人事档案管理制度

人事档案管理制度

为加强公司人事档案的规范管理，有效保护和利用人事档案，充

分发挥档案作用，结合公司整体实际情况，特制订本制度。

1 适用范围

1.1 本管理办法适用于全体员工公司。

1.2 员工人事档案是记载员工个人经历、业务能力、工作表现、工作

绩效等内容的文件材料，是全面考察了解和正确使用员工的重要依

据。

2 管理职责

2.1 综合管理部是本制度的归口管理部门，负责本制度的编制、修订、

完善等工作， 并监督执行。

2.2 规范性。纸制档案要求全员建档率达到 100%，一人一册统一编

号，要求目录清楚、分类准确、排列合理、标题完整、字迹清楚。

2.3 及时性。员工学历、学位、职称、职业资格、员工晋升、工资调

整等资料的更新、变化时，应及时入档；企业员工也应及时向人事档

案管理人员提供个人信息的变更， 以便工作人员及时填充档案。并

登记《人事档案接收登记台账》。

2.4 同步性。按照格式建立标准化人事档案，全员建档率达到 100%，

如员工晋升、工资调整、调动等文字资料归档后，应同步更新至员工

人事档案；每两年要求员工更新一次人事档案，综合管理部及时归档。

3 要求

3.1 公司经营班子及职能部室各级员工人事档案由综合管理部统一管

理。

3.2 短期外派、借调人员人事档案由原单位综合管理部门管理。

3.3 公司员工人事档案由综合管理部指定专人负责管理；新增经营班

子基本档案（含个人简历、应聘登记表、身份证复印件）须报能源股

份综合管理部备份。

3.4 人事档案材料书写不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书

写。

3.5 使用人事档案封皮，档案卷皮须书写档案人的姓名、入职时间等。

3.6 归档资料要求做到真实、完整、齐全，不得缺损、顺序合理、叠

放整齐，目录清晰。

3.7 归档文件目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符，理齐档案材

料，材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边

为齐。

3.8 将形成的档案材料整理为案卷，装入员工档案盒或档案袋中，填

写姓名、档案号。

3.9 人事档案资料的建档、归档

3.9.1 新进员工档案资料：个人简历、应聘人员登记表（附面试、笔

试等资料、应聘人员登记表贴照片）、体检表、报到通知单、新员工

入职清单、与原单位解除劳动合同证明书、身份证、毕业证、学位证、

职称证及职业资格证等各类证书复印件；新进员工入职培训资料；转

正报告、转正期考核资料全部归档。

3.9.2 员工档案资料分类：履历材料，自传及属于自传性质的材料，

鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料，培训和专业技术情况的材料，

政审材料，加入党团的材料， 奖励材料，违犯处分等材料，任免、

调动、晋升、工资待遇调整材料，其他可供组织参考有保存价值的材

料等，详见 6.1《人事档案归档范围》。

3.9.3 建立离职员工档案：内容包括（个人辞职报告、员工离职申请

审批表、劳动合同、工作交接清单、离职面谈记录表、《解除或终止

劳动关系证明书》原件）等资料，由综合管理部门进行装订保存，保

存期为两年。涉及到劳动争议的档案，保存期限要到劳动争议处理结

束。

3.10 员工人事档案的转递

3.10.1 员工工作调动及时转递档案：由调出单位填写《人事档案转递

通知单》与调动手续一并及时转递至调入单位综合管理部门，调入单

位收到员工档案及《人事档案转递通知单》后，将签字、盖单后回执

反馈至调出单位；转正的档案必须齐全， 符合归档要求。

3.10.2 离职员工转出档案：员工办理劳动关系解除或终止当日，须办

理个人档案转出手续，其中公司签批的《应聘登记表》、各年度绩效

考核资料作为公司留存档案， 员工不得自行提取；转出档案资料主

要为员工入职时提交的相关材料，对档案进行密封后转交至员工本

人，由本人签署《提取个人档案证明》，并进行台帐登记。

3.10.3 人事档案转移要求：在办理调动员工或离职员工档案转移时，

必须将转移档案按要求包装，密封，并加盖公章，再进行转移手续的

办理。

3.11 员工人事档案的利用

3.11.1 因工作或办理相关手续需要查阅人事档案，须填写《查阅员工

人事档案审批单》，办理审批手续，经部门负责人、综合管理部负责

人审批后，方可查阅。

3.11.2 员工人事档案一般不外借。如有特殊情况必须借出使用时，需

要说明理由， 办理外借手续，并严格履行登记手续，借阅期限不得

超过一星期，不得擅自转借他人。

3.11.3 借用、查阅档案的单位或个人必须严格保密，严禁涂改、圈划、

抽取、撤换档案材料；不得擅自摘抄、复制（拍摄）档案内容，因工

作需要从档案中取证的， 必须经人事档案负责人核准后才能摘抄或

复印，违反者应视情况轻重，予以批评教育或处罚。

3.11.4 在进行档案的查阅、借用时，必须认真填写《员工人事档案借

阅登记台账》由借档人员签字确认，待档案归还后，应及时记录归还

时间。

3.12 员工人事档案的保管与安全保密

3.12.1 人事档案一般要由专人负责保管，存放在专门的档案柜内，日

常要锁紧。

3.12.2 档案人员要树立保密观念，无关人员不得擅自拿取人事档案材

料，任何人不得将人事档案资料带到公共场合。

3.12.3 档案人员应严格执行档案借阅规定，履行手续，不得随意向外

界透露员工档案资料、不得随意将员工档案借出。

3.12.4 人事档案管理人员，在检查核对人事档案资料后，如发现问题，

应及时进行维护、填充。

3.13 员工人事档案的考核

3.13.1 考核时间：公司综合管理部在每年例行的工作检查中，将按照

此制度检查员工人事档案的建立及维护情况。

考核指标：人事档案建档率达到 100％，档案资料完整率达到 95％

以上。