展会宣传

展会策划书

第一部分会展预备阶段的文案

第一节会展预备阶段的文案简介

一、会展预备阶段的文案的概念：

会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集

信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准

备阶段涉及到的所有文本文案;

二、会展预备阶段的文案种类：

一般来说,会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展

会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展

会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作

方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等;

第二节会展预备阶段的文案写作

一、展会立项策划书的写作

一展会立项策划书的概念：

所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办

的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,

提出计划举办的展览会的初步规划内容,主要包括：展会名

称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会

定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场

管理计划、相关活动计划等;

展会立项策划书是为策划举办一个新展会而提出的一套办

展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结;

二展会立项策划书的内容结构：一般地,展会立项策

划书主要包括以下内容：1、办展市场环境分析：包括对

展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政

策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析

等;2、提出展会的基本框架：包括展会的名称和举办地点、

办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模

和展会定位等;3、展会价格及初步预算方案;4、展

会工作人员分工计划;5、展会招展计划6、展会招商

计划;7、展会宣传推广计划;8、展会筹备进度计划;

9、展会服务商安排计划;10、展会开幕和现场管理计划;

11、展会期间举办的相关活动计划;12、展会结算计划;

三展会立项策划书的写作要求：

1．展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容：

基本部分、限定部分和行业标识;如“第93届中国出口商品交

易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易

会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商

品”;下面分别对这三个内容作一些说明：·基本部分：

用来表明展览会的性质和特征,常用词有：展览会、博览会、展

销会、交易会和“节”等;·限定部分：用来说明展会举办的

时间、地点和展会的性质;展会举办时间的表示办法有三

种：一是用“届”来表示;二是用“年”来表示,三是用“季”

来表示;如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克

福春季消费品展览会等;在这三种表达办法里,用“届”来去示

最常见,它强调展会举办的连续性;那些刚举办的展会一般用

“年”来表示;展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现,

如第三届大连国际服装节中的“大连”;展会名称里体现

展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”

等;如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个

国际展;·行业标识：用来表明展览题材和展品范围;如第三届

大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会;

行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个

产品大类;

2、展会地点策划选择展会的举办地点,包括两个方面

的内容：一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办;

策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪

个省或者是哪个城市里举办;策划选择展会在哪个展馆举

办,就是要选择展会举办的具体地点;具体选择在哪个展馆举办

展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定;另外,在具体选

择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安

排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素;

3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和

招商等事宜的有关单位;办展机构可以是企业、行业协会、政府

部门和新闻媒体等;根据各单位在举办展览会中的不同作

用,一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单

位、协办单位、支持单位等;主办单位：拥有展会并对展会

承担主要法律责任的办展单位;主办单位在法律上拥有展会的

所有权;承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管

理,并对展会承担主要财务责任的办展单位;协办单位：协

助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地

承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位;支持单位：

对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是

招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位;4、

办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办;办展时

间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期;二是指展

会的筹展和撤展日期;三是指展会对观众开放的日期;展览

时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定;有

些展会的展览时间可以很长,如“世博会”的展期长达几个月

甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般

是3-5天为宜;5、展品范围展会的展品范围要根据展

会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定;根据

展会的定位,展品范围可以包括一个或者是几个产业,或者是一

个产业中的一个或几个产品大类,例如,“博览会”和“交易

会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就超过10万

种,几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展

品范围涉及到的产业就很少,就只有汽车产业一个;6、办展

频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,

或者是不定期举行;从目前展览业的实际情况看,一年举办一次

的展会最多,约占全部展会数量的80％,一年举办两次和两年举

办一次的展会也不少,不定期举办的展会已经是越来越少了;

办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约;我们知道,

几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对展

会的办展频率有重大影响;产品的投入期和成长期是企业

参屉的黄金时期,展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期;

7、展会规模展会规模包括三个方面的含义：一是展会的

展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的

观众有多少;在策划举办一个展会时,对这三个方面都要作出预

测和规划;在规划展会规模时,要充分考虑产业的特征;展

会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制;8、

展会定位通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参展企业

和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说,展会定位就

是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和

发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和

观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程;展会定位要

明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等;

9．展会价格和展会初步预算展会价格就是为展会的展位出

租制定一个合适的价格;展会展位的价格往往包括室内展场的

价格和室外展场的价格,室内展场的价格又分为空地价格和标

准层位的价格;在制定展会的价格时,一般遵循“优地优

价”的原则,即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往

要高一些;展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举

办展会预期以获得的收入进行的初步预算;在策划举办展

会时,要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引

目标参展商参加展会十分重要;10、人员分工、招展招商和

宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划

是展会的具体实施计划,这四个计划在具体实施时会互相影响;

人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排;招展计

划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法;招商

计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办

法;宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时

为展会的招展和招商服务的;

11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展

会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位

划分等工作进行的统筹安排;它明确在展会的筹办过程中,到什

么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举办;展会进度计划

安排得好,展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行;

现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计

划安排,它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登

记计划和撤展计划等;现场管理计划安排得好,展会现场将井然

有序,展会秩序良好;展会相关活动计划是对准备在展会期

间同期举办的各种相关活动作出的计划安排;与展会同期举办

的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等,它们

是展会的有益补充;

二、展会项目立项可行性研究报告的写作一展会项目

立项可行性研究报告的概念完成了展会立项策划书,并不

意味着该立项的展会就可以举办了;项目立项只是对举办什么

题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见,制定了

一套初步的方案,至于该展会是否真的可以举办和该方案是否

真的可行,还需要对该展会项目及方案进行可行性分析;可行性

分析的结论及其他必须考虑的因素,才是决定最后是否可以举

办该展会的最终依据;展会项目立项可行性研究报告就是

在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告;展会

立项可行性分析是展会项目立项策划的继续;展会项目立项策

划主要是在掌握各种信息的基础上,初步提出计划举办的展会

“是什么样的”；展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信

息的基础上,深入分析举办展会立项策划提出的“那样的展

会”是否可行,为最后是否举办该展会提供科学的决策依据;

如果展会立项策划通过可行性分析,证明计划举办展会的市场

条件具备,项目具有生命力,各种执行方案策划合理,项目在经

济上可行,风险较小且有一定的社会效益,就可以通过该展会立

项策划,决策举办该展会了;

二展会项目立项可行性研究报告的内容结构展会项目立项

可行性研究报告要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评

估和说明,并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方

案提供改进依据和建议;因此,展会项目立项可行性研究报告主

要包括以下几项内容：1、市场环境分析1宏观市场环境：

包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文

化环境等;2微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标

客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等;3市场环境评

价：SWOT分析法,即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁

分析;2、展会项目生命力分析1项目发展空间：即分

析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策

空间等是否具备;2项目竞争力：包括展会定位的号召力、

办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展

会服务等;3办展机构优劣势分析3、展会执行方案分

析1对计划举办的展会的基本框架进行评估,具体包括：

1展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突;2

办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征;3

展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会;

4在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会;

5展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定

位的展会;6办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉;

7展会定位与展会规模之间是否有冲突;2招展招商和宣传

推广计划评估1招展计划评估2招商计划评估3

宣传推广计划评估3、展会项目财务分析1价格定位

2成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1展览

场地费用;即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用;这些费

用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位

搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等;2

展会宣传推广费;包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资

料邮寄费、新闻发布会的费用等;3招展和招商的费用;

4相关括动的费用;包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾

接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费

用等;5办公费用和人员费用;6税收7其他不可预

测的费用3收入预测举办一个展会的收入一般包括：

1展位费收入2门票收入3广告和企业赞助收入4其

他相关收入4盈亏平衡分析5现金流量分析1净

现值分析2净现值率分析3获利指数4内部收益

率5、风险预测1市场风险2经营风险3财务

风险4合作风险6、存在的问题包括通过以上可行

性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行

性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等;7、

改进建议针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进

建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等;8、努力的

方向根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础

上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件

和需要努力的方向;三展会项目立项可行性研究报告的写

作要求展会项目立项可行性研究报告是办展机构进行决策

是否要举办该展会的重要依据,因此,展会项目立项可行性研究

报告的写作必须做到材料真实充分,分析客观科学,判断准确有

理;1、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性

分析的第一步,它是根据展会立项策划提出的展会举办方案,在

已经掌握的各种信息的基础上,进一步分析和论证举办展会的

各种市场条件是否具备,是否有举办该展会所需要的各种政策

基础和社会基础;市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条

件,还要对其未来的变化和发展趋势作出预测．使立项可行性分

析得出的结论更加科学合理;市场环境分析是从计划举办

的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具

备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出

发,分析该展会是否有发展前途;分析展会项目的生命力,不是

只分析展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长

期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否

还有发展前途的问题;

2、展会项目生命力分析

市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出

发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则

是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展

前途;分析展会项目的生命力,不是只分析展会举办一届或两届

的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展

会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题;

3、展会执行方案分析

展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发,分

析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备,是

否能保证该展会计划目标的实现;展会执行方案分析的对象是

该展会的各种执行方案,分析的重点是各种执行方案是否合

理、是否完备和是否可行;

需要强调的一点是,对展会基本框架进行评估,重点不

是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和

可行,而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行;因为,

尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理

和可行的,但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却

可能是不合理和不可行的;所以,要避免这种“个体合理,群体

冲突”现象的出现,对展会基本框架进行评估就十分重要;

4、展会项目财务分析

展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发,分析

测算举办该展会的费用支出和收益;展会项目财务分析的主要

目的是分析计划举办的展会是否经济可行,并为即将举办的展

会指定资金使用规划;

5、风险预测

从展会立项可行性分析的角度看,风险就是办展机构在

举办展会的过程中,由于一些难以预料和无法控制的因素的作

用,使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期

发生背离,从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使

展会如期举办,但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性;

6、存在的问题

包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的

各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生

影响的其他问题等;

7、改进建议

针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,

指出要成功举办该展会应该努力的方向等;

8、努力的方向

根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,

针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和

需要努力的方向;

三、参展说明书的写作

一参展说明书的概念

办展机构在确定了展会的有关日期安排,指定了展会承

建商、展会运输代理和展会旅游代理以后,就可以着手编制展

会的参展说明书了;

参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商

参加展会时应注竟的其他问题汇编成册,以方便参展商进行参

展准备的一种小册子;编制参展商手册是展会筹备过程中的一

项基础性的工作;

二参展说明书包含的主要内容及写作要求

从某种意义上讲,参展说明书是帮助参展商进行参展筹

备的纲领性文件,也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各

环节进行有效管理的指导性文件,参展商手册所包含的内容涉

及到举办展会的各个环节;

一般来说,参展说明书主要包括以下几方面的内容：

1前言;主要是对参展商参加本展会表示欢迎,说明本手

册编制的原则和目的,提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展

等环节要自觉遵守本手册的相关规定等;前言一般都很简短,言

简意赅;

2展览场地基本情况;包括展馆及展区平面图、至展馆

的交通图、展览场地的基本技术数据等;绘制展馆及展区平面

图时,要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位

划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆的

交通图时,要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以

利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城

市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据,要清楚准

确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆

室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等;

对展览场地基本情况的介绍．对于帮助参展商准确地找到展馆

和自己的展位,进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用;

3展会基本信息;包括展会的名称、举办地点、展览时

间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代

理、指定接待酒店等;对于办展时间,要具体列明展会的布展时

间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时

间、布展撤展加班时间等,对以上时间尽量精确到小时；对于

办展机构,要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位

和协办单位等；另外,还要具体列明各办展机构、展会指定承

建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细

联系地址、联系电话、传真和联系人,如果有网址和E—MAlL也

最好能公布,以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位;

4展会规则;就是展会要求参展商和观众等参加展会时

所必须遵守的一些规章制度,包括：展会有关证件使用和管理

的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品

储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规

定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项

等;展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度,对展会现场

管理和维护现场秩序十分重要;

5展位搭装指南;是对展会展位搭装的一些基本要求和

说明,主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等;由于所有

的标准展位的基本结构和配置都是一样的,所以“标准展位说

明”主要是对展位的标准配置作出说明,列明参展商使用标准

展位的注意事项,

提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处

理办法等;

“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出

的一些规定和要求,如使用材料的要求、动火作业的规定、消

防安全的规定和铺设电线的规定等;层位搭装指南对指导参展

商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助;

6展品运输指南;是对参展商将展品等物品运到展览现

场所作的一些指引和说明,主要包括海外运输指南和国内运输

指南等;不管是海外还是国内运输指南,都要对展品等的运输方

式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件

的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供

选择的自选服务等作出具体说明;展品运输指南对帮助参展商

及时安排展品等物品的运输有较大的作用;

7会展旅游信息;是对解决参展商及观众等参加展会期

间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的

一些说明;会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档

次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展

馆的距离等,要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展

期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排

等;会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服

务的;

8相关表格;是有关参展商在筹展和布展过程中需要使

用的各种表格,主要包括展览表格和层位搭装表格两种;展览表

格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工

作证

和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊

广告申请表等;

参展说明书编制成功以后,可以印刷成册,在展会开幕前适

当的时间寄给参展商,也可以将其内容发布在展会的专门网站

上供参展商阅览和下载,如果展会有海外参展商,还要将参展商

手册翻译成外语文本;

三参展说明书的作用

参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹

展、布展、展览和撤展等服务的,它不仅对参展商进行参展筹

备有着十分重要的指引作用,也对办展机构对展会的布展、展

览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响：

1、参展说明书对参展商的指引作用;参展商手册分别

对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输

和会展旅游等作出详细的说明,参展商在得到参展说明书以后,

就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备,

如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等；在展会布

展现场,参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展,

避免布展期间的盲目和违规；在展览期间,参展商可以按该说

明书的要求布置展品演示；在撤展期间,参展商可以按照该说

明书的指引有条不紊地撤展；展会结束后,

参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要

的会展旅游;在参展说明书的指引下,参展商可以更有效地准备

和完成参加展会各工作环节的各项事务;

2、参展说明书对展会现场管理的作用;参展说明书对

展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定,不仅有利于

指导各参展商按规定办事,也有利于办展机构按该手册的规定

监督展会现场的各种事宜,并按手册的规定为参展商提供各种

服务;参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展

等环节进行现场管理的重要依据之一,它为展会各阶段制定了

大家必须遵守的行为规范,有利于办展机构按此规范对展会各

环节的现场进行管理;

3、参展说明书对观众的作用;除了对参展商的指引和

对展会现场管理的作用外,参展说明书对展会观众也能起一定

的作用;比如,手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通

路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明,就对观众参观展

会有较大的帮助;

观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展

馆,在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务

提供点,可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇．在展会

开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等;

一般来说,展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来

的,参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众,这样,参展

说明书对观众所起的作用将更大;

四、编制参展说明书的基本原则

从参展说明书所起的作用我们可以看出,参展说明书是

展会筹备过程中的一个重要文件;要让参展说明书在展会筹备

过程中切实地起到上述作用,在编制参展商手册时,我们必须做

到：

第一、实用;参展说明书所包含的内容必须是对参展商

进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用,或者是对

办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较

大帮助,或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用,否

则,该内容就不能进入参展商手册;

第二、简洁明了;参展说明书对各方面内容的说明和叙

述应该简洁,文字不要太多,篇幅不要太长,能说明问题就行；

参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体,让人

看得明明白白,不能让人看不懂,更不能让人产生歧义．否则,

在展会筹展、布展、

展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议,既不利于参

展商展出,也不利于办展机构对展会现场进行管理;

第三、详细全面;对于参展说明书提到的各项内容要尽

量详细,如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分

钟,对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等,这

样更有

利于展会具体操作和管理；对于参展说明书提到的各项内容要

做到没有遗漏,

如对展览场地基本情况的说明中,对展馆人口的高度和宽度、

对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明,不

能遗漏,否则,现场操作就会出现问题,比如,如果没有提到展馆

入口的高度和宽度,就有可能会使一些较大较长的物品进不了

展馆;

第四、美观;参展说明书的排版和制作要美观大方,印刷讲

究,尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的制作

和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符,不能让人

产生不好的联想;

第五、专业;参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规

范,要使用行业熟悉的语言,所涉及的术语要规范,不能想当然

地使用一些行业比较陌生的词语；内容编排要符合参展商筹展

的筹备程序,不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容;

第六、国际化;如果展会是国际性的展会,或者展会有向国

际化方向发展的打算,那么,参展说明书的内容编排和制作也要

尽量做到符合国际参展商的需要,如除要有中文的文本外还要

有外文的文本;外文文本的参展说明书,其翻译一定要准确,因

为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的；如果

翻译不准确,将会给他们带来极大的不便;