《公文材料格式及存档要求》

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《公文材料格式及存档要求》

一、公文格式

1.用纸。采用a4纸，其成品幅面尺寸为。210mm×297mm。用

纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm

±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

2.标题。用方正小标宋2号，分一行或多行居中排布；回行时，

要做到词意完整，不能把含义完整的词组分割成两行，排列要对称，

长短适宜，间距恰当，多行时，标题排列应当使用梯形或菱形。副标

题应居中，用楷体字，字号同正文。

3.正文。标题和正文之间空一行，正文用3号仿宋体字，每个自

然段首行左空二字，回行顶格。有不能回行的情况（如标点符号，数

字年份，阿拉伯书写的数值）。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；第一层（一级标题）用黑体字、第二

层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。各级标题序数左空两格，

正文中的结构层次序数是：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”

的小圆点写成了顿号，二级标题序号

（一）无标点。在正文层次不多的情况下，第一层用“

一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。正文中的标题一律

不加粗。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印

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正文的，末尾有句号。

14.行数和字数。一般每页面排22行，每行排28个字，并撑满

版心。特定情况可以作适当调整。

5.附件。如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3号编排“附

件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数

字标注附件顺序号（如“附件：

”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应

当与上一行附件名称的首字对齐。

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的

顺序号。附件不和正文同页编排，应当另面编排，与公文正文一起装

订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上

角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题

应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

6.落款。单位和成文日期在正文结束以后。加盖印章的公文和不

盖章的公文要求不一样。

加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，一般在成文日期

之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压

发文机关署名和成文日期，以加盖公章后，章的顶端与正文（或附件

说明）空一行为准。

不加盖印章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编

排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文

机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，

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2应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空

字数。（署名和日期是一个整体，日期首字左空2字，整体尾部右空

2字）标题中或副标题中有单位名称的，落款中不再出现单位名称，

日期右空2字.成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，

年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所

剩空白处不能容下印章、发文机关、成文日期时，可以采取调整行距、

字距的措施解决，发文机关、成文日期不能单独一页。

7.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边

缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

尽量双面打印，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件

与正文一起装订时，页码应当连续编排。

8.用语。自评报告和汇报材料中，用语要准确。如滨州市语言文

字规范化示范校，不要成了规范化学校或示范学校，不再出现普通话

示范校的说法，《中华人民共和国国家通用语言文字法》和《山东省

实施办法》应写全称，有的材料上有从网上下载的语句或段落，一定

要清除下载的一些格式，如字体颜色、填充色、下划线、方框等。

9.标点符号。应该准确，各级标题单独成行时，文字末尾不加句

号。

10.装订。左侧装订，两个钉子。订位为两钉外订眼距版面上下

边缘各70mm处，允许误差±4mm；平订钉锯与书脊间的距

3离为3mm～5mm。

11.特殊情况。以上格式适合学校的上报文字材料、学校工作计

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划总结、汇报材料、活动方案通知等，老师的教案论文、学生的讲稿

等字号可以适当调整。

二、档案

1.材料分类。组建档案，大类的分类是按评估项目分类，每项再

按年度整理。先按项目分，如a1组织领导，a2宣传及环境，a2-1推

普周活动，a2-2法规宣传，a2-3宣传报道，每个小项目再里面再按年

度整理。法规宣传里面的法和办法就不用每年存了，需要按年度存的

是其他的宣传形式。

2.档案内容。严格按照《滨州市语言文字规范化示范校评估表》

上的评估标准，逐项逐条深刻理解每句话每个词，分析挖掘的越细越

深越好，评估标准中的每一项都要用档案材料进行印证。学校的各项

活动都要有活动方案或计划、活动通知、活动过程和总结，比赛类的

要有评分标准和评比结果，尽可能保存原始的稿件，培训要有培训计

划、通知、活动记录和培训内容材料，各类稿件要有责任人和成文的

时间，音像或图片资料应有简明的文字说明，有关的学科教研活动，

国旗下讲话，讲故事比赛，经典诵读等，特别是每年的推普周活动，

要活动丰富、内容充实。要注意积累一些上级的文件资，如通知、公

告、办法、规定、通讯报道等，可以从网站上下载整理，如山东省语

言文字网，滨州市教育局网站，无棣县教育局网，今后要随时积累，

规范打印。

43.档案目录。每个档案盒内的首页应该是档案目录，要使用统

一规范的卷内文件目录表样，可以向学校的档案管理员索取统一规范

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的卷内文件目录，目录应与盒内的材料内容应一致，目录表内所填各

项应上下左右居中，全部整理完后，形成一个档案目录索引，装订成

册。

4.不规范的地方怎么办

往年的怎么办，今后怎么办，迎接市评估验收的怎么办。

三、供参考的资料

1.《出版物上的数字用法》（xx年7月29日发布xx年11月1日

实施的中华人民共和国国家标准）

2.《标点符号用法》（xx年12月30日发布xx年6月1日实施的

中华人民共和国国家标准）

3.《汉语拼音字母拼写规则》（xx年10月31日发布xx年2月1

日实施的中华人民共和国国家标准）

/t9704-xx《党政机文格式》（国家质量监督检验检疫总局和国

家标准化管理委员会xx年6月25日发布并于xx年7月1日开始实

施）

四、补充说明

本次搜集的内容来自多处资料，主要选取学校语言文字工作中常

用到的格式，纠正存在的不规范现象，因为我的水平有限，难免存在

理解和认识上的错误，还请们以《党政机文格式》为准。

第二篇：简报及公文格式要求简报公文格式要求标题：方正小标

宋二号字

一、一级标题：方正黑体三号字

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（一）二级标题：方正楷体加粗三号字1.三级标题：方正仿宋加

粗三号字

正文：方正仿宋三号

段落。标题28磅。正文行距单倍或32磅。

页面设置：上3.7cm、下3.5cm

左2.8cm、右2.6cm

署名。三号方正楷体加粗，用小括号内写明单位+撰稿人姓名。

（xx学校

xx）

第三篇：公文格式范本及要求关于规范公文格式的通知（标题，

黑体小2号，不加粗）

（抬头）各部、车间、处室：

（正文，仿宋gb2312）

为规范公司文书格式，提高工作效率，保证公司公文流传的需要，

特将公司公文基本格式通知如下：

一、公文一律使用a4纸，文件标题使用小2号黑体，不加粗。

二、文件抬头，即文件发往单位名称。文件抬头位于文件标题之

下隔一行左侧顶格位置。文件抬头如有两个以上单位的，应先列主要

单位，其次是其他单位。发往公司所属部门的文件，其抬头排列一般

为：各部门、车间、处室。

三、少数没有抬头的文件（如决定、通报、会议纪要等），主送

单位注在分送栏中、抄送单位之上。

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四、文件正文用3号仿宋体（仿宋gb2312），从左至右横写、横

排，一般每页排22行，每行排28个字（页面设置为上下左右均为

2.7厘米）。结构层次数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除

成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语及具有修饰色

彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

五、行间距为单倍行距。

六、如有附件，应于正文之下（空一行，空两格）、文件落款之

上，注明附件的顺序和名称。主件和附件要装订在一起；不能装订在

一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。

七、文件落款，指正文末尾加盖的发文单位印章和成文时间（注：

有单位名称的红头正文末尾不再署写发文单位名称），位于正文以下

偏右位置（距右端空2-4个字位置），落款及日期使用word文档的插

入格式中的日期和时间，（如：xx年一月四日，非：xx年一月四日）。

八、落款离正文三行字。

九、如不按行文规范要求拟写内部请示、报告，秘书室不予呈报

公司领导及发文，请各部门遵照执行。

（落款）秘书室（日期）xx年一月四日

第四篇：公文格式要求gb/t9704—201

2党政机文格式

5.2版面

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5.2.1页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白

边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

5.2.2字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况

可以作适当调整。

5.2.3行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以

作适当调整。

6.2印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达

到色谱所标bl100%，红色油墨应当达到色谱所标y80%、m80%。印

品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

6.3装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，

裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90。，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±

4mm；

b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为

3mm~5mm。

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包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、

包平、不脱落。

7公文格式各要素编排规则

7.1公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部

分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线

（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

gb/t9704—xx

7.2.5发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序

号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文

顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后

加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在

同一行。

7.2.6签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，

编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，

签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到

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右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行

第一个签发人姓名对齐。

7.2.7版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

7.3主体

7.3.1标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一

行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，

间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。gb/t9704—201

27.3.2主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个

机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示

正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。

7.3.3正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关

名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依

次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体

字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

7.3.4附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全

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角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号

（如“附件：

”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应

当与上一行附件名称的首字对齐。

7.3.5发文机关署名、成文日期和印章

7.3.5.1加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编

排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使

发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正

文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列

在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最

后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列

整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端

应当上距正文（或附件说明）一行之内。

7.3.5.2不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排

发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机

关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日

期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次

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向下编排。

7.3.5.3加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）

下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职

务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字

编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机

关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名

章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职

务应当标注全称。

签名章一般用红色。

gb/t9704—xx

7.3.5.4成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚

位（即1不编为01）。

7.3.5.5特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日

期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

7.3.6附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.3.7附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附

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件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件

说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排

公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

7.4版记

7.4.1版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线

（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面

的版心下边缘重合。

7.4.2抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之

上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关

名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，

编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机

关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

7.4.3印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之

上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、

日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印

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发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细

分隔线隔开。

7.5页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，

数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居

右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页

和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连

续编排。gb/t9704—xx

8公文中的横排表格

a4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单

页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

9公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合gb3100、gb3101和gb3102（所

有部分），标点符号的用法应当符合gb/t15834，数字用法应当符合

gb/t15835。

10公文的特定格式

10.1信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上

边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使

用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边

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20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左

边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程

度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高

度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的

距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度

的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心

内最下方。

10.2命令（令）格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中

排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排见7.3.5.3。

10.3纪要格式

纪要标志由“xx纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为

35mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空

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一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋

体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改

为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

gb/t9704—xx

11式样

a4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联

合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公

文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版

式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图

9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）

格式首页版式见图12。

第五篇：公文格式要求文字格式要求：

主标题（二号宋体加粗，居中）

——副标题（小三号楷体不加粗，居中）

内容提要（四号黑体不加粗）：××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××

×××××（内容：四号楷体不加粗）。

一、一级标题（三号黑体不加粗，缩进两个字）

（二）二级标题（三号楷体加粗，缩进两个字）

3.三级及以下标题（三号仿宋加粗，缩进两个字，注意阿拉伯数

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字后为点号，不是顿号）

（4）四级标题（字体同三级）

所有正文。三号仿宋不加粗，段落首行缩进2个字，正文两端对

齐。

---------------图表格式要求：

（1）图/表头

图/表1标题

（四号宋体加粗，居左）（四号宋体加粗，居中）

单位：

（五号宋体，不加粗，在标题下一行，居右）

（2）其他

表格字体。五号宋体，不加粗。

图表。无阴影，无外框，字体为五号宋体不加粗。

表注及脚注。小五号宋体，不加粗。

间距：上3.5下3左2.7右2.7

内容仅供参考