电商财务

一、总则

为促进企业规模化大发展，发挥财务在湖南电商平台电子商务有限公司（以下简称电商

平台）经营管理和提高经济效益中的作用，使本部门的财务活动做到有章可循，参照有关规定，

制定本办法。电商平台相关工作人员须依照本办法开展工作。

二、适用范围

本办法适用于电商平台所有工作人员，以及与电商平台业务相关的金道集团人员。

三、电商平台财务职责

负责建立、健全公司相关财务制度，监督各项制度的实施与执行。负责本部门的财务预算、

公司支付宝账户、云商卡账户、微信平台账户的收支及银行结算业务。负责本部门记账、对账、

财务报表、财务分析及财务档案管理工作。

四、电商平台财务人员组织架构

五、淘宝店铺和支付宝账户管理

1.企业店铺相关信息包括店铺账户名称、登录密码、绑定手机号须到财务做纸质资料备

案，并有电商平台门负责人的签字。

2.公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用同一专用手机号，公司所有

淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用同一专用企业邮箱。专用手机号码和邮

箱需报集团监察部门做备案登记，员工离职和办理工作交接需将手机卡和企业邮箱账

号密码交回公司，由新的接任人接收管理。

3.公司支付宝账户由财务指定专人进行管理，（并在接收账号后重置登陆密码和支付密

码，）严禁向他人泄露支付宝账户信息。

4.公司支付宝所绑定的银行账户均为同一名称下的企业银行账户，严禁使用任何个人或

其他公司银行账户。

5.需由支付宝付款的一切支出，包括但不限于店铺装修、维护以及缴纳各种业务保证金，

财务负责人

会计出纳

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均需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可付款。

6.公司对公账户与支付宝之间的转账业务，涉及到缴纳业务保证金的款项，需由电商业

务人员书面申请，并报相关领导签字后方可转账。

六、定价、外购及出货流程管理

1.定价

1.1所有销售产品预售价格再上线前有电商部制定价格表交部门负责人审核，由总经理批

准后交财务部备案。无变更申请及备案，财务一律按此单价对帐。

1.2在线产品如需打折或降价，必须由电商部书面变更价格申请，交部门负责人审核，总

经理同意后交财务备案。由批准后开始执行。

2外购

2.1需要外购商品，由电商部填写《电商部外购申请单》交部门负责人审批、总经理审批。

2.2交货完成后，电商部填写《付款申请单》附送货单及发票（收据）。财务审对无误后交

总经理批准方可付款。

2.3财务建立内部销售产品入库账目以备月底盘存。

3.出货流程

1.1电商部按销售单出货，客服部在甘来系统中开出销售单（一式四联），注明客户、品名

及单价，其中两联交财务，一联交物流部发货，一联留底。

1.2每月底电商部经理组织本部门对库存盘点一次，将盘点明细交财务备查。

4.货款管理

1.所有销售收入必须进入公司指定账户，所有销售必须走公司流程。严禁其他途径销

售及往来，或出货不入账擅自改变价格销售等行为，一律视为贪污处理。追究当事人

及管理者责任。

七、电商平台资金管理

1.电商平台以向集团借支业务备用金的方式取得流动资金，用于电商平台门日常经营活

动，并按集团规定的利率结算利息，有偿使用。借支备用金需按照集团财务相关流程

进行审批，且所借备用金不归还亦不核销，申请新的备用金时，电商平台需将上笔备

用金的用途做详细说明并上报集团财务备案。

2.淘宝店铺所有货物销售必须走公司流程，所有销售收入必须进入公司指定账户，严禁

其他途径销售产品或将货款打入其他账户。

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3.财务人员应于每月1-3日核查支付宝余额，按业务类型分别提现到所绑定的银行账户。

由于退货和退款的业务时有发生，支付宝提现业务需在每笔订单销售收入到达支付宝

账户15天之后方可办理，当月不能办理提现的销售收入，延期至下月提现。

八、电商平台费用报销管理

1.费用报销规定

1.1本部门所发生的日常费用（办公费、招待费、差旅费、培训费、交通费等）以及

货物运输产生的运输费用，均需取得正规合法的票据方可报销，费用发票由于个

人原因未及时索取或丢失，财务不予报销。

1.2员工报销招待费时，除正规合法发票外，还需将消费详单和刷卡联（如用银行卡

支付）同时交财务备案，单据不齐全的，财务不予报销。

1.3财务人员需对每张发票金额及内容的真实性、合法性、有效性进行审核，并对有

关财务制度及财经纪律规范性进行审查。

1.4出纳人员付款时需检查各项单据是否完成所有审批手续，

1.5经办人需在费用发生后30天内办理报销手续，超过时间财务不予报销。如取得发

票与公司规定不符且需重新取得发票，必须在7日内到财务部备案，取得发票时

间最长不得超过30天，否则财务不予报销。

1.6关于招待费和差旅费的标准需严格按照集团财务相关制度执行。

2.费用报销流程

经办人取得正规合法票据→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批

→总经理审批→到出纳处办理领款/核销欠款

九、电商平台借款管理

1.借款人因公需要借支的临时性款项及备用金、押金，借款时需填写借款单，并在借款

单中注明归还日期。

2.对于单笔借款金额超过5000元的款项，需提前一天通知财务进行备款。

3.借款人应自办理事项结束后，按照相关规定，凭相关手续、发票、报销单等有效单证

尽快到财务部门办理报销手续并冲销或归还借款。报销所提供发票内容必须与原借款

用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，否则财务不予报销。

4.借款人的借款时间最长不超过30天（从借款之日开始），特殊事项不能在30天内办理

完毕的，经财务负责人批准同意后办理未清借款延期说明，方可延长借款期,但最长

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不超过三个月,每年底会计结帐前对个人借款进行清理。

5.本部门所有员工调岗、离职时，必须由公司人力资源部书面通知财务清查个人借款。

如有借款未清偿的，公司人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放的所

有工资，通知本人限期清理借款，借款清理完毕后方可发放剩余工资。

6.借款流程

借款人填写借支单→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批→总

经理审批→到出纳处办理领款。

十、电商平台账务处理方法

根据本部门战略定位及销售模式不同，电商平台账务按以下两种方式分别进行处理：

1.价值量考核指标模式（或利润考核指标模式）

1.1此种模式相当于视同买断方式代销商品，本部门财务由集团财务进行监管。公司需将

电商平台的业务活动单独设立账套进行核算，电商平台独立进行财务核算并执行与集团

财务相一致的财务制度，定期按集团要求编制财务报表并上报。

1.2电商平台财务需严格按照预先设定好的内部转移价格，核算采购成本，并据此与各供

应单位和部门结算。商品发货时，与商品相关的价值和风险同时转移给电商平台，由电

商平台核算商品成本、收入和利润。

1.3电商平台日常业务费用和产品销售费用由电商平台门自行承担。

1.4电商平台财务人员需定期向上级部门和领导提交财务分析报告，分析本部门的投入和

产出情况，并对本部门的长远发展提出建设性意见和建议。

2.从量模式和客服模式

2.1此种模式相当于以收取手续费的方式代销商品，本部门财务由集团财务分管，集团设

专人负责电商平台财务工作。电商平台门不专设财务人员，亦不独立进行财务核算。

2.2集团财务应对电商平台门所发生的支出单独进行归集，分品种核算商品盈亏。

2.2电商平台所发生的非专属于本部门的费用支出，包括物流运输费用、活动返现以及其

他销售费用，由财务人员按照实际归属于各产品的费用分配给各供应单位和部门，并制

作调账通知单，由双方领导签字后作为调账依据。

十一、电商平台财务对账与结算

1.物流对账与结算

电商平台财务人员应于每月25日至下月3日前对当月所发生的运输费用和物流公司对

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账，对账依据为运输公司传递的明细单以及发货人员移交财务的发货单。对账完成后，

根据业务人员与物流公司协商的结算周期将款项结算给各物流公司。

2.在途商品对账

电商平台财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将在途商品与未完

成的订单进行核对，并将比对结果报各供应单位和部门，各供应单位和部门核对无误

后完成对账。

3.销售对账与结算

电商平台财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将支付宝余额与上

月销售成功的订单一一核对。对已完成销售并且已过退货期的订单（支付宝收款15

天后）方可提现。提现后按照不同业务类型，将销售收入按预先确定的价格结算给相

应货物供应单位和部门。

十二、其他说明事项

1.公司所有线上产品的定价经相关领导批准后，均需将报价单到财务做备案登记，未到财

务备案的产品一律不准上线销售。

2.本管理办法自发布之日起施行。

电商平台

2015年8月24日

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