档案、证书、印章管理规定

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档案、证书、印章管理规定

档案、证书、印章管理规定

档案、证书、印章管理规定

第一章总则

第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在我

校各项工作中的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案

法》、《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定，结合我校实际，

制定本办法。

第二条本规定所称档案、证书、印章是指我校在教育教学、后勤、党政

管理和其它各项活动中直接形成的对学校和社会当前及长远具有保存价值的

各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

第三条学校档案是全校师生员工智慧的结晶，是重要的信息资源和历史

凭证，档案、证书、印章管理必须坚持集中统一管理的基本原则，确保各类

档案、证书、印章达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。各部门

都有管理和保护档案的义务和责任。

第四条档案、证书、印章工作是我校工作的重要组成部分，是办好学校

的一项基础工作，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。

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第七条学校档案室是学校档案工作的管理部门，是保存和提供利用本校

档案的职能部门，具有对全校档案工作统筹规划、统一管理、实行指导、监

督与检查的责任。第八条学校档案工作人员要保持相对稳定。第九条学校档

案室的基本任务

１、贯彻执行有关档案工作的方针、政策、法令和法规，规划全校档案

工作。

２、建立和健全学校各类档案管理制度和实施规范，并负责指导、监督

和检查执行情况。

３、负责对学校各类档案及有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴

定、统计和保管工作。

４、努力开展档案的开发和利用工作。

５、编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，积极开发档案信息资

源。６、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息

交流。

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第十条学校要保证档案事业所需经费。对归档文件所需的档案装具及设

备，学校在其经费中给予支持。

第十一条学校档案室要有符合档案管理要求的档案库房。

第十二条学校档案库房要有足够的装具，保证档案的安全存放。第四章

文件材料的积累、立卷和归档

第十三条学校应做到各项工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总

结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十四条

学校应建立和完善文件材料的立卷归档制度，并将其纳入教学、科研、管理

和有关人员的职责范围，以确保各项工作完成后，均有完整、准确、系统的

文件材料归档保存。

第十五条学校任何个人在从事教学、科研、党政管理、外事等活动中形

成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室移交，集中管理，任

何部门和个人不得据为己有。凡学校有重大活动、庆典、捐赠等事项，在其

发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像，均应及时归档。

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３、学校每年形成的会计档案，应由专人按照归档要求负责整理立卷，

按规定的时间向档案部门移交。

第十八条凡需归档的文件材料必须遵循文件的自然形成规律，保持文件

材料之间的有机联系，便于保管利用的原则进行系统整理组卷，编写页号、

填写案卷目录、备考表、拟写好案卷标题、注明保管期限；编制移交目录一

式两份，由负责人和档案工作人员签字后向学校档案室移交、交接双方签

字。第十九条对归档的各种载体的文件材料，必须做到书绘工整、声像清

晰、装订整洁、一律用碳素墨水或黑墨水、不符合要求的由相关部门负责改

进和复制。

第二十条为了便于档案的装订和排架，公文处理用纸一律使用16K普通

用纸，设备材料用设备档案用纸、会计凭证要统一规格。

第二十一条文件材料归档范围应按规定的九大类收集归档：1、党群

（党务、群团、其它）；2、行政（行政事务、人事劳资、总务后勤、其

它）；3、教育教学（教务管理、德育管理、学生管理、其它）；4、基建；

5、声像；6、会计（报表、帐簿、凭证）；7、设备；8人事档案；9、实物

第五章档案的管理和利用

第二十二条学校档案室要按照《学校档案分类整理方法》的要求，对各

类档案进行分类、编号、排架，编制案卷目录和其他检索工具，做到分类科

学、整理系统、保管安全，统计准确，利用方便，管理手段先进。

第二十三条要定期检查档案保管情况，发现破损、字迹褪色的档案，要

及时修补和复制。

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第二十四条各类档案保管期限：学校各类档案按其价值将保管期限分为

永久、长期、短期三种。凡记录学校主要职能活动，对教学、科研等具有长

久参考和研究价值的，应定为永久保存；凡在较长时间内具有利用价值的，

应定为长期保存；凡在短时间内具有利用价值的定为短期保存；凡是介于两

种保管期限之间的文件材料，其保管期限一律从长。会计档案的保管期限，

根据其特点，分为永久、长期两种，长期期限分为十五年、二十五年。第二

十五条学校档案部门所保存的档案，主要供本校利用，如其他单位或个人需

查阅或利用时，必须遵守我校档案管理规章制度。本校工作人员因工作需

要，可直接查找、借阅本单位归档的档案。非本校人员查阅档案时，应持单

位介绍信或身份证，经分管档案的领导同意后，方可查阅。凡摘抄、复制的

档案，须经档案室核准后，加盖档案室公章和学校公章方能生效。

第六章奖励与处罚

第二十六条对专、兼职档案工作人员，在档案的收集、整理、保护和提

供利用等方面成绩显著的，应由学校给予表彰和嘉奖。

第二十七条对于违反档案管理的行为，或因玩忽职守而造成档案损失的

领导和个人，应视情节轻重，依照法律规定由学校给予行政处分；构成犯罪

的由司法部门追究刑事责任。

第七章附则

第二十八条本规定自202*年9月1日起实施。

滨州市中华武术学校

202*年8月30日

扩展阅读：006证章管理制度

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经营管理制度

证章管理制度

1.目的：文件编号：ZH-MOS--006版本号：A加强公司的证章控制，避

免因管理不当造成损失，特制订本制度。2.范围：适用于公司的所有重要文

件、证照和印章。3.职责：管理部负责印章的制发和管理，负责公司及本部

门印章的保管和使用，检查各部门证章的保管和使用情况。各相关部门负责

本部门印章和存放于本部门的公司证章的使用和保管。4.定义：公司的营业

证照、组织机构代码证、资质证书等证照；重要文件及证照合同及评估报

告；公司合同、章程、法人身份证明及文件；与公司有关的政府部门专门文

件；公司其它重要文件。公司印章指以公司名义刻制的具有法律效力的印

章。包括公章、私章、部门章、专用章。指对外唯一代表公司形象的印章，

代表企业权力、凭信和职责，是企业法人的象征。公司法定代表人、总裁及

总监私人印章。刻有公司部门名称的印章。财务专用章、发票专用章、合同

专用章、文件编号章等。将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。公章私

章部门章专用章印鉴5.0内容：5.1重要文件及证照管理公司重要档案及证

照应统一存放于公司财务室，实行专人管理，保证档案及证照的安全与完

整。各部门负责办理的公司重要文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件

转交档案室保存,并办好移交手续。版本所有*未经书面认可不得复制*违者

必究第1页共5页经营管理制度

证章管理制度

文件编号：ZH-MOS--006版本号：A对重要档案及证照，责任人要进行

全程控制，对公司的重要档案及证照进行收集、归档，并填写《档案借出登

记表》，做好借出、归还记录。各部门应配合档案室，将留存在本部门的重

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要档和证照归档。重要文件和证照的借出须在登记表上注明用途，并经总裁

签批。各部门因公借用公司重要文件或证照，在办完相关事务后应及时归

还。如部门需该文件或证照办理其它事务，应先退还档案室登记后续借，避

免在部门积压，同时让档案管理员了解档案或证照去向。借用重要档或证照

的人员必须爱护，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面点交清

楚，档案管理员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。对于使用不当或

损坏遗失等造成的损失，全部由档案管理员承担，公司可根据情节严重予以

处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。5.2印章管

理5.2.1指导思想指导思想：公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填

写《用章申请单》，报总裁批准；5.2.2印章使用范围以公司名义发出的公

文函件应加盖公司公章。公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，

加盖公司公章、财务专用章及法人章。以公司名义签订的合同，在每页中缝

加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加

盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协

议、备忘录、纪要等。5.2.3印章管理规定5.2.3.1公司印章的管理：(一)

办理公司印章流程NO01流程申请刻制公章（办理刻章许可证）02刻制公章

审批/经办部门公安局特营科需提供资料营业执照副本、刻制公章申请报告

公安局指定的刻公安局批准的刻章许可证、营印专营店业执照副本、空白印

章备案表版本所有*未经书面认可不得复制*违者必究第2页共5页经营管理

制度

证章管理制度

公章备案（办理刻制印章登03记卡、印章启用申报书）文件编号：ZH-

MOS--006版本号：A刻制好的公章、营业执照副本、公安局特营科法人代表

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及经办人身份证其他公司印章（发票专用章、发票专用章在税营业执照、税

务批文、组织机04财务专用章），需到相应部门务局；财务专用章构代码

证、刻制印章登记卡、办理备案，税务局预留印模在银行.当印章遗失或公

司注销时需05要注销印章的，必须先登报报社声明作废再申请注销，并在

公安局特营科公安局进行备案(二)、公司印章的登记和保管责任印章类别公

章财务专用章发票专用章保管责任人指定专人指定专人指定专人验收和登记

程序★1、公司印章刻制好后，统一交管理部验收；2、由管理部按领导指定

与保管责任人签订《公司印章使用和保管承诺书》，并在保管责任人工具表

记录3、将印鉴和承诺书归档保存。5.2.3.2公司印章使用和保管要求(一)

公章使用A、审批规定：印章类别公章注：总经理须盖公章亦要填写《用章

申请单》。财务专用章除支票、汇款外，其余文件盖章前均必须填《用章申

请单》，经总裁审批后才可盖章。发票专用章由指定专人经总裁审批后使

用，不需填《用章申请单》。B、所有盖公章的文件，均须按规定审批，不

得凭私人感情、讲情面使用公章。C、所有不属实文件均不得盖公章。D、所

有合同在盖公章前，均必须交总裁审批，否则不得盖公章。版本所有*未经

书面认可不得复制*违者必究第3页共5页

法人代表及经办人身份证注销印章的申请报告、营业执照、法人代表及

经办人身份证、刻章许可证、刻制印章登记卡，待注销的原始印章（所注销

的印章将由公安局特营科收回）审批流程凡需使用公章,申请人须填《用章

申请单》，随待批文件交总经理审批。经营管理制度

证章管理制度

文件编号：ZH-MOS--006版本号：AE、公章保管者外出或请假时，应将

公章交指定的代理人，向公司发出临时授权通知，以便他人使用。代管人亦

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须签订《公司印章使用和保管承诺书》。F、特殊情况携公章外出时，必须

在《公章使用登记表》上作好登记，明确归还时间，到期后，公章保管人必

须催促借用者及时归还。G、不得私自动用公章，不得在空白信纸、信封或

空白介绍信上盖章。如对文件、资料错盖了章或多盖了章，应按规定及时销

毁。H、、公章应盖在文件正面，重要文件和所有合同应盖骑缝印。(二)公

司印章使用保管的一般要求：A、印章应置于安全的地方，不可随意放置，

使用后应及时放回原位，确保不被非预期使用。B、保管人员应对印章经常

检查，经常清洁，以保证印章字体和图案清晰。C、盖印位置应恰当。若有

固定或指定盖印处时，应在规定处盖印。D、盖印图案应清晰、字迹应端

正。若文件需盖多个印章的，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，也不能

盖出纸边。(三)外借规定：除特许情况（如办理证件,社会保险等）外，原

则上公章不予外借。而财务专用章、发票专用章原则上亦不得外借。A、如

遇特殊情况需外借时，需向总裁提出书面申请，获准后再到印章保管人处登

记领出。B、外借公章人员均需签订《公司印章使用和保管承诺书》，印章

保管人应保留书面申请及《公司印章使用和保管承诺书》，保管期限为一

年。C,公司证件如营业执照/税务登记证/机构代码证等证件的管理同印章的

使用管理制度相同。5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和废止（公章则遵

照有关法规规定）公司印章获准停用后，印章保管人应及时报请上级审定印

章之处理方法。接上级的规定和指示，做好公司印章的上缴、清退、存档或

销毁工作。换新章时应发出书面通知，并将作废印章印在“”内，启用的新

章则印在“”内。除特别需要，废止的公司印章统一交由档案管理员保存三

年，然后在征得有关负责人的意见后再行处理。公司印章停用后，应由档案

管理员做好登记工作，把通知停用部门、时间、原因、处理情况登记清楚上

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报上级机关，并留档以备核查。版本所有*未经书面认可不得复制*违者必究

第4页共5页经营管理制度

证章管理制度

文件编号：ZH-MOS--006版本号：A5.2.3.4公司印章的遗失、损毁、被

盗（公章则遵照有关法规处理）公司印章遗失、损毁、被盗时，保管人应及

时向上级递交说明原因的报告书。损毁情形，应将旧章交上级确认处理后，

方可刻制新章。遗失公司印章所引起的费用、损失原则上由遗失者个人完全

承担；特殊情况而减免时，需由总裁签批。遗失、被盗情形，则应及时发出

旧章作废通知，并改刻新章。事后发现旧章时，应及时将其交上级确认并作

废处理。5.2.3.5公司印章保管人的离职处理NO0102内容离职人员在退还

工具时，应将所持公司印章退回管理部。验收确认后，保管好公司印章直至

接管者领出为止。负责印章保管者管理部*接管者再次领出公司印章时，需

按5.1.2★重新办理登记手续。6.0记录和表格《用章申请单》《公章使用

登记表》《档案借出登记表》7.0参考文件和资料：7.1《公司印章使用和

保管承诺书》8.本文件经签准发布之日起施行。9．本文件解释权归公司管

理部。版本所有*未经书面认可不得复制*违者必究第5页共5页

友情提示：本文中关于《档案、证书、印章管理规定》给出的范例仅供

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