FSSC运营管理制度(标准化管理办法)

财务共享服务中心运营管理制度

标准化管理办法

第1页 共13页

目 录

版权声明 ......................................................................... 错误!未定义书签。

1．目的 ............................................................................................... 4

2．适用范围 .......................................................................................... 4

3．财务共享服务中心的标准化定义 ............................................................... 4

4．财务共享服务中心标准化的目标及评价规范 ................................................. 4

5．流程管理规范 .................................................................................... 5

5.1 流程管理规范的内容 ...................................................................... 5

5.2 流程管理规范的基本要求 ................................................................. 6

5.3 流程设计的基本流程 ...................................................................... 6

5.4 流程优化的基本流程 ...................................................................... 7

6．作业管理规范 .................................................................................... 8

6.1 作业管理规范的内容及目的 .............................................................. 8

6.2 作业管理规范的基本要求 ................................................................. 8

6.3 作业管理的规范 ............................................................................ 9

7．文档管理规范 .................................................................................. 10

7.1 文档管理的内容 ...........................................................................10

7.2 文档框架 ...................................................................................10

7.3 文档编制要求 .............................................................................10

7.4 文档发布管理 .............................................................................10

7.4.1 文档发布流程 ......................................................................10

7.4.2 文档发布途径 ......................................................................11

7.5 文档归档管理 .............................................................................12

第2页 共13页

7.5.1 电子文档归档 ......................................................................12

7.5.2 纸面文档归档 ......................................................................12

7.6 文档修订管理 .............................................................................12

7.7 文档废止管理 .............................................................................12

7.7.1 废止条件 ...........................................................................12

7.7.2 废止要求 ...........................................................................12

8．制度说明 ........................................................................................ 13

第3页 共13页

1．目的

为规范财务共享服务中心流程、作业及文档的标准化管理工作，特制定本制度。

2．适用范围

本制度适用于某公司财务共享服务中心。

3．财务共享服务中心的标准化定义

标准化是指在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使

用的规则的活动，包括标准制定、发布及实施。财务共享服务中心的标准化管理主要包括流

程管理规范、作业管理规范及文档管理规范。

4．财务共享服务中心标准化的目标及评价规范

标准化的目标是对重复性高、可复制性的工作统一标准，统一程序，持续提升财务共享

服务中心的工作效率与服务水平。

1） 评价频率：标准化评价每季度进行一次，在每季度结束后的次月15日前完成上一季度

的标准化管理评价。

2） 评价机制：以下为标准化工作的管理目标及考核评价规范。流程管理、文档管理满分制

均为100分，两项加权平均得分为当季的标准化得分。

表4-1 标准化目标及评价规范

项目 目标 内容 评价方法 责任人 评价人

及时制定、修订相关流

动态优化

程及规范，提高对经营标准化

（40分）

活动的适时支撑服务支撑岗

能力 。

未及时制定和修订相关流程的，相关流

每发现一次扣减责任人当季标程负责

准化得分5分，扣完为止。 人

流程管理 相关流

（100分）

因流程相关规范设计问题造成

效率优先

确保流程畅通、优化的流程不畅的，每发现一次扣责任标准化

人当季标准化得分5分，扣完为流程能提高工作效率。支撑岗

（30分）

止。

发布规范

统一

（30分）

流程变更及优化需遵标准化

守流程发布规范。 支撑岗

违反流程发布规范的，每发现一相关流

次扣减责任人当季标准化得分5程负责

分，扣完为止。 人

程负责

人

第4页 共13页

项目 目标 内容 评价方法 责任人 评价人

及时发布

及时发布各类文档。 每发现一次扣责任人当季标准

（20分）

未按时发布文档或发布错误的，

化得分2分，扣完为止。

标准化综合处

支撑岗 处长

规范发布

（20分）

按照规范流程进行文标准化综合处

档的发布。 支撑岗 处长

未按规范流程发布文档的，每发

现一次扣责任人当季标准化得

分2分，扣完为止。

文档编制人应及时更

及时更新 支撑岗 处长

（20分） 文档编标准化

新各类文档，标准化支未及时更新相关文档，每发现一

撑岗负责监督文档的次扣责任人当季标准化得分5

修订，保证文档的有效分，扣完为止。

性。

提交标准化支撑岗进行发布的

文档形式发现一次扣责任人当季标准化

文档管理

（100分）

标准 得分5分，扣完为止。

（20分） 未进行编码的，每发现一次扣责

文档编制人应严格使

用统一模版，符合编码

规则。

文档未使用统一文档模版的，每

任人当季标准化得分5分，扣完

为止。

电子文档应在发布后及时归档，

未及时归档的，每发现一次扣责

任人当季标准化得分2分，扣完

为止。

在规定的时限内归集、

按时归档

（20分）

整理、装订各类纸质文

档，并保证电子文档的

及时归档。

纸面文档的归集和装订应每月

进行一次，未在规定时间内完成标准化综合处

装订归档的，每发现一次扣责任支撑岗 处长

人当季标准化得分5分，扣完为

止。

装订不规范的，每发现一次扣责

任人当季标准化得分3分，扣完

为止。

标准化综合处

制人 支撑岗

文档编标准化

制人 支撑岗

5．流程管理规范

5.1 流程管理规范的内容

第5页 共13页

流程管理规范的内容主要是指财务共享服务中心对各财务业务流程、运营管理流程及其

相应标准化文档的设计、优化、执行、固化等环节的规范化管理和要求，通过统一标准、持

续优化，以达到不断完善流程，从而提高财务共享服务中心的整体工作效率与质量。

5.2 流程管理规范的基本要求

1） 标准化：流程设计与优化的程序应相对统一、固定。

2） 文件化：流程制度与相应文档模版应以文件的形式进行固化。

3） 动态化：流程优化应做到适时、动态，发现问题立即提出优化方案。

4） 系统化：流程设计及优化应尽量与系统相结合，减少手工操作环节。

5） 效率化：流程和文档的制度要求在确保规范的基础上，突出效率优先原则，最大限度减

少流程环节和层级。

5.3 流程设计的基本流程

在设计每一项流程之前，财务共享服务中心相应流程负责人应对该流程涉及的各种问题

进行全面的分析和评价，形成解决方案。流程设计应遵循以下基本流程：

流程设计的基本流程

财务共享服务中心财务共享服务中心财务共享服务中心

相应流程负责人相应流程负责人相应流程负责人

财务共享服务中心

标准化支撑岗

组织调研流程测试与

诊断问题检验

组建团队

流程设计

文档输出

标准化、规范

性审核

财务共享服务中心财务共享服务中心财务共享服务中心

相应流程负责人标准化支撑岗主任

财务共享服务中心

标准化支撑岗

流程跟踪

效果评估

归档管理流程发布审批

图5-1 流程设计的基本流程

流程描述：

1） 相关流程负责人组织问题调研，进行问题的诊断。

第6页 共13页

2） 相关流程负责人组建流程设计团队，针对存在的问题，寻找有效管理手段，设计初步的

流程方案，并输出相应的标准化文档。流程设计时要充分考虑国家财经制度与法规、会

计核算办法、公司内部管理制度等企业内外部各项制度与政策。

3） 相关流程负责人组织人员根据初步的流程设计方案进行流程测试与检验，根据测试结果

优化流程方案。

4） 标准化支撑岗负责对优化后的流程方案文档进行标准化审核。

5） 标准化支撑岗将审核修订后的流程方案文档及流程评估结果提交财务共享服务中心主

任审批。

6） 审批通过后，由标准化支撑岗进行流程文档的发布。

7） 流程发布执行后，相关流程负责人负责监督流程固化工作。标准化支撑岗定期将相关文

档进行归档。

8） 流程方案正式执行后的半年内，标准化支撑岗应按月组织相关流程负责人进行效果评

估，以确定流程效果是否达到预期目标。

5.4 流程优化的基本流程

当现有流程不能有效指导日常管理工作，业务人员应及时提出流程优化方案。流程优化

需遵从以下流程：

流程优化的基本流程

财务共享服务中心财务共享服务中心财务共享服务中心

相应流程负责人相应流程负责人相应流程负责人

业务人员

发起需求组织调研流程设计

评审需求组建团队

诊断问题文档输出

是

流程测试与

检验

是否重大

修改

否

财务共享服务中心

标准化支撑岗

财务共享服务中心财务共享服务中心

相应流程负责人主任

财务共享服务中心财务共享服务中心

标准化支撑岗标准化支撑岗

标准化审核

流程跟踪

效果评估

归档管理流程发布审批

第7页 共13页

图5-2 流程优化的基本流程

流程描述：

1） 业务人员针对流程存在的问题，编写修订建议与需求提交至财务共享服务中心相应流程

负责人。

2） 财务共享服务中心相应流程负责人组织调研，评审需求，确认当前流程是否需要优化。

3） 财务共享服务中心相应流程负责人组建流程设计团队，针对存在的问题，寻找有效管理

手段，设计初步的流程优化方案，形成流程文档。

4） 流程优化方案初步定稿后，财务共享服务中心相应流程负责人根据重要性原则，决定是

否组织相关人员进行流程测试与效果评估，根据测试结果修订流程。

5） 标准化支撑岗负责对优化后的流程方案文档进行标准化审核。

6） 标准化支撑岗将审核修订后的流程优化方案文档及流程评估结果提交财务共享服务中

心主任审批。

7） 审批通过后，由标准化支撑岗进行流程文档的发布。

8） 流程发布执行后，相关流程负责人负责监督流程固化工作。标准化支撑岗定期将相关文

档进行归档。

9） 流程优化方案正式执行后的半年内，标准化支撑岗应按月组织相关流程负责人进行效果

评估，以确定流程优化目的是否达到预期。

6．作业管理规范

6.1 作业管理规范的内容及目的

作业管理规范的内容：定期总结分析，设计并持续改进财务共享服务中心所有业务操作

动作。

作业管理规范的目的：实现统一操作标准与流程，规范操作步骤与动作，达到提升员工

专业技能、缩短操作周期，减少工作差错、提升工作效率的管理目的。

6.2 作业管理规范的基本要求

1） 标准化：应遵守质量标准、时效标准、步骤标准等作业标准规范。

第8页 共13页

2） 统一化：应相对统一，实现财务共享服务中心员工作业标准整齐划一、有效衔接。

3） 简洁化：应化繁为简，减少不必要环节和动作，压缩作业时间、提高作业效率。

4） 有效化：应保证作业动作有效，不断提高作业效果，避免或减少无效和低效作业。

6.3 作业管理的规范

表6-1 作业管理规范

岗位 关键动作 动作说明 时间

单据接收 每天上午8点半至下午5点

单据扫描 扫描接收的单据并上传影像 每天上午8点半至下午5点

扫描岗

单据邮寄 每周邮寄一次

收取单据箱中的单据和各地票据接收员

邮寄的单据

将扫描完毕的单据邮寄至财务共享服务

中心票据归档岗

接收单据时与单据登记本内容、邮寄清

登记台帐 单逐笔核对，退还单据时在退单登记表接收单据与退还单据时

上逐笔登记

单据接收 接收扫描岗传递的单据 每天上午8点半至下午5点

单据上柜 将收取的单据分类整理放置于文件柜中 每天上午8点半至下午5点

打印凭证 打印帐务处理结束后生成的会计凭证 每天上午8点半至下午5点

归档岗

匹配顺号 将打印的凭证与实物单据匹配并顺号 每天上午8点半至下午5点

单据归档 定期

档案管理 负责会计凭证等档案的保管及调阅 每天上午8点半至下午5点

档案上交 将档案移交至总经办档案处 每半年

报账审核 审核报账信息 每天上午8点半至下午5点

账务处理 每天上午8点半至下午5点

核算岗

银行对账

编制银行余根据银行对账情况，编制银行余额调节

额调节表 表

复审岗 凭证复核 复核凭证信息 每天上午8点半至下午5点

出纳岗 资金收支 每天上午8点半至下午5点半

装订成册并妥善保管在财务共享服务中

心档案室

在浪潮核算系统中进行账务处理，生成

会计凭证

根据银行账户使用的活跃程度选择合适

的对账频率，进行银行对账

通过银企互联系统、网上银行、线下等

方式进行银行结算业务、各种款项收支

活跃账户：每周五

不活跃账户：每月底

每月1号下午5点前

第9页 共13页

岗位 关键动作 动作说明 时间

现金盘点 进行现金盘点，编制现金盘点表 每天下午4点半至下午5点

编制标准

会计报表

会计报表

编制独立核算单户会计报表和合并会计

报表

季报/半年报/年报：根据编报通

知规定的时间

月报：次月5号0点前

7．文档管理规范

7.1 文档管理的内容

文档是指财务共享服务中心发布或接收的内部管理制度等日常管理活动所涉及到的材

料，是记录和反映财务共享服务中心日常管理活动的重要史料和证据。文档管理的内容包括

电子文档及纸质文档的规范性管理。

7.2 文档框架

文档管理框架

内部管理类 外部服务类

业务管理 运营管理

1、业务指导 1、管理制度 1、报账指南及规定

2、审核细则 2、规章制度 2、通知及公告

3、工作手册 3、流程规范 3、财务小贴士

4、核算办法 4、会议纪要 4、咨询答复邮件

5、内控规定

6、业务规范

7.3 文档编制要求

1） 来源：财务共享服务中心员工编制各类文档前，应严格遵循文档框架的类别划分原则，

进行准确归类。

2） 模版：财务共享服务中心标准化支撑岗，应针对每类文档制订出固定文档模版。财务共

享服务中心员工编制各类文档，应使用已经制订的文档模版。

3） 编码：财务共享服务中心标准化支撑岗应按照企业管理部要求制订规范的文档编码规

则，按文档类别分层次编码，实现分类保管，以方便查找。财务共享服务中心员工编制

完成文档后，应严格按照编码规则，对文档进行编码。

7.4 文档发布管理

7.4.1 文档发布流程

第10页 共13页

财务或

业务人员

财务共享服务中

心标准化支撑岗

文档编写团队

财务共享服务中

心标准化支撑岗

财务共享服务中

心标准化支撑岗

财务共享服务

中心主任

发起需求组建团队编写文档组织评审标准化审核审批

评审需求

组织编写

财务共享服务中财务共享服务中

心标准化支撑岗心标准化支撑岗

是否需要上

级领导审批

是否需要业

务会签

是

总部相应部门领

导

审批

否

文档归档文档发布

表7-1 文档发布流程

流程描述：

1） 财务共享服务中心人员或业务人员提出制度及规范等制定的需求。

2） 财务共享服务中心标准化支撑岗负责评审需求，组建团队，组织编写，根据需求了解情

况。

3） 标准化支撑岗负责组织专业人员临时组建文档编写团队，拟定制度及规范等文档初稿。

4） 初审：标准化支撑岗组织财务共享服务中心进行文档初稿的内部评审。

终审：标准化支撑岗选择与制度及规范相关的业务人员和财务人员召开评审会议，对制

度及规范等文档进行充分评审。重要文件要求至少五名以上评审人员签字。

5） 评审结束后，由标准化支撑岗负责对制度及规范等文档进行标准化审核。

6） 审核通过后，标准化支撑岗上报财务共享服务中心主任审批，由财务共享服务中心主任

视重要性程度，决定是否需要相关部门领导会签、上报公司领导审批。

7） 领导审批后，由标准化支撑岗进行文档的发布。

8） 文档发布完毕后，标准化支撑岗负责将相关文档进行归档。

7.4.2 文档发布途径

制度文档制订后，财务共享服务中心标准化支撑岗应及时发布以供相关人员查阅，发布

途径主要有以下几种：

第11页 共13页

1） 公共邮箱

2） OA系统

7.5 文档归档管理

7.5.1 电子文档归档

1) 电子文档正式发布后的2个工作日内，标准化支撑岗负责将电子文档分类整理并归档。

2) 每月30号，标准化支撑岗将本月发布并归档的各类电子文档按照类型整理汇总，制作

文档清单，清单内容包含文档编号、标题、发布日期、文档编制人、批准人、流程责任

人等相关内容。

7.5.2 纸面文档归档

标准化支撑岗负责将正式发布的电子文档根据文档类型打印，妥善保管，每年度末集中

装订成册。

7.6 文档修订管理

当需要对已发布的文档进行修订时，文档编制人需在一周内完成文档修订工作，并提交

至标准化支撑岗进行重新发布及归档。修订文档的发布流程参照新文档制订发布流程。

7.7 文档废止管理

标准化支撑岗应对不适用的文档进行废止操作，将文档状态变更为“已废止”，在电子

文档和纸面文档均标注“废止”字样及废止日期后另行归档，如需销毁的应集中销毁，保证

信息安全。废止审批流程同相应文档发布流程。

7.7.1 废止条件

1） 到达文档注明的有效期限。

2） 修订原有文档，新文档正式生效时，原文档作废。

3） 文档相关规定和制度经废止审批后，即完成废止程序。

7.7.2 废止要求

1） 建立废止文档清单，记录废止日期、编号、制度名称、执行人、审批人等相关内容。

2） 对于审批废止的制度，制度废止后，需有必要的声明与公告，以使相关人员知悉并执行。

第12页 共13页

8．制度说明

本制度由财务共享服务中心负责解释和修订，自发布之日起执行。

第13页 共13页