论企业内部控制制度的局限性及其对策
企业内部控制是指在企业内部形成的一系列具有控制职能的规范化和系统化的方法、措施、程序。其目的在于为实现下列目标提供合理保证:
1、建立和完善符合现代管理要求的内部组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,确保单位经营管理目标的实现;
2、建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,确保单位各项业务活动的健康运行,堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为,保护单位财产的安全完整;
3、规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整,提高会计信息质量,确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。
2006年以来,笔者所在单位中国石化集团公司积极开展集团内部控制制度建设,组织了一系列内部控制制度的制定与推广工作,并定期组织检查,推进内控制度的落实与完善。逐步实现了公司内部管理制度化、规范化的发展道路。
一、企业实行内控制度建设常用的10种方法
(一)组织规划控制:指对企业组织机构设置、职务分工的合理性和有效性所进行的控制。
(二)授权批准控制:授权批准是指企业在处理经济业务时,必须经过授权批准以便进行控制,企业必须建立授权批准体系,其中包括:授权批准的范围,层次,责任,和程序。
(三)会计系统控制:会计系统控制要求单位必须依据会计法和国家统一的会计制度等法规,制定适合本单位的会计制度、会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,实行会计人员岗位责任制,建立严密的会计控制系统。使会计真正实现为国家宏观经济调控和管理提供信息、为企业内部经营管理提供信息、为企业外部各有关方面了解其财务状况和经营成果提供信息的目标。
(四)全面预算控制:全面预算是企业财务管理的重要组成部分,它是为达到企业既定目标编制的经营、资本、财务等年度收支总体计划,从某种意义上讲,全面预算也是对企业经济业务规划的授权批准。全面预算控制一项集体性工作,需要企业内各部门人员的相关合作。包括建立预算体系、 编制预算、执行预算、预算差异的分析及考核等。
(五)财产保全控制:财产保全控制主要通过限制无关人员对实物资产的直接接触、定期盘点、记录保护、财产保险等手段来保证企业资产的安全完整。
(六)人力资源控制:人力资源是现代企业最具活力、最有价值的一项资源,人力资源要素的数量和质量状况以及其所具有的忠诚、向心力和创造力,是企业兴旺发达的活力和强大推动力所在。因此,人力资源控制的主要任务是如何充分调动企业人力资源的积极性、主动性、创造性,挖掘、发挥人力资源的潜能。
(七)风险防范控制:企业风险控制主要是针对各个风险控制点,建立有效的风险管理系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。包括筹资风险评估、投资风险评估、信用风险评估、合同风险评估等。
(八)内部报告控制:为满足企业内部管理的时效性和針对性,企业应当建立内部管理报告体系,全面反映经济活动,及时提供业务活动中的重要信息。常用的内部报告有资金分析报告、经营分析报告、费用分析报告、资产分析报告、投资分析报告、财务分析报告等。
(九)管理信息系统控制:管理信息系统控制包括两方面的内容,一方面是要加强对电子信息系统本身的控制;另一方面,要运用电子信息技术手段建立控制系统,减少和消除内部人为控制的影响,确保内部控制的有效实施。
(十)内部审计控制:内部审计控制是内部控制的一种特殊形式,它是一个企业内部经济活动和管理制度是否合规、合理和有效的独立评价机构,在某种意义上讲是对其他内部控制的再控制。
内部控制是一个涉及企业各部门、各环节、事关企业每一个领导和员工的系统工程,上述10种方法虽然自成体系,在各自的领域发挥作用,各施其职,各负其责,但又相互联系,相互促进。因此,在构建企业内控制度的过程中,需要发挥各部门和各岗位的积极性,实现内部控制制度的“协同效应”。
二、内部控制固有的局限
良好的内部控制虽然能够促进单位提高经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性,为管理人员达到其目的提供合理的保证,但无论内部控制的设计和运行多么完善,它也无法消除其本身所固有的局限。
1.大多数内控倾向于对常规业务的控制,而忽视了对非常规业务(包括意外事故)进行控制。
2.人为的错误和误差。工作人员因疏忽大意、判断失误或误解上级发出的指令可能造成人为错误。
3.受到控制成本的限制。管理层一般要求实施特定的内控手段的成本不高于相应的预期受益,如控制费用与因舞弊和错误所造成的可能损失不相称时,管理层将缺乏积极性。
4.存在公司内部负责内控环节的员工滥用权利或工作人员合伙舞弊和内外串通共谋使内控制度失效的可能性。
5.公司经营权与财产所有权两权分离使得公司经营者对公司内部控制制度的贯彻落实缺乏真正的激情。公有产权主体缺位、权责不清,加强内部控制的受益主体不明确。公司内部控制制度会因管理人员滥用职权或故意超越某些特定的内控措施时失效。如对公司经营者“一支笔”制度缺乏监督,可能诱发经营者舞弊。
6.因情况变化,原来制定的内部控制过时而无法对新出现的情况实施有效的控制。
即使管理当局力争取得有效的控制效果,但由于上述及其他限制因素存在,内部控制不可能完美无缺。
三、企业内部控制制度建设的现状
笔者在参加中石化集团公司内部控制制度检查时发现,集团公司下面各分公司或子公司在内控制度建设方面参差不齐,各有千秋。 内部控制不好的内控制度各有各的不同,通常表现在会计信息失真、费用支出失控以至于造成巨额潜亏、企业领导和关键岗位人员违法违纪、非法侵占企业资金、造成国有资产大量流失等。
较好的内部控制通常具有以下特点:
⑴ 授权限制已经明确界定并在整个部门中传达并较好的执行;
⑵ 账户定期(核对)以使(与实际)相符。例如:月度银行账户余额与银行相符;
⑶定期盘点设备、存货、现金及其它资产,并与实物进行核对,保证资产的安全;
⑷定期检查当前运行的部门政策,及时发现并报告消极执行的趋势;
⑸部门主管审查费用发生的完整性、准确性及对相关政策程序遵循性,并归档相关的文档,经得起检查;
⑹所有员工都接受合适的训练,并定期评估员工能力及其目标到达程度;
⑺每月审查预算与实际的差异,汇报所有的消极差异;
⑻确定对单位目标实现有重大影响的因素,资源在重要因素及非重要因素间合理分配。
四、完善企业内部控制的对策
(一)深化产权制度改革,建立健全现代企业制度
内部控制能否真正成为管理者的内在需求,是企业内部控制制度是否真正落实到位的关键。而要使内部控制成为企业的内在需求,只有通过产权制度改革,建立起多层次企业激励机制,使企业领导人和企业每一个员工都与企业兴衰息息相关,企业才会有动力去实施内部控制制度,企业内部控制制度才会真正发挥其应有的作用。
(二)强化对内部控制制度实施情况的检查与考核
为了保证企业内部控制制度能有效地发挥作用,并使之不断地得到完善,企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看企业内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有
何成绩,出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不完全执行,估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。
(三)加强企业的内部审计制度
内部审计作为企业内部控制体系的一个重要方面,它对组织内不同的运营和控制实施系统的、客观的评价,其主要任务是确定:(1)财务和经营信息是否准确和可靠;(2)企业所面临的风险已经被识别和最小化;(3)外部规章制度和内部政策、程序是否被遵循;(4)是否达到了令人满意的经营效果,组织目标是否有效实现;(5)资源是否被有效地、经济地加以利用。所有这些任务的最终目的都是为了提供管理咨询和帮组组织的成员能更有效地履行他们的治理责任。内部审计部门不是内部控制的主管部门,但在内部控制制度建设中扮演着一个重要的监督角色。部门主管与一般管理者仅对他们管辖范围内的内部控制政策与程序负责。内部审计由于其独立于企业各个主管部门之外,直接对董事会负责,决定了其具备监督企业各部门内部控制运行的条件。作为组织的一部分,内部审计师可以长时间观察企业内部控制制度实施
的情况,例如通过常规的审计手段,如分析性复核,发现某帐户余额或发生额出现异常,而相关的内部控制程序依旧按常规执行,内部审计师则可以实施一些实质性测试来证实企业是否存在内控方面的失误或人为故意,及早发现内控存在的漏洞,避免发生更大的损失。因此,应该充分发挥内审人员对内部控制制度的再控制作用,监督和保护企业的资产、财产安全,监督企业朝着合理、合法、合规的良性轨道发展。
