TOC TP思考程序方法的活用
任何企业或组织能够有无限的产出吗?答案是否定的,任何系统(企业、组织)至少会存在着一个限制,而这个限制即是系统最弱的一环,唯有从它下手,才能增强整个炼条(系统)的强度。换句话说,这个限制决定了一个企业或组织达成目标的速度,我们必须从克服限制着手,才能以更快速的步伐在短时间内显著提升系统的产出。以下的故事,将简单介绍如何应用TOC逻辑思考方式去找出组织的限制,进行持续的改善。
几位中高阶主管闲来无事,谈论到组织内部有些让他们觉得「不是很舒服」的现象:
1.每个月不赚钱的机率变高
2.销售愈来愈不稳定
3.组织费用高
4.产品种类增多
5.资遣员工
6.质量成本明显升高
7.生产线愈来愈复杂
大伙儿看着这七大现象…
「废话!如果销售不稳定,那么以我们现在的竞争环境,每个月不赚钱的机率就变高了。」突然林总脱口而出。
「这么说,如果组织费用高,那么不赚钱的机率也高啰!」薛厂长好像也开窍了。
「哈哈!如果组织费用高,那么就会资遣员工,这不是我们现在公司正在进行吗?」人资处长说。
就这样,他们把四个现象的因果关系连起来了(图一)
于是乎,经过三个小时的「闲聊」,又额外增加了几个附带现象(以※表示),终于完成一张公司的现况图(图二)。
接下来的10分钟,大家盯着现况图仔细审查那一项才是公司的「限制」。
「我们一直以为组织费用高是问题,拼命裁员,没想到与质量相关的人也会因为公司没前景,而另谋高就,不但没保持公司产品原来高质量的优点,反而变得更糟。」人资处长冷汗直流地述说。
「没想到产品设计上,材料、规格、内部结构以及外观形状,每一项目如果与现存产品有大差异的话,那么就会对生产线造成冲击,由于材料、规格不同,所以要特别去管理『变异』,一不小心,不同生产线,材料用错、程序改错……;内外部结构不同,不同生产线,模子不同,更换机种变复杂……;光处理这些『变异』的人员及设备的费用,就足以拖累组织的成长,而且质量又更不稳了。」薛厂长分析工厂的影响程度。
「最近组织分更细了,沟通上又多了一道墙,『变异』又变更多了,是不是我们的方向都搞错了,怎么办?」人资处长以相当紧张的语气说。
大伙儿都呆了!
「不是产品种类推出愈新愈快愈能争取到顾客吗?没想到它也会使质量不稳定。」
「不过话说回来,顾客只要外表及操作的功能,他不管产品的内部构造以及使用的材料,所以可以推出『旧』的内部构造和材料的『新』产品。」
「如果是这样,就把内部结构,材料及规格维持一致,所有新产品就在这条件之下,设计出顾客所需要的外观,不就可以了吗?质量也会保持稳定。」
「可是产品推出要这么快,公司内部的设计及测试规格又这么严,为了保证能上线,当然要加一些『
保险』,结构愈坚固愈好,线路愈安全愈好,耽误推出时间会被骂得很惨的!」
「说的没错,谁的产品推出愈快,庆祝愈盛大。为了缩短开发时间,大部分资源都被它抢走了,那儿还有时间照顾大量生产时的质量改善,更何况每一种产品都不同,那有办法去专精研究每一个环节。」 「接下来要怎么做?这不单只是开发部设计的事,它还包括市场营销、物料采购、生产制造、设备自动化等部门,可是原本各部门就已经壁垒分明,现在组织划分更细,藩篱更高了,如何让这些人合作呢?」 「再加上目前公司状态不稳,多一事不如少一事,不小心搞砸了,部门主管那承当得起,大家能推就尽量推了。」
「虽然现在已经知道『产品种类增多』是我们的限制,然而它的背
后,却还有一个『隐藏』的限制,阻绝我们去解决核心问题,那就是组织内各部门之间的『高墙』。没错!这些高墙才是我们真正的限制,怎么去打破呢?」人资处长总离不开以组织(人)提出他的观点。
「如果所有部门主管能够历经我们刚刚所做的过程,那么大家就有共识了,不是吗?」
「对呀!部门主管们一致认同公司的核心问题后,再让他们实际参与解决核心问题的部属也经历此过程,这样不就可以在有共识之下,同心协力去面对共同的核心问题。」
「你们谈了这么多,难道还不了解『销售不稳定』才是我们的限制吗?一旦消除『销售不稳定』的核心问题,所有『不是很舒服』的现象才会一扫而空。」林总以凝重的语气说。
「不过你们说的对,唯有透过以研讨会(WORKSHOP)的方式对核心问题有共识后,才有机会解决核心问题。」林总继续说。
「好!就这么办,咱们近日就以研讨会(WORKSHOP)的方式来进行。」
几个月后,公司顺利地解决问题步入正轨,不过『新的限制』又产生了 (因为原来的限制已经去除了) ,于是,同样的过程、研讨会再来一次,只是针对不同核心问题而已。
本故事是作者以其对TOC的认识、以及实务上的经验所杜撰而成。其实限制理论 (Theory of Constrain ,TOC) 早有一套持续改善的程序:
1. 找出系统限制(如前所述,可以现况图找出组织之限制)
2. 充分应用系统限制
3. 非限制的环全力配合限制
4. 打破系统的限制
5. 回到步骤(1.),找出下一个限制,别让惰性成为限制
TOC也是一套能用逻辑、系统的思考方式去解答我们在持续改善时,所产生以下的问题:
1. 要改变什么?(What to Change?)
2. 要改变成什么?(What to Change to?)
3. 如何改变?(How to Cau the Change?)