招采部部门职责及工作流程 (2)

招采部部门职责及工作流程

一、总 则

1。1 目的和意义

（1)为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置，

特制定本工作职责及流程。

（2)通过本流程明确采购部的内部职责和范围，以求提高工作效率。

1.2 适用范围

（1）本流程适用的项目管理阶段是：从“获得土地使用权益”起，到“工

程竣工决算完成”止，项目的全过程管理.

（2)管理范围：公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标（工

程监理、工程检测、工程咨询等）、工程物资(材料、设备、设施）的采购、

工程造价管理与成本控制.

1。3 工作内容

1.3。1 计划管理工作

按照需求部门要求,编制招标采购实施计划,并纳入“项目总控进度计划”

范畴。

1。3.2 招标、采购及合同管理工作

（1）组织进行资格审查，负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市

场调研，建立、完善和维护资料信息库；

（2）主持编制招标文件;

(3）统一发布招标信息和招标文件发放；

（4)主持答疑会议、组织现场踏勘；

（5)组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质

量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据项目公司提出招标要求，推

荐选择入围投标单位；

（6）组织和参与评标、评审和合同谈判；

(7）组织商签合同；

（8）编制合同台帐，建立采购部招标采购档案。

1.3。3 工程造价管理及成本控制工作

（1)负责工程方案的造价对比分析；

（2）负责设计变更、签证的造价管理；

（3)负责工程项目的预算、结算工作；

(4）编制付款台帐，并定期与财务核对。

二、工作职责

2。1 招标、采购及合同管理

（1）按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求,

主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作;

（2)发布招标信息和招标文件的发放;

(3）主持发标、答疑会议，审核投标单位资质；

（4)组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质

量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据需求部门提出招标要求，推

荐选择入围投标单位报总经理批准；

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(5）组织和参与评标、评审；

(6）组织签署《评标报告审批表》报总经理批准，以最终确定中标人;

（7）组织和参与合同谈判，进行合同分析和合同交底；

（8）组织和参与样板封存;

（9）组织商签合同和发中标通知书；

(10）负责收集归档有效招标资料；

(11）负责编制合同台帐；

（12）组织收取和退回投标保证金；

(13）在通用合同范本的基础上规范工程合同条款;

（14）参与工程“甲供”物资的到货验收工作。

2。2 工程造价管理

(1）项目成本测算，制定目标成本；

（2)工程标底的编制与审核，编制施工图预算，进行工程进度的支付审

核，工程变更及签证,工程结算的造价管理;

（3）参与施工现场的实测实量工作;

（4)审核工程竣工结算；

（5）建立工程造价档案，进行工程造价分析；

（6）编制工程款支付台帐，并定期与财务核对.

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三、组织机构

总经理

运营副总

招采部部长

工程招标工程师

材料设备采购工程造价管理工程师

工合

程 同

招管

标 理

设

备

采

购

材

料

采

购

土安

建装

造造

价价

管管

理 理

招采部组织机构图

四、工作方法和程序

4.1工程招标及合同管理

4。1。1 工程招标工作

严格按照公司《招标管理规定》（试行）执行：

（1)根据需求部门的需求计划,编制招标采购工作计划。

（2）组建招标小组.

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（3)编制招标文件，组织招标文件在招标小组中进行会签。

（4）组织和参与资格审查，推荐符合要求的投标人报总经理批准。

（5）发放招标文件，并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证

金。

(6)组织和参与开标、评标及定标。

（7）组织和参与样板封存。

（8）组织和参与商签合同和发中标通知书。

（9）进行资料归档。

（10）招标过程中涉及的表格包括:

招标文件审批表

投标人资格预审情况汇总表

考察报告及考察情况会签表

评标报告审批表（中标候选单位推荐表）

中标通知书

合同审批表

（11）需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认（超

过以下时间未进行书面确认，应视为默认，相关资料文件自行生效）：

资格审查文件：收到后48小时内;

招标文件:收到后48小时内；

招标答疑会会议纪要：收到后24小时内;

对投标人考察报告：收到后24小时内；

招标文件的补充通知:收到后24小时内。

（12）由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”,

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而影响了工程实施，责任由需求部门自行承担。

4。1。2 合同管理工作

（1）合同谈判

① 负责起草合同，组织招标小组成员参加合同谈判。

② 负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情

况.

③ 对合同谈判过程、内容进行详细记录，并作为合同交底的依据。

（2）合同签订

采购部根据总经理批准签字，办理公司内部手续，合同正式签订。

（3）合同管理

① 签订后的正式合同原件(一式贰份），由采购部交管理部及财务部

保存。

② 合同复印件业务部门存档留用。

4.2 材料、设备采购管理

4。2。1 材料、设备招标采购管理

(1）组织确定招标备选供应商的范围.

（2)编制招标文件，会签通过后发出招标文件.

(3）组织和参与开标、评标及定标。

(4)组织合同授予，确定供应商并签订合同的同时，对供应商提供的产

品样品进行封样备查。封样两份,封样时要由合同双方签字并注明合同编号，

产品编号.

（5）对于不便于封样的产品如设备等，采取由供应商提供详细技术参

数表、图纸、彩页、照片等备查。

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（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。

4。2。2材料、设备认价管理

（1)材料、设备认价工作由采购部组织实施。

（2）需要认价的材料、设备由需求部门提出认价申请，报需求部门部

长及招采部部长签字认可后进入认价程序。

认价申请中包含:材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求及

主体承包方推荐的合格供应商详细联系方式。

（3）招采部负责进行材料、设备供应商（含主体承包单位推荐的供应

商）的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备认价时，采购

部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定;如需要考察，由采购

部组织工程部、设计部、管理部共同参与,进行实地考察。

（4）原则上材料、设备的认价需要货比三家，需要提供三家以上供货

信息资料.原则上材料、设备的价格满足两家以上供应商可以采购到.

(5）招采部接到认价申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中规定

的时间内认价完毕。

（6）招采部参与材料设备进场的验收工作.

（7)材料、设备认价工作的成果以工作联系单的形式统一呈现，统一参

照后附页格式，统一编号、统一管理，需要签批的部门分别为:主体承包方、

招采部、设计部及工程部。

4.2.3 材料、设备询价采购管理

(1）材料、设备询价采购工作由招采部组织实施.

（2）工程需要询价采购的材料、设备由需求部门提出询价采购申请，

报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入询价采购程序。

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询价采购申请中包含：材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间

要求。

（3)招采部负责进行材料、设备供应商(含主体承包单位推荐的供应商）

的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备询价采购时，招采

部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由招

采部组织工程部、设计部共同参与,进行实地考察。

(4）原则上材料设备的询价采购需要货比三家。

(5)招采部接到询价采购申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中

规定的时间内签订采购合同，确保材料、设备及时进场,保证工程进度需要。

（6）招采部参与材料设备进场的验收工作。

4。3 工程造价管理

4。3.1工程标底审核

（1）工程标底的编制

工程标底的编制方式公司根据工程情况、招标要求和招标文件确定等，

工程标底预算的编制的组织与实施由招采部完成。

(2）工程标底的审核

招采部负责工程标底预算的审核。招采部根据招标进度，安排工程标

底预算的编制。在正式招标前根据工程规模、安排预算工程师及相关人员

对标底进行分析审核，严格做好保密工作.

（3）工程标底成果归档

招采部对工程标底的成果文件进行整理存档保管;对借阅实行严格的登

记制度，避免成果文件丢失.

4.3.2工程进度款的支付审核

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（1）对工程进度款申请资料审核

① 工程进度款申请资料必须有自审合格，经监理单位、甲方工程部

签字（并盖章）完备的支付证书.

② 所有工程进度款申请资料必须附有相应的预算书支持,预算书要

有详细的编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等）,否则视为申请付

款手续不全不予审核。

③ 工程进度款申请资料须附有合同复印件（加盖红章)。

④ 变更签证工程进度款申请资料须附有变更签证原件（或复印件加

盖红章）。

⑤ 工程进度款申请资料须附有水电费及甲供材料清单,附当期进度

款扣除说明.

⑥ 工程形象进度说明(三方认可）。

（2）合格工程量、工程进度款数量的审核：

① 严格按照合同约定的工程款支付方式进行合格工程量审核.

② 根据合同约定、工程实际进度、进行造价审核，并报上级领导最

终审核。

③ 根据合同约定的工程款支付方式对变更工程进行工程量、变更工

程费用审核。

4。3。3工程变更工程量、工程费用审核

（1）对工程变更资料审核及工程现场核对：

① 工程变更、签证资料必须有自审合格,经监理单位、甲方签字(并

盖章)完备的变更单。

② 工程变更、签证单描述需清晰,变更部位（轴线、尺寸）准确,否

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则不予核算。

③ 有较大工程变更，需求部门应报计划到招采部,由招采部对工程变

更进行造价分析对比，对变更方案提出意见建议.

④ 较大隐蔽工程变更,招采部工作人员到现场实收。

⑤ 承包人、其他部门应给招采部工作人员现场核对、核实、测量提

供便利。

⑥ 所有工程变更、签证资料必须附有相应的预算书，预算书要有详

细的编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等）.

⑦ 工程变更、签证导致相关工程量减少的需附有说明，否则增加工

程量不予核对。

(2）合格变更、签证单工程量、工程费用的审核：

① 严格按照《河南省建设工程工程量清单综合单价》（2008）及《河

南省建设工程工程量清单综合单价综合解释》（2008）工程量计算规则进行

审核。

② 根据合同约定、工程实际进度、进行审核，并报上级领导最终审

核。

4。3.4 竣工结算审核

（1）工程竣工验收合格，公司取得竣工验收备案表、《工程保修书》、

《工程使用说明书》和完整的竣工资料后开始进入竣工结算程序。

（2)工程竣工结算开始前，招采部要针对工程合同执行情况、施工过程

情况编制结算计划.结算计划要明确结算范围、结算时间进度、合同不明确

内容、变更签证月结汇总、施工单位提供结算的时间、提供完整资料的时

间、特殊问题的处理。

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（3)结算前收集完整的结算资料、结算编制依据包括以下资料原件：

工程施工合同

工程施工补充协议

招标文件

投标文件

图纸会审纪要

工程技术核定单

工程变更单

工程签证单

工作联系单

工程会议纪要

施工组织设计

施工方案

发包方供应材料情况一览表（包括:名称、规格、数量<含项目部

数量和汇总数量〉、单价、合价）

发包方定厂定价材料、设备一览表（包括:名称、规格、数量、单

价、合价）

4。3。5 造价管理流程

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工程标底审核流程图

内部自己编制 委托咨询公司编制

标底审核

成果归档

工程进度款支付审核流程图

施工单位自审合格

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监理审批

工程部审核

招标采购部审定金额

工程部扣水电费、奖

罚款

财务部审核

运控副总审核

总经理批准

财务拨款

签证审核流程图

施工单位自审合格

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监理审批

工程部审核 工程部、采购部、施

工单位现场核对

招标采购部审定金额

工程部

施工单位

变更审核流程图

需求部门出具变更审

批单

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采购部进行费用测算

运控副总审批

总经理审批

审批未通过则取消次

变更单

需求部门

工程部

施工单位

竣工结算审核流程图

施工单位自审合格

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内部自己编制 委托咨询公司编制

招标采购部

工程部审核

监理单位审核

4.4 考察工作

考察包括市场的广泛考察和对供方的针对性考察，对市场的广泛考察

属于招采部内部工作。

第 15 页 共 15 页

对供方的针对性考察要求如下：

（1）对供方的针对性考察工作主要指，对投标人情况的考察,对材料、

设备和设施供应商或经销商的考察。

（2）此类考察由招采部组织，招标小组人员(需求部门、管理部门、招

采部门）及专业工程师参加。

（3)考察人员应对被考察单位的情况独立写出评价意见，招采部汇总后

以定性或定量方式出具总体评价结果并会签。

五、工程招标采购需要时间表

为了保证招标采购工作的工作质量，使招标采购工作有条不紊地开展，确保招标

采购工作的科学、公正、公平，各方面工作准确到位。工程、物资采购、技术服务等工

作必须有足够的招标工作时间（包括准备时间、招标时间、合同谈判时间、签约时间等）。

因此，需求部门提出的招标采购工作计划应在下列工作时间前提出：

序号 类别 工作时间（天) 备注

一 工程类招标

1 40

2 50

3 50

4 20

5 30

多层建筑

高层建筑

装饰装修工程

地质勘探工程

桩基工程

1.“工作时间"是从明确招标要

第 16 页 共 15 页

求和明确采购要求之日起，不

含需求部门只提出采购意向但

需要采购部配合调查、询价或

提供相应样品、参数等才能完

善明确招标或采购要求而所需

的时间。

6 30

7 30

8 30

9 30

10 30

11 30

12 30

13 20

14 40

基坑支护工程

场区内道路及污水工程

供配电工程

路灯工程

智能化工程

消防工程

空调工程

配套工程

景观工程

工程物质类 二

大型设备

材料

半成品、成品

门窗

服务类 三

90 1

40 2

50 3

60 4

25

2。招标要求和采购要求如产生

实质性变化（如招标范围、招

标方式、结构形式、品种、规

格等变化)，“工作时间"应自实

质性变化明确后重新计算。

六、常用工作表格

招标文件审批表

项目名称 编号

第 17 页 共 15 页

项目类别 采购方式 □招标 □商签

□工程施工 □材料设备 □工程服务

□营销策划 □其它

主要内容

成员签名：

小组意见

保留意见：

总经理

批准

备注及附件

第 18 页 共 15 页

资格审查表（通用格式)

项目名称

投标人 企业性质 法人代表

控股单位 企业性质 法人代表

投标人地址

联系人 联系电话

资质状况

实地考查记录

基本状况（人

员、占地、

厂房等）

财务状况

研发和技术

工艺、设备和

产能

产品性能和质

量

产品市场状况

产品服务状况

第 19 页 共 15 页

评价和结论

审查人员签名：

资格审查表（工程单位)

项目名称

投标人 企业性质 法定代表人

控股单位 企业性质 法定代表人

投标人地址

联系人 联系电话

营业执照

资质证书

资质状况

其他

实地考查记录

基本状况(人

员、办公场地

等）

第 20 页 共 15 页

财务状况

设备状况

近年来主要工

程状况

目前在建工程

状况

本项目拟定负

责人和技术人

员状况

资格审查

评价和结论

审查人员签名：

第 21 页 共 15 页

招标/商签预审入围审批表

项目名称 编号

□工程施工 □材料设备 □

工程服务 项目类别 采购方式 □招标 □商签

□营销策划 □其它

入围单位名单

成员签名：

小组意见

保留意见：

总经理

批准

备注及附件

第 22 页 共 15 页

定标审批表

项目名称 编号

项目类别 采购方式

□营销策划 □规划设计 □工程建设

□招标 □商

签

□工程采购 □其它

评审情况综述

综合评分排序

中标人/商签供应商：

评审拟定结果

中标候选人/商签备选供应商：

成员签名：

小组意见

保留意见：

批准

(总经理)

备注及附件

第 23 页 共 15 页

中标通知书

:

非常感谢贵公司对我公司 项目的

投标。经过招标小组评标，贵公司获得了该项目的中标权，中标总价

为 ，工期为： 。

请贵公司速到我公司商谈合同有关事宜。

谢谢合作！

招标人：

年 月 日

第 24 页 共 15 页

合同审批表

合同编

号

合同名称

合同类别 □招标 □商签 □非招标

申报部门 经办人 申报时间

甲 方

签约单位

乙 方

主要技术条款

主要商务条款

经办部门

负责人：

职能审核

(成本)

职能审核

（法务)

审定

(经办部门

分管领导）

负责人：

负责人:

批准

（总经理）

第 25 页 共 15 页

备注及附件

工程合同付款审批表

合同名称 编号

收款单位

付款依据

工程

完成状况

标段主管： 工程部负责人:

乙方申请金额 元（大写）：

监理审核金额 元（大写）：

审定金额： 元（大写）：

采购部

审定金额

预算人员： 部门负责人：

应扣款项： 1、水费： 2、电费:

3、罚款： 4、其他：

工程部意见

应扣款项合计:

本次应支付金额：

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本次付款后累计已付款：

标段主管： 部门负责人：

管理部意见

付款审核: 部门负责人:

运控副总

总经理

工程变更审批单

变更单编号 : 工程名称：

变更提出单位: 所属项目名称：

费用承担单位： 施工单位:

变更原因：

变

更

申

请

申请部门经办人（工程部或设计部）:

申请部门负责人(工程部或设计部）:

第 27 页 共 15 页

预

算

审

核

采购部专业工程师： 采购部负责人：

审定

批准

工程结算审批单

工程名称:

施工单位： 费用承担单位：

指令编号

/变更单编号：

施工时间：自 年 月 日至 年 月 日，共计 日

工程

总造价

具体见附件：工程结算单

第1次付款： 元 付款编号：

已付款

第2次付款： 元 付款编号：

第3次付款： 元 付款编号:

第 28 页 共 15 页

工程部

审核

标段工程师： 部门负责人： 时间:

采购部

审核

造价工程师： 部门负责人: 时间:

审定

批准

招采部

年 月 日

第 29 页 共 15 页