相关单位沟通、洽谈。

项目登记信息可与工程投标信息进行比较分析，哪些项目是登记了而没有去投标的、

哪些项目是没有去投标是基于什么原因，为企业经营管理者提供经营策略与方向，

寻求新的经营增长点。

⑶工程投标管理：工程投标也分为招标代理、工程监理、造价咨询三大类，并对所

有投标项目进行管理，系统自动生成投标管理台账。管理平台将投标过程的流程规

范化，选择投标项目名称，启动标书评审流程，在投标过程中形成的文件作为标书

评审附件，平台都进行了记录。在合同签订阶段、执行过程中，都可以对投标过程

的相关文件进行反查，有效地对投标知识库进行了更新、维护。平台对投标过程进

行了管理，对投标负责人、编制人员委派了工作任务，参与人员清楚每个投标要求，

保证能按期保质保量交标。整个投标管理过程由多人员参与协同，大大提高了投标

工作效率，降低了投标成本。

⑷经营报表：按时间段、业务类别分别查询为项目登记、项目投标情况，企业领导

进行合同交底工作，确保合同的正常履行。管理平台将合同签订的流程规范化，并

将在合同谈判过程中形成的文件作为合同评审附件进行了记录。在合同签订阶段、

执行过程中，都可以对合同谈判过程的相关文件进行反查，有效地对投标知识库进

行了更新、维护。同时，将投标信息与项目登记信息、合同签订信息进行比较分析，

可以分析出哪些项目是登记了而不去投标的原因、哪些项目是去投标了而没有中标

原因、哪些合同条款苛刻应采取合同履行保障措施予以规避，为经营管理者提供基

础资料。

柔性管理平台对合同编号设置了自动编号的规则，合同数据输入完整后，点击保存，

系统自动编号（不允许人工修改）。合同编号规则采用“年份+业务类别+三位数

合同流水序号+0 或者A 或者B”的编号规则。

⑵合同借阅：对合同的借阅做流水记录，随时掌握合同备案、借阅情况。

⑶合同管理报表：按时间段、业务类别分别查询为合同签订情况，汇总工程投资额、

签约酬金等数据，并可按表头字符排序，使企业领导层随时掌握当前经营状况。

2.3.8 项目管理

项目管理共设置了16 个子模块，如图11 所示。

⑴项目管理：项目管理工作是一个动态的管理过程，平台根据动态数据生成在监工

程一览表。在监工程项目是指合同已签订、合同交底已完成，开工报告、项目部人

员已审批至项目竣工验收完成、竣工验收资料已在公司备案完成的过程。在监工程

项目的签约酬金、已收工程款、费用支出、收入-费用、已收款比例、工程形象进

度、质量安全等均是动态的最新数据。

图11 项目管理模块划分Fig.11 Project Management Module Division

⑵项目诚信评价：所有参与本省、市诚信评价的项目，工程部由专人查询后，将各

项目的项目总监、诚信评价分数、加分/扣分、奖罚情况汇总，在管理平台上加以

曝光。做的好的项目加以表扬、做得不好的项目以敦促参与人员、组织单位引起重

视，并做好整改措施确保项目质量、安全有序推进。

⑶项目动态管理抽查：按照企业项目动态管理办法，每两个月对在监项目实施动态

抽查考核，涉及的有项目存在问题、总监是否履行了自评自纠职责，并对考核结果

进行评分、排名，对名列前三位的项目实施奖励，倒数后三位的进行处罚，并在管

理平台中予以公告。

⑷项目周报：此为项目管理中各项目工作快报，反映项目施工进度、建设各方责任

主体质量/安全行为、施工现场上周质量/安全状况、质量/安全缺陷或隐患的处理

情况、检验及抽检情况、现场管理机构人员变更情况、其他应说明的情况（含工程

款收取）等。

⑸项目月报：此为工程咨询企业最为重要的一份报表，由各项目总监（负责人）填

报，反映项目当期的施工概况、工程进度、质量、安全文明施工、工程款支付、设

计变更、索赔处理等其它情况和本月监理工作小结，对当期的项目做一个详细的汇

报，为企业管理层提供第一手资料。

⑹工程量完成月报：对工程投资进行有效控制，监理工程师就应该定期地进行投资

⑼工程尾款管理：项目竣工验收通过后，工程部负责人在竣工验收通过之日，将验

收项目设为“已竣工验收”，则该项目退出“竣工验收”板块，那对合同酬金的支

付情况、支付比例及工程尾款金额就在“工程尾款管理”板块进行管理。企业管理

层根据此项数据，督促相关部门及人员继续催收工程尾款，尽快回笼资金用以发挥

资金的时间效应。

⑽公司诚信评价排名：根据该地区企业诚信综合评价体系，咨询企业的诚信排名按

其资质分为：综合排名、房建工程专业排名、市政工程专业排名、招标代理排名和

造价咨询排名共五项，在管理平台首页以堆积柱状图反映，显示直观形象。

⑾项目部人员审批：项目部的项目总监、项目负责人、派驻人员通过“监理部人员

审批”流程审批后生成相应的在监工程项目总监、项目负责人、派驻人员一览表台

账，只有经过审批的人员才能进入工程项目管理动态数据管理内，也为薪资管理的

项目人员考勤提供基础数据。

⑿项目考核管理：项目部的考核为每年度4 次，每季度考核1 次。考核前项目总

监（负责人）先自评，资料存在项目部，自评时间为3、5、9、11 月25 号前；

公司考核小组考核为随机抽查项目总监（负责人）的项目自评情况并进行考核评分，

提出考核意见和建议，项目监理部应在两周内整改完毕，送本次考（自）评表及相

关整改资料回公司工程监理部，作为本次考评结果。项目总监（负责人）和项目人

员的考核为每年度两次，分上半年和下半年进行考核；项目总监（负责人）由公司

考评小组考核，其他人员由项目总监（负责人）对其进行考核。

2.3.9 财务管理

财务管理共设置了6 个子模块，如图12 所示。

图12 项目管理模块划分Fig.12 Project Management Module Division

平台支持合同价款结算、费用支付等会计业务额全程管理，包括工程款支付、发票

申请、账务处理、会计报表统计、合同支付台账、固定资产管理等模块，并能方便

地查询各报表。

开票台账及其报表管理：使项目总监、企业管理部门、领导清楚各项目工程款收取

情况。生成的台账与项目的已收款、已付款、已开发票等信息进行对比分析，供企

业管理层浏览查看。

项目收入与支出及其报表管理：方便了企业管理层查询各项目收入与支出明细表，

使企业的成本管理趋于透明化。

投标保证金台账：使投标保证金的管理规范化、标准化，并随时可以查询其有效期

情况，成分发挥资金的时间价值。

2.3.10 配置中心配置中心设置了6 个子模块，具体如图13 所示。

图13 配置管理模块划分Fig.13 Configuration Management Module Partition

可以灵活地对部门维护、用户维护、分组维护等信息，并对各用户、分组、部门设

置使用、操作权限，使各用户实行差异化的管理；可以设置各账户操作权限及应用

模块范围；允许对我的工作台（首页）进行个性化的界面设计，以满足个人兴趣爱

好要求。

3 结论

柔性管理平台真正实现了基于Internet 的远程跨地域的办公服务，集企业门户、

知识管理、行政办公、人力资源、经营管理、项目管理和财务管理于一体的综合信

息柔性管理平台，它统一了咨询企业的项目信息编码体系，实现了企业门户与办公

的一体化平台；打通了咨询企业管理层、执行层、系统间的信息孤岛现象，真正实

互联，在监工程各数据的动态控制管理，企业管理部门随时掌握着项目的最新动向；

项目竣工验收，退出在监工程，对工程尾款进行管理，保证企业管理层及财务管理

部门的持续关注。项目管理的延续性大大提高，管理有序推进；同时对项目管理过

程中的各类信息设置了预警提醒功能，有效避免了项目管理风险的加大，充分发挥

了柔性管理平台的“柔性”优势。

柔性管理平台在工程咨询企业中应用，实现了项目管理程序化、规范化和协同化，

大大提高了管理运作效率，提高了咨询企业的社会声誉和市场竞争力，适应了现代

企业发展需求，得到了企业全体员工的一致好评，推广应用效果显著。

4 柔性管理平台应用的未来展望

柔性管理平台经过一段时间的运行，工作效率得到了大大提高，有效提升了企业形

象与管理水平，同时有节约了企业运营成本，低碳、绿色、环保。通过此项目的应

用，期望在下一阶段实现并改进以下几方面工作：

柔性管理平台实现与其它管理系统的整合与兼容、共享。

结合企业微信和小程序功能，实现管理平台继续向项目管理执行层延伸，将日常的

项目管理的基础信息均一一展现在平台和手机客户端。

在网络通讯飞速发展到了5G 时代，实现管理驾驶舱、签到系统、视频监控、视频

会议管理和相应的云计算分析服务。

继续深化开发，实现与外网相关设定数据的自动搜索与关联管理。

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