企业要推动流程优化这五个条件必须具备

企业要推动流程优化这五个条件必须具备

研究表明，很多企业在导⼊流程管理⽅法之后⼤都停滞在了流程规划或流程梳理阶段。也就是说，公司通过内部项⽬组

或引⼊外部咨询公司成⽴联合项⽬组后，为企业建⽴了基础的流程制度体系，实现了管理体系从⽆到有的搭建。然⽽随

着时间的推移，企业内部对流程制度体系的热度在下降。

与此同时，公司⾼层⼤多期望流程管理能够带来⽐规范化管理更进⼀步的价值，⽐如降低成本、减少流程运⾏周期、提

升客户满意度、提升产品/服务质量等。⼀⽅⾯，流程制度体系的价值很难在短期内显现；另⼀⽅⾯，确保梳理好的流程

制度得以有效执⾏也是⼀个巨⼤的难题。所以流程管理责任部门往往会倍感压⼒。

“流程优化是流程管理⽣存的根本。”因为流程优化项⽬通常在⼀年之内可以完成，快的三个⽉内可以结束，如果优化项

⽬管理得好，完全可以迅速给公司⾼层交⼀份令⼈满意甚⾄惊喜的答卷。通过为数不多的流程优化项⽬产⽣实实在在的

价值，能够坚定全公司对于流程管理的信⼼，可以迅速将流程优化⼯作全⾯推⼴开来，从⽽为流程管理体系建设与闭环

推动打下良好基础。

然⽽，在很多已经开展了流程管理的企业中，流程管理部门虽然掌握了流程优化的⽅法，还是难以成功推动这项⼯作，

⽆法享受流程优化为企业带来巨⼤价值的成就感与喜悦，也⽆法将流程管理⼯作打开局⾯。究其原因，就在于开展流程

优化⼯作之前忽略了⼏项需要考量的前提条件，这样做的结果就好⽐将房⼦建在流沙之上。

流程管理专家研究表明：企业要成功推动流程优化⼯作，需要充分考虑并准备好五个前提条件：流程优化需求、流程优

化组织、流程优化⼈才队伍、流程优化激励机制和流程优化量化评估。

公司越⼤，个⼈的作⽤/影响就越有限，⽽通过上述五个条件可以使更多的⼈（做得好的话，可能是全员）都参与到流程

优化⼯作中。所以，如果能够将这五个条件做⾜，运⽤流程优化⽅法去开展流程优化⼯作，⼀定能够象已经蓄势待发的

跑车⼀样，只要⼀脚油门下去，就可以快速地奔跑起来。

扣公司战略⽬标或经营⽬标，找出战略导向的流程绩效指标来评估，不能够⼤⽽全，重点不突出。

检查与评估是主动发现问题的机制，如果这个环节可以做好，就能保证流程需求源源不断，所以从长远来看，这是流程

管理⼈员必须做好⼀个环节。

基于问题反馈/流程优化建议。这⼀条⽐较被动，需要发动⼴⼤的员⼯来提优化建议或反馈问题，所以营造氛围与激励员

⼯⾮常重要。笔者觉得，⾸要的是要建⽴问题反馈与流程优化建议的渠道，⽽且要有专⼈进⾏管理，对提交⼈要及时地

给予回馈。如果公司已经有⽐较好的IT平台，建议做成在线问题/建议收集及电⼦化需求管理流程。其次，要重视问题反

馈与流程优化建议的评审，除⾮事实描述是错误的，否则每⼀个优化建议都是值得⿎励及认真思考的，⽽不能简单地否

定。最后，对建议⼈要进⾏激励，激励包括物质与精神两⽅⾯。在流程管理推⾏初期，为⿎励⼤家多提问题与建议，只

要能提（前提是问题描述符合事实），就要给奖励。另外，当流程优化建议被采纳并产⽣效果的时候要再次激励。通过

精神激励，可以提升员⼯的被尊重、被认同及成就感，往往⽐物质激励更持续、更有效果。

在企业流程优化初期，这是⼀条⾮常重要的需求渠道。因为此时放眼望去，遍地都是问题与改进机会。另外，天天在业

务流程中操作的员⼯最懂流程，最理解流程的问题与改进需求。

负责组织各流程优化项⽬及项⽬经理的绩效评估；

负责组织流程优化项⽬验收评估及资料归档。

虽然项⽬管理⼤都是秘书类的⼯作，但却是整体流程优化项⽬管理流程执⾏层⾯的发动机。正是通过这个⾓⾊，可以将

流程优化项⽬有效推动，让项⽬运作管理过程能够规范、有序地运转起来。

3）流程优化项⽬组。根据经验提出以下⼏个关键注意点：

重⼤的流程优化项⽬最好挂名⼀位⾼层作为项⽬总监或赞助⼈；

严重度如何？问题发⽣的频率如何？问题发⽣的概率如何？如果要解决这个问题需要投⼊多少成本？问题解决的投资回