出差事由

（一）旅行计划

一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑：

1.时间

一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中

转时间；

二是指旅行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息时间。

2.地点

一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称既可详写（即哪个地区、哪个公司），

也可略写（即直接写到达的公司名称）；

二是指旅行过程中开展各项活动的地点；三是指食宿地点。

3.交通工具

一是指出发、返回的交通工具；

二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这方面知识，如识别火车种类等。

4.具体事项

一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；

二是指私人事务活动。

5.备注

记载提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站名称、休息时间、飞机起飞时

间，或需要中转时转机机场名称、时间，为旅客提供的特殊服务、或开展活动及就餐时要注

意携带哪些有关文件材料，应该遵守对方民族习惯等

（二）出发前的准备（出国差旅准备工作）

1.收集情报

对出差旅行对象地方的地理条件、气候、人口、产业、通货、交通、旅社等情况一定要

掌握。可向最近曾到过目的地的人，打听一下最近该地的情报，是一种便捷收集情报的方法。

如果出差对象地方没有分店或驻外机构时，那么就从宾馆、旅行社或各国驻外使馆等处收集

情报。

2.体检

3.领取护照

体检合格后可申领护照。护照是各主权国家发给本国公民出入国境和在国外的身份证件。

我国的护照分为：外交护照、公务护照和普通护照（因公和因私）。

a.外交护照：主要发给具有一定职级的人员和具有外交官身份的驻外人员。

b.公务护照和因公普通护照：主要发给因公出国工作、访问、学习的人员。

c.因私普通护照：侨民、留学生和办理私人事情的出国人员。

4.办理签证手续

护照办好后，还应申请所去国家和中途经停国家的签证。签证是一个主权国家官方机构

对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。大多数的签证，是在一个人所

持有的护照或旅行证件上签注（盖章），或贴上一张标签，盖章或标签带有清晰的说明文字，

指明持有人进入该国的事由、允许停留的时间、或通过其领土前往其他国家的许可。

签证的种类：

a.依据入境事由（外交、公务、礼遇、旅游、过境、入境、居留签证等）

b.依据入境次数（一次入境；多次入境）

c.依据使用人数（个人签证；团体签证）

d.依据为持有人提供的方便（另纸签证；落地签证等）

签证的有效期：签证的使用期限，即在规定的时间内持证人可出入或经过该国的期限。

签证的停留期：持证人入境该国后准许停留的时间。

签证的有效次数：

签证的申办：

a.递交有效的护照。

b.递交与申请事由相关的各种证件，例如有关自己出生、婚姻状况、学历、工作经历

等的证明。

c.填写并递交签证申请表格。签证不同，表格也不同，多数要用外文填写、同时交上

本人照片。

d.同前往国驻华大使馆或领事馆官员会见。有的国家规定，凡移民申请者必须面谈后，

才能决定；也有的国家规定，申请非移民签证也必须面谈。

e.大使馆或者领事馆，将填妥的各种签证申请表格和必要的证明材料，呈报国内主管

部门审查批准。有少数国家的使领馆有权直接发给签证，但仍需转报国内备案。

f.前往国家的主管部门进行必要的审核后，将审批意见通知驻华使领馆。如果同意，

即发给签证。如果拒绝，也会通知申请者。

g.缴纳签证费用。一般来说，递交签证申请的时候就要先缴纳费用，个别国家是签证

申请成功的时候，才收取费用。一般而言，移民签证费用略高，非移民签证费用略

低。也有些国家和地区的签证是免费的。

中国公民申办外国签证大致有三种途径：

（1）本人直接向外国驻华大使馆或领事馆申请办理。

（2）委托中国旅行社的签证处申请办理（一般只限旅游签证）

（3）由外国亲友直接向该国移民局申请签证。

5.“黄皮书”的办理

“黄皮书”即预防接种书，全名为《国际预防接种证书》。为防止国际间某些传染病

的流行，各国都对外国人进入本国国境作出某些所需接种的规定。

6.置装

7.购买机票（车、船票）

机票买妥后，首先检查一下飞机的班次、日期、途径城市、到达城市是否准确。

8.准备外汇

出国旅行一般均携带自由外汇，即指在外汇市场上可以自由兑换的外汇，如美元、欧元、

英镑、日元等。

办理出入境手续：边防检查、海关检查、安全检查、健康检疫

出国申请手续主要有五项：递呈出国申请书、办理护照、申请签证、办理健康证书、办

理出境登记卡。

随从涉外文秘的性质：机动性、全面性、复杂性

一．如何安排旅行计划

（1）出差的时间、启程及返回日期，接送安排；

（2）出差的路线、终点及途径地点和住宿安排；

（3）会晤计划（人员、地点、日期和时间）

（4）交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。飞机要列明客舱种类及停留地的交通

安排。

（5）需要携带的文件、合同、样品。

（6）上司或接待人的特别要求；

（7）上司旅行区域的天气状况；

（8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员名单背景，会晤的主题；

（9）差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。

（10）联系电话。如航空公司在接受机票预订时，通常需要乘客的电话，以便在改变航班

或出现长时间延误时通知他们。

二．上司出差国外时，涉外秘书应参与的出差管理工作主要有：

（1）协助上司办理出国手续——体检、办理护照、办理签证、办理“黄皮书”、准备外汇

等。

（2）做好有关的准备工作——收集有关的信息资料、编制旅程表、准备携带物品、预订

机票（车、船票）等。

（3）协助上司办理出入境手续——边防检查、海关检查、安全检查、检疫、乘机。

（4）为上司准备有关国外生活一般常识资料——如下机、住旅馆、打电话、外汇、给小

费、各国的有关风俗习惯等常识。

秘书应该注意的签证事项：

（1）注意签证有效期及证明机关是否签字盖章。

（2）如果已经过期，在国内的应重新申办延长，在国外的应通过我国驻外使领馆或自行

向驻在国有关当局办理延长手续。

（3）注意签证上持有人姓名的拼音、签证种类是否正确。

思考题1

赵小姐在某外企工作，公司派她到英国培训半年，请写出她出国需办理的各种手续。

答：赵小姐出国前需办理以下手续：

（1）申请出国护照。赵小姐属外企派往英国学习，应在外企取得主管部门批准后，凭

国接受单位培训证明、外企及主管部门批件以及体检合格证明等向公安厅（局）提出申请并

且交足额照片。

公安局审查批准后，即可前去领取护照。拿到护照后，应认真检查护照上的内容（姓名、

出生年月、出生地、性别、职业、发照日期、有效期等）填写是否正确，照片上有无钢印，

核对无误后在签字栏内签上自己的姓名。护照有效期限一般为5年，期满再次出国，可办理

延长手续。

出国前要凭护照办理签证、国际机票、船、车票等，护照务必保存好。若出国前护照不

慎丢失，要立即向公安有关部门重新申请并登报说明作废。若在国外遗失，则到我国驻外使

领馆重新申请。

（2）办理签证手续。取得护照后，赵小姐即可到英国使领馆申请入境许可即签证。签证

一般签在护照上，内容主要有签证有效期、有效次数、停留期、入出境口岸等。

（3）办理黄皮书。黄皮书即预防接种证书。这是各国为防止国际间某种传染病的流行而

对入境做出需要做出某种预防接种的规定。如种牛痘、防霍乱、防黄热病的接种等。赵小姐

需到指定的省、市级卫生防疫站办理接种手续，并领取“黄皮书”。

（4）购买机票。这是出国前的最后一道手续。赵小姐应带齐护照等在中国民航所属售票

处办理。机票买妥后，应立即检查班次、日期、途径城市、到达城市以及姓名是否准确。

思考题2

5月18日宏宇贸易公司魏总嘱咐其秘书侯小姐，让她明天上午10时开车到XX机场迎接从

未谋面的先达集团刘总一行三人，先送他们下榻东单宾馆。下午接刘总一行到宏宇贸易大

厦701接待室会谈。晚上7时由我方宴请客人，侯小姐陪同。

请思考出侯小姐5月18、19的主要工作以及需要注意的礼仪。

答：具体工作安排如下：

（1）5月18日接受魏总交代的任务时，要有礼貌地了解，需要她准备哪些谈判资料，需要

通知哪些人参加谈判以及在何处宴请等，然后告知车房第二天用车情况。通知有关人员明天

使用大厦701接待室。此后，则集中精力做好谈判的信息资料准备工作。

（2）准备好写有“先达集团刘总经理欢迎您”的牌子，提前10—20分钟（9:45）抵达xx

机场迎候客人。

（3）高举牌子在出口处迎接刘总，确认后与同行人一一握手，客气地说：“诸位路上辛苦了，

魏总有急事处理，一时脱不了身，让我代表他欢迎你们，请多多包涵！”之后，打开车门请

客人先上车，侯小姐则坐在前排司机右边。

（4）送客人到东单宾馆下榻，途中可略介绍沿途重要的景物或建筑物。安顿好客人并约定

下午2时到宾馆接客人到宏宇贸易大厦进行谈判。

（5）按时接刘总一行到宏宇贸易大厦，应在客人前方引路，让客人先进电梯，关门后对客

人说：“接待室在七楼。”到达七楼时应请客人先下电梯并示意往东走，进入接待室前，不要

忘记先敲门：“魏总，刘总他们来了。”介绍客人与魏总认识，并请客人坐在离门远的座位，

然后有礼貌地告退。

（6）落实宴请酒家，按时送谈判代表赴宴，别忘了请刘总坐在魏总右边。宴请完毕，送客

人回宾馆休息。