万豪酒店餐饮的采购管理

万豪酒店餐饮的采购管理

一、目的

为了规范原材料的采购、节约采购成本、满足经营的需求、提高

经济效益，特制定本制度。

二、采购方式及供货商的确定

（一）采购方式确定原则：

1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供应商送

货方式；

2、对于使用频率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购；

3、对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期采购。

（二）供应商确定原则

1、初选供货商：要深入细致的进行市场调查，要从所在城市找

出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解

供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量及其目前的供货

情况；

2、使用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、

价格、服务三方面进行比较使用；

3、确定供货商：在使用两个月的基础上、由总经理、业主（含

赋权代表）、财务人员、要货部门负责人、采购人员组成审查小组，

以民主表决的方式集中投票表决来确定；

4、签订供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签订供货

合同，合同的期限不得超过一年；

5、供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不

履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、

续用。

三、市场调查原则

1、由总经理、业主（含赋权代表）、采购人员、要货部门负责

人每月不少于两次以上市场调查。采购制度。调查后需有调查记录，

写明调查人员、调查时间、调查地点及调查结果，由全体人员签字后

交会计存档；

2、调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早

市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪以及极端天气情况的当日或

次日调查，调查的市场以供货商所在的市场为准；

3、调查的方法和程序：调查组应遵循先蔬菜、鲜货，后干杂调

料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚

持集中调查的'原则，调查时应实行看、闻、摸等方法，必要时可进

行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品质、生产日期、

保质期等。在询价后要进行讨价还价，切忌只记录卖方的一口价；

4、出实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，

同行报价也是调查的手段和依据；

5、调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合

讨论通过；

6、零星物品的调查由总经理、或委托其他人（采购人员除外）

实施。

四、采购的定价原则

1、对供货商所供物品的定价：在市场调查的基础上，每半月制

定一次，零星物品的采购价格不定期进行；

2、定价程序：由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与

供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式

告知库管、财务执行；

3、价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制，根据不同的

货品，其最高限价范围如下：

干货、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格的6%；

低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数；

零星物品的价格不得高于市场零售价的5%；

鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格4%；

蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的

15%，价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%；

4、春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月

份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。

五、申购程序

零星物品的申购程序

1、对于经常性项目的采购应由所需部门每周固定时间定期报计

划，经总经理审批后，交由采购人员办理；

2、需临时采购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人、

总经理审批后方可办理，申购单一式三份，写明所需物品的品种、数

量、规格等；

3、零星物品的采购不得超过两天，需要急购的物品由总经理在

申购单上写明，限时购买。

供货商送货的申购程序

1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字、总经理审

批后，交于采购人员办理；

2、仓库管理员应随时检查库存，当存货降到最低存货量时，库

管应以书面形式通知库管，不需填写申购单；

3、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知仓

库管理员，不需要填写申购单；

4、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供

货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货车。采购制度。

六、采购数量的确定

鲜货、蔬菜、水发货的采购数量

1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货；

1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金

运转、储存条件等因素，根据最低备存量和最高备存量而定，最高库

存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。

2、库存量的计算方式：

最低库存量=每日需用量×发货天数

最高库存量=每日需用量×15天

七、货物的验收原则

验收的质量标准：根据酒店所需物品的质量标准进行验收；

验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请上写明的数

量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右；

验收人员：采购人员、仓库管理员、领用部门负责人等共同验收；

验收时间：每日上午XX:XX下午XX:XX；

1、由仓库管理员填写“入库单”或“验收单”并注明所受物品

数量、单价、金额等；

2、“入库单”或“验收单”填写完后，由采购人员、货物领用

部门负责人、仓库管理员签字生效，签字后的“入库单”或“验收单”

一式四联即：第一联仓库留存、第二联交财务部作为记账凭证、第三

联交供货商作为结算凭证、第四联交总经理。

公司采购流程管理制度

一、请购极其规定

1、请购的定义

请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并

按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2、请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

请购的部门；

请购物品所属项目

请购的用途

请购的物品名称、规格、数量

请购物品的样品、图纸和技术资料

请购物品的需求时间

请购如有特殊请备注

请购单填写人

请购部门主管

请购单审核人

采购副总审核

财务审核人

公司总经理

3、请购单及其提报规定

请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核审核批准后

涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交，为提高效率

该清单的电子文档也需一并提交；

遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况下可以电话

请示，征得同意后提报采购部门，签字确认后手续后补，如果是单一

来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明，

请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

二、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写

完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不

采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储值积压的物资不采购

的原则；

通知仓库管理人员核查该物资是否有库存；

对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

对于紧急请购项目应优先处理；

无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。

重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

三、询价及其规定

1、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解

图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；

3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供或完

成我公司所需物资的能力；

四、比价、议价

1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2.对于合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所

报价格的综合条件更加突出；

五、合同的签订及其规定

1、合同正文应包含的要素

（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；

（2）采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，

清单、技术文件与确认图纸是合同部可分割的部分；

（3）付款方式

（4）工期

（5）质量保证期

（6）其他约定

2、合同签订及其规定

（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

（2）拟定合同条款时一定将各种风险降至最低；

3、合同执行

（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责

人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及

时通知请购部门及相关领导；

（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同

义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约；

（3）合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同，遇未尽事

宜应及时协商并签订补充合同；

六：报验与入库

1、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知质检部门

进行验收；

2、标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部

门及时安排卸货与搬运。

采购业务流程及管理制度

第一条采购部门的划分

1．生产原材料采购：由采购部门负责办理。

2．日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负

责办理。

一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有

利的方式进行采购：

1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采

购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集

中办理采购。

2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购

部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门

依需要提出请购。

3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有面辅材

料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提

交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则

公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为

无效。

6.毛领、毛条、面料等大额材料合同签订由分管采购副总经理以

上级别人员办理。

第三条采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采

购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修

正。

第四条询价、比价、议价

(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分

析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应

在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间

的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选

三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结

果书面上报主管领导。

(四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的

紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请

购单后，按一般采购程序优先办理。

第五条审核及批准

附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批

准权限进行上报。

第六条订购

(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购

单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供

应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按

款号标明分包包装。

(二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名

“分批交货”以供识别。

(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署

名“暂借款采购”，以供识别。

第七条整理付款

1．面辅材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送

货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。

2．缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

3．超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否

则仅依订货数付款。

价格及质量的复核

第八条价格复核与市场行情资料提供

采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为

采购及价格审核的参考。