会议工作

做好⼤型会议会务⼯作的五个要点

⼤型会议的会务⼯作任务重、要求⾼、难度⼤，极为繁杂。如何做好⼤型会议会务⼯作，本⽂从以下五个⽅⾯谈⼀些粗浅的思考：

⼀、提前谋划，精⼼制定会议⽅案

会议⽅案是会议组织安排的总纲，制定会议⽅案应当注意以下⼏个⽅⾯。⼀是周密细致、程序规范。会议⽅案要紧紧围

绕⼤会总体的⼯作⽬标任务，明确会议⽇程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能

顺利衔接，避免出现死⾓和盲区。⽅案⼀般应包括会议名称、时间地点、出席⼈员、会议任务、议程、⼯作组设置及⽂

件起草⼯作、会务秘书⼯作、组织⼈事⼯作、宣传报道⼯作、后勤服务⼯作、安全保卫⼯作等内容。⼆是加强沟通，统

筹协调。⼀⽅⾯，要加强对上的沟通请⽰⼯作。⼤型会议规格⾼、影响⼤、议题重要，中央机关举⾏的⼤型会议⼀般还

邀请中央领导出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强

与本单位领导和上级领导的沟通请⽰⼯作。另⼀⽅⾯，要加强横向的沟通衔接⼯作。⼤型会议的顺利开展，是会务组织

部门与⽂件起草、组织⼈事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期

间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接⼯作，合理调整⼯作进度，加强配合，共同推进筹备⼯作全⾯有序进⾏。三是

细化分⼯、倒排⼯序。要逐项细化分解任务、确定职责分⼯，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分⼯，避

免出现推诿扯⽪的现象。要采取倒排⼯序⽅式对承担的⼯作任务进⾏合理安排，进⼀步细化⽅案的⼯作分⼯、时间节

点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现⽆缝对接。⼆、把握细节，认真做好会前演练

⼀是对会议细节进⾏逐项演练。会前要对每场⼤会的每项任务和分⼯进⾏逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究

解决办法，在此基础上制定详细的分⼯明细表，使每个⼈都清楚⾃⼰的任务，并了解其他⼈的任务，确保⼯作没有漏

洞、任务没有漏项、⼈员没有漏位。⼆是在会场住地进⾏实地演练。随着会期临近，会务组织者应深⼊会场、住地，根

据⼤会⽇程⼀项项地对会务细节进⾏实地演练，按照“提前⼀天”“提前两个⼩时”“提前⼀个⼩时”的标准做好会议场地布置

⼯作，即每⼀个会场提前⼀天布置完毕，每⼀项活动提前⼀天部署到位；会务⼯作者提前两个⼩时到达会场，⼀切准备

⼯作提前两个⼩时就绪；全体会议时组织会议代表和列席⼈员提前⼀个⼩时⼊场。三是临近会议前的重点环节演练。牵

⽜要牵⽜⿐⼦，筹备⼤型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果⼤会的重点环节出现瑕疵，整个⼤会的效果就会⼤打

折扣，甚⾄出现⽆法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上⾼度重视、精⼒上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万⽆⼀失。

三、热情周到，搞好会议期间的组织服务

会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、⾷宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导⼊

座、会议记录、录⾳摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务⼯作，才能使场内外各个环节有机衔接。⼀是加强值班

畅通运⾏机制。会议值班的作⽤是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项⼯作和突发事件，落实领导交办

的事项等。在⼤型会议中，⼤会总值班室⼀般为各住地会务服务⼯作的总协调部，各住地会务值班室为本住地发⽂、⽣

活、安全以及与会议代表联络的联系机构，通过建⽴会议值班制度，畅通⼤qq安全登录 会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表

之间的沟通联系，便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理，使会议代表得到更加优质⾼效的服务。⼆是紧盯细节把

握会场节奏。会议期间会务⼯作者要紧绷着⼀根弦，紧盯住各种细节。⽐如，要与⾳响师、播⾳员做好对接⼯作，准备

⼀套会议主持词交给⾳响师和播⾳员，以⽅便其把握议程安排；会议开始前要安排专⼈到会场清点⼈数，会前五分钟及

时提醒尚未到会场的参会⼈员；会中检查会议室的⾳响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况，根据实际情况进⾏调

整；维护会场秩序，防⽌⽆关⼈员进⼊会场，提醒与会⼈员关闭⼿机等。四、改进会风，厉⾏勤俭节约

组织筹备⼤型会议，要严格贯彻落实中央⼋项规定精神，采取切实有效的措施改进会风。⼀是简化会场布置、节约会议

⽤品。⼤会会场的主席台要简化绿植花草布置，报告席、发⾔席不摆放鲜花，不挂欢迎标语、不设⼤型显⽰屏；住地会

场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议⽤品的管理和循环利⽤，提⾼会议⽤品使⽤

率，减少⼀次性⽤品，根据需要提供笔、本和纸张，切实降低会议成本。⼆是简化迎送接待、严控会外活动。不在机

场、⽕车站、住地举⾏迎送会议代表仪式，不张贴悬挂标语横幅，不铺地毯、不献花；会议代表⼊13的英语 住的房间不摆放鲜

花。不组织代表到景点参观游玩，不举办联欢晚会。三是加强乘车管理、严格⽤餐标准。会议代表分散在多个住地确需

租⽤车辆的，严格控制会议租⽤车辆数量，需乘车出席全体会议的⼀般集体乘坐⼤巴。会议⼀律安排⾃助餐，本着保质

保量、安全卫⽣、不浪费的原则，不安排⾼档菜肴、不上酒⽔，不安排、不组织宴请活动。五、善始善终，合理安排会后有关⼯作

⼀次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，⽽且要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关⼯

作。⼀是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接，提前拟定⼤会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施⽅案，做好组织协

调⼯作。⼆是全⾯做好会后总结。及时总结会务⼯作中的经验和教训，对已有教师年度考核个人述职 的会务⼯作流程、⼯作规则等进⾏修改和

完善，使之更加适应新时期会务⼯作的需要。要注意收集会议代表对会务⼯作的意见和建议，认真采纳其中的合理部

分，促进办会能⼒不断提⾼。三是及时整理会议资料。要牢固树⽴档案意识，在会前、会中、会后都安排专⼈收集整理

会议⽅案、会议通知、会议须知、发⾔材料、会议记录、⾳像资料等会议档案资料，按类别整理成资料汇编，为今后办

会提供⼯作参考。（⽂章摘⾃《秘书⼯作》杂志2015音超 年第3期）（作者：陈志锋，全国总⼯会办公入党的思想汇报 厅）

注：本⽂来源为《秘书⼯作》杂志及微信号“秘书⼯作”（mishugongz得了痔疮吃什么药 uo），任何媒介转载均须注明来源，否则追究法律责任。