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档案管理学概念

1、档案：是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录

保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体

的文件。

2、档案的时效律：在不同的条件下档案会发生失值、降值、增值等

不同的变化。有些档案的价值是有一定时限的特点：它们只在某一

段

时间内有着查考作用，而随着时间的推移，这些档案的作用则逐渐

减

少，以至消失。这些称为档案作用的时效律。

3、社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普

遍性的认识程度，这种社会性的观念在档案学上称为“社会档案意

识”。

4、档案机构：档案保管与管理档案工作的机构。按照《档案法》等

法律法规的规定，根据统一领导、分级集中管理的原则，对国家的

全

部档案和全国档案工作必须设置全国规模的档案机构进行管理。各

级

机关的档案，由机关内设立档案室集中管理，各机关形成的需要长

远

保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管。全

国

的档案工作，又由各级档案行政机关统一、分层监督与指导。这些

保

管档案和管理档案工作的机构，在全国范围内构成了一个严密的、

完

整的组织体系。

5、档案室：是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构。是整

个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从

全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、

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最大量、最基层的业务机构。

6、档案馆：根据《档案法》和有关文件的规定，各级综合性档案馆

属于党和国家的文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研

究和各方面工作利用档案史料的中心，是统一保管党组织和政府机

关档案的管理部门。所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各

级党委和人民政府的科学文化事业机构。

7、档案行政机构：党和国家指导和管理档案工作的部门。由于我国

的党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案行政机构，同样也

既

是党的机构，又是国家的机构。其基本职责：在统一管理党、政档

案

工作的原则下，分层负责地掌握全国档案事务，对全国档案工作进

行

监督、检查与指导。

8、档案工作：档案工作的内容有广义和狭义两种解释。 广义上

说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管

理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。 狭义上说，是指

档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档

案，为党和国家各项事业服务的工作。

9、档案工作基本原则：我国档案工作的基本原则是统一领导、分级

集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方

面

的利用。

10、综合档案室：统一管理本机关全部档案的档案室，负责对普通

档

案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一综合管理。

11、凭证作用：客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的历史

标记。

12、参考作用：也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发

展。

13、档案收集：接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，它

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就是将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在

国内（外）的档案，按照国家的有关规定，通过例行的征收制度和

专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活

动。

14、档案接收：档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案

收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。

15、档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有

关文献的活动。它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。

16、归档：各机关的文书处理部门或业务部门，由文书工作者将工

作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本

机关档案室集中保存的活动过程。即归档就是按照国家规定把档案

交给机关档案部门集中保存的过程。

17、优化馆（室）藏：以最低限度的费用消耗，保存社会或机关需

要利用的最大限度的档案信息资源。馆（室）藏的优化和丰富是我

国馆（室）藏建设的重要内容。

18、归档范围：是指办理完毕的文件材料应当归档及不归档的范

围。归档范围主要取决于文件本身的保存价值。

19、馆藏结构：是指组成馆藏的各种档案及资料之间的相互搭配和

排列。

20、全宗：一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形

成的档案的有机整体。

21、联合全宗：两个或两个以上的全宗联合体。但是这种联合不是

人为拼凑式的联合，而是一种客观的不得已的联合。

22、全宗补充形式：档案馆中常有许多档案无法严格地按照全宗进

行管理，或按严格全宗管理起来很不方便的现象，为贯彻全宗原

则，就必须对这些档案采用灵活的类似于全宗的管理方法。这些方

法我们称之为全宗的补充形式或变通形式。全宗补充形式虽不是严

格意义上的全宗，但在实际管理中却作为正式全宗来对待并实施管

理。具体的全部补充形式主要可以划分为联合全宗、汇集全宗、档

案汇集三种。

23、汇集全宗：汇集全宗又称全宗汇集。一种由若干独立全宗人为

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地汇集而成的全宗补充形式。其所汇集的全宗，必须是档案数量极

少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。汇集全宗内

部应按各小全宗的重要程度、关系紧密程度等顺序排列，不能将各

小全宗的档案真正混淆起来。

24、档案汇集：由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档

案汇集而成的一种全宗补充形式。组建档案汇集必须充分考虑档案

之间的关系和联系，所组建成的档案汇集必须有确定的名称（题

目），不能组建大杂烩式的档案汇集。档案汇集大体有三种类型：

（1）历史事实性档案汇集。（2）逻辑问题性档案汇集。（3）人物性

档案汇集。

25、全宗群：由若干具有某种联系的全宗构成的群体。全宗群并不

是一个实体性的保管单位，也不是一个确实的秩序层次和管理层

次，而是全宗之上的一个“虚类”，一个观念性的概念。全宗群对于

档案管理只具有宏观的理论观念性意义，并无实际的管理操作意

义。

26、大流水编号法：大流水编号又称顺序流水编号法。即一个档案

馆对其所有全宗接进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个

进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号，依次类

推。这种编号方法的优点：一是简便实用，且符合唯一性和系统性

要求；二是全宗号同时反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。

27、全宗内档案分类：把立档单位所形成的档案，按其来源、内

容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、

秩序化。这一工作一般由档案室承担。

28、个人全宗：个人全宗又称人物全宗。某一著名人物或著名家族

所形成的档案有机整体。

29、案卷：档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构

成的组合体。立档单位在日常工作中形成的文件，在作为档案移交

给机关档案部门保存（即归档）之前，均要按照档案部门的要求将

其组合成一个个便于管理的案卷（即立卷）。

30、档号：全宗号、案卷目录号、案件号、卷内文件所在页号或件

号的合称。通常简称为全宗号，目录号，卷号，页号或件号。档号

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事档案实体最基本的秩序号，在档案管理中具有基础性管理作用。

如果没有档号，档案管理工作就无法正常有效地进行。档号若出现

混乱，档案管理活动也将出现混乱。

31、立档单位与全宗历史考证：是一种对立档单位及其全宗档案基

本情况进行概况性叙述说明的文字材料，在档案管理和整个档案管

理工作中具有重要作用。这种文字材料的作用相当于一个全宗及其

立档单位概况的说明书，不仅可用于对档案管理工作进行观念性的

指导，而且可以作为一种介绍报道工具在日后的提供利用工作中发

挥作用。立档单位与全宗历史考证一般由档案室负责撰写。

32、档案管理工作：是建立档案实体秩序，使所保存的档案有序

化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础的工

作。

33、立档单位：凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案

就可以构成一个全宗，该组织或个人在档案学术语中被称为立档单

位或全宗构成者。

34、组织全宗：是一个具有社会独立性的社会组织在其社会实践活

动中所形成的档案有机整体，是全宗的整体性。

35、档案保管期限表：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式

并指明档案保管期限的指导性、标准性文件。它是档案馆、档案室

鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。

36、直接鉴定法：鉴定档案价值的基本方法，直接、具体地审查档

案，通常把这种方法称为直接鉴定法。直接鉴定法要求档案鉴定人

员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方

面，全面考查、分析、确定其价值，不能只根据文件题名、名称、

文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值。

37、档案鉴定：所谓档案鉴定，就是指对档案价值的评价和预测，

是对档案社会有用性的评价和预测。

38、档案价值鉴定原则：在档案鉴定工作中，要从国家和人民的整

体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的

价值。

39、档案保管：“保管”一词在档案学中有广义与狭义之分。广义

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上的保管就是指管理；狭义上的保管是指档案管理工作的八项基本

内容之一，即对已经整理好已存入库房及其柜架中的档案进行的日

常维护、保护性管理工作。

40、档案代理卡：档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观

管理手段。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库

房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插入

在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。代理卡实际是案卷不

在其位时的代替物。

41、全宗卷：全宗卷是对全宗的重要管理工作和手段。各档案馆必

须作为一项基本的工作制度建立全宗卷。

42、“八防”：一般是指防火、防潮、防水、防霉、防虫、防光、防

尘、防盗，这基本上囊括了对档案实体可能造成的所有自然的和人

为的因素，是库房管理工作的重要内容。

43、档案存放位置索引：是以表册或卡片形式将档案在库房及装具

中存放秩序情况如实记录和反映出来，以指引档案工作人员对档案

的调取、归还和其他日常管理的一种记录、引导性的管理工具。

44、对档案信息进行系统的存储和根据需要进行查找

档案检索：

的工作。

45、档案信息存储：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以

编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程。

46、档案检索效率：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确

性程度。

47、交替类目：对于具有多重属性的类目，在不同的上位类下均予

以列出，以便从不同角度检索该类档案；同时，又要规定该类档案

实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。规定的实际归属类

目称为“使用类目”，其他虚设的类目称为“交替类目”或“选择类

目”。这样既反映了该类目的多重属性，又有效地保证了同类档案的

集中。

48、复分表：复分表又称辅助表。为了使分类表简单，对分类表中

某些具有共性的类目，从主表中抽出来，分别汇编成各种复分表。

《中华人民共和国档案分类表》中的复分表有两种，一种是适用于

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整个分类表各大类的，称为通用复分表；另一种是仅适用于某一类

目的各下属类目或若干相近类目的复分表，称为专类复分表。

49、《中国档案主题词表》：一部由反映档案内容的主题词和词间关

系组成的规范化词典。是进行档案主题标引和主题检索的词语控制

工具。主要供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文

件、资料之间。

50、限定注释：指明该主题词的使用范围（包括时间或空间），用圆

括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分。

51、含义注释：说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之

下，不作为主题词的组成部分。

52、范畴索引：范畴索引又称为范畴分类索引。它是将主表中的全

部主题词按照既定的类目分类排列，以便按类查词的一种辅助工

具。

53、档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行

分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭

示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。

54、段落符号式：将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号

区分开来的著录格式。这种格式每一著录项目的字数不受限制，并

与《文献著录总则》的规定相一致。

55、文件编号：文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件

的顺序号。包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件

的统编号和图号等。

56、档号：档案馆（室）在整理或管理档案的过程中对档案的编

号。通常包括全宗号、案卷目录、案卷号、件号或页号。

57、档案标引：在档案著录过程中，对档案内容进行分析和选择，

并赋予其规范化检索标识的过程。

58、概念转换：在确定了文件的主题概念之后，应将其转换为检索

语言标出，这个过程即为概念转换。

59、目录：将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工

具。

60、索引：将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一

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定的原则和方法排列起来的检索工具。

61、指南：以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具。如

全宗指南、专题指南和档案馆指南。

62、案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序编制而成的检索

工具。

63、案卷文件目录（全引目录）：案卷文件目录又称“卷内文件目

录汇集”或“全引目录”。它将全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇

集成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

64、全宗目录：一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具。它的内

容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。

65、主题目录：根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一

种目录栏。

66、档案馆指南：全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书。又称全

宗介绍。

67、全宗指南：揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书。又称全

宗介绍。

68、专题指南：介绍和报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具

书。又称为专题介绍。

69、检索策略：人们进行检索的方案和计划。

70、查全率：档案检索满足利用者要求的全面程度，即检索出的有

关档案与全部有关档案的百分比。

71、查准率：档案检索满足利用者要求的准确程度，即检索出的有

关档案与检索出的全部检索档案的百分比。

72、分类目录：是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依

据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。

73、档案提供利用工作：档案提供利用工作，亦称档案利用服务。

档

案馆（室）以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方

法，

直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

74、档案证明：档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为

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核

查某种事实，根据馆藏（室）档案中记载情况而摘抄编写的一种书

面

证明材料。制发档案证明，是档案收藏部门开展档案提供利用服务

的

方式之一。

75、档案咨询服务：档案收藏部门答复用户询问、指导其利用档案

信

息资源的一种服务方式。

76、档案阅览服务：档案馆、室在特定的场所开辟阅览室，向有关

档

案用户提供档案信息服务的一种服务方式。这是目前我国档案收藏

部

门提供档案信息服务的一种主要形式。

77、档案展览与陈列服务：档案收藏部门按照一定的主题以展出档

案

原件或其复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关

档

案的内容与成分的一种具体方式。

78、档案用户需求研究工作:档案用户需求研究工作，是档案利用服

务工作的一项重要内容。它是通过一定的方式与方法，在深入调

查、

掌握档案用户需求材料的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律

的

一项业务活动。

79、学术利用需求：在档案中查找有关学术研究所需的档案信息材

料，

是一种推理性的利用。

80、实际利用需求：在档案中查找可以直接用于工作、生产或科研

等

方面的相关信息材料，这种利用需求主要同行政管理、生产管理、

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科

研管理等有关。

81、开放档案:一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”向

社会开放，允许档案用户在履行简便手续后，即可通过一定的方

式，

进行开发利用。

82、档案解密：根据国家有关规定，解除档案文件上原来的保密等

级，

使之成为可以向社会公开开放的非保密档案。

83、档案降密：通过一定的方式与方法，降低档案文件原有的保密

等

级。

84、档案编研：档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编

辑

和研究工作。其内容主要包括以下4个方面：编辑档案史料和现行

文

件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料，编史修志。

85、档案文摘：对档案原文的缩写，它以简练的文字概要地揭示档

案

文件的主要内容，是一种档案的次文献。档案文摘可以作为一种检

索

工具编制和使用。

86、档案参考资料：根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大

事

记、组织沿革、专题概要、会议简介、统计数字汇集等。它所提供

给

利用者的不是档案原件或复制件，而是对档案内容经过研究、综合

而

加工编写成的作品。

87、大事记：按时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活

动

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的参考资料。

88、组织沿革：系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织

机

构和人员编制等方面变革情况的参考资料。组织沿革有两个突出的

特

点：即内容的专题性、事实的连续性。

89、专题概要：用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工

作、

生产或其他社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资

料。

90、会议简介：简要叙述会议过程和基本情况的档案参考资料。是

将

重要会议的基本情况编写成介绍材料，对于利用者了解会议简况、

总

结工作经验、查证某一问题或筹办新的会议具有很好的参考价值。

91、统计数字汇集：以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情

况

的参考资料。统计数字的汇集把档案中分散记述的各方面数据按专

题

汇集起来，具有数据集中、系统、内容简单明了等特点。

92、档案文献编篡：按照一定的作者、专题或文种等特征，把档案

文

件选编成册，在一定的范围使用或公开出版。

93、档案登记：对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进

行

随时随地的记录的过程。其内容总体上可分为档案状况登记和档案

工

作登记两部分。

94、档案统计设计：是档案统计工作的前期准备阶段，实际上包括

决

策与设计两个步骤，即作出实施某次具体统计行为的决策，并根据

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决

策提出的任务和目标，制定出切实可行的具体工作方案。

95、档案统计：运用一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领

域

中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决

策

提供坚实可靠的数据支持。

96、统计整理：统计工作全过程的“中间制作”阶段。即对经统计

调

查所获取的原始数据进行分组、归类、审核、计算等处理，使之规

范

化、系统化的工作活动。其目的是为下一阶段的统计分析提供系

统、

规范的数据。

97、统计分析：统计工作的最后阶段，即对统计整理的结果进行分

析、

研究、最终形成统计结论的工作。

98、人事档案：国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生出

来的，是能够反映个人的经历、德才能绩，工作表现的，并且是以

个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事档案是一种专

门档案，它主要包括干部档案、工人档案、学生档案、档案等

四大类。

99、人事档案正副本：人事档案分为正本和副本。人事档案的正本

是

由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成。

人

事副本是由反映一个人主要情况的材料构成，副本内容的材料，通

常

是由正本中的履历材料、鉴定材料、考核材料、学历材料、审查结

论

材料、处分决定、任免材料、工作级别等主要材料的重复件或复制

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件

构成。

100、人事档案的收集：人事档案管理部门根据本机关人事管理权限

的范围及人事档案的收集归档范围，将有关部门形成的人事档案集

中

起来，统一保管的工作。

101、人事档案鉴别：人事档案管理部门根据人事档案的归档范围、

要求、对收集起来归档的文件进行审查甄别，判定文件真伪和保存

价

值，确定能否归入人事档案。鉴别工作是维护人事档案材料真实性

的

重要手段，是人事档案工作中一个不可缺少的环节。

102、人事档案的整理：将收集起来并经过鉴别的人事档案，按照有

关规定和要求，以个人为全宗，进行分类、排序、编号、登记目

录、

技术加工、书写卷名和装订成卷，并在此基础上不断地对档案内容

进

行补充的活动。

103、人事档案的清理：为了落实党的干部、知识分子、侨务等方面

的政策，机关人事档案部门需要根据有关文件规定及组织对某一人

员

问题的复查、平反结论，或对原处分决定的改正意见，把存入人事

档

案中的冤、假、错案材料和未查证核实的材料清理出来，分别进行

处

理。同时，存入新的复查平反结论或改正处理意见，使人事档案内

容

能真正反映本人的真实面貌。这样一种清出、存入档案材料的活

动，

叫做人事档案的清理工作。

104、人事档案调整底账：人事档案部门除了坚持日常登记工作外，

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还需要在一定时间内对档案的收入、转出登记帐进行清理调整，这

项

工作称为调整底账。

105、人事档案的转递：人事档案管理工作部门之间，人事档案管理

部门与形成人事档案材料部门及利用部门之间转出和接收人事档案

或人事材料的活动。它是人事档案管理工作中一项经常性的业务。

106、会计档案：机关、企事业单位或其他经济组织在经济管理活动

中产生的会计凭证、会计账簿和报表等具有保存价值并作为历史记

录保存起来的会计核算专业材料。

107、会计档案整理：将零散的和需要进一步条理化得会计文件、通

过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序体系的过

程。

108、声像档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科

学、文化、教育、军事等活动中形成的有保存价值的以音响、形象

等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。亦称音

像档案、视听档案。

109、照片档案：照片是采用感光材料，利用摄影的方法形成的单个

画面。照片档案是一种专门性档案。

110、磁带录音、录像档案：利用电生磁原理、磁记录设备可将记录

的信息转变成信息号，使文件载体的磁性层发生选择性磁化来保存

信息；通过磁重放设备又将文件载体磁性层上的磁信号转变成电信

号重放出来。通过这种磁记录形成录音、录像磁带，把其中具有保

存价值的东西留存下来就是录音、录像档案。

111、电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体之中，

依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。

112、电子档案：将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全

部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计

算

机完成；利用时须借助计算机等机器设备转换或成原有的文字或图

像

形态，因此人们亦称电子档案称为“数字式档案”。

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113、电子文件逻辑归档：电子档案归档的一种形式，它是指在计算

机网络上进行，不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向

档案部门移交的过程。

114、电子文件物理归档：电子档案的一种方式，是把计算机及其网

络中的电子文件集中传输到独立的或可脱机保存的载体上，从而实

现向档案部门进行移交的过程。

115、电子档案整理工作：是指在计算机中对文件分门别类，形成一

个逻辑系统的过程。

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