秘书处

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董事会秘书处职责

篇一：董事会秘书工作职责

淄博齐翔腾达化工股份有限公司

董事会秘书工作制度

(经2021年11月16日公司第一届董事会第十四次会议审议通过)

第一章总则

第一条为规范公司董事会秘书履行工作职责，根据《中华人民

共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》

（以下简称“《证券法》”）、《股票上市规则》等法律、法规以及本公

司章程的相关规定，制订本制度。

第二条董事会秘书作为公司与证券交易所之间的指定联络人，

是公司董事会聘任的高级管理人员，对公司和董事会负责。

公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高级管理

人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

董事会秘书为履行职责，有权了解公司财务和经营情况，参加涉

及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司

有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

第二章任职资格

第三条董事会秘书应当具备相应的专业知识和经验，参加证券

交易所组织的专业培训并通过资格考试，取得相关资格证书。

第四条董事会秘书应具备以下条件：

1

（一）具有大学专科以上学历，从事秘书、管理、股权事务管理

等工作三年以上；

（二）具备履行职务所必需的财务、法律、金融、企业管理等方

面的知识；

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（三）具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守有关法律、法

规和规章制度，能够忠诚地履行职责；

（四）熟悉公司经营管理情况，具有良好的组织协调能力和沟通

能力。

第五条公司董事或其他高级管理人员可以兼任董事会秘书，但

下列人员不得担任董事会秘书：

（一）公司现任监事；

（二）有公司法第147条规定情形之一的人员；

（三）最近三年受到过中国证监会的行政处罚；

（四）最近三年受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批

评；

（五）本公司聘请的会计师事务所的会计师和律师事务所的律师

不得兼任本公司董事会秘书；

（六）证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第三章主要职责

第六条董事会秘书的职责：

（一）负责公司和相关当事人与公司股票上市的证券交易所及

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其他证券监管机构之间的沟通和联络，保证公司股票上市的证券交易

所可以随时与其取得工作联系；

（二）准备和递交国家有关部门要求的公司董事会和股东大会出

具的报告和文件；

（三）筹备公司董事会会议和股东大会，并负责会议的记录和会

议文件、记录的保管；

（四）负责公司信息披露事务，保证公司信息披露的及时、准确、

合法、真实和完整，督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信

息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，

并按照有关规定向公司股票上市的证券交易所办理定期报告和临时

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报告的披露工作，保证公司信息披露的及时、准确、合法、真实和完

整；

（五）列席涉及信息披露的有关会议。公司有关部门应当向董事

会秘书提供信息披露所需要的资料和信息，公司在做出重大决定之

前，应当从信息披露角度征询董事会秘书的意见；

（六）负责与公司信息披露有关的保密工作，制定保密措施，促

使公司董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露

前保守秘密，并在内幕信息泄露时，及时采取补救措施并向证券交易

所和证券监管机构报告；

（七）保证有权得到公司有关文件和记录的人及时得到有关文件

和记录；

（八）做好公司与投资者之间的管理关系，接待投资者来访，回

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答投资者咨询，向投资者提供公司披露的资料；

（九）负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事

和高级管理人员持有本公司股票的资料以及公司董事会印章，保管公

司股东大会和董事会会议文件和会议记录；

（十）帮助公司董事、监事、高级管理人员了解《公司法》、《证

券法》、《公司章程》、《深圳交易所股票上市规则》等相关的法律、法

规；

（十一）帮助公司董事会依法行使职权，在董事会违反法律、法

规做出决议时，及时提醒与会董事，并提请列席会议的监事就此发表

意见。如果董事会坚持做出上述决议，应当把情况记录在会议记录上，

必要时，提交公司监事会或向深圳证券交易所及有关部门反映；

（十二）负责处理公司与股东之间的相关事务及股东之间的相关

事务；

（十三）为公司独立董事和董事会专门委员会的工作提供支持；

（十四）法律、法规、公司章程和《深圳交易所股票上市规则》

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所规定及公司董事会授权的其他职责。

第七条董事会秘书应当遵守公司章程，承担公司高级管理人员

的责任和义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

董事会秘书在任职期间应当按照要求参加证券交易所组织的后

续培训。

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第四章聘任与解聘

第八条董事会秘书由公司董事长提名，董事会聘任，报深圳证

券交易所备案并公告。

第九条公司董事会聘任董事会秘书应当在董事会会议召开五

个交易日之前，向深圳证券交易所提交以下文件：

（一）公司董事会推荐书，内容包括被推荐人符合董事会秘书任

职资格的说明、现任职务和工作表现等内容；

（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；

（三）被推荐人取得的董事会秘书资格考试合格证书；

深圳证券交易所对董事会秘书候选人任职资格未提出异议的，公

司可以召开公司董事会会议，聘任董事会秘书。

公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会

秘书承诺在任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披

露为止，但涉及公司违法违规行为的信息除外。

第十条董事会秘书聘任后，应当及时公告并向深圳证券交易所

提交以下资料：

（一）公司董事会的聘任书或者相关董事会决议；

（二）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动

电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址；

（三）上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易

所提交变更后的资料。

第十一条公司在聘任董事会秘书的同时，聘任证券事务代表，

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篇二：董事会秘书处职能汇总说明书

董事会秘书处职责汇总

目前董事会秘书处共有：董事长秘书、董事长办公室主任、副主任、董事会

秘书、司机、人事专员、行政专员。

董事会秘书处兼总裁办公室主任职能职务概况：

职务名称：董事会秘书兼总裁办公室主任

所属部门：董事会和总裁办公室

直接上级：股东大会，董事会及总裁

内部协调部门：行政办、市场部、投资部、资金财务部、人力资源部等

部门性质：调研、监察、监督、参谋、策划、管理、执行、传达、协调、公

关、服务工作职责：

1.

参与公司发展规划、业务经营计划的编制和公司重大决策的讨论；

2.

协助董事长和总裁召集和主持公司高层管理会议，组织讨论和决定公司的发

展规划，经营方针、年度计划以及日常经营工作中的重大事项；

3.

根据董事长提出的战略目标，辅助总裁，参与制定下属公司战略；

4.

协助董事长建立和健全完善公司的管理体系与组织结构，规范各岗位职能权

责义务；

5.

负责董事长和总裁有关文件的起草、修改、审核，整理各类文书、文件、报

告、总结及其他材料，负责董事长文件的督办、处理与反馈；

6.

协调董事长与董事、总裁及公司各部门经理之间的工作关系；

7.

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拟订公司内部管理机构设置方案和管理制度；

8.

协助董事长对投资、营运、资本运作、财经审核、人事管理等工作做综合性

的协调与组织工作，掌握主要经营活动情况；

9.

在授权范围内协助董事长进行商务谈判，做好各项汇报、联络工作；

10.

处理公司重大突发事件，在董事长授权范围内与新闻媒体进行沟通联络；11.

为公司赴美发展做好前期准备工作；

12.

协助董事长和总裁开展在美资金运作的相关工作，并在董事长同意的情况下

主持相关工作；

13.

帮助董事长整理相关文件，并确保保密性；

14.

提出具体工作由董事长授权后进行实施；

15.

董事长指定的其他工作。

董事长秘书岗位职责：职务概况：

职务名称：董事长秘书

所属部门：董事会秘书处

直接上级：董事长、董事会秘书内部协调部门：行政办公室、资金财务部、

人力资源部等部门性质：执行、传达、协调、公关、服务工作职责：

1、合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序；

2、负责对外联络、接待访问董事长的重要来宾；

3、做好公司会议纪要，备忘录；

3、负责及时传达董事长的各项指示安排；

4、根据董事长要求，跟踪决议事项的推进；

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5、完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务；

6、文档资料整理存放，报刊管理，通知发放；

7、协助完成办公资产、办公用品与杂物的采购、维护和管理，统计行政费用

的使用情况；

8、起草、传达行政通知、相关文件或备忘录，协助组织公司各种活动和会

议；

9、维护公司日常办公秩序和办公环境

司机岗位职责职务概况：

职务名称：司机

所属部门：董事会办公室

直接上级：董事会办公室主任、副主任

内部协调部门：行政办公室、人力资源部、资金财务部等

部门性质：执行、协调、公关、服务

工作职责：

1、严格遵守道路交通法

规、法律。车辆不得带“病”行驶。

2、未经公司行政部同意，不得将所驾驶车辆交与他人驾驶及使用。3、严

禁酒后驾车、无证驾驶。

4、车辆在定人定车的情况下，如遇车辆借给其他人使用时，交接要清楚，

检查好车辆外观，车辆交回时要及时见车车辆内外有无异常。

5、严格遵守公司的《车辆管理制度》及相关规定，不得擅自出车，保证及

时、定点停发车辆。

6、驾驶员应每天记录登记出车情况，内容包括：当天行驶公里数、出车时

间、用车人、目的地，收车时间。每周行政部统一整理。7、驾驶员经常保持车

辆内外整洁、油料充足，每天出车、收车打扫车辆卫生。早上9点前车辆内外清洁

完毕。车内无杂物，后备箱物品摆放整齐，车外光亮、无污渍，恶略天气（大风、

雨雪、沙尘）除外。

8、驾驶员应记录每次加油时间及金额，留意油卡余额，及时告知财务部。

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人事专员兼行政专员职务概况：

职务名称：人事专员兼行政专员

所属部门：董事会秘书处

直接上级：董事长、行政部、人事部内部协调部门：行政办公室、资金财务

部、人力资源部、董事会办公室、总裁办公室等部门性质：执行、传达、协调、

公关、服务工作职责：

1、组织董事会秘书处工作人员的招聘、录用、离职、人事变动

信息的下达和公司相关文件下发。

2、负责组织建立和完善公司人员的培训体系，实施培训计划。

3、考核公司人员出勤情况，按董事会要求做好人员的薪酬管理

工资。

4、负责组织整理公司文字、图片、视频的管理工作。

5、负责公司会议安排。

6、人力资源部其他事务性工作和董事会临时安排工作。

7、配合行政部、财务部、董事会办公室、总裁办公室的相关工

作。

8、

篇三：董事会秘书处、党委办公室职责

龙口矿业集团有限公司

董事会办公室、党委办公室职责

一、负责董事会和党委会综合性事务、会务、公文处理，负责董事会和党委

会主要领导讲话材料的起草。

二、负责董事会、党委会各类会议和重要活动的筹备工作；负责董事会、党

委会文件、档案管理工作及工作大事记。

三、负责董事会、党委会决议及工作安排的督促、催办、落实；搞好有关工

作的信息调研，为董事会、党委会领导决策提供可靠依据。

四、发挥综合协调作用，做好有关工作的协商、沟通工作，协调董事会机关

各部室及党委机关各部室的业务工作和关系。

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五、负责群众来信来访的接待和转呈；负责集团公司保密委员会的日常性工

作；负责集团公司董事会、党委会印鉴的管理、使用。

六、负责董事会、党委会来宾的接待工作。

龙口矿业集团有限公司

董事会办公室、党委办公室主任

岗位职责

一、负责董事会办公室、党委办公室的全面工作。

二、负责筹备、组织、参与董事会、党委会的各类会议，协助有关部门做好

集团公司有关重要会议的筹备工作。

三、负责组织党委会、董事会各类文件和领导讲话等文字材料的起草工作。

四、负责全局性重要工作和重大活动的组织和参与。

五、负责组织信息调研活动，为董事会和党委会领导提供决策依据。

六、负责检查、督促、催办董事会和党委会决议、决定、重要工作安排的执

行情况。

七、负责集团公司保密委办公室工作，指导基层做好保密工作。

八、负责来宾接待工作。

九、负责办公室内部建设，提高办公室人员素质，提高办公效率，塑造办公

室应有的窗口形象。

十、承担集团公司领导安排的其它工作。

龙口矿业集团有限公司

董事会办公室、党委办公室副主任

岗位职责

一、分管文秘、信息调研和工作督查工作来。

二、负责组织董事会、党委会有关文件和领导讲话等文字材料的起草工作。

三、负责组织收集各类信息，开展调查研究，为董事会和党委会决策提供依

据。

四、负责协助有关部门做好集团公司大型会议的筹备工作。

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五、协助办公室主任做好办公室的各项工作。办公室主任外出时代行主任的

岗位职责。

龙口矿业集团有限公司

董事会办公室、党委办公室秘书

岗位职责

一、负责董事会、党委会会议的具体筹备、通知、记录工作。

二、负责董事会、党委会各类文件及有关领导讲话等文字材料的起草工作。

三、负责董事会和党委会的大事记工作。

四、协助文书搞好集团公司历史性资料的积累和整理归档。

五、负责督查、了解、掌握董事会、党委会决议和工作安排的贯彻执行情

况，搞好信息调研，形成有价值的信息调研成果。

六、做好董事会办公室和党委办公室所担负的服务性工作。

七、做好领导和办公室安排的其它工作。

龙口矿业集团有限公司

董事会办公室、党委办公室文书

岗位职责

一、负责上级文件和机要函件、资料的登记、分发、传阅、催办、归档及清

退工作。

二、负责董事会和党委会文件编号、印鉴使用与管理、办公室报刊分发工

作。

三、负责基层单位上报的专题报告的处理、保管和督办工作。

四、做好保密工作，每年对基层单位机要文件管理、使用情况进行一次检

查。

五、负责检查领导办公室和会议室的卫生清理工作，搞好办公室内勤工作。

六、做好党委领导和办公室安排的其他工作。