函件

【导语】函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平⾏机关或不相⾪属机关之间在商洽和联系⼯作、询问和答复问题时所使

⽤的⽂体。函的特点是不受公⽂规定的严格限制，如不⽤正式⽂件头，也可不编⽂件号，有时还可不拟标题，因此⽤起来极为

简便。

【⼀、函的涵义和⽤途】

函，适⽤于不相⾪属机关之间商洽⼯作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函的使⽤范围极⼴，使⽤频率极⾼，可谓公⽂中的"轻武器"。具体来说，函的⽤途主要包括四个⽅⾯:

1、平级机关或不相⾪属机关单位之间的公务联系，往来。

2、向⽆⾪属关系的业务主管部门请求批准有关事项。

3、业务主管部门答复审批⽆上下级⾪属关系的机关请求批准的事项。

4、机关单位对个⼈的事务联系，如复群众来信等。

【⼆、函的特点】

1、使⽤⼴泛性。函的使⽤不受级别⾼低，单位⼤⼩的限制，收发函件的单位均以⽐较平等的⾝份进⾏联系。上⾄国务

院，下⾄基层组织，企事业单位，社会团体都⼴泛地使⽤函。

2、⾏⽂多向性。函可以上⾏，下⾏，但⼤多数函作平⾏⽂。

3、⽤语谦敬性。不论什么类型的函，⽤语皆得注重谦恭有礼，尊重对⽅，⼒求得到对⽅更多的理解和⽀持。函是最注重

使⽤⽂⾔词汇的公⽂。函是公⽂中最富有⽂学性的⽂种。

【三、函的类型】

1、商洽函。即不相⾪属机关之间商洽⼯作，联系有关事宜的函。如⼈员商调，联系参观学习等。

2、询答函。即不相⾪属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。询答函实际上⼜可分出"询问函"和"答复函"。有些

不明确的问题向有关机关和部门询问，⽤询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，⽤答复函。询答函涉及的多数是

问题⽽不是具体的⼯作。

3、批请函。即⽤于不相⾪属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批请函实际上⼜可以分为"请批函"和"审批函"。请

批函⽤于向不相⾪属的主管部门请求审批事项，⽽审批函则⽤于主管部门答复不相⾪属机关单位的请批事项。

4、告知函。即告知不相⾪属机关有关事项的函。

以上是按内容和⽤途对函所作的分类。若按照⽂⾯格式分类，函可以分为公函和便函。若按照⾏⽂去向分类，函⼜可以分

为去函和复函。

【四、函的结构和写法】

(⼀)标题

函的标题⼀般由发⽂机关，事由和⽂种构成，有时也可以只由事由和⽂种构成。

(⼆)正⽂

1、开头。写⾏⽂的缘由，背景和依据。

⼀般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指⽰精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。

复函的开头引⽤对⽅来⽂的标题及发⽂字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继⽽，有的复函

以"现将有关问题复函如下"⼀类⽂种承启语引出主体事项，即答复意见。

2、主体。写需要商洽，询问，答复，联系，请求批准或答复审批及告知的事项。

函，或去函和复函的事项⼀般都较单⼀，可与⾏⽂缘由合为⼀段。如果事项⽐较复杂，则分条列项书写。

3、结语。不同类型的函结语有别。如果⾏⽂只是告知对⽅事项⽽不必对⽅回复，则结语常⽤"特此函告"，"特此函达"。

若是要求对⽅复函的，则⽤"盼复"，"望函复"，"请即复函"等语。请批函多以"请批准"，"请⼤⼒协助为盼"，"望能同意"，"望准

予××是荷"等习惯⽤语收束。复函的结语常⽤"特此复函"，"特此回复"，"此复"等惯⽤语。也有的函不写结语。

【五，注意问题】

1、注意批请函与请⽰的区别，向有⾪属关系的上级机关请求指⽰，批准事项⽤请⽰，⽽向没有⾪属关系的业务主管机关

请求批准有关事项，则⽤请批函。主管机关答复请求审批事项，⽤审批函。

2、开门见⼭，直奔主题。⽆论去函还是复函，都不要转弯抹⾓，切忌空话，套话和发空泛的议论。

3、⼀⽂⼀函，简洁明了。

4、语⾔要规范得体，并体现函的⽤语特⾊。发函要使⽤平和，礼貌，诚恳的语⾔，对主管机关要尊重，谦敬，对级别低

的单位要平和，对平⾏单位和不相⾪属的单位要友善。切忌使⽤⽣硬，命令性的语⾔。复函，则态度要明朗，语⾔要准确，避

免含糊笼统，犹豫不定。

【关于商洽委托代培涉外秘书⼈员的函】

××⼤学⽂学院:

本集团公司新近上岗的秘书⼈员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提⾼。据报载，贵院将于今年9⽉开办涉外秘书

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⼀个难得的在职进修机会。为能尽快提⾼本集团公司涉外秘书⼈员的从业素质，我们拟选派8名在岗秘书⼈员随该班进修学

习，委托贵院代培。有关代培费⽤及其他相关经费，将按时如数拨付。

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××集团公司(印章)

⼆00x年七⽉⼆⼗⽇