财政部74号令

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档案管理系统采购技术要求及商务要求

采购需求的定义

根据《政府采购非招标采购方式管理办法（财政部74号令）》第六条的规定，各采购需

求科室按实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求进行以下内容填写。

（一）采购需求的技术要求

根据《政府采购非招标采购方式管理办法（财政部74号令）》第六条的规定，技术要求

是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和

标准等。

1、拟建设系统实现的功能和目标

实现功能：

1.系统能提供建立目录和建立库的向导，允许用户根据自己的业务实际情况，

建立各种目录和库等来组织当前需要管理的内容和今后业务中新增的管理内容

等；

2.系统应能自定义库组织结构、元数据属性（字段名称、字段类型、字段长

度、是否唯一、可否为空、缺省值、取值范围等）、显示图标、功能操作、权限

名称等；

3.系统能自定义分类方式，即分类树可以按照单位、保管期限、密级、年度

等多种方式进行组织；

4.系统主界面可按用户需求调整；

5.系统应能自定义录入界面（位置、长度等）、每页显示条数、显示字段；

6.系统应能自定义条目的显示方式（列表方式、缩图方式）；

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7.系统应提供基本录入功能，并提供对记录的修改、删除、复制、剪切、粘

贴等操作；

8.系统应提供导入、导出功能，以满足数据迁移的需要；

9.系统应能对文档设置水印；

10.系统必须提供数据的批量上载挂接功能，将电子文件和数据内容进行批

量上载和批量下载挂接；

11.系统应提供对误删除的恢复保护措施；

12.系统应提供排序功能，满足用户按各个字段排列文件的需求，并可在自

动排序基础上手工调整顺序；

13.系统还应提供基本的档案管理功能，如：组卷、拆卷、鉴定、销毁、编

目、归档、实物借阅、电子借阅等；

14.系统应能按分类条目进行多维度导航查询；系统应该能够通过任何字段

信息对数据内容进行查询，能按关键字查询，且支持组合查询和快速模糊查询；

15.系统应提供字段筛选查询功能，能够方便准确的定位到所需的目录；

16.对系统中的数据应能够进行统计，要求系统能够生成各种不同类型的报

表，输出打印。统计要求：可统计所有的数据，也可只对满足特定条件的数据进

行统计；统计内容包括个数、均值、和值、最大值、最小值等；可进行横向分组

与纵向分组的交叉统计，而且支持多级分组；统计设置可保存便于再利用；

17.系统应提供报表打印功能，按要求的格式打印各种目录、索引、封面、

背脊等报表，生成的文件格式为标准的Excel。同时，系统还应允许用户自行定

制各种模板进行打印；

18.系统应满足不同级别管理员权限的设置，即分级授权。权限设置应在系

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统设置时由管理员设定，各下级单位档案管理员还应该能对其所在单位的人员进

行权限设置；

19.系统应满足不同用户群的权限设置，可按部门、角色、用户进行授权。

权限可以继承；

20.系统应提供用户管理功能，管理员可以自行建立组织机构和用户；

21.在系统运行过程中应能够随时增加新的存储介质以存储不断增加的电子

文件；

22.系统应提供常见办公文档格式（.doc,.docx,.xls,.xlsx）文件转换为

PDF的功能。

23.系统应能对图片格式的电子原文进行OCR识别。

24.系统应提供针对电子原文的全文检索功能，全文检索应能检索到图片格

式的档案原文信息；可通过检索出原文，查看其对应的档案条目。

实现目标：

选用成熟的软件产品（要求系统界面优化、美观大方，功能稳定、快捷高

效，兼容性、可持续开发能力强），实现档案收集、整编、归档、查询、利用、

借阅、销毁以及档案多库房、架柜管理等业务的全程信息化管理。通过对档案

信息化的建设，实现“档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化和信

息服务网络化”，为医院档案信息资源共享和利用提供强有力的支持和保障。

2、拟建设系统执行的标准

DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》

DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》

DA/T48-2009《基于XML电子文件封装规范》

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中办国办厅字（2009）39号《电子文件暂行管理办法》

《数字档案室建设指南》

《云南省数字档案室建设规程（试行）》

《云南省机关数字档案室建设规程（试行）》

《云南省机关文书档案数字化扫描规范（试行）》

《云南省机关文书类电子档案移交与接收试行办法》

《文书档案目录数据结构与交换格式》（DB53/T24-2007）

ISO15489《信息与文献——文件管理》

ISO23081-1《信息与文献——文件管理——元数据原则》

GB/T9704-1999《国际行政机关公文格式》

GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》

DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》

GB/T11821-2002《照片档案管理规范》

GB18030-2000《信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充》

GB2312-1980《信息交换用汉字编码字符集基本集》

GB/T15418-1994《档案分类标引规则》

DA/T18-1999《档案著录规则》

GB/T13968-92《档案交接文据》

GB/T13967-92《全宗单》

DA/T12-94《全宗卷规范》

DA/T13-94《档号编制规则》

国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》

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国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》

国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规

定》

3、拟建设系统技术规格需求

3.1拟建设系统的通用功能及系统概述

1、业务流程需求

依照医院档案收、存、管、用各业务环节的实际要求，档案信息化管理系

统应实现档案收集、整编、归档、查询、利用、借阅、鉴定、销毁、编研等各

项业务的全程信息化管理，至少覆盖以下业务流程：

（1）收集整编流程

档案收集整编工作是档案部门的核心业务，档案管理员定期接收各部门兼

职档案人员移交过来的档案资料，进行整编归档。系统应具备编写移交和打回

说明功能，支持移交接收过程中的检查功能，支持单份（批量）文件移交和打

回功能，支持移交批次的查询功能。

（2）档案利用流程

系统应支持电子档案的网上浏览、打印、下载利用和对档案实体的借阅管

理。

（3）鉴定销毁流程

系统应自动提醒档案管理员，对已到期档案进行鉴定，并基于鉴定的结果

对档案进行处置。

（4）档案统计汇总流程

系统应支持档案的固定统计和随机统计，即自动定期完成的数据汇总统计

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和档案员根据需要定制的汇总统计。

（5）档案编研流程

档案管理员可以创建专题，选取相关的档案，并支持手动编写编研材料，

专题可根据需要指定浏览范围进行发布，范围可以是某些部门，也可以是特定

的人员。

（6）赋权审批流程

对于没有权限浏览、借阅、打印、下载的档案，查询用户可以在网上提出

赋权申请，经过审批后得到使用权限。

（7）打包推送流程

当有使用者发出推送请求后，管理员可以接收并进行处理：可根据具体要

求整理相关档案条目或专题，并设置相应的有效期，推送给申请人，由申请人

对电子档案资源进行利用，也可根据具体情况做驳回处理。

支持管理员主动对档案及专题信息进行整理，并设置相应的有效期，推送

给指定的目标用户进行利用。

2、用户和角色需求

用户在系统内是唯一的，角色按需要来划分，系统应具有：档案管理员、

系统管理员，部门兼职档案管理员，各级领导，档案使用者等角色，同时也可

以自行建立角色分配权限。

（1）医院档案管理员

（2）系统管理员

（3）兼职档案管理员

（4）各级领导

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（5）档案使用者

3.2拟建设系统的专科特色要求

1.通过本档案管理系统升级改造，建设一个管理内容广泛、管理方式多样的

档息管理系统平台，形成档案中心数据库，实现档案信息资源的共建共享；

2.通过档案管理信息系统平台，实现医院档案管理部门在线收集各部门应归

档资料同时对各部门档案管理工作的监督检查、业务指导；实现医院档案数据存

式、展示方式、业务规范和功能的统一；并预留对全宗移交、检索、利用等功能；

3.3拟建设系统的硬件及实施环境要求（并提供硬件服务器及存储配置要求及价格）

档案管理系统硬件要求：（1）服务器：能满足70—80个部门归档；（2）磁盘阵列：6T—

8T，预留3-5年存储空间

（1）采用B/S模式，用户通过网络在线访问，能7*24小时的提供工作。

（2）服务器端软件：操作系统支持Windows2008R2x64及以上版本，数

据库支持Mysql，oracle客户端软件支持WindowsXP、Windows7及以上；浏览

器支持IE8及以上版本，支持火狐浏览器；支持金山WPS2012及以上版本，微

软MSOffice为2007及以上版本。

（3）系统应具有较强的扩展性，支持单服务器和集群的部署；应采用优化

的算法有效利用系统资源，并在处理大规模并发操作时性能无显著降低，保证系

统在200个并发用户压力测试下，能够达到不高于3秒的响应时间。支持海量数

据(T级)处理能力。

3.4拟建设系统的安全需求

1）身份鉴别：系统具有确认用户身份的真实性与合法性能力。

2）权限控制：系统具备完善的权限授予、判断和控制功能。根据经过鉴别

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的真实身份确定对信息内容或信息系统应用的访问权限。系统应可以支持为每

个档案和业务文件设置知悉范围。系统具有用户的操作和授权日志记录以备查

看。

3）数据安全：确保信息内容在存贮和传输中的安全，不被非授权用户访

问，系统要对重要数据按一定的算法进行与备份。

4）完整性：确保信息内容不被非授权用户恶意或无意修改或删除。

5）抗否认性：建立审计机制，使任何用户对其所进行的操作不可否认。日

志信息应涵盖对系统和数据文件内容的存取操作，以及用户检索利用等方面。

6）系统安全：能够记录系统运行时所发生的所有错误，包括本机错误和网

络错误。这些错误记录便于查找错误的原因。

3.5建设系统的其他需求（接口要求等）

4、拟建设系统在同级医院使用情况说明（含相关报价咨询）

（二）采购需求的商务要求

根据《政府采购非招标采购方式管理办法（财政部74号令）》第六条的规定，商务要求

是对采购项目的采购时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地

点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。

1、拟建设系统交付（实施）的数量、交付和实施时间（期限）和地点（范围）要求

序号项目功能项目数量时间和地点

1

数字档案管理信

1.档案全过程管理（门类管理、收集整

1

合同签订生

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息系统（网络

版）（包Ocr及全

文检索集成）

编、检索利用、统计分析、档案移交），

符合国家档案相关标准，无用户数限制。

2.虚拟库房展示3．四性检测4.赋权审

批流程5．大数据展示6.支持在线图纸

在线浏览、音视频在线播放7、照片档案

缩略图展示8.全文检索（支持DOC、XLS、

JPG、TIF、PDF等格式文件全文内容检

索）、自动OCR识别，生成全文索引

效2个月内

完成；云南

省第一人民

医院

2

历史数据迁移

老系统历史数据100%迁移到新系统中

1

合同签订生

效2个月内

完成；云南

省第一人民

医院

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系统实施档案管理系统的安装、调试、培训

1

合同签订生

效2个月内

完成；云南

省第一人民

医院

2、拟建设系统实施和培训服务的要求

3、拟建设系统实施和培训服务的要求

实施时间要求：合同签订生效2个月内

培训要求：

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4、售后服务(需明确后续可能涉及的运行维护费用及升级更新费用)

系统应提供至少不少于1年的免费维护服务，免费服务期内应免费提供不

限次数上门服务，解决系统日常使用中遇到的问题。免费维护期满后每年维护

费用不超过中标金额的15%。

5、售后服务标准、质保期限及响应效率要求

系统应提供至少不少于1年的免费维护服务，供应商应及时解决系统软件

的缺陷和错误和招标方在维护期对系统提出的修改要求。

6、拟建设系统验收标准要求

通过以上技术要求中的1、拟建设系统实现的功能和3.1拟建设系统的通用功能

标准验收

7、其他服务要求

7.1若系统非供应商开发的需提供档案管理系统著作权方出具的授权。

7.5信誉要求：

7.5.1供应商近三年（2018年至今）来，在政府采购经营活动中或其它

采购活动没有不良记录，并提供真实的承诺书；

7.5.2履约情况：无因供应商违约或不恰当履约引起的合同中止、纠纷、

争议、仲裁和诉讼记录，无供应商资格被取消，提供承诺或说明；

7.5.3对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购

严重违法失信行为记录名单的供应商，拒绝参与本项目政府采购活动：参与

本项目投标的单位须同时在“信用中国”网站（【网址】）及中国政府采购网（【网

址】）的查询结果网页打印件，提供查询结果截图；

科室：档案科

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日期：2021

年10月15日