提升办公室秘书公文写作能力的途径

公文写作是办公室秘书的主要工作之一，如何提升公文的写作能力是作为秘书

应当认真思考和研究的问题。本文从公文写作的基本步骤谈一些提高公文写作能力

的体会。

办公室秘书在日常工作中需要接触大量的公文写作任务，如讲话稿、工作总结、

主持词、年中（终）工作报告等等，这些文稿往往具有业务范围广、主题内容杂、

领导要求高、起草难度大等特点。因此，如何写出既符合要求又能给人以美感的公

文材料，是一个优秀秘书的必备技能。除了需要大量的知识积累和长期的写作锤炼

外，也可以通过掌握其思路和流程以提升公文写作能力。下面就从公文写作的基本

步骤中如何提升写作能力介绍一下自己的体会。

第一步：接受拟稿任务

这是公文写作的起点。在这一步中必须明确几个问题：领导交待任务的实质是

什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重点放在哪里？这一步的关键是

要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种指令性写作，只要把领导的意图吃透

并充分表达出来，材料就是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、记、消化。听

就是在接受任务时集中精力听领导讲意图；记就是把领导讲的东西尽可能原原本本

地记下来，以备写作时查阅；消化就是在听和记的基础上，充分理解领导提出的问

题和观点。既要站在全局上去理解，因为领导交付的任务不可能讲得很细致、很全

面，大都是要点式的；又要参照领导平时的一贯思想去理解，一般情况下，领导提

出的问题都是经过长时间的实践和思考得出的结论。

第二步：广泛收集材料

第三步：拟定写作方案

这是公文写作成功与否的关键，旨在确定一篇公文的主题思想、表达次序、各

部分内容之间的衔接配合关系。

主题思想的确定是以“解决什么问题”作为主线拓展思路，以“传递什么信息”作

为主线提炼主题，以“受众需求心理”作为导向确立主题。具体来讲包含五个方面：

一是领导应该讲什么？二是文件起草部门希望领导讲什么？即有关部门对于这项工

作希望通过领导讲话传递出的工作信号。三是受众希望听到什么？受众对领导的讲

话往往都有具体期盼，或是答疑解惑，或是肯定表扬，或是明确思路等。四是领导

本人希望讲什么？每位领导讲话都有一贯的思路、风格及近期关注的重点、强调的

要点等。五是上级希望领导讲什么？每项工作都应该按照上级领导机关的部署和要

求开展，讲话中需要科学地传递上级的要求。

表达次序是公文写作布局合理性的重要体现：一是善于提纲挈领，按照公文主

题搭建提纲，拟定框架，反复斟酌布局结构的合理性。二是善于归纳整合，在把握

公文整体结构的基础上，按照诉求重要性科学合理划分文章层级，使受众能通过标

题基本判断行文逻辑。

各部分内容之间的衔接配合关系通过素材的平衡、恰当的转折和流畅的过渡来

实现，确保各个层级紧密衔接，减少文章的突兀感和生硬感。

第四步：正式起草文稿

这是公文写作的核心。在起草文稿过程中要把握以下几个环节：

深度加工。把筛选所得的材料经过加工处理，初步构建公文文本，对照公文提

纲和框架结构，通过对信息模块的合并归类和填充，实现公文“由骨到肉”的质变。

注重事例。公文写作要依事而论，在写作技巧上可借用“以事实说话”的笔法。

如果全篇没有涉及实情的“干货”，那整篇文章就会沦为大话、空话、套话的堆砌，

导致读者无趣、听者闹心。写材料既要仰望天空，更要脚踏实地，如总结性公文可

以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。这里要格外关注事例的典型性和真实

性，不当的事例引用常常会造成适得其反的效果。

善用数字。恰当选取各种数据能够增强公文的.信息含量和说服力。对数字的

选用要注意两点：一是数据的权威性，要使用权威部门发布的数据，非正式渠道搜

集的数据要经过权威机构核实方能使用；二是数据的准确性，重要数据要以专业部

门统计口径为准。

做好会商。当公文内容涉及其他部门职权范围时，应当主动协商，取得一致意

见后才能对外行文；如有分歧，应加强协调直至取得共识，以防政出多门。

强调升华。一般的材料只求四平八稳，优秀材料需要推陈出新、彰显特色。要

实现从“一般”到“优秀”的飞跃，从“有形无神”到“形神兼备”，一要于常规处寻亮点，

有效提炼出本单位工作的亮点和突出成就，以实实在在的内容震撼人心；二要于浅

显处见真知，发散思维、升华思想、小中见大，把真知灼见融入到材料中；三要于

文字处求新颖，在遣词造句上下功夫，注重语言的生动性和可读性，如通过恰当使

用排比对仗等句式增强文章的气势和韵律，或借用一些约定俗成的古典语言增强公

文的典雅和美感。

第五步：仔细加工修改

这是保证公文质量的重要一环。对公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把

抓”，要分清主次先后，按照从内容到形式的修改顺序。一是检查主题质量。主要

看文稿是否符合领导意图，表达是否鲜明深刻，是否有新意，与上级部门的指示是

否吻合。二是检查观点表达。观点与主题关系极为密切，主题是中心论点，观点可

谓分论点，在保证公文主题准确无误的前提下，还要确保公文观点经得起推敲。三

是检查材料应用。对文稿中引用的数字、事例等认真核实，避免材料之间相互冲突，

还要特别注意动态信息的变化，不能使用过时的数据说明已经变化的实际情况。四

是检查文稿形式。主要考虑文稿结构是否完整、严密、合理，重点内容是否突出，

层次是否清楚，过渡转折是否自然，以及语言表达是否准确、简练，标点符号是否

正确、规范。

提升公文写作能力是一个需要长期学习、思考和实践的过程，以上五个步骤只

为办公室秘书提供一个最基本的公文写作思路或窍门，要想写作有突破，更上一层

楼，仍需在工作之外多读、多思、多写。“读书破万卷，下笔如有神”，只有多读，

才能胸有成竹，妙笔生花；只有多思，才能纲举目张，得心应手；只有多写，才能

举一反三，触类旁通。