行政管理方案

行政管理方案

办事有流程，工作有方案。

运用“职责+制度+表格+流程+方案”五位一体的解决方案使各部门规范化的运

作。

一、内部管理

1、 完善公司管理体系

公司管理体系是维系公司正常稳定运营的前提，为避免部门职能冲突、员工

岗位职责矛盾不清,企业管理机制无序混乱，必须明确和明晰企业组织架构及架

构内各职能部门的工作范畴。根据企业的发展需求或经营目标的要求,对不合时

宜的组织、部门、岗位进行诸如增设、删减、创建等调整，力求达到预期成本无

大幅增加的情况下，创造利益最大化的目标，同时，通过调整和完善组织架构，

低成本提高公司经济效益也是其核心的工作理念。

2、 控制预算及日常行政费用支出

企业有计划、有目的的在不同阶段持续发展，需要足够的资金作为保障,除

了通过运营收益、渠道融资、担保信贷以及股份注资等形式筹措发展资金，开源

节流，压缩成本、提高效率就成了实现潜在收益最行之有效，又迅速便捷的方法

之一。科学、合理、有计划的运用有限的资金,实现资源互补、有效调配，按公

司发展规划制定资金使用计划，是公司持续发展的基础保障。

按阶段时间而预期制定的资金使用计划就是费用预算方案。在预算的使用

上，行政管理部门应慎重审核每笔资金使用状况,使其在年度和季度中平衡控制

和调剂，在当月或季度中出现预算费用不足时，应提前预警使用部门，以便调整

工作计划，最大限度避免因预算不足和无法调剂而使既定工作计划搁浅.

日常行政费用使用，其涵盖了相关行政管理的各项费用，如：差旅费（车船

及食宿费用和各项出差补助）、固定资产添加费、办公 用品费、设施设备维修费、

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办公费、培训费、公关费、招待费、活动 组织经费、会议筹备费、车辆费、奖

励补助费……等。在日常行政费用的使用上,严格的管控能力和平衡能力对行政

管理来说是必须具备的管理要素.

3、 提高执行力

企业行政管理的最终目的，是为企业运营计划提供保障。为了使既定发展计

划得以顺利实施,将计划清晰的分配在各职能部门，落实各项政策和要求，就是

衡量管理能力的硬性指标。

提高执行力有效的方法:

⑴ 建立团队精神,使员工之间产生一种利益相互关联的思想意识，客观、公

平、公正的对待每位员工的工作成绩，既不矫枉过正、也不鱼目混杂.

⑵ 重视培训效果,通过培训向员工灌输纪律意识，提高员工的职业 素养及

自我约束的能力。提高员工的理解能力，让他们知道所有的为什么?诸如：为什

么要这样做？这样做的意义和影响？为什么我必须要接受？等等……

⑶ 合理的处罚方式，通过处罚来向所有人传递一个秩序的信息；擅闯红灯

会给你我在内的大家都带来伤害,再通过宣教让每一位员工能够正确理解每一项

工作要求都是必须要服从和遵守的。

⑷ 强调企业坚决杜绝的现象，即：工作安排随意性、计划命令模糊执行、

问责追究无力度、奖励惩罚不公正。

⑸ 执行力就是你的想法跟你完成想法的力度.如果你做的跟你想的一样那

么你的执行力就高,反之……;与员工增进交流和沟通是必要的，通过交流和理论

讲述，将企业要求明确在雇佣之间的共同利益之上，把要求和利益捆绑在员工的

想法中，直接就提高了员工的主动性，执行力自然会得以提高。

4、 及时修订和创建各项制度和规定

企业没有约束就无法有足够的力量创造效益和价值。在发展历程中，除了运

用成熟的制度体系和符合本企业现状的成功模式外，还有很多从未遇到过的困难

和新问题，需要通过摸索和实践来完成，并同时要创建更多的制度条例来作为通

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过的保障。创建制度的宗旨是完善企业的管理机制，目的是杜绝危害企业生存的

漏洞，防范隐患。根据企业发展，以新定制度作为约束非工作行为的标准，以灵

活、随机制定的各项条例和方法，限制极易发生且频次较高的问题。企业管理在

创业阶段的制度体系也无法继续满足持续发展阶段的需求。需要通过及时的修订

管理制度，做到与企业发展同步进行。

5、 协调各部门衔接

多数企业会将公司的职能部门分为两类，即一线部门、二线部门或业务部门

和管理部门。无论如何划分，其两大部门之间都有着相辅相成的关系，业务部门

通过策划、谈判、销售等直接面对客户的方式为企业创造直接利益.管理部门则

通过解决售后 服务、顾客投诉、调配资金使用、出台管理制度、供给适用人才

等服务,支持一线部门，同时为企业实现潜在收益。因为部门的独立性，经常会

忽略与其他部门的合作关系,易造成信息不畅、人员磨合不够、计划相互冲突、

甚至因沟通和交流不够而产生危害团队建设.从企业管理来说，企业行政部门有

责任和权力协调和处理部门之间的衔接问题。行政部门和各部门经理建立起密切

的战略伙伴关系，通畅各部门的信息反馈。将部门之间的主要问题通过分析呈报

总经理，并提供解决方案积极寻求解决途径。加强其对不同工作职能的理解和认

识，即可创建沟通平台，又能软化人际关系，同时还能为企业未来的发展提供储

备及应急人才。

6、 后勤保障与资产管理

古人云“兵马未动粮草先行",为企业提供有力的后勤保障支持有着与古人备

战的同等重要性;

企业的后勤保障包括：办公环境的维护、基础设施 设备办公硬件及网络的

维护、办公用品及固定资产的采买添加、物料 出入库的管理、车辆的管理和使

用等等……。办公硬件包括桌椅、文件档案柜、计算机、打印机、传真机、电话、

复印机、服务器等硬件的修缮和维护，就是为了节缩办公时间提高办公效率。

办公用品和固定资产的采购将依据《物品采购制度》多项选择采购对象，进

行比价和层层审批，以合理的价格和质量进行采购，有助于费用支出成本控制,

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符合预算限制。出入库的物料管理，将进行分部门、分类别进行管理，在采购报

销时必须附上入库单据，出库使用时,必须填写出库单，保证账目清楚,出库对象

明确， 库管才可有效的对企业采购的物料进行清晰统计，并在每月末进行盘点，

做到无丢失、无损坏、账目清晰的保护企业资产。

车辆的管理合理使用，对企业在此项费用上的支出相当重要。车辆使用的控

制要点在于合理调度，根据优先度和事务的重要程度及紧急性合理调度车辆，调

配使用车型。日常的保养、维修、审验、购买保险等都是为了延长车辆的使用寿

命及完善行车手续，减少行车路途上产生的不必要的麻烦，而耽搁办公时间。

7、 企业文化建立

不同的企业都有着形式各异的企业文化。企业文化是企业历程中浓缩的精

华，也是企业的发展理念核心部分，也是企业的灵魂。企业文化体现在外在形象、

做事风格、甚至产品风格上。企业文化的建立,难点工作在于如何将企业的核心

文化融入在具体的工作、事务、风格中.好的企业文化是企业发展强大的力量，

也是企业的核心竞争力。如:靠制度去约束行为的是依据硬性原则，而用企业文

化去约束行为并不是硬性的，不会引起被约束方的反感和抵触。比较后的结论是

“制度 是让想犯罪的犯不了罪，企业文化是让有能力犯罪的人不愿意犯罪”。

8、 人才机制的完善和激励机制

企业在成长的过程中，需要众多的优秀人才，借此保持和提高企业在技术和

研发上的优势、保证良好销售的态势、强化内部的管理体系。这些都需要有完善

的用人机制和人力资源整合体系。作为企业管理重要的组成部分,人力资源工作

肩负着为企业招贤纳士、减少人才流失、人才科学配备、补充新鲜血液、设计员

工职业规划等重要职责.人尽其才、才尽其用是人力资源的工作理念，组建优秀

的人才团队也是最终的目标.要实现这一目标,必须根据企业发展的要求,提前做

好人力资源战略规划，建立人才库，储备未来所需人才。

没有激励机制的企业是没有活力的企业，缺乏活力的企业没有生命力的。企

业可以根据企业的特点而采用不同的激励机制.如可以运用工作激励，尽量把员

工放在他所适合的位置上，并在可能的条件下轮换一下工作以增加员工的新奇

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感，从而赋予工作以更大的挑战性，培养员工对工作的热情和积极性；其次可以

运用参与激励，通过参与，形成员工对企业的归属感、认同感，可以进一步满足

自尊和自我实现的需要，激发出员工的积极性和创造性，使企业得到进一步的发

展。要把物质激励与形象激励有机地结合起来.给予先进模范人物奖金、物品、

晋级、提职固然能起到一定作用,但形象化激励能使激励效果产生持续、强化的

作用.

（1）人力资源战略规划

人力资源战略规划是基于企业的发展目标、规模，分阶段性制定的人才配置

计划。建立人才储备体系，内含企业从业人员晋升备选机制为一体的人才保障系

统，为保持企业发展的战略规划提供稳定的人才基础和支持.

在人才使用上遵循的是：年度 ① 人力资源配臵规划（根据企业年度目标，

各职能部门签订的目标责任书,提供分析建议，规划全年度中层管理人员级别以

下各部门需求,及补充或删减的管理性岗位、技能性岗位、一般性岗位，重新审

定人力资源组织架构） ② 人力资源成本构成与核算（对本年度薪酬福利、招聘

费用、培训成本总额进行年度费用成本及月度均费用成本的核算。参考预算年人

力资源配置规划，根据不同岗位的级别、职务、职能核算薪酬福利、招聘和培训

费用,经比对后提供修订意见，后纳入下年度人力成本支出预算细项)；

（2）招聘及培训

招聘为招募各类社会精英和优秀人才为企业服务，使企业成为高效及理想收

益的优秀商业组织,作为人力资源管理体系必须建立起有效的机制，以便满足企

业在这方面的需求。招聘就是引进人才的唯一方式。通过扩大招聘渠道，运用人

脉资源和成本优势来搜寻企业需求的人才是行之有效的手段。在吸纳高技术人才

时，往往因为其专业领域或 技能市场狭窄无法招募到数量有限的优秀人才,这时

人力专员便需要运用个人善于交流沟通的特长，针对不同人才对工作平台的要求

加以分析：1、希望能获得职务晋升空间、技能提升空间、良好的工作氛围和周

边环境更利于个人事业发展的平台。2、能够提供一份不错的薪酬回报及规模较

大和长期稳定的单位。然后将本企业的行业优势、稳定现状和发展前景潜移默化

至对象思想之中.在招募各类管理人员时,往往对方较为看重的是薪酬福利收入和

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管理权限，对于优秀的管理人才，管理权限是否具有吸引力至关重要。因为其具

有强烈的事业心和上进心，职业化要求较高,希望通过施展才华获得企业的认可。

无法使用同等职务的权限即意味着将会失去很多施展才能的空间，也会被认为在

企业无法受到尊重和重视,即便以提高经济收入为诱饵恐怕也无法获得这类的优

秀人才。招聘业务类人才时，灌输企业的先进的经营理念和企业文化，不如推广

企业完善激励制度和科学的酬劳分配原则；还要重视的是招聘对象的理解沟通能

力、从业经验、性格优势，忽略其履历和资格上的缺陷。在招募一般性职能工作

的人才，选用综合素质高，理解力和执行力较强的人才。

拓展招聘渠道，从单一的招聘模式走向多元是必要的:A.通过人脉资源介绍。

B.通过和所在地区政府设置的职业中介机构招募。

培训，市场经济形势下，企业处于经营压力之下,在众多竞争挤压中求得生

存和谋求行业地位，没有更多的时间和多余的成本从零培养出适用的人才,那么

现有基本符合工作要求的员工如果不能提高职业技能和职业素养，很难跟上企业

发展的脚步，仅靠忠诚度已经无法使企业获得更多的收益来维持发展。需要建立

和完善培训体系,依靠培训提高从业人员的专业技能，增强团队凝聚力、对企业

发展目标的理解力以及综合素质。培训可以通过内训和外训的形式分阶段进行。

行政管理应尊重企业投资人意愿和企业现实经济状况,通过分析企业需求，拟定

出一套适用于本企业的培训体系和培训科目。

9、 危机防范和突发事件的应急措施

企业运营中往往会出现危机或无法预期的突发性事件，甚至严重影响到正常

的运营和管理体系.企业行政管理部门应提早创建危机预警机制和突发事件的应

急措施以便防患未然和迅速解决，避免事态扩大。

（1）危机预警机制和风险防范建立企业风险监视体系，先设定高层管理负

责此项的人员中枢指挥者地位，其次在企业组织构架内的各个部门负责人必须对

本部职能涵盖的重要指标进行关注和记录，发现指标有异常征兆,及时通知高层

管理部门和涉及衔接的部门，并与其从多个角度共同评估风险概率，由指挥者制

定解决预案。通过日常各类会议和培训的机会，不断的向员工灌输危机和忧患意

识，提高员工对周围环境和工作事务的敏感性，通过案例分析和实践举例增强员

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工的应变能力和承压能力，只有提升员工的自我保护意识才能将风险信息及时反

馈到管理层。

（2）突发事件的应急措施是当企业遇到突发事件时，往往因为事先未能制

定紧急措施或处理不当导致事态扩大，难以收场.针对这种状况，提出如下应急

参考措施: ① 口径一致(当遭遇突发事件，首先涉及的部门或员工都应第一时间

反馈上一级领导，并由代表公司负责的具体管理人员协调处理，涉及的企业方人

员与企业代表人必须保持对外口径上的一致，致使对方无法知晓企业的处理事件

的真实意图，也无法掌握其他不同的信息作为漏洞攻击） ② 尊重事实（任何突

发事件基本上都会给企业带来负面影响，只是程度上的不同。在处理事件上，最

初涉及人和企业代表人都具有代表企业形象的重要责任,唯一正确的就是尽力降

低这种负面影响而不是扩大事态.谦逊、客观的尊重事件经过和已经发生的事实，

避免刺激对方和给外界和媒体留下不实信息传播的机会，在努力维护权益的同时

积极与对方协商，寻求对双方有益的解决途径） ③ 迅速处理(长期胶着不利于

事件的解决，或会为企业引起如同并发症般的麻烦。所以，在能够以最小代价解

决的事件的机会面前，一定不要错过。尽量不要幻想所有事件都会以拖延而逐渐

平息，不必付出更大的代价,持有这种观点时风险也更大。迅速解决、快速通过、

斩立决 不失为最好的策略)

10、 运营体系的信息采集及相关分析；

行政管理体系依存于企业的整体运营体系之中，除了平衡稳固企业结构，支

持运营体系也是其重要的职能之一.对于运营中反馈出的问题,要及时采集统计，

且经过各项指标与计划指标比对后,向决策层提供各项数据分析，并逐项加以说

明，提供相关意见，对决策层及时调整运营思路，重新修正计划方向具有重要意

义,对未来企业的战略规划的制定也同样意义深远。

二、外部管理

1、 来访接待以及维护外部相关单位的良好关系;

企业行政管理中，外部来访单位和个人的接待以及维护相关单位的关系尤为

重要。

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一般性的来访接待有：业务合作单位、客户顾客、参观学习、行业交流、公

务检查、友人来访等,针对不同形式和不同的单位来访,接待工作要依据公司相关

制度和来访重要程度进行接待。如：对于业务合作单位的来访，应协调公司对接

部门共同接待，根据对方因级别差异而发生的接待费用，须依据公司《财务管理

制度》中的相关就餐、住宿的而额度规定的合理支出予以妥善安排.公务检查来

访；应先明确了其政府代表人身份、机构职务、检查事项后,安排公司相应级别

对接的负责人进行接待，例行检查中，问题避重就轻，人员热情接待。专项检查

时，陪同时主动介绍情况解释失误原由，并寻求间接人脉关系，融合检查气氛,

尽力舒缓与化解双方的对峙情绪,并在检查后妥善安排就餐休息.维护企业相关单

位的关系也是行政管理对外衔接中的重要事务.一般维护的对象有：行业协会、

政府公检法部门、工商税务部门、行业主管政府机构、信贷对象银行、本企业产

业链中的直接连带单位、政府各级官员、业务合作方等,基本上都是相对平行重

要的维护对象。在不定期和固定周期关系维护期间,忽视和懈怠重要维护对象，

都会给企业带来诸如：资质无法通过审验、证照无法按时审批、税负加重、处罚

增多额度增大、贷款搁臵、不予认证等系列问题，有时严重影响到企业的正常运

营或无法运营。谨慎、认真、负责的主动维护，要求负责人具备一定的个人魅力

和沟通技巧,也要兼备灵活外向、思路清晰、坚守原则、左右逢源的做事风格。

才艺兼备、能文尚武的综合能力均是在任何企业都不可多得的外事管理人才。

2、 代表企业参加、参与外部各类组织、机构活动、会议、学习；

同行业中或与之相关的政府机构、媒体组办的各类活动、会议、学习，作为

行政管理在参与这些外事活动中，须区分主次，并在活动中除获取相关对企业有

益有利的政策导向信息外，积累经验，广交朋友，为企业积极寻求多元发展机遇,

畅通和拓展各类发展渠道,大力宣传和推广本企业经营理念和行业优势,提升企业

品牌的知名度，切实起到企业发展重要窗口的作用，随时以动态形式与外界保持

信息传递,为企业的成长获取必要的营养成分。

周中生

2014—1—7

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