邮件回复格式

3。跟踪客户

a.报价发了没反应

Dearsir/madam:

Hopeyoustillrememberme，on(time)，intyouthequotationfor(yourproducts）(提醒

对方记起你），well,youmaybebusy，itotallyunderstandyoudidn’treply(善解人意，拉近

关系)。ireviewedyourwebsitecarefully，andhavemuchinteresttomakeastartforcooperation，

（关注对方产品，表示合作愿望)，toprovidethebestspecialrvice，couldyouplstellme

yourrequirement（quality,quantity，delivery），sothatwecandobetter。(为了提供更

好服务，请提供我这些信息）

BestRegards

如果上面的信发了还是没反应，可能就是价格过高了，客人懒得回了，为了验证猜测，过一

两周，我会发给客人这样的邮件：Dearxxx：Ourmarketdepartmentmadeapromoteplanfor

someofouritems,plsfindthedetailsinattachment(注意，其实附件没有任何文件).

纯粹谈价格很难谈拢,因为在中国市场没有最低价，只有最好的性价比，没有哪家敢肯定自

己的价格一直是保持最低的，除非他想破产。

所以首先判断自己的产品在同类产品中的质量在哪个档次，在同质量的产品中定价是不是偏

高，你可以高，但是你高的没理由就是你的不对了，这里就要求业务员对产品的熟悉程度了，

一般来说，做业务的不怎么懂技术，如果你刚好懂那么一表示春天的古诗 点，而且有些技术参数还能说出个

一二来,让客户相信你贵的有道理，问题就不大了.你自己都不知道自己为什么贵，老外凭什

么买一样的东西要在你这多花钱啊。凡事换位思考,就容易解决了。温州人没几个会外语的，

基本都是小学生，人家为什么手里拎个计算器生意做到全世界啊,一是天生有生意头脑，二

是了解产品，自己卖的东西啥皮啥瓤，啥渠道啥价格，已经刻在脑子里了，他们脑细胞多半

都是数字

在这里分享一封邮件应对价格高的,东北话骂人 是我原来上司（一个荷兰人，目前在中国，自己开个外

贸公司）构思的，我稍微加工了一下。

Hixxx,

Thankyouforyourreply。Iunderstandthatyoureceivedaquotationwithamorecompetitive

pricethanmine,however，Ihopethatyougivemetheopportunitytoimproveourpricelevel。I

visitedyourcompany’swebsiteveraltimesandIthinkwecanbeaverygoodmatch。Ourhigh

levelofrvicewillbeverybeneficial,whichincombinationwiththehighqualityofourgoods,

willsatisfyyourcustomersneeds.

Canyoupleainformmewhichpricewillfitintoyourpurchasingstrategyforbuyingour

productsinChina？Iwilldomyupmostbesttosupplyyouwithaverycompetitivequotation.I

amlookingforalongtermcooperationandwearewillingtoinvestinastartup。

Ifyouthinkthepricelevelisacceptableforyou,butmaybejustnotthelowestyoucanget,Istill

lityisverygood.

样品单经过前面几步的工作,再加上时间的位移,总归会有那么几个客户谈到样品单的问题，

能把样品单搞定，就离bigorder更近一步了，当然如果你的样品是免费的，就另当别论了.

到这一步，最常出的岔子就是，报价发过去,客人没有异议,选几款产品要你做样品pi，做好

了，发过去，客人就没反应了,眼看半熟的鸭子飞了，很是痛心，于是乎，隔三岔五发个邮

件去催,结果还是单相思。

这种情况，如果催的太急了,客人会感觉，是不是你东西卖不出去了，好不容易逮到我，就

要塞给我，适得其反，如果催的不急，又怕时间长了，节外生枝，客人找到更合适的供应商，

所以尺度的把握很重要。我的做法是,给客人做了样品PI,给客人留一周左右的时间，因为和

我们联系的人也可能是对方的小职员,他们要请示他们的领导做决定，所以要给对方留一点

考虑的余地。如果一周过去了,还没回复，我就会写一封email,内容主要是增加一些产品的

详细技术信息，以及产品真实图片，包装细节等，结尾的时候要给对方一些委婉的提示，样

品单什么时候可以确定。邮件内容如下:DearXXX:Thankyouforthee—mailofsamples

inquiryon（time)

Tomakeyoulearnmoreaboutourproducts,plsfindsomedetailsoftechnicalinfo（package

productionandsoon）inattachment。

lreadyhaveaindicationwhenIcanexpectmore

informationfromyou？ihavebeenreadytoworkhardonit.

Wishyourquickreply!

BestRegards

我们的目的是催客人下单，但是又不能表示出很迫不及待的感觉，所以就要找点铺垫,避免

太唐突.

需要注意的是，发给客人的产品图片最好是数码相机照的真实图片，而且效果要好一点，不

要发公司网站上的小图片，要给客人所见即所得的效果，我有一个客人就是因为看到样品图

片和视频效果才决定下的样品单。所以基本的图片处理还是要学一点。回正题,如果这样的

邮件过去还是没有反应，就可能出岔子了，要不客人找到更好的价格,要不就是采购计划变

了，这时候要搞清楚问题的关键，最好的方式就是电话直接联系了,因为邮件往来太费时间，

而且样品单关系到以后的合作关系，不要担心自己的口语不好，做外贸的如果不敢打电话，

以后很多问题是不好解决的.所以该说话时就不要犹豫,好不好不重要，解决问题是关键。

thanksforyourpromptreplyandweveryappreciatetodobusinesswithyourcompanyasyou

wish

weareaimatthemutualandlongtermbusinessrelationship，sothatallthepriceweoffertoyou

ckourbottomprice：xxxx。reallyhopethatwecanhaveagood

cooperation

waittingforyourgoodnews

Thanks

(一）、回复技巧

1.回复时间注意事项:

今天的今天一定要回

香港、台湾、韩国2个小时内回复

澳大利亚收到后马上回

欧洲下午三点前一定要回

美国下班前回

（根据各国的时差和工作习惯统计）

注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给

客户回

2.回复原则：

3C原则

Clearness(清楚)

Concines(简洁)

Courtesy（礼貌）

3。案例分析

第一回合

（1）需要思考的问题：

专业度professional(多了解自己的产品,在每一封邮件中体现您的专业度)

满足需求度meetdemands

体现诚意showyoursincereity

（2）回复邮件注意点

规范的格式（paragraphy，capitalization，spelling,grammer…….)

主题Subject——点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品)

问候语——礼节、呼应

有问必答——不能回答要给客户解释

重点突出，意思明确

落款——要有完整称呼

第二回合

询盘回复

专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整

专业图片——清晰、方便浏览和接收

向客户提要求-—审慎，tellwhy可以向客户报两个价格fob/c&f价

前瞻性——专业的最好体现

语气-—会影响全局

几个回合后

客户来邮件后

客户有多个问题一一作答，条理清楚

客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）

涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及

减少邮件往来的回合，提高效率

4。公司介绍

公司介绍怎么写?

公司介绍三行Howlong?When?What?

三行最适合且要有独特的卖点，放在开始和结尾都是可以的

公司介绍内容：

独特卖点

员工情况

质量控制程序

公司新闻

工厂规模

贸易服务设备

特殊生产能力

参展情况

代理商及代表处

质量和安全标准

委托加工服务

研发能力

其它主要客户

5.讨价还价

第一次报价给自己适当留有空间

价格的合理性

与竞争对手相比

其他选择方案

6.独家代理

了解当地试产，了解该代理商

让对方先谈条件

保护自身利益（合作方式、合作期限、违约条款、数量）

如果可能具体到某一制定产品

7.无法满足对方需求时

一定要注意语调＋给出解决方案

总结

每天提升一点

专业书籍——熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟

企业内部学习—-三人行、必有我师

客户邮件-—很好的免费老师

温故而知新——自己是自己的老师

意识决定行为

重视你的每一客户

赢在服务

自己多做功课，少让客户做功课

细节很关键上海儿童摄影

仔细阅读客户邮件中每一句话，和每一封邮件

客户发来询盘，你要如何回复才能让客户和你继续谈下去？雨果小编在网上看到一篇文章不

错，推荐给大家看看：

邮件标题：客户求购的产品名称

邮件内文：

To:客户公司名称

Attn：客户人名

Re：客户求购的产品名称

Wearepleadtogettoknowthatyouareprentlyonthemarketfor产品名称，andasa

specializedmanufacturerandexporterforthisproductinChina，wesincerelyhopetoestablish

businessrelationswithyouresteemedcorporation。Herewithplsfindourcompetitiveofferas

flwsroduct：Specif自述怎么写 ication：packinguantity：asperyrrequirementPayment/CsightShipment：

promptIftheproductweofferedaboveissomedifferentfromwhatyourequireactually，kindly

informusindetail，e

thatthepr笹川 oduct教师教育 pictureswillbenttoyouuponyrrequest，andasmallsamplecouldalsobent

moreaboutour

corporation,kindlyvisitourwebsite：www。/落

款Co:Add：Tel：Fax:E—mail:

几点说明:

1、邮件标题只能是文字的发展 客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言，这样，客户打开

你邮件的可能性一般可达到100％。

2、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说

过多的寒喧实在是多余;不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议你,一般情况下

最好不用提，客户在那里发布过求购信息,客户自己知道,多说多余，不过，如是本网线下转

发给你的外商询盘，加一句话也无妨.

3、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，

事实上,没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会

给客户一种很自信、很专业的印象,这种印象对你来说是非常重要的；那么，“过多"的标准

是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”。

4、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格

而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行

的，你是有诚意、实实在在想做生意的,大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧

美商人更是如此;有人说,客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在

询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报,报错了没关系，这只是证明你是专业的、

多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所

需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的,有些国家的客户（如印

度、韩国)可能会耐心回你,但对大多数欧美客商(如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮

件的。

5、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，

不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多

比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要。

6、第一次联系徐志摩 客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国

外反垃圾邮件软件拦截。

7、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱,或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为

垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终

进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL

邮箱一般不会有这方面的问题。

8、强烈建议：如你不能报出有一定竞争力的价格,请最好不要联系客户，既然报不了价自然

就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢?对外贸公

司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！总之，你联系客户的目地无非是为了

争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符制作奶茶 、出口报价适

当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，

大家何乐而不为呢？