会议服务工作流程(主管以上人员培训用)

会议服务工作流程

一、会场布置

1 、到会议室使用通知后，应首先明确客人需要提供的服务项目， 如

会议室的使用时间，使用次数、人数、单位、何人参加，有无会标、 席

位牌，是否摆放鲜花水果，话筒的个数，是否摆放投影仪、投影幕、 板

书用具（白板、板擦、白板笔）以及会议联系人落实看会场的时间 等。

2 、会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间，提前半天安 排服

务员按照要求布置好会场，开窗透气，摆放会议所需物品（茶叶、 水杯、

托盘、水瓶、信纸或白纸、圆珠笔、一次性铅笔等）。

3 、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等设施设备的完好。地 面、

四周墙裙、门窗做到无损坏、无灰尘。如有损坏及时报修，并督 促工程

维修人员，检查维修结果，保证设施完好率达到百分百。

5、按要求粘好会标，保证协调美观。

6 、投影设备、板书器材等应首先征得会议负责人的同意进行适 当摆

放，所需用具应完备、易取用。提供良好稳定的电源。帮助调试 投影设

备和客人携带的媒体工具。

7、检查并准备好音响及话筒视频追踪等设备，并调试音响、话 筒到适

当音量，话筒高度一致。

8 、席位牌由商务中心接待员核对好后，提前放在会议室，由会 议组

织者安排摆放。

9、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔，要求将纸摆放在距下 桌沿5

厘米正对椅背处，笔尖朝上成45度角。

10 、最后一次检查台面是否整洁；各种用具是否干净、齐全，摆 放符

合要求。

二、会前准备

1 、会前准备务必在接到开会通知的时间半小时前进行。会议服 务员

应将手机调至振动或关机。

2 、根据会议人数，在茶水间准备好相应数量的茶杯，并放置适 量茶

叶，准备好干净保温的开水瓶，打好开水。

3、准备香巾。

4 、打开空调，确保会议室温度适宜。

5 、PA人员在公共卫生间配卷纸、点檀香，对台面、地面卫生再 次

打扫，并清理会议室外的立式垃圾桶。

6、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾，如果有茶歇，在会议开始前在 指定位

置摆放好。

7 、开音响、灯光，再次进行音响的调试。

8、会议开始前30分钟，会议服务人员应再次检查会标、欢迎牌、 绿

化布置、空调、音控等情况以及公共卫生间、公区卫生是否 0K 如有欠漏，

需立即通知服务中心或有关部门人员，保证会议按时进行。

9 、会议即将开始时，会场播放与会议主题相符的轻音乐，任何 妨碍

客人的工作如吸尘等应立即停止， 服务员站在会议室门外，面向 客人到

来的方向，保持微笑。若是重点会议，需有主管或经理在场迎 候。对年

老体弱者进行搀扶。

10 、客人到来距离会议室约2.5m时，服务员上半身略微前倾， 问候

客人：“您好，先生/小姐。”并伸手示意大门的方向：“这边 请。

三、会中服务（重点）

1、 客人陆续入座时，服务员一人先上香巾，其他人倒茶水。先在 茶水

间倒好茶水，用托盘将茶水托出，先为会议室主桌上的客人送茶 水。走

近就座的客人，站在客人右侧，身体略微前倾，右手先拿一个 杯垫放置

在桌上（客人的右手正上方的位置），然后拿茶杯将茶杯放 置在杯垫上，

杯把朝右下方方便客人取用，退半步转身离开服务下一 位客人。

2、 如有投影仪，服务人员不要横穿投影仪，以免影响投影效果。

3、 会议服务人员必须手机调成振动或关机，坚守岗位。会议开始 时，

茶水服务人员按标准站姿在在茶水间门口， 音响师站在音响室门 口，面

向会议室，站姿规范，注意观察参会人员随时可能产生的需求。 会议进

行时，服务员要留意会议进程，发现有需求的客人要立即上前 询问。

4、 会议服务员注意观察会场情况，适时续水，在会议开始后 15分 钟

左右进行，以后每隔20分钟续一次，（可视情况提前或延迟）。茶 水温

度始终应保持在 85 以上。拿暖瓶倒水时，须左手拿壶（同时 手心里

C

可放叠好的纸巾两张，如遇有客人自己不小心将水溅到桌子上 的情况，

可以应急处理），右手托壶于胸前，走路要稳，步子要轻， 动作协调；

从桌后倒水时，侧身站立于客人右侧，大拇指、食指拿起 杯把并后退一

步，与宾客保持 30厘米左右的距离，倒水以七八成满 为宜，斟完后，上

前一步将茶放回原处，面带微笑，伸手右示意“请 用茶”，然后进行下

一位。

如客人坐的比较拥挤，服务员拿不到杯子时，可轻声提示客人“打 扰一

下，给您加点水”，同时手伸向杯子，这时一般客人都会理解服 务员的

意思，协助将杯子拿给服务员。

如遇到客人碰倒茶杯的情况，要及时到茶水间拿抹布擦拭，如是主 席台

上的（1号会议室内）可先就近抽取纸巾先应急处理，再去拿抹 布处理。

此项事情出现考验的是会议室服务人员的应急能力和协作能 力。一般1

号都会至少安排2个以上的服务人员进行服务，每个人都 要一边工作一

边关注会场情况，出现应急情况，会场内服务人员要通 力协作，最快速

的解决问题。

5、密切注意会议室的音响问题和视频追踪系统。

6、 签字仪式：帮客人传递文件的工作一般由礼仪小姐负责（否则

由服务员完成），服务员应事先与其沟通好，并协助把准备好的红酒 送

到客人手中。

7、 会议中场休息，及时补充和更换各种用品，注意不要翻动桌面 资

料。同时要关注去卫生间的客人，给他们指点卫生间方向。

四、会后服务

1、会议结束时，服务员快步走向会议室门口，打开大门，站在门 内一

侧，保持微笑，身体略微前倾，欢送客人：“请慢走，欢迎下次 光临。”

目送客人全部离场后，检查有否遗留物品及会场设备、物品

的完好情况

2、 向会议工作人员询问下次会议的时间要求，并征求对服务方面 的要

求。

3、 进行安全检查，关闭电器电源，检查会场是否有宾客丢失的文 件及

物品，如有，应及时联系或交会议负责人、总台。检查会议室的 设备有

无损害、短缺、及时填写赔偿表并通知总台。

4、 打开门窗，通风换气。会议服务人员清扫会议卫生，对会议室 中的

茶具进行清洗消毒。

5、 关灯、锁门。