如何插入尾注

WORD中如何使用尾注插入参考文献

写论文时，参考文献的引用是一件很麻烦的事，每个杂志要求的文献格式是不一样

的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列顺序，

主要分为两种：一是按插入顺序排序，二是按作者的姓名排序。

如果是按作者姓名排序，文章内容如果要改动（包括移动、插入或删除），对参考文

献在最后的排序影响不大，编号也好改。

但如果是按插入顺序排序（国内的绝大部分杂志和国外的许多杂志都是这样的），则

文章如有改动，参考文献的增删和重新排序的工作就会变得很烦琐，而且容易出错。有

的编辑对这方面的要求很严格，把参考文献的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标

准。所以，参考文献是我们写论文时不容忽视的一个环节。

有一个很出名的软件Referencemanager是专门用来管理参考文献的，它功能很强

大，能对文献进行二次检索、管理，与Word结合还可完成论文中参考文献的插入，相信

很多高手都用它解决了参考文献的插入问题。但这个软件不是免费的（D版的不算），而

且对于一些不是很高手的人来说，把RM的功能都开发出来也不是件容易的事。我对RM

就掌握得不是很好，

但我发现其实只要简单地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解决按插入顺序排

序的论文中参考文献的排序问题。方法如下（以Word2003为例）：

1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”—“引用”—“脚注和尾注”。

2．对话框中选择“尾注”，所在位置和编号方式等根据需要选择，一般是文档结尾

和连续。

3．“编号格式”也可以根据需要选择阿拉伯数字。

4．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个

上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重

新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所插

入的参考文献（格式按杂志要求来慢慢输，好像没有什么办法简化）。

6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，

可以继续写文章了。

7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”

（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。

8．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里

才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也

无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把

它们删除。

9．切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑

栏。

10．在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，

删除。

11．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删

除。

12．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参

考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。

13．参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。

2.按要求的格式输入参考文献内容。这时你会发现文本中的序号“1”字是上标格

式的，这是你所希望的。但尾注中的“1”也是上标格式的，这不是你希望的。其余的格

式也不合你愿，别急。用鼠标在最左侧处选中尾注中的序号“1”，按快捷键

“ctrl+shift+=”就可以使序号不再是上标，或用鼠标右击，出现一菜单，选择“字体”，

在第二张菜单中去掉“效果”栏中“上标”前面的“√”。

3.说明：序号周围有似隐似现的框，这表示所插入手稿的尾注是一种“域”，不必

理会它。插入第二个尾注的方法是同样的。Word会根据所在位置的前后自动排序。在

第一个参考文献的前面有一条横线，你会发现无法删除。它叫“尾注分隔符”。

存在一个小问题：

如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都

插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。

解决这个问题其实也不难

1,单击要插入对注释的引用的位置。

2,单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

3,在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。

4,在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。

5,单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

6,单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。

不过得注意：Word插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删

除或移动了注释，Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按F9键时更新交叉引用编

号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后按F9键

注意，删除参考文献的方法：

选中参考文献被引用处的编号，点击菜单中的编辑——清除——内容即可，参考文

献文本中的相应文献即被删除。也有网友提到“用鼠标右键点击需要删除的参考文献对

应的文中数字标记，在菜单中选择编辑文中引文，在弹出的菜单中选择删除按钮，最后

点击确定即可”

8.交叉引用

如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，在第二次被

引用的地方宜采用“交叉引用”。

方法：单击第二次被引用的位置，按“插入/引用/交叉引用”，出现一菜单，在引用

类型中选择“尾注”，引用内容为“尾注编号”，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所

有尾注，选择你需要的，按“插入”按钮即完成交叉引用，然后按关闭菜单。

(注：若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新

编号，但交叉引用不会自动更新。怎么办？按“ctrlA”选择所有内容后，按“F9”键

就可以完成手动更新。)

9.用尾注在文章同一处插入多个参考文献，例如[1][2][3][4]，要把它变为[1-4]，

并且不改变后面尾注的顺序。方法：用尾注插入四个参考文献后,手动选中引用的2,3,

格式为隐藏文字，然后输入“-”即可。

10.不要以为已经搞定了，我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之

后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的结尾，

要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。

解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它，因为

它的格式不对），然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本），点“插入︱书签”，命

名为“参考文献文本”，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正

文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。光标移到标题下，选“插入︱引用

︱交叉引用”，“引用类型”为“书签”，点“参考文献文本”后插入，然后点关闭。这样

就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并

用格式/项目编号和编号进行自动编号。

11.到这里，我们离完美还差一点点。第9条中，参考文献文本被复制，其后是尾

注页，打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几页是我们不需要的。当然，可以通

过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法，如果你想多学一点

东西，请接着往下看。

选中所有的尾注文本，点“格式︱字体”，改为“隐藏文字”，选择“视图/普

通”进入普通视图，选择“视图︱脚注”，此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框

是尾注编辑框，所有的尾注出现在窗口的下端，在尾注编辑框中的“尾注”下拉列表框

中选择“尾注分割符”，出现一条横线，选择该横线，删除它，同样的方法删除“尾注

延续分割符”和“尾注延续标记”。再按“视图/页面”切换回来。

删除页眉和页脚（包括分隔线）：选择“视图︱页眉和页脚”，首先删除文字，

然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“版式︱边框”。“边

框”选项卡的边框设置为“无”，应用范围为“段落”；在“页面边框”选项卡，边框设

置为“无”，应用范围为“本节”；点击页眉页脚工具栏的“在页眉和页脚间切换”切换

到“页脚”，删除页码。选择word菜单的“工具︱选项”，在“打印”选项卡里确认不打

印隐藏文字（Word默认）。

好了，试着打印一下尾注所在的页，是不是白纸

11的另一种方法：

先将参考文献部分复制粘贴到一个新word中，你会发现，中括号的序号全部没有了

或者变成1了，这时需要按你原来的，手动改为12345.....（上面那个方法也得手动改序

号），然后按原论文中参考文献格式，刷一下。

然后把这部分再复制到论文后面就可以了。

接下来，把论文中原来的参考文献，全部选中，字体——隐藏，即可。

这样参考文献后面就可以插入分页符了，接下来，像附录、致谢、简历每个各占几

页。

最后一起生成目录

参考文献编号加中括号：

用默认的1,2,3插入尾注吧，等你做完了所有工作，再用word的特殊字符将尾注编

号替换为带方括号格式的[1],[2],[3]即可,当然也可以替换为：<>{}《》等格式。

具体操作办法如下：

如果用了尾注就查找尾注标记^e，然后全部替换为[^&]即可；如果用了脚注就查找脚

注标记^f,再全部替换为[^&]便可以了（注意查找时让“不限定格式”按钮为灰色）。