2023年3月16日发(作者:月色正浓)Word常用技巧
符号的插入
○的插入
手工造词
常用快捷键介绍
如何加入内部链接和外部链接
如何把网页转换成word文档
如何把word文档转换成网页
如何使用修订
格式刷的使用
word的加密
自动更正文章中的低级错误
繁、简体字的自动转换
定自义工具栏
字体和段落的设置
如何打大字
消除“吃”字现象
如何准确地选定文字
如何去除行首的标点符号
在用编号工具时,前后不连续怎么办
替换的运用
如果你喜欢一边看一边修改,请从文档最后部分开始:)
在日常工作中,我们经常会用到word,如果掌握一些小技能,可以极大地提高工作效率。在此,我列举一些,供大家参考。
为了便于大家理解,我先把本文的一些术语图示下:
一、 符号的插入。
我们在处理文档时,偶尔需要插入一些符号,通常可以用以下几种方式查找符号。
1、到菜单栏上,点视图,找工具栏选项,再在符号栏处单击,这时,我们可以看到计算机屏幕下方已经多出一个符号栏。如下图1-1:
图1-1
2、点菜单栏上的插入,选符号,即弹出一个窗口,我们所需的符号也许里面有呢。如下图1-2
图1-2
3、点菜单栏上的插入,选特殊符号,它会弹出如下窗口,这里面的东西也很实用呵。比如:‰,℃等都在这儿能找到。见图1-3
图1-3
二、 ○的插入。
不要小看这个“○”,我们常常看到“二零零三”年,“二00三”年这样的例子吧,这些都是不规范的写法,准确地说,是错别字。一般说来,“○”主要有三种插法。
1、按住输入法的软键盘,点右键,选单位符号,即可弹出一个带有○字的键盘。再次单击输入法的软键盘,方可关闭它。见图2-1
图2-1
2、在插入特殊符号里面,也有一个像○的图标,我插入后,通过查找○,找到了它,说明它也是○的字符,即它们是一个字符,通过此方法也可以找到○。见图2-2。
图2-2
3、还有一种更直接的方法,我们通过菜单栏,插入日期和时间,所有问题一下就搞定,是不是很省心?见图2-3
图2-3
三、 手工造词
有些词我们经常用,但它们不是一个词组,我们可以利用手工造词,来增加此词条。这种方法可用于王码五笔型输入法,也可用于智能ABC输入法。以王码五笔为例,按住“五笔型”几个字,点右键,选手工造词,打入你希望添加的词组,点添加即可。见图3-1。
图3-1
四、 常用快捷键介绍。
我是一个不太喜欢记快
捷键的人,但后来发现,记住一些快捷键在关键时它会给你带来超值的回报,试试吧。Ctrl+A,是全选;Ctrl+S是保存;Ctrl+C是复制;Ctrl+V是粘贴;Ctrl+Z是恢复。就说复制和粘贴吧,想想word上都有,为什么还记?在word里面当然可记可不记,关键是有些时候,比如浏览网页或者看电子书,你根本就找不到什么复制或者粘贴的工具栏,选中它点右键也没有反应(嘿嘿,因为作者把你的右键给禁止了),这时不妨试试快捷键,也许会有戏。至于恢复Ctrl+Z,在word里面操作也不用说了,但有些时候,当你不在word时,会遇到你写的东西一不小心一下子没了,一时也找不到工具栏什么的,赶快试试Ctrl+Z,或许它会给你带来福音。还有取消键Esc,在你不想进行某项操作时也很有用,在播放多媒体或者幻灯片时,它可以帮你缩小窗口或关闭。按Alt和F4的组合键(Alt+F4)可以关闭当前程序。
其次,我想再给大家介绍一下F4,它可以重复你上次的操作,比如你打一个字,马上按F4,这个字能显示出来,你按几下就能出来几个。如果你复制并粘贴了一段话或者一篇文章,它马上可以高速进行贴,不信你试试。
再次介绍一下Shift+F1键,按这一对键时,它会弹出一个问号,你指向哪里,它就立即显示你所指方位置的详细情况,方便吧?再次按它们可以恢复原样,也可以直接按一下F1退出。见图4-1。
图4-1
五、 如何加入内部链接和外部链接
1、加入内部链接。在做内部链接前,我们先学加书签。当一篇文章太长时,我们在它的中间选一些关键字,加入书签。操作方法为:先选中你希望加入书签的文字,点菜单栏上的插入,再选书签。在弹出的对话框中,填入你认为能代表此处主要内容的文字。注意,书签中最好不使用标点符号。见图5-1。
图5-1
书签做好后,你可回到菜单栏,再找插入,点书签选项,在它弹出的窗口中点击你插入的任意内容,文章页面即可迅速跳转到该内容的位置。
用此方法还可以加入一篇文章的内部链接。你可以在文章题目下方先列一个文章的大纲或目录,并在你大纲所需内部链接的每一个位置都插入书签,这时你选中一行目录的文字,点右键,选超级链接,再点右下侧的书签,再选中你需要链接处的书签即可,这样就给一篇文章建立起了内部链接。见图5-2。
图5-2
当你点已做好内部链接的文字,跳转到链接位置时,会弹出一个Web工具栏,点该工具栏上面朝左的浅蓝小箭头,图5-3,即可回到文章加入内部链接的目录处。
图5-3
2、加入外部链接。其实,word也能像网页一样实现页面
间的链接,方法为:选中你希望加链接的文字,点右键,再点超级链接,看到弹出窗口的右边中部有一个浏览目标,点文件,找到你希望链接的目标即可。希望加入web页(就是网页哟)的超级链接,在弹出窗口的第二个空格栏内填入完整的网页地址即可。见图5-3。
图5-3
有时我们在word里面输入一个网址或者邮箱,再打一下空格,它会自动生成超级链接。如果不希望它链接,先选中它,点右键,进入超级链接选项,选取消超级链接即可。如果你希望通过word的超级链接启动outlook程序给你写信,你可以写上“给我写信”,然后在超级链接web页里面填入:mailto:xmy100@。请注意,将红色的部分换成你的邮箱,要不要试试效果:“给我写信”。
六、 如何把网页转换成word文档。
如果你有一批网页,希望转换成word文档,可以参考后面讲的批量将word转换成网页,它们的方法很相似。如果只是一篇文章,你可以将网页另存为文本文件,当然更常用的是选中你需要的文字内容,然后新建一个word文档,粘贴。因为网页比较复杂,你会复制进来很多你不需要的东西,比如表格,人工换行符,一些链接等等。图6-1为选定所需文本。
图6-1
在word的表格里面进行文字编辑是一件比较烦心的事,我们可以将它先转换成文字。方法为:先全选这个表格(按住它左上角的十字箭头即可全选),然后点菜单栏上的表格,选转换,再选表格转换成文字。有时你会发现此时将表格转换成文字的选项是灰色的即不可选,那就先将全部内容再转换成表格一次,然后再转换成文字。图6-2为将网页转换成文字。
图6-1
有时会遇到有些网页非常顽固,有些东西你就是删不掉,不要紧,这时只要你将文档内容复制到一个文本文件里面,再复制回来就可以了,现在里面没有了乱七八糟的垃圾代码,但此时你处理的有关格式(比如文字大小,颜色等)也会丢失。
七、 如何把word文档转换成网页。
由于网页制作工具人们使用较少,所以不少人认为网页制作是一件非常麻烦的事,但网页自有网页的好处,比如,别人不太容易修改,在做相关链接时,跳转也顺畅得多,甚至你可以做一个目录,然后做几个页面,为自己的工作或者资料建一个小网站。把单个word转换成网页的办法是打开文档后,点文件,选另存为,在保存类型中选web页即可。如图7-1:
图7-1
如果你有20个word页面,也需要这样处理吗?不用,微软为我们提供了批量处理工具,方法如下(注意,用此批量处理工具同时可以将一批网页处理处word文档):先新建两个文
件夹,一个用于存现在的word文档,一个用于存即将转换好的网页文件。再在两文件夹的外面新建一个word文件,或者打开word程序,选菜单栏上的文件,点新建,选其它文档,后面有个转换向导,点它,然后选确定,如图7-2:
图7-2
几秒钟后,word会弹出一个转换向导窗口,选下一步,选word转换成其它文件格式,在下拉列表中,选择html格式,它就是网页的格式,如图7-3:
图7-3
再进行下一步,找到源文件夹,再找到目标文件夹(它们都是你预先建好的),再选下一步。见图7-4。
图7-4
再选下一步,点新窗口右侧中部的全选,你会发现上面方框的文件都到下面的框里了,再进行下一步。稍等一下,你就可以享受微软帮你批处理文件的快乐了。见图7-5。
图7-5
八、 如何使用修订。
如果,你的word文档有请他人帮助你修改的需要,试试修订是个不错的办法,它可以告诉你,谁在什么时候把你的文章作了哪些修改。如果在不同的用户名下,它还会自动用不同的颜色区别开来,以供你参考。你可以通过工具选项找到修订,也可以激活状态栏上的修订二字,激活它。在工具栏打开它后,选突出显示修订,然后在它弹出的三个复选框内打勾,关闭即可。见图8-1。
图8-1
此后,你所做的任何修改,word均会进行详细记录。如果将光标移动到你所改动过的位置,它会弹出提示条,告诉你谁(用户名)在什么时候对此文章作过修改。见图8-2。
图8-2
对于别人的改动部分,你可以选中它,然后点右键进行接受或者拒绝修订。但相对来说,这都比较麻烦。你大可不必管它,只需要再在此基础上按自己的意思进行修改即可,而不去一一地接受或者拒绝。如果你是最终定稿者,在你修改完以后,点任意一处修改过的内容,点右键,选下方的接受或者拒绝修订,再在弹出的窗口中选全部接受,所有的修订内容都被一次性地接受了。如图8-3:
图8-3
九、 格式刷的使用。
经常使用格式刷,会减少你的不少劳动。甚至在一篇文章定稿以前,你都不太用设定它的格式,在排版中,有时会遇到莫名奇妙的异常情况,这时,选中一部分正常的文字,对异常的文字刷一下,一般会复原。格式刷可以包含很多信息,远非人们一般理解的字体大小、加粗等简单用处,不妨多试着用用它。在选定一段文字后,将格式刷双击,可以多次使用它。不想用时再点一下它的图标即可。在刷格式时,你可以选定需要复制格式的文字进行刷,也可以在文档的左侧空白处(术语叫
文本选定区)刷。对于每个小标题只有一行,且小标题较多的文章,在左侧单击的效率最高。
十、 word的加密
有时,我们需要对word进行加密,加密的方法为,点菜单栏上的工具,找选项,再选保存,下面有两个框,对吧,你填入密码,然后按步骤操作即可。还可以点文件,另存为,点弹出窗口右上角的工具,再点常规选项,会弹出加密窗口。如图10-1。
图10-1
在给文件加密时,如果你的内容非常重要,绝不可以让第三方看到,请你用六位数(含六位数)以上的密码,最好是数字和字母混合型的密码,如果你乐意,也可以加入特殊符号,这样保密性会更好,因为现在一些破解软件可以破解一些简单密码,特别是六位数以下的纯数字或字母的密码。
顺便提一下Excel的加密,因为它的操作稍稍复杂一点(类似Word加密的第二种方法)。方法为,点文件,找另存为,然后点弹出窗口右上角的工具选项,再点下拉列表中的常规选项,这样就可以生成一个加密的表格文件。
还有一个简易加密法,你可以改一个文件名和文件扩展名,比如你把“word讲义.doc”改成“风光.jpg”,别人打开时,什么东西也没有,需要用时,再改回去即可。注意改扩展名后测试一下,有时改成相关的扩展名依然能打开的,比如你把“doc”文件改成“txt”文件,有时别人仍然可以看到内容。
十一、 自动更正文章中的低级错误
修改文章中的错别字时,逐字逐句很麻烦,效率也不高。其实,word完全可以给我们当一个助手,对于文章中的低级错误进行初步扫描。特别要注意你的文档中,word给你划红色波浪线的部分,它出错的可能性非常大,划绿色波浪线部分也要注意,这些都是word给你的出错提示。文章短时,我们可以对它的提示逐个修改,方法为,按住波浪线点右键,看它的提示,有错则改,无错放过。如图11-1(看到了吧,这是一篇通讯员来稿,被word把错别字给揪出来了)。
图11-1
如果文章太长,这样改会比较累,你可以点格式工具栏上的拼写与语法按钮(此按钮的标志为一个“字A”加上下面的一个蓝色的小勾,见下图划红矩形的部分),它会弹出一个提示框,在按照框内的提示进行修改即可,此时无论你在框内还是框外改均有效。如图11-2:
图11-2
十二、 繁、简体字的自动转换
有时我们会遇到一些繁体字的文档或者网页,或者希望把简体字转换成繁体字,word其实就能轻松地实现这一功能。我们只需要选定需要转换的文本,然后点工具栏上的“繁”或者“简”按钮(它们是一组键,点右边的小角
形会出现下拉列表供选择),就可以转换了。如果选定,则转换选定的内容,如果不选定,则转换全部内容。如图12-1:
图12-1
顺便说一句,如果你想翻译简单的英语单词,可以通过菜单栏上的工具,语言,词典进行查找。
十三、 定自义工具栏
可能有些朋友有些失望,因为他发现他的工具栏上没有“拼写与语法”及“繁、简”转换按钮,此时我们需要自定义工具栏。你可以点常用工具栏或格式栏最后一个工具后面的小三角形,看看它的下拉菜单中有没有你要的工具,如图13-1:
图13-1
如果仍然没有,你可以再点自定义选项,进入自定义工具界面(注意,如果你右击常用工具栏或者格式栏上的任何工具,均可以弹出自定义工具界面)。自定义工具里面的东西很多,可以选一些实用的放到工具栏上,方法为,找到你需要的工具,按住它,直接拖到工具栏即可,看到没,图13-2就找到了繁简转换工具。
图13-2
还有,在遇到困难时,不要忘记用“帮助”。Word的帮助非常实用,可惜很多人都似乎忽略了它的存在,只要找准了关键词,用帮助能让你的很多问题得到解决。
十四、 字体和段落的设置
因为我们的很多内容都是统一格式的,只是标题等少数地方是不一样的格式,所以我们可以把文章设成一个统一的格式,修改时只改动少数地方即可。方法为:点菜单栏上的格式,找“字体”,然后在字体选项中设成你希望用的文字,比如宋体,小四,常规,然后选默认,它会跳出一个确认对话框,点是即可。以后你在输入文字时,文字格式全会按你的默认设置出现。设置如图14-1:
图14-1
有时,我们会发现一些文章的段与段之间,我们没有用回车符,但它们还是自动空一行,删不掉,可能是别人在段落格式中有过设置。你可以通过菜单栏的格式,段落,然后在弹出窗的右上角,将段前段后间距调成0即可。如果选“自动”,段与段之间就是有一个自动的空行,是删不掉的(本文就用了自动)。同时,如果你在弹出的该窗口中将特殊格式选项选为首行缩进,则在你回车进行下一段时,它会自动在首行缩进两个空格。如图14-2:
图14-2
十五、 如何打大字
有时我们需要一些比较大的字,但在格式栏上可选的字体并没有我们需要的那么大,这时可以通过在字体大小设置框内进行修改,达到我们想要的字体大小,比如在里面填入500,就可以生成一个很大的字,试试吧。如图15-1:
图15-1
十六、 消除“吃”字现象
有时我们打字,把光标插入一段文字前,再
加新内容时,会发现光标后面的字被“吃”掉,这可能是文档进入了改写模式,你会发现下面的状态栏的“改写”呈高亮显示,双击它,让它变灰即可,同时也可以通过菜单栏上的工具,选项,编辑中找到它,去掉勾即可,还可以点键盘上的Inrt键进行切换。如图16-1:
图16-1
十七、 如何准确地选定文字
当鼠标在一段文字之中的时候,双击可以选定一个词,三击可以选定该段文字。如果鼠标在文档左侧空白处,单击选定右边的行(这和格式刷用法很类似,对吧),双击选定一个段落,三击选中全篇文章。如果你在选取时,在取了一个选点后,在你定下第二个选定点之前,按住Shift键,可以进行两选定点之间的选择,此方法非常实用。如果你同时按下Ctrl和Shift键,还可以进行矩形选取,如图17-1。
图17-1
顺便说一句,在windows窗口下,按定Shift键或者Ctrl键可以快速准确地选定多个文件或文件夹,非常适用,试试吧。
十八、 如何去除行首的标点符号
有时,我们发现标点符号出现在行首,如何让它消除并不再出现在行首呢,我们可以通过菜单栏上的“格式”,段落,中文版式中,把“按中文习惯控制首尾字符”项内打勾,行首的标点就自动调整了,如图18-1。
图18-1
十九、 在用编号工具时,前后不连续怎么办
有时我们用编号工具,因为中间有小标题,后面的编号和前面的大编号接不起来,这时,我们可以按住自动生成的编号点右键,在弹出菜单中选“项目符号和编号”,再点里面的编号,再选“继续前一列表”,它就和前一列表统一了。如果不想继续前一列表,可以选“重新开始编号。见图19-1。
图19-1
二十、 替换的运用
一般的情况下,我们可能会用到在文档内替换某个词或者字(通过菜单栏中的编辑-替换菜单),但我们用好在一些特殊场合下的替换,会极大地提高我们的工作效率。比如,我们有时收到夹在电子邮件中的文章,内容前面被自动加了一个“>”号,这时,可以利用替换功能,将它换成空白,即在“替换为”选项中不写任何内容,这样可以一次性全部删除所有“>”号。如图20-1:
图20-1
同样的道理,我们也可以把文章中存在的空格用替换的方式,全部给干掉。
有时,我们会发现复制的网页的回车符变成了人工换行符,即一个向下的小箭头,这时,我们可以点替换的高级选项,再点特殊字符选项,在查找内容中选“人工换行符”,在替换为中选“段落标记”,再按全部替换(不区分全角半角),小箭头是不是统统灰溜溜地逃跑了呢。
如图20-2:
图20-2
大家不妨动动脑筋,如果遇到段与段之间有两个硬回车符(即段落标记),我们要让它只剩下一个怎么办呢,你不会在每段之间去删一个吧?对,你说对了,用替换,将两个段落标记替换成一个段落标记,一次性给解决了!替换的作用还有很多,更多的精彩功能等待着你去发现。
看到这里,你是不是发现想修改本文,却改不了,是不是写文章的人太保守?才不是呢:)(如果你按住此笑脸双击,它会带给你一份礼物),这是我现在要告诉你的最后一个小技巧——保护你的文档。你可以点菜单栏上的工具,点解除文档保护即可,密码是easthope 。
word常用技巧
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