公章使用管理规定

公章使用管理规定

第一条：目的：为了加强公司各类、各种公章的管理，便于公章的刻制、使

用、销毁等各环节的工作，减少和避免因公章疏于管理给公司造成的损失，特制

定本规定。

第二条：适用范围：本规定适用于公司内所有公章的刻制、使用、保管、销

毁中负有责任的部门及个人；适用于对公司将产生权利、义务的设立、变更、解

除作用的所有印章；适用于公章的刻制、留档、保管、备案、使用、销毁全过程。

第三条：定义：本规定中所称公章，是指以公司的名义经正常申报后统一刻

制和销毁，在公司内予以保管，对各种文件加盖后将对公司产生民事权利和民事

义务的设立、变更、解除作用的公司印章、公司法定代表人名章、授权委托代理

人名章、各分公司和项目部印章、公司内各部门印章、涉及技术内容的印章、专

门用途印章等。

第四条：公章等级：根据公章重要程度和使用分类，分为以下三级：

A级：公司公章；法定代表人名章；财务结算专用章；合同专用章。

B级：各分公司和项目部印章；公司内各部门印章；授权委托代理人名章；

工会章；涉及技术、品质确认内容的专用章。

C级：对文件、原辅料、其他物资的收发章；日常生产、检验用章；在公司

内使用的印章等。

第五条：公章刻制：

1、由公章使用人以《书面请示书》形式向总经理请求刻制。

2、总经理批准后转综合管理部向国家法律法规指定有资格刻制的单位统一

刻制，其中需要向公安、工商、银行等申请并备案的由综合管理部办理。

第六条：公章使用

1、加盖A、B级公章须进行登记。登记册保留于公章责任人处。登记项目包

括盖章时间；加盖公章文件名、份数、用途内容摘要；经办人；文件传递对方全

称等。

2、盖章由保管责任人在盖章申请人在场情况下加盖，之后立即收回存放处。

3、经常性、常规的公章加盖，可由公章使用人列出详细资料并经有批准权

的人批准后随时加盖。如：税务报表、向上级主管部门的报表、经批准后的支票

签出等。非经常性、常规的公章加盖，须经以下程序：

4、A级公章加盖确认程序：

盖章申请人填写《书面请示书》；

对需盖章文件报本部门负责人确认；

非日常、常规业务范围的报公司法律顾问审核；

报总经理确认批准；

由公章保管责任人进行登记并加盖。

5、B级公章加盖确认程序：

盖章申请人将需盖章文件进行确认。

报本部门负责人审核、批准。

由责任人进行登记并加盖。

6、C级公章加盖确认程序：

由公章责任人自行确认、登记并加盖。

第七条：公章留档和备案：

1、公章刻制完成后，由综合管理部在印章登记册上登记，包括刻制时间、

刻制经办人、公章全称、使用期限、使用范围、保管责任人等。

2、在将公章交付保管责任人之前，综合管理部须在公章预留印鉴上第一次

加盖，以区别于伪造、仿制、冒用行为。

3、A级印章除以上登记、预留印鉴程序外，还须向公安、工商、银行等有

关部门进行备案。

第八条：公章保管：

1、公章一律存放于公司内。其中A级公章存放于保险柜内；对于B级、C

级公章，有保险柜的部门存放于内，没有的，存放在办公桌抽屉中并须加锁。

2、公章保管人为公章责任人，要与公司签定《公章保管责任书》。对公章的

使用负有首要责任。

3、因事由特殊必须将公章带离公司的，须符合下列条件：

A级公章带出必须经总经理特别批准；其他公章带出必须经该分公司或该部

门负责人特别批准；

要有两人以上监管和控制，其中一人是领导干部；

使用完毕后须立即带回公司并不得晚于17：00前收入保管处。

第九条：公章丢失：

按以下程序办理：

1、由丢失责任人以《书面请示书》形式向总经理报告。写明丢失时间、原

因、可能去向、自己应负的责任和建议处罚程度，公章使用范围和可能对公司造

成各种权利、义务上的损失等。

2、丢失公章按本规定第五条进行重新刻制：留档、备案和保管。

3、A级公章须向有关部门重新备案，并在公章丢失后三日内由综合管理部

办理在报刊上刊登原章作废和启用新章的声明。

4、由总经理决定对责任人进行处罚。

5、需要向业务关联单位通报的，在公章丢失后三日内由综合管理部备案，

公章保管责任人负责进行。

第十条：公章损毁：

1、由保管责任人以《书面请示书》形式向总经理请示报告，写明损毁时间、

原因、公章使用范围。

2、重新刻制程序和对责任人的处罚执行上一条规定中第1、2、4项。

第十一条：公章销毁：

1、由责任人以《书面请求书》形式向总经理报告，写明销毁时间、原因、

公章使用范围等。

2、由综合管理部在两人以上监控下彻底销毁并登记。

3、需办理登报作废或需向业务关联单位通报的执行第九条第3、5项规定。

第十二条：违反本规定的责任：

1、对于违反以上各项规定的，有关人员、主管部门领导均有权责令其改正

和执行（或提出建议）相应处罚措施。

2、严重违反本规定给公司造成一定损害时，给予责任人行政、经济处罚。

第十三条：行政和经济处罚措施：

1、行政处罚：警告；书面检讨；降职；降薪、开除（解除劳动关系）。

2、经济处罚：罚款XXX—XXXX元，对损失予以赔偿或部分赔偿。

第十四条：本规定自动列入公司规章制度序列中。

第十五条：本规定自总经理签发日起生效。以前规定中与此冲突的以本规定

为准。

本规定附件包括：《书面请示书》、《公章级别一览表》、《公司印章留存表》，

有关原公章作废或启用新章《声明》、《盖章登记簿》、《公章保管责任书》等与正

文具有同等效力。

《公章使用管理规定》附表1

书 面 请 示 书

请示人：______________________公司 部 。 No

请示时间：20 年 月 日； 希望回复时间：20_ 年 月 日之前。

部门负责人意见： ， 签字： ， 20 年 月 日。

原因陈述及本人见解：

请示内容：

审批意见：□同意；□保留；□否认；□修改后同意，其修改意见：

审批人签字： 时间：20_ 年 月 日

审批人:总经理 其它： 部

备注： 1、须严格按照公司规章制度中记载的程序、级别向有批准权的递交。

2、有关协商内容，由审批人决定是否征询其意见。

3、批准一经作出，不管执行人如何理解，都必须严格按照行。

4、被批准事项完成后，本表交综合管理部存档。

《公章使用管理规定》附表2

公 司 印 章 留 存 表

印鉴全称：

预留印鉴：

刻制时间：20_ 年 月 日 刻制经办人：

保管部门： 保管人：

主要应用范围：

使用期限：自20_ 年 月 日起至20_ 年 月 日止。

销毁时间：于20_ 年 月 日销毁。

销毁参加人： _____； _____

原因是：□过期；□损坏；□丢失；□更新；□用途终止；

□其它： __________________________

备注：1、销毁时须经过总经理批准。

2、销毁时由综合管理部统一进行并备案。

《公章使用管理规定》附表3

声 明

因 原因，本公司原 _____章（原章全名）现声明作废。自20_ 年 月 日起

启用新章 _______ ___（新章全名），请予注意。

特此声明。

XX公司

20_ 年 月 日

 一、公司印章指公司行政章、合同章及财务章，公章由公司财务办公室负

责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，

须经总经理批准并严格办理交接手续；

二、一般性介绍信及身份证明，须经综合管理办公室负责人或公章主

管人员审核后，方可盖章，以备查；

三、对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置

恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；

四、公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由

综合管理部人员携带前往，用后立即带回；

五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特

殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊

情况，下班后停止使用公章；

六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，。没有总

秉公办事

经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；

七、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假

日期间应采取防盗措施；

八、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章

造成的后果由直接责任人负责；

九、公章使用流程：

1. 使用流程：

1) 合同章使用流程：办公室登记编号后，由部门相关人员自行保管，

并对合同章的使用负责。使用时部门经理批准，并在使用登记台帐上作好

使用记录;

2) 公司公章使用流程：

A 申请人所在部门经理或主管上级向办公室提出申请;

B 印章保管人员审阅、了解用印内容;

C 印章保管人员对申请人资格进行核准并在《公章使用登记表》上登

记，由印章保管人盖戳;

3) 财务章使用流程：同公章使用流程。

附：《公章使用登记表》

一 、总 则

为规范公司印章管理，确保公司资产的安全运营，维护公司信誉，特制定本管理

制度。

二、印章使用范围

第一条：公司所有印章必须按规定范围使用，不得超范围使用。

第二条：公司行政公章的使用范围主要为：

1 、公司对外签发的文件。

2 、公司与相关单位联合签发的文件。

3 、由公司出具的证明及有关材料。

4 、公司对外提供的财务报告。

5 、公司章程、协议。

6 、员工调动。

7 、员工的任免聘用。

8 、协议（合同）资金担保承诺书。

第三条 ：公司合同专用章的使用范围主要为：

1 、对外投资、合资、合作协议。

2 、各类经济合同等。

第四条 ：公司法人私章或总经理私章主要用于需加盖私章的合同，财务及报表，

人事任免等各类文件。

第五条：财务专用章，法人财务印章主要用于货币结算等相关业务。

第六条：公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。

三、印章管理

第七条 ：公司印章按部门职责分工，由专人保管。印章保管人员必须切实负责，

不得随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定

专人代替，但必须办理移交手续，并填定移交登记表。为保证资金的绝对安全，

财务专用章、公章、法定代表人等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，

做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。

第八条 ：印章损坏，由公司下文件申明停止使用，办公室将印章统一登记，收

缴销毁。

第九条 ：公司行政公章等重要公章被盗或丢失，需及时向当地公安部门报案，

并登报申明作废。

第十条 ：印章使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章使用范围，经审

批后方可用章。使用公司行政公章必须经公司总经理审批后，由印章保管人盖戳。

对外重大投资、合资、合作协议在盖合同专用章前，需经总经理审批。公司法定

代表人私章或总经理私章由法定代表人或总经理本人签字或被授权人签字后方

可使用。财务专用章、支票专用章、法定代表人由财务部门按岗位职责权限使用。

公司各职能部门专用章由部门负责人批准使用。

第十一条 ：印章使用须严格用章登记程序。印章使用，首先由用章人经有权审

批人或被授权人审批后，由印章保管人根据审批规定的使用范围在“用章登记簿”

上做好登记，印章使用人签字，然后盖章。如遇紧急情况，审批人外出，审批人

可电话批示印章保管人用章，但事后必须办审批和登记手续。“用章登记簿”由

印章保管人保管。

第十二条 ：未经批准不得在空白文件上加盖公司印章。

第十三条 ：非特殊情况不准携带印章外出或外借。

第十四条 ：印章保管人必须书面承诺严格执行公司印章管理制度，不私自使用

印章，不因任何人指使、要求而违规用章。印章管理审批人必须书面承诺将严格

执行公司印章管理制度，不违规审批或运用权力压服印章保管人违规用章。印章

管理承诺书一式两份，一份由承诺人保留，一份交公司档案室存档。

四、责任追究

第十五条 ：对违规刻章使用、管理的行为和行为人追究行政、经济到法律责任。

第十六条 ：凡擅自私刻公司印章给予除名处理。

第十七条 ： 印章使用人不经批准，私盖印章的给予纪律处分；偷盖印章的给予

除名；给公司造成经济损失或名誉损失的，按情节轻重，追究经济责任直至法律

责任。

第十八条 ：印章保管人履行职责不力，印章管理不善造成丢失的，给予除名，

因管理不善，被他人偷盖印章的，给予行政处分，不经批准使用印章的，给予除

名：因违规使用印章或因保管不善丢失印章，给公司造成经济损失或名誉损失的，

按情节轻重追究经济责任直至法律责任。

五、附 则

第十九条 ：本办法自下文之日起执行。

第二十条 ：本办法由公司综合部负责解释。