组织会议

会议组织流程及注意事项

一、会议筹备

(一)会议资料准备

在必要时将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色（如

分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备.

（二）会议通知拟定

会议通知分为书面通知和短信通知,其中在较为紧急情况下采用短信通知.

1、提前5天拟定会议通知,报部门主管审核,再由分管副总审批签字后以书

面文件形式下发,下发时签收人须登记存档;

2、通知内容必须包含时间（2４小时制）、人物、地点、事件等要素，以“骨

"的形式编写；

３、会议尽量避免安排在周一或其他会议集中的日期进行,会议时间的确定

须与人力资源部主管协商并进行登记;

４、紧急通知采用短信形式下发,下发前负责人员须拟定短信通知内容及参

会人员短号，交与行政部相关人员（现为何惠敏)进行短信通知。

(三)会议议程安排

１、会议议程须以正式文件形式拟定;

2、正式会议开始时一般需要说明会议整体流程,会议分为几项内容;

3、议程安排时应考虑到会议时间,尽量将会议时段安排在正常工作时段内,

如9：００-12:０0或者1４：０0—18:00，如果是有外部人员参加的会议需要

考虑是否安排餐宿问题。

(四)会场布置

1、提前3天，填写好会议室、横幅(和欢迎牌)申请表，交与行政部及广告

部相关负责人；

２、领回横幅(和欢迎牌）并确认内容正确后交与行政部,并在会议前一天

追踪横幅是否挂好(欢迎牌是否摆放正确）；

3、会议开始前排好座席及水牌，并将瓶装水、茶水、水果、会议相关资料

等正确摆放于会议桌上（注：销售部人员水牌可摆在靠边位置)；

4、需用到视频放映时，提前调试好会场的投影仪、调音台、麦克风等器械,

并负责为外部人员接入电脑等事宜。

（五)现场安排(人员入场时）

１、若有外部人员参与的会议，需要接送时必须在会议前一天填写好用车

申请单交与调度室，并安排人员在会议当天接待外部人员;

２、会议开始前在会场入口处设立签到处,组织参会人员签到,并指引外部人

员入座；

3、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员；

4、会议开始前3分钟,迅速将未到场人员的水牌及资料撤收,并安排靠后人

员填补空位。

二、会议中

（一）会议记录及服务

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言及电子资料进行记录和拍

照，允许时准备好Ｕ盘进行拷贝；

2、提前通知广告部做好现场摄影准备,会后留底；

3、安排1人（会议组织人员或行政部人员）负责茶水服务。

（二）其他注意事项

1、准时入场，并尽量靠前坐，手机关机或震动,认真做好会议记录;

2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间；

３、须车间现场参观的，提前与行政部沟通，安排好车辆及参观路线,并通

知相关车间做好现场准备,并安排专职人员全程陪同外部人员参观.

三、会议结束后

（一)整理好会议中文字记录、图片和电子稿等资料,进行备案.

（二）对会议整个策划及组织过程进行总结.

四、会议组织流程图

有要求

图1会议策划及组织流程图

部门主管审核

会议室、横幅等申请

会场布置

分管副总审批

通知及议程拟定

通知发放

会议开始

资料整理及总结

外部人员接待，会前签到

车间现场参观

会议结束

内部会议

外部人员参与会议

会前签到

会议开始

参观结束，外部人员离厂

会议结束

资料整理及总结

五、人员安排及具体分工

人员安排及具体分工情况如下表１所示:

表１人员安排及具体分工表

序号具体分工安排人员数

1通知、议程的拟定及发放１－2人

2会议室、横幅、用车等申请及追踪1人

3接待外部人员1－３人

4组织签到及指引入座2人

5现场布置(包括撤收未到人员水牌及资料）2－3人

6电子设备调试、接入及处理会议中设备问题1人

7会议现场拍照及外部资料拷贝１人

8茶水服务1人

9陪同外部人员车间参观不定

10会后资料整理及总结1-２人

注：以上具体分工的人员可重复安排。