企业印章制度管理常见的核心问题

企业印章制度管理常见的

核心问题

一、公司印章的分类和用途

答：公司印章主要分为五种：

(一)公章，用于公司对外事务处理，工商，税务，银行等外部事

务处理事需要加盖。

(二)财务专用章，用于公司票据的出具，支票等在出具时需要加

盖，通常称为银行大印鉴。

(三)合同专用章，顾名思义，通常在公司签订合同时需要加盖

(四)法定代表人章：用于特定的用途，公司出具票据时也要加盖

此印章，通常称为银行小印鉴。

(五)发票专用章，在公司开具发票时需要加盖。

二、刻制公司印章的程序和手续

答：通常来说，企业需要拿着税务登记证副本，营业执照副本，

法人身份证，先到公安局登记备案，公安局开出证明后，到指定的地

点刻章，一般需提供以上材料的原件及复印件。

三、刻制公司印章特别的要求

答：《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管

理的规定》对公司印章的管理提出了具体的要求：

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(一) 圆形;

(二)直径不得大于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名

称，自左而右环行;

(三)所刊名称，应为法定名称。如名称字数过多不易刻制，可以

采用规范化简称;

(四)印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体;

(五)其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等)，在名称、

式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制;

(六)应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。

四、印章被盗、抢或丢失处置办法

答：如果确属印章被盗(抢)，则该因印章的使用而发生的纠纷，

企业不承担责任。

首先因为公章在公安机关有备案，所以丢失后第一步应该由法定

代表人带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢

失地点所辖的派出所报案，领取报案证明。

接着要让公众知晓你丢失的公章已经作废，所以公章丢失后的第

二个步骤就是持报案证明原件及复印件;工商营业执照副本原件及复

印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明，声明公章作废。

报纸会在第二天刊登。在哪个报纸登报声明可询问当地工商局，每个

地方规定不同。而这里需要提醒大家注意的是，大部分报社都会要求

公司全体股东到场签署同意登报声明才许可予以登报，这也为许多公

司的公章遗失补办设置了一定障碍。

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第三个步骤就应该持以下文件到公安局治安科办理新刻印章备

案：《营业执照》副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业

出具的刻章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件各一份、

股东证或者工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复

印件。

第四个步骤，办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指

导下新刻印章了，新刻的印章需要与之前丢失的印章有不同，些许不

同也可以。

最后一步就是持以上办理的材料到印章店刻一个新的印章了。

五、大股东把持公章使公司的运营进入僵局，其他股东能否重刻

公章?

答：公司股东与股东之间，或董事长与总经理之间等公司因内部

管理纠纷引发的印章争夺战，公安机关一般不会给予办理印章的丢失

备案，即比较难以获得印章的重新刻制，而且即使重新刻制，公司还

是会面临两枚印章具有同等法律效力的局面。

六、能否只用公章不用其他印章?

答：不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中

华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。

七、不同的印章是否有法律效力大小的区别?

答：没有严格意义上法律效力大小高低的区别，只要是符合法律

规定的盖章要求并且意思表示真实，印章均为有效。

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但是，由于印章的使用范围大小不同，导致人们以为印章有效力大小

之分。

公章在所有印章中具有最广的使用范围，是法人权利的象征，在

现行的立法和司法实践中，审查是否盖有法人公章成为判断民事活动

是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外(如发票的盖章)，

均可以公章代表法人意志，对外签订合同及其他法律文件，具有极高

的法律效力，凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证

明或其他公司材料均可使用公章。

八、公章可以代替合同专用章吗?

答：可以。

在合同、协议的签订中，公章和合同专用章具有同等法律效力。

《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干

问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用，也足以说明公章

与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。

九、公章可以代替法定代表人章吗?

答：视具体情况而定，如委托授权书上明确要求应有法定代表人

签字或盖章，此时仅有公章是不行的。

十、什么是电子印章?

答：自《电子签名法》实施后，电子印章(签名)就具有了合法地

位。

所谓电子印章(签名)并不是实体印章的图像化，而是数据电文中

以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内

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容的数据。通俗点说，电子印章(签名)就是一个能够识别出具体盖章

人(签名人)的电子数据密钥。

十一、电子印章的使用

答：除了法律法规规定不适用电子文书的情况，都可以约定使用

电子印章。

电子印章不适用于：

(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;

(二)涉及土地、房屋等不动产权益转让的;

(三)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的;

(四)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

十二、合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字，合

同是否有效?

答：有效，除非明确约定合同生效需签字并且盖章。

《合同法》第三十二条规定：“当事人采用合同书形式订立合同

的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因为法定代表人以公

司名义从事民事活动时代表公司，因此仅有法定代表人签字也能使合

同成立生效。

同理，虽然没有加盖公章，但如果在合同上签字的人得到了公司

相应的授权，那么合同一样是有效的。

十三、合同所盖印章并非合同专用章，而是采购专用章、项目部

专用章等，合同是否有效?

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答：除非有证据证明相反事实，否则一般认定为有效。

合同上加盖的印章虽然并非合同专用章，不符合签订合同的一般

原则和规定，但这是该公司自身管理方面存在的漏洞，如该公司不能

提交相应的证据，证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖，即应

认定公司承认合同的效力。

另一方面，《合同法》第三十七条规定：“采用合同书形式订立合

同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受

的，该合同成立”，因此如果对方已按合同履行主要义务而该公司接

受的，则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

十四、公章外借他人私下签订的担保合同是否有效?

答：有效。

公司作为独立的企业法人，公司印章是其对外进行活动的有形代

表和法律凭证，公司负责人或其他管理人员，经过公司授权后，只是

印章暂时的持有者和保管者，其行使公司印章所产生的权利义务，应

由该公司来承担责任，而不应由持有者或保管者承担责任。

公司自愿将公司印章外借他人使用，应视为公司授权他人使用公

司印章，该印章所产生的权利义务关系应由该公司承担。因此，公章

外借他人使用并私下签订的担保合同有效，公司需要承担担保责任的。

十五、公司章程可以约定印章的使用规则吗，违反章程使用印章

签订的合同是否有效?

答：公司章程可以约定印章的使用规则，但由于章程仅对内有约

束力，如果相对人是善意的，即使印章的使用违反章程，合同也有效。

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但是，违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任。

十六、合同上加盖分公司的印章是否有效?

答：分公司虽然没有独立法人地位，但分公司也领取营业执照，

能够成为民事诉讼的被告，因此在合同上加盖分公司的印章，一般也

认定合同有效，相关的民事责任由总公司承担。

十七、公司经营过程中在印章方面会遇到哪些风险?

答：公司在印章方面常见的风险主要有以下几种：

(一) 他人使用假冒的印章；

(二) 他人使用扫描打印出来的印章；

(三) 对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章；

由于上述风险的高发，公司企业应该提高警惕，在交易时做好审

查工作。

例如，可以通过要求对方提供公司局的刻章许可或者委托律师调

查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性，仔细审查是否有油印等

公章正常使用时所具有的印迹，拒绝对方不符合规范地使用印章等。

十八、公司更改名称后已使用新印章，盖有原印章的合同对公司

是否仍有效力?

答：有效。

企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务，盖有

原企业名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力，因此对原

企业名称印章应当妥善保管，可以明确保管人，必要时可以对该印章

进行销毁并登记备案，以降低法律风险。

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十九、如何识别印章的真假?

答：(一)看字体。根据前述规定，印章必须要用宋体字，如果对

方加盖的印章并非宋体字，应该就是假冒的印章了。

(二)看颜色。由于质材和力度的原因，真正加盖的公章的颜色往

往不均匀，而电脑制作的印章则颜色一致，而且也更加鲜明。

(三)看形状，包括字的形状和周围圆圈的形状。

第一，无论是圆形还是椭圆形的印章，虽然字都不是横平竖直的，

但是每个字单独看都是规规矩矩的长方形，不可能扭曲，或者上面胖

下面瘦看起来呈梯形。

第二，是看印章周围圆圈的形状，这个圆圈是有一定宽度的，并

且仔细看边缘(包括印章上字的边缘)，不可能非常平滑，经常有一些

小缺口、小棱角或者小空白，这也是由于沾油墨和盖印的过程中油墨

的密度和盖印的力度不一致造成的。电脑直接制作的印章就没有这些

问题，完美的只能用假来形容了。

第三、看角度。虽然绝大多数人盖章的时候都希望把章盖的很正，

但是总会出现一点点偏差，特别是圆形的印章更不好把握。但是电脑

制作印章时默认情况下肯定100%是正的。

第四、看位置。看看公章是盖在协议的空白处，还是盖在文字上。

一般而言，真印章都盖在公司名称上，而制作粗劣的假印章都喜欢盖

在空白处，因为假印章是电脑做的，如果盖在文字上就会挡住后面的

文字。但是制作水平高一些的假印章为了看起来更真，也会盖在文字

上，这个时候你需要仔细看一下，印章上的字和纸上印刷的字重合的

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地方，如果是真印章即使重合了，后面的文字还是可以透过油墨显示

出来;而电脑制作的假印章，就会完全挡住下面的文字。

二十、企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些?

答：(一)印章刻制的业务流程不清晰，没有审批程序，只要业务

需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，

没有明确印章使用范围和使用时间。

(二)印章刻制不在公安部门指定的单位进行，不在公安机关备案，

随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下

了隐患。

(三)个别企业没有印章管理方面的规章制度，使用印章未经过严

格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者在空白

介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自

己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下允许他人携带印章

外出。

(四)个别企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，

请示完成后，领导审批用印的签批单由经理办公室保存，时间长了很

容易丢失，无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账，但对领导在材

料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人，以后涉及此

类文件的问题同样无法追溯，形成法律风险。

(五)个别企业印章保管制度不健全，未设专人保管，印章丢失或

被盗后不及时报告，不及时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作

废，从而留下了潜在的用印风险。

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(六)个别企业为追求收益，允许不具备资质的企业挂靠施工，个

别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章，一旦挂靠单位出现问题，

企业就要承担相应责任。

(七)个别企业不重视管理项目部印章，意识不到项目部印章对企

业的重要性，项目部印章管理不规范，没有限定项目部印章的使用范

围和使用审批程序，没有设立项目部印章使用台账，形成了项目部印

章管理的空白，给企业带来较大的法律风险。

(八)个别企业印章被仿冒后，未采取正确的应对措施，放任风险

发生，给企业带来了不可挽回的损失。

(九)个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后，没有

及时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法

律风险。

二十一、公司印章的保管措施

答：首先是建立日常保管制度：

(一)公司印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职

权需要领取并保管。

(二)印章必须由专门保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并

在其岗位职责中予以明确。

(三)公章应妥善保管，注意安全，防止损毁、遗失和被盗。

其次是明确保管人责任：

(一)印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及

时向公司办公室报告;

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(二)必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的

程序，不得擅自使用;

(三)在使用中，保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核，

同意的则用印，否决的则退回;

(四)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予

盖章;

(五)在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪

者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

二十二、专人管理公章的注意事项

答：专人管理即由公司安排专属的部门或者专职人员管理公章的

使用、加印以及登记，该类事项可以制定相应的公司内部制度加以完

善。

目前小型企业的公章一般由法定代表人掌控，如果法定代表人本

身是公司股东，则一般较为稳妥，虽然法定代表人身为股东本身不等

同于公司，但是从风险防控上由于公司利益与股东利益原则上的一致

性，所以公章对外加印法定代表人会比较慎重。

公章由专人管理便于公章使用不当时公司内部责任的追查，同时

专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员，避免公章管理

人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一，因为后者对外从

事商务活动容易使得权利的行使不透明，难以监控其用章的正当性或

合理性。

二十三、公司印章的使用管理方法

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答：(一)企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员

要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责;

同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到

印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防

范意识。

(二)企业要制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企

业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规

可依、有章可循。

(三)企业新注册设立的单位在领取营业执照后，应直接到行政服

务中心公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章，包括项目部印

章，必须由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，

报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指

定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章

启用文件，未经启用的印章不能使用。

(四)企业应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。

申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部

门和企业领导批准。经企业领导批准后，印章使用单位应填写统一的

用印登记表，企业文书人员对用印文件要认真审查，审核与申请用印

内容、用印次数是否一致，然后才能在相关文件上用印。用印时必须

由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离

开印章保管人员的视线。

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(五)印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批

准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监

印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证

明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

(六)禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公

章。如遇特殊情况时，必须经总经理同意，而且公章使用人应在《公

章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核

准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应

将文件、资料退回行政部(或办公室)，办理登记手续。在使用预先盖

章的空白文件、资料过程中，公章使用人应承担相应的工作责任。

(七)企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照

印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检

查，发现问题及时采取相应措施。

(八)企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理，限定其用

途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保

管和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范围，不能用

于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用，必要时要将

使用权限通知业主、原材料供应商等利益相关方。项目部和企业的部

门要指定印章用印和保管人，建立使用台账，绝不允许分包方使用项

目部印章。

(九)企业所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门必须

收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后，在工商注销手续完成

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后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责

人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后，项目部印章及

用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法

律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理

规定存档。

(十)企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，企业印章管

理部门要及时将有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律

规定解决。基本做法如下：

首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任;

其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户;

再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合

同，如果相对人不予配合，要及时向当地法院申请，通过法律途径认

定合同无效，解除相关合同。

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