英语书信格式范文

英语书信格式范文

篇一：英文电子邮件格式及范文

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署

名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打

开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当

做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过

35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some

questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母

大写（介词、冠词除外）。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，

这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以

类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇

到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，

或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国

人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而

定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容

较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意

邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电

子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标

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题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词

的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首

字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

一般电子邮件：

Sincerely,

Sincerely yours,

私人电子邮件：

Regards,

Best wishes,

Best regards,

With best wishes,

Wish best regards,

Yours,

Cheers,

As ever,

With love,

Affectionately,

......

在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨

明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分

姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写

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信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所

属部门。

邮件中常用词汇：

附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附

件中

转发forwardedI've forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的

邮件转发给Alice

保持联系 stay /keep in touch

对方告知决定. Plea let me know your decision as soon as

possible.

写信给别人时一般常用How are you been recently?

回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.

实用邮件举例：

工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、

表达谢意几个部分。 i.e.

Dear Sir/Madam,

I am writing to apply for the position of ...as posted in your

website.

Plea find attached a copy of my resume for your review.我的简历

请见附件，作为参考。

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或者：Plea refer to my attached resume for a summary of my

skills and experience. I am looking forward to you. Thank you very much

for your time and consideration. Yours sincerely,

Lillian Xiong

表达谢意

日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋

友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要

写一封thanks letter。而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对

收件人的真挚的感激之情即可。

Dear Alice,

Thanks so much for the lovely dinner last night. It was so

thoughtful of you.I would like to invite both of you to my hou when

you are available.

Best regards,

Lilian

咨询了解

咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。

邮件具体内容大致包含如下：

1）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。

2）说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出

来，as 详细、清晰 as possible.

3）末尾用一句话结束总结这次咨询。

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I am writing to request information about sth.

I would like to request a copy of sth.

最后表达希望时用语：I look forward to hearing form you soon.

期待尽快收到您的回复。

英文电子邮件格式

Dear Mary,

This

Look forward to eing you soon.

Best regards,

Tom Yu

(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

一、主题

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是

一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整

句，但长度一般不超过35个字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by

rule of local company（太长）

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达，

YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即

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可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词

或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation

NO：detailed calculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For

Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼

（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈

的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加

上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空

一行，开头无须空格。如： Jimmy,

I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃

圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:

Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名

字,跟姓就行啦.

YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames,

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Mmes., or Ms. 同样不要跟名字. 例子: Ms. Farb, Lionel, and

Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold

Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs.

Harvey Adams-Quinn 。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用

一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah

Gray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of

International Operations

NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China

YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都

是正确,不要笑人:

YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是

很正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

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Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours

cordially, Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best

regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next

week!

有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联

络生意之类,可以用: We will reimbur you for the legal expens.

Sinopec will reimbur you for the legal expens. 如果单纯说你自己,

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可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦...:

We are plead to offer you the position of sales director, and I am

looking forward to our Tuesday morning meeting.

那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名

义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会

有隔阂的感觉.

You will be plead to learn that you have been lected to rve

on our advisory board. Your prompt respon will be appreciated. (好像

欠你一样)

I am plead that our board has lected you as the best qualified

candidate to rve on our advisory board. I hope you’ll agree to rve.

(这就友善多了)

Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我

呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one

of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

B、信尾客套话（Complimentary clo）通常也很简明。常常只

须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的

'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...

签名也看信件的语气.给朋友或公司

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篇二：英语书信范文及格式详解

英文信分垂直式或齐头式和缩进式或锯齿式两种。

英文书信通常由下列五个部分组成(以缩进式为例)：

A 信头（Heading）

信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在

比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。地址的写法通

常是由小到大

B 称呼（Salutation）

称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下

方和信笺的左边。称呼一般用Dear?或My dear?开头，称呼后一般用

逗号。

C 正文（Body）

这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。

D 结束语（Complimentary Clo）

它是书信结尾的恭维话，相当于中文书信最后的“祝好”、“致

礼”之类的话语。 “Best wishes”, “I love you”, “Many thanks”

“Give my regards to your family”

E 签名（Signature）

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，.签名应是亲笔书

写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可

根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于

长辈或朋友之间），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长

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辈或上级）。

英语书信范文 (缩进式)

September 15, 2019

Dear David,

I'm glad you'll come to Beijing to learn Chine. Chine is very

uful, and many foreigners are learning it now. It's difficult for you

becau it's quite different from English. You have to remember as many

Chine words as possible. It's also important to do some reading and

writing. You can watch TV and listen to the radio to practi your

listening. Do your best to talk with people in Chine. You can learn

Chine not only from books but also from people around you. If you

have any questions, plea ask me. I'm sure you'll learn Chine well.

Hope to e you soon in Beijing.

Yours,

Wang Ming

英语书信范文 (垂直式 )

September 15, 2019

Dear David,

I'm glad you'll come to Beijing to learn Chine. Chine is very

uful, and many foreigners are learning it now. It's difficult for you

becau it's quite different from English. You have to remember as many

Chine words as possible. It's also important to do some reading and

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writing. You can watch TV and listen to the radio to practi your

listening. Do your best to talk with people in Chine. You can learn

Chine not only from books but also from people around you. If you

have any questions, plea ask me. I'm sure you'll learn Chine well.

Hope to e you soon in Beijing.

Yours,

Wang Ming

英文书信结构要素

（1 ）信头（Letterhead）。

信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印

好信头的信纸，就只要打上发信日期。信头位于信的最上方，原则上

首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或

单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占

一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英

式）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必

然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，

美国

人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月

5 日。

2 ）封内地址（Inside Address）。

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地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址

转寄。封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始

写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。

3 ）称呼（Salutation）。

呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美国用），一般用于给

政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。比较熟识

的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于

亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时 不要

加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应

称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，

而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。

4 ）正文（Body）。

题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张

信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：

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5 ）结束语（Complimentary Clo）。

如果前面称Dear Sir，则应选择下列结束语：Very simcerely yours ，

Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours

sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或

Yours faith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：Sincerely yours

或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前

面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：

SincerelyYours，Love，All my love.

6 ）签名和发信人姓名（Signaturd and Name Addresr）。

出来。签名只需签姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及学位头衔等，但

打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文拼音名前就加Mr.

或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加Mr.，但

女性要加

Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加学位头衔等。

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件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记

（Enclosure 或Encl.）。如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在

附件注记之后加上又启（Postscript）或其缩写（P.S.）进行补充。

英文书信

英文书信，是一种最常用的应用文体，对于普通的私人信件通

常由五部分组成。 信头（Heading）

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的

右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地

址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以

了。 英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺

序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国

名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一

行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法

30th July，1997等。1997不可写成97。 信内地址（Inside

Addressz 在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在

公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角

上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。 称呼（Salutation）

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行

的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也

可以用冒号（美国式）。 （1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友

时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这

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里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 （2）

篇三：英文书信格式及范文

英文书信格式及范文

一、 英文书信的结构

二、 书信作文的出题形式和写作要领

三、 书信作文练习及其参考范文

书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私

人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能

是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信，或询问、答复、反映意见

（如投诉信）等的信件。私人信件是指亲戚朋友之间的通信。这两类

书信各有自己的格式。一般说来，私人信件不拘形式，信文多用手写，

也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定

要打印。

第一节 英文书信的结构

英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正

文、结尾、签名。

1. 信头（Heading）

信头是指写信人的地址和写信日期， 一般写在或打在第一面信

纸的右上角，先写地址再写日期，地址的写法是从小到大，先写门牌

号、路号，再写区名、市名、省名，最后写国名。时间的写法对英国

人和美国人而言是不同的。英国人习惯按日、月、年的顺序写，

而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如：

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英式：1st October，1999

美式：October 1，1999

在英式时，月和年之间的逗号可用可不用，但是在美式中，必

需要使用逗号。

1. 信头的写法有缩进式(Indented Form)和齐头式(Block Form)

缩进式每行开头向右缩进一两个字母；齐头式左边对齐排列，

如下所示： 缩进式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian University of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

齐头式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian University of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

2. 信内地址 （Inside Address）

信内地址要写出收信人的姓名和地址。一般给比较生疏的亲友

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的信和公事信件要写出信内地址，而熟悉朋友可以省去这一步骤。信

内地址写出在日期下一两行的左上

角，第一行写收信人的称呼姓名，然后写出地址。地质也是从小

到大写出，分缩进式和齐头式两种。例如：

缩进式

The President

Oxford University

England

齐头式

Jiang Bin

64Heping Road

P.

5.1.3 称呼（Salutation）

称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、

地址下面1-2行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。

在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的

姓。大部分信件在称呼前加“Dear”。如：

Dear Professor/Prof. Bergen:

Dear Dr. Johnson,

对不相识的人可按性别称呼：

Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。

如果不知收信人的性别则可用Dear Sir or Madam:

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5.1.4 正文（Body of Letter）

正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的

开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人

的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以

必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，

层次清楚，言简意赅。

书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，

人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的

日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信

的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并

表明自己写信的主要目的。

5.1.5 结尾礼词（Complimentary Clo）

公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。

结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加

逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有：

Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours,

Yours cordially等。

私人信件中，发信人常用的结尾套语有：

Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter

等。

5.1.6 签名（Signature）

写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的

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人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易辨认，因此在

签名的正下方须打印出全名。

?

?

? 书信写作的五点要求：

1、开门见山说意图

2、咨询/ 建议1、2、3、

3、不同内容可分段

4、感谢客气不可少

5、期待回信成老套

英文信函的信封有两种写法：

第一种是将写信人的姓名及地址和收信人的姓名和地址均写在

信封的正面。

第二种写法是将收信人的姓名和地址写在信封的正面， 而将发

信人的姓名和地址写在信封的背面。

第一种写法多用于正式信函，第二种写法多用于私人信件，即

与家庭成员、亲朋好友之间的信件。商业信件和求职信等都属于正式

信函，因此采用第一种写法。

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