xxxxxxxxx有限公司印章管理制度
1、 目的
为了规范印章管理,维护公司权益,提高对印章刻制、使用、作废过程的控制
能力,确保印章的使用在受控状态下进行,特制定此管理制度。
2、 适用范围
适用于公司印章的管理控制。
3、 印章分类
a) 公司级代表公司权威的印章,具有法律效力,必须依法使用、严格按规范
:
管理。用在以公司名义对内外发出的公函、文件、报表等资料,包括公章、合
同章、财务章、法人代表名章、执行总裁名章。
b) 部门章:各部门因业务需要使用的,代表部门决意与效力的印章,必须按照部
门的职能和业务范围用印,用于对内部报送的资料,和对内、外例行业务。不
得超越部门业务与职能范围用印。包括:人力资源部、行政部、产品部、质量
专用章。
c) 内部控制印章:用于公司内部资料,与内部管理控制的印章,包括:图书资料
章、产品检验控制章、质量控制章、秘密、作废。
d) 其他印章:只限于部门内部使用,做标识的印章;包括:数码章、打号章等标
识章。
4、 管理程序
4.1印章管理
4.1.1公司级印章由财务部统一管理,财务专用章由会计掌管,其他公司级印章均由
出纳管理。
4.1.2部门级印章由部门提报指定人员负责管理,业务主管副总核准,执行总裁批准,
管理人名单在人事行政部备案。
4.1.3内部控制印章,由指定管理人员按部门制定的已经颁布实施的管理细则和有效
范围用印;其他印章的使用由各部门自行控制。
4.1.4印章更换管理人均需办理书面交接手续;更换公司级印章管理人由执行总裁批
准,部门级由主管副总批准,同时将新的管理人名单报人事行政部备案。
4.2用印审批
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4.2.1公司级印章由财务部管理,各部门申请使用公司级印章先填写《用章申请单》,
由部门经理审核签字后提交执行总裁批准,再送交财务部公章管理人盖章,经批准
的申请单由财务部收存备案。财务章的使用由财务部遵照财务管理相关规定执行。
4.2.2部门印章,在用印时由申请人到部门印章指定管理人处填写《部门用印记录表》,
由部门经理核实用印文件的真实性和准确性,由部门经理批准后用印。部门经理视
用印文件重要性与必要性自行决定是否在部门内部存档备案。
4.2.3内部控制印章和其他印章的审批同4.1.3。
4.3用印和备份
4.3.1用印严格遵循先行文后盖章的原则,严禁在空白纸张、空白表格、未经批准的
文件上预盖印章。
4.3.2公司级印章一般不得带出公司,因特殊情况需要外出用印,必须经部门经理核
准,执行总裁批准,并由负责管理公司级印章的管理人亲自携带外出用印。
4.3.3各部门、各位员工要严格按照规定的批准手续用印,凡不按规定办理用印手续
的,一律不得用印。
4.3.4印章应及时清洗,确保印章清晰、端正。各类印章,使用完毕均应入柜,上锁妥
善收存,公司级印章收存于保险柜中,及时上锁,钥匙不离视线之内。
4.3.5加盖公司级印章的文件资料,均需按指定要求管理备份,详见《文件管理制度》。
4.4印章的刻制、停止使用、作废
印章的的刻制、作废由人事行政部统一办理;停止使用的印章由人事行政部统
一销毁或封存。
4.4.1各部门因公需要刻制印章,先到人事行政部领取《刻章审批单》,按要求填写,
经批准后送交人事行政部,由人事行政部联系正规的、在公安系统备案的指定商家
刻制。《刻章审批单》存人事行政部备案,刻好的印章由人事行政部备案后(在审
批单中留样章),下发申请部门启用。
4.4.2新刻印章,由业务部门提出申请,首先由部门经理核准;公司级、部门级印章
由主管副总复审,执行总裁批准方可刻制;新制内部控制印章、其他印章由主管副
总批准。
4.4.3停止使用、作废
A 因业务调整、或其他原因使印章停止使用,印章管理部门要及时将印章交人事行
政部,并办理停用手续;因印章磨损或其他原因损坏,需要重新刻制的,重新履行
新刻印章审批手续,同时将旧印章交人事行政部。
B 印章作废处理,由印章管理人提报经部门经理签字认可的书面说明,连同印章一
同送交人事行政部,由人事行政部报知主管副总后实施;公司级印章进处作废处理,
由人事行政部报主管副总核准,执行总裁批准后执行。
4.4.4印章遗失
公司级印章发生遗失由管理者在第一时间直接报人事行政主管副总、执行总裁;
部门级印章、内部控制印章、其他印章发生遗失由直接管理人报人事行政部,书面
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说明原因和建议处理办法,(部门印章和内部控制印章遗失书面说明需经部门经理
签字确认)由人事行政部视管理部门书面建议,请示人事行政主管副总后做相应的
处理,同时监督管理责任人查找遗失印章原因,采取相应补救措施,必要时对内、
外部发布遗失印章公告。
5、 印章监管
5.1各部门指定管理人必须按规定的流程用印,严格把关;对未按规定办理用印申请
审批手续的,可以拒绝用印。
5.2各层级用印审批人员应了解自己的管理职责,准确审核批准。
5.3印章管理者和使用者发现请印、用印环节,未按规范操作时,有责任和义务纠正
违规行为。印章管理者和使用者发现请印、用印环节有漏洞,请及时报知人事行政部,
由人事行政部及时改进管理制度,完善管理措施;真正作到规范使用、严格把关,做
到防微杜渐。
6、
责任追究
发生下列状况之一的,视具体情况依据公司相关管制度进行处罚,给公司
造成重大不良影响或重大损失的,公司保留追究直接责任人、间接责任人经济损
失和刑事责任的权利。
1)因印章未安规定管理,或控制不严、使用不当以及发生遗失的;
2)审批人在办理印章审批手续时,未认真审核,导致发生问题的;
3)印章在停止使用后,管理部门管理人未及时将印章交人事行政部,而继续使用的。
7、 附则
7.1本管理制度由人事行政部负责解释。
7.2本管理制度自签署发布之日起执行。
8、附表(略)
附表1 《公司印章管理责任人与有效范围细表》
附表2 《用章审批单》
附表3 《部门用印记录表》
附表4 《刻章审批单》
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