商务信函写作格式

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商务沟通信函格式

篇一：商务沟通函模板

XXXX市XXXXXXXX商贸有限公

司文件

致：XXX食品股份有限公司由：XXXX市XXXXX商贸有限

公司收件人：XXX食品股份有限公司发件人：XXX

页数：2页传真：

主题：沟通函日期：20XX年5月3日

关于XXX区域市场XXX食品XXXXX窜货问题的沟

通函

XXX食品股份有限公司：

我司与贵公司合作以来，一直非常顺利，非常感谢贵公

司对我司的支持与信任。我司在终端市场也一直遵守着贵公司制定的市场规则，

努力地完成任务，共同创造XXX食品的

销售氛围和利润空间，最终实现互利双赢。

然而，随着市场的逐步发展，窜货问题日益突显，严重的扰乱了市场秩序，

极大地伤害了合作的感情，挫伤了做市

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场的信心和积极性。5月1日，我司协同贵公司xxx驻地业

务xxx共同查出了xxx市xx镇一起xxxxxx恶性窜货事件，具体情况如下：

1、4月份期间，我司下辖的xxx市场xxxxxxx市场需求

量突然间饱和，引起了我司的警觉和怀疑；

2、经多方走访、调查，4月28日获悉，我司二批商xxx

市xxx镇xxx冷食批发正依xxxx元/件的价格向外销售

xxxxxx，此价格比我司从贵公司直接发出的到岸价xxxx元/

件的价格还要便宜，并且xx冷食批发已有近一个月未从我

司订货；

3、5月1日，我司工作人员携贵公司业务xxxx进入xx

冷食批发仓库内看到，xxxxxx约1000件，以xxxx和xxx居

多；

4、这些商品的外包装箱上的滚码显示为1005，经查系

xx区域的货（照片详见附件）。

窜货问题一直有，并大有愈演愈烈之势。其他区域为了

冲量，不计后果的将该商品以超低价窜入xxx市场，不仅严

重扰乱了市场价盘，打破了正常的市场秩序，更大的伤害我司和其他二批商的

信心，并出现了对xxx品牌的质疑，一些

网点经销商纷纷退货，并扬言，今后不再做xxx了，价格太

乱了！致使近半年来我司花费大量的人力、物力刚建立起来的中小网点冷链市

场全部乱套，并严重影响了我司多年来积

累起来的信誉度，使我司损失特别惨重

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请贵公司尽快解决此事，以防时间愈长，恶劣影响俞远再次感谢贵公司的

理解与支持。顺祝商祺！

篇二：商务信函格式

商务信函格式

您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份

信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同

时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作

决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着

举足轻重的地位。

商务信函写作前言

作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种

商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了

大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有

十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，

相信对您的工作具有很高的参考价值。

商务信函的重要性

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？

是的，答案是肯定的。

让我们一起来看看以下的调查结果。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业

务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？

［参考全美最畅销的贸易书籍

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“buildinganlmport-exportbusiness”］以下5个方面是买

家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件？

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？

供应商如何答复买家提出的要求？

供应商多久做出答复？

供应商是否愿意对产品进行修改？

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？

供应商的信用如何？

供应商的银行信用记录如何？

供应商银行帐户开立的年数？

大致的通常收支情况？

银行给供应商的贷款额度？

银行对供应商的帐户情况是否满意？

供应商贸易往来的信用如何？

合作者与该供应商的合作年数？

供应商可承受多大的定单？

交货是否及时？

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是否能准确地完成定单？

供应商是否使用了标准质量管理认证体系？

比如Iso9000、Iso14,000（环境）、

hazardAnalysisatcriticalpoints

（适用于出口美国的海产品）

由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您

公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表

着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方

式来评估和了

解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业

的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举

足轻重的地位。

商务信函的基本结构

传统信件

这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式一齐头式。

主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文

部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

1、信头Theheading

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包

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括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这

种信笺纸就可以。

2、编号（写信人的名字缩写）和日期

Thendernameandthedate

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、圭寸内地址Theinsideaddress

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地

址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不

是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质

的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以

不必填写封内地址。

4、事由Thesubjectheading

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完

全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

5、称呼Thesalutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dearsirs,Dearmadam,,。称呼后面的标点，一般

使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

6、开头语Theopenntences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，

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主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要

求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

7、正文Thebodyoftheletter

信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继

续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

8、结尾语Thecomplimentaryclo

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来

信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束

后，另起一段写结尾语。

9、结束语Thecomplimentaryclo

结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：

“sincerely,”“bestRegards,”or“YoursTruly,”.

结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

10、签名Thesignatrue

写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好

亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通

函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

11、附件enclosure