社会保险管理

关于加强社会保险档案管理的调研报告

社会保险档案是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人

履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。随着社会保障制度改革的

深化，保障范围的越来越广，如何做好社会保险档案工作，已成为档

案管理部门的一项重要任务。

一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义

（一）加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需

要。随着社会保险改革的逐步深化，"单位人"势必要变成"社会人"。

社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休

人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整

准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部

门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

（二）加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必

然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受

社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要

填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，

其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对

缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流

动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个

人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档

案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

（三）加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质

量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有

序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，

从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借

鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策

提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我

们做好社会保险工作的前提条件。

二、目前社会保险档案管理的现状

（一）对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨

大,工作环节繁琐,加之有关领导的不重视,对社会保险档案的管理缺

少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况,在全国普遍存在,

有些部门没有专门的档案室,该归档的档案没有归档,档案随意保存、

丢失的情况比较严重，部分业务人员也存在概念不清，认识不高的问

题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意

识淡漠。

（二）社会保险档案多头管理。管理不统一。社会保险档案

由于涉及的面比较广泛,在我国不一样的类别社会保险档案分别归属

不一样的部门管理,形成了多头管理问题,造成不一样的档案分属不一

样的部门,各部门之间资讯沟通困难,一个人的保险资料分别保存在不

一样的机构,不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综

合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理

办法各异,没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社

会保障档案资讯。

（三）缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险

档案管理缺乏国家标准,造成社会保险档案的各地管理办法不统一。

在社会保障档案的不一样专业类别中,管理的规范和水平也不一致。

哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，

如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管

理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上

也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

（四）手段落后，管理水平低，跟不上社会社会保险制度改

革的快节奏。近两年随着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保

险机构实施了档案的微机化管理，但由于软、硬、人三者没有实现有

机结合，有的缺乏相应软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应

有的效能。大部分社会保险机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模

式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接

影响了工作的进展。

（五）社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保

经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；

虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才

很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响

了档案管理工作。

三、加强社会保险档案管理的设想

（一）提高认识，加强领导。加大社会保险档案工作宣传力度,

利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保险档案工作的重要性,

提高每一位公民的社会保障意识,加大对社会保险档案工作的重视程

度,积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持,

加大资金及人力投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮

乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社会保险档案工

作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，

提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉

性和责任感。

（二）健全制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。

依据《档案法》，《保密法》等法规政策，制定社保档案分类大纲和保

管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的

制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收

集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工

作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报

表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理

的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社

会保险档案的集中管理。

（三）国家和省应尽快制定社会保险档案管理办法，将社会

保险档案工作纳入规范化管理。管理办法应就社会保险档案存储的

内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职

责、档案管理软件的开发与应用等作出较为详实的规定，以彻底改变

社会保险档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险

档案管理体系。

（四）"软"、"硬"一起上，实现社会保险档案的微机一

体化管理。各级社会保险部门应克服资金紧张的困难，购置先进的

微机设备装备档案室。在机型上在一个省内要尽力做到统一，以便为

下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进

行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软

件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以

实现对档案资料的快速统计。如对档案的分类统计，综合数字统计、

相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用

者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；并可以实现系统的

网上互联。

（五）搞好人员培训，不断提高社保档案管理队伍的业

务技能。社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档

案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操

作能力。为此，社保部门应与档案行政管理部门加强联系，积极组织

社保档案员进行培训，开展经验交流。同时要加强档案管理人员的思

想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支

业务精湛的社会保险档案管理队伍。

二Ｏ一Ｏ年六月十二日