印章管理大全:印章管理和风险控制指南

印章管理大全：印章管理及风险控制指南

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# 引言 #

公司印章是指公司刻制的以文字、图记表明主体同一性的公章、专用章等，它

是公司从事民事活动、行政活动的符号和标记。公司作为独立的企业法人，公司印

章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证。

印章管理不善极易引发公司和股东陷入经济纠纷和法律纠纷，还会影响公司的

日常经营运作。目前，我国法律法规对企业印章管理的规定还不够全面，在理论界

和实务界对印章管理的研究较少、关注度较低，可以用以借鉴的文章也较少。与此

同时，许多公司在印章管理上会陷入印章随意刻制、无须专人保管、无须设置印章

台账、印章外借等误区，且存在错用、盗用、冒用、滥用等乱象，所以建立完善的

印章管理制度是公司经营管理过程中亟待解决的问题之一。本文从公司印章分类、

刻制、保管、使用、风险防范等方面分析，提供系统解决公司印章管理的方案，帮

助大家真正解决印章管理过程中所面临的问题。

一、公司印章的分类

公司印章一般分为五类

1、行政公章,如企业公章、分公司公章等；

2、印鉴章，如法定代表人印鉴章、财务负责人印鉴章等；

3、部门章，如财务部章、工程管理部章、人力资源部章等；

4、业务章，如发票专用章、财务专用章、合同专用章、技术资料专用章等；

5、其他印章，如项目管理部章等。

二、公司印章刻制手续及流程

公司刻制印章应按照以下要求前往具有公章刻制业《特种行业许可证》的刻章

单位办理印章刻制业务：

1、公司首次刻制公章，应当凭市场监管部门的注册证件和法定代表人的身份

证件原件办理。刻章单位在受理公章刻章业务后二十四小时内完成刻制，并在一周

内将《公章印鉴备案表》交付所在地县级公安机关治安部门备案存档；

2、之后公司需刻制冠以法定名称的内设机构章、分支机构章和合同、财务、

发票等业务专用章，可以凭本单位的证明材料办理；

3、特别需要注意的是：公章上应刻制公章备案编码；刻制部门章、财务专用

章、技术资料专用章、项目管理部章等印章时，印章上应刻制限制使用范围和不得

使用范围。

三、如何正确保管公司印章

（一）保管人选择

选择诚实负责，品行端正，对公司绝对忠诚和认同企业文化的人作为保管人。

（二）印章领取

领取公司印章时，应填写《印章保管人登记表》，内容包括保管人姓名、所在

部门、领用时间等；并签署《印章使用、保管责任书》，以明确保管人具体的行为

准则、责任承担等。

（三）保管方式

按照“审用分离、分散保管”原则进行保管，负责签批印章使用的各级负责人

不得亲自保管印章。印鉴章可由所属个人自行保管，其他印章应按照印章种类分别

安排专人进行保管，对于行政公章、部门章、业务章等重要印章应安排双人保管。

（四）保管地点

固定在办公室存放，保管印章的桌、柜等地方应牢固加锁。

（五）印章外借、外带

严禁将印章外借；严禁将印章外带，必须外带时须经公司领导签同意书，并指

定监印人陪同。

（六）印章交接

不得随意交给他人保管，如需要交给他人保管或者变更印章保管人，都应当填

写《印章交接登记表》，内容包括：原保管人、现保管人、交接原因等。

（七）印章管理监督

设置监印岗位，安排专门的监印人定期对印章保管和使用工作进行检查、监督。

四、如何正确使用公章

（一）用印范围

1、公章，以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明等可使用公章；

2、合同专用章，在公司签订合同时使用，不得用于非合同文书；

3、发票专用章，在开具发票时使用；

4、技术资料专用章，在非验收资料、技术资料的工程资料上使用；

5、项目管理部章，签订与项目有关的合同、文件，办理施工签证、技术资

料往来、验收、结算、对账等手续时使用；

6、部门章，以各部门名义印发的各类对内公文、函件上使用，禁止在对外文

件上使用。

总之，用印范围需结合公司实际经营管理、业务范围等情况进行明确，既要明

确用印范围，也要明确禁止用印范围。

（二）用印申请

申请用印应填写《用印申请表》，内容包括申请人名称、用印文件名称及份数、

申请用印日期等，还需要经办人签名、审核人签名、批准人签名。

（三）用印审核

1、合同必须办理合同审核流程后才能定稿，定稿后即可加盖印章；

2、非合同文书须经过审核人和批准人对其名称、内容、数量等进行审核，审

核通过后即可加盖印章。

（四）加盖印章

1、保管人应确认用印合同和定稿合同一致、用印非合同文书已通过审核；

2、保管人应亲自用印，严禁他人代印；

3、不得在空白合同、空白文件上盖章；

4、盖章要清晰，多页合同、文件须加盖骑缝章。

（五）用印存档

建立公司印章使用台账，对已经用印的文件进行统计记录，并对已经用印的合

同、文件和《用印申请表》进行存档，方便后续查询。

五、印章变更、注销等事项

1、被抢、被盗、丢失、损毁等需要重新制作的，应当在所在地省级以上公开

发行的报刊上声明原印章作废，凭作废声明报刊原件、法定代表人的身份证原件通

过印章系统办理印章注销，再按新刻章程序办理刻章。

2、因名称变更、印章损坏等原因需要更换印章的，应当将原印章送交印章刻

制单位，凭法定代表人的身份证原件通过印章系统办理印章注销，再按照新刻章程

序重新办理刻章。

3、撤销或注销登记的，应当将原印章送交印章刻制单位，凭原法定代表人身

份证原件通过印章系统办理印章注销。

六、风险防范及注意事项

1、印章应按法定程序刻制、备案。印章未按法定程序刻制、备案的公司，公

安机关有权对其进行警告、收缴、罚款等处罚措施。

2、慎重选择保管人，保管人一定要符合诚实负责、品行端正，对公司绝对忠

诚和认同企业文化的条件。印章保管人经过授权后，是印章暂时的持有者和保管者，

其行使公司印章所产生的权利义务，由该公司对外承担责任，而不是由保管人承担

责任。

3、严格按照公司的规定保管和使用印章。否则会导致印章无法妥善保管，无

法正确使用，并引发印章被错用、冒用、盗用、滥用等一系列潜在的法律风险。

4、印章被抢、被盗、丢失等需要重新制作的，应当及时在所在地省级以上公

开发行的报刊上声明原印章作废并办理印章注销登记。公司未进行公示作废以及办

理注销登记，由此产生的后果，公司需要承担相应的责任。

5、印章作废应及时办理注销登记，将原印章送交印章刻制单位并通过印章系

统办理印章注销。否则会产生之后的合同、文件继续加盖作废印章的风险，由此产

生的责任由公司对外承担。

6、公司变更名称应及时销毁原公司印章，以降低日后不必要的法律风险。公

司变更后，盖有原公司名称印章的合同、文件对变更后的公司依然具有法律效力。

7、严禁印章外借。公司将印章外借他人，可视为公司授权他人使用印章，该

印章所产生的相关责任由该公司对外承担。

8、严禁在空白合同、空白文件上盖章。公司在空白合同、空白文件上盖章，

会导致其中的权利义务内容超出公司的控制，公司要承担的责任也就不可控。

9、严禁同一印章刻制多枚。存在多枚印章情况下，对外使用都是有效的，当

公司无法正确控制印章的使用范围时，公司要承担的责任也就不可控。

10、公司明知私刻印章存在，却未采取措施防止损害善意相对人权益，应承担

该私刻印章签署合同项下权利义务。因此，发现印章被仿冒、伪造要及时报案，并

在所在地省级以上公开发行的报刊上澄清说明，以免被追究民事责任。

11、严禁伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章，以免被追究刑事责任。

《中华人民共和国刑法》第二百八十条第二款规定：“伪造公司、企业、事业单位、

人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚

金”。

12、在项目管理部印章等专用印章刻制格式中，严格规定印章使用的范围或者

严格规定印章不得使用的范围。

# 结语 #

印章管理风险是管理者很容易忽略的一个重大风险。中小企业往往对印章管理

工作不够重视，一旦发生风险，可能会导致巨大的损失。公司印章管理是一项复杂、

系统、意义重大的工作，公司要结合运营现状，从管理制度、管理工具、措施落实

等方面完善印章管理制度，才能最大限度地维护公司和股东的合法利益。

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