公文附件格式要求

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公文和说明标注位置、格式及的处理

日常公文写作过程中，公文是文秘人员经常碰到的问

题。笔者在教学工作中也发现，相关文献中，对和说明所在

位置、标注格式以及所带的如何处置，要么语焉不详，要么

大而统之，孰是孰非，给工作实践带来诸多困惑。

一、公文本身所附的正确位置

"国家行政机关公文格式"〔下简"格式"〕中提出：“公文

如有，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“〞，

后标全角冒号和名称。如有序号使用阿拉伯数码(如“：1．×

××××〞)；名称后不加标点符号。应与公文正文一起装订，并

在左上角第1行顶格标识“〞，有序号时标识序号；的序号

和名称前后标识应一致。如与公文正文不能一起装订，应在

左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识(或带

序号)〞。

上述表述中对的表述，实际上暗含两个概念：一个是说

明，一个是本身。前半段实际上是讲公文有时在正文下所标

注的说明的标注要求，总体来说还比拟明确；而后一段话，

主要讲本身的标注问题，在讲述本身的标注问题时，细分为

两种情况：一种是本身与公文主件一起装订的情况，一种是

本身与公文主件不能一起装订的情况。后一种情况，实际上

就是一份独立的文书，"格式"中对其标注的方法也是比拟明

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确的。关键是第一种情况，"格式"中要求“应与公文正文一

起装订〞，在这里“公文正文〞一词容易引起一定歧义。因

为根据"国家行政机关公文处理方法"〔下简"方法"〕及"格式"

中相关规定，公文的“正文〞是公文“主体〞的一个组成因

素，如果理解为“说明〞放在“公文正文〞之后是妥当的，

但如果本身放在公文正文之后，显然不好操作。

也正因为以上的概念性模糊，在实践中，本身与主件一

起装订的情况，本身所在的位置通常就能见到以下两种：一

是本身附在公文的版记之后。二是本身附在公文生效标识印

公章之后〔有附注时在附注之后〕，且从下一页顶行标识。

对这两种位置的设定，不少著作中要么是"格式"中的原

文照抄，要么是见仁见智，自由发挥：有的认为二者皆可，

有的认为只能取第二种。因此很有必要查根问据，统一规X。

"方法"第十条规定，“公文一般由秘密等级和XX期限、紧急

程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、

正文、说明、成文日期、印章、附注、、主题词、抄送机关、

印发机关和印发日期等局部组成〞，"格式"中也提出从公文

正文中抽出的应该是“放在公文生效标识印章之后〞。所以

从表述的逻辑顺序上讲，可以毫无疑义地判断，本身必然放

在公文的主体之后，即“附注〞之后，至于是否另转下页开

场标识，不少人也很模糊，其实如果细读"格式"中“应与公

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文正文一起装订，并在左上角第1行顶格标识‘’〞，这个

问题就昭然假设雪，理应转下页标识，而不是紧随附注之后。

所以"公务员考试公文写作答疑"中提出，“新"方法"十条

规定中，把‘’一词置于‘附注’之后、‘主题词’之前，

这种排列的本身就告诉我们一个应当注意的问题，即公文的

一般应与公文的主体一体装订，公文的版记要置于之后，以

保证公文正文与的完整一体性，不少机关或单位把公文的版

记即文尾置于公文正件之后、之前，形成主、附两别离的做

法，是不正确的〞。这种说法应该是具有权威性的，也是符

合实际情况的。

那么，为何长期以来出现了本身标注位置的混乱，笔者

认为原因有二：一是"方法"和"格式"中的相关表述不太到位，

比方在"方法"中对“说明〞和“〞是分开解释的，而"格式"中

那么将二者合在一起统放在“公文正文〞之后表述，这就容

易引起歧义，所以宜于按照其应在位置将“说明〞和“〞分

开表述；二是不少文秘工作者认为，如果将本身附在公文主

体之后，有时可能某一页当中，正文只有一、两行，加上“说

明〞和生效标识、签发日期、附注等公文主体要素，下面留

白太多，于是便自作聪明，将公文的版记局部提前标注了。

二、及说明的标注格式需要规X

如前所述，的位置确定之后，但本身如何标注，因为缺

少明确规定，所以实践中往往也是各行其是。"格式"中规定

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“在的左上角第1行顶格标识‘’，有序号时标识序号〞，

但这种规定过于原那么。标注时存在两个需要规X的问题：

一是在标识模式上，是“‘’+冒号+名称〞模式，还是“‘’

+冒号〞为一行，“名称〞换行居中。二是“〞2字、名称字

号、字体的问题，似乎在"格式"中均未做明确规定。

笔者认为，既然作为公文主体的一个组成局部，其标注

的格式除了明文规定之外，一是在字体、字号上应该遵循“正

文用3号仿宋字〞的规定，与“说明〞的标识字体、字号一

样，而不应再生枝节，至于像有些教科书上讲“〞2字用黑

体的说法，缺少权威支撑。二是标注时应该强调采用“+冒

号+名称〞的格式，以与“说明〞的标注格式一样，而不是

其他。

此外，当名称较长需要回行时，应该参照“抄送机关〞

的标识方法，回行时与冒号后内容对齐，这一点在"格式"中

未加说明。同样，说明的标注上，关于这一点也应该按照“抄

送机关〞的标识回行方法执行。

三、的处理方法

在实践工作中，不少公文的正文也有，这个“〞应附于

何处、如何标注，也是困惑不少文秘工作者的一项工作。笔

者接触到的处理方法主要有：一是参照公文主件与的位置关

系及标识方法进展安排。二是简而化之，在的正文中用括号

标注为“略〞等。对于第二种方法，从公文的完整性上来说，

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是不符合要求的。而第一种方法带来的结果是：公文主件的

如只有一件，那么此标注为“〞，而如本身所带的为两件，

那么按此方法必然标注为“1〞、“2〞，这样在同一个文件

当中，就出现了“〞、“1〞、“2〞，这样的标注既不规X，

同时也容易让人摸不着头脑，搞不清谁是谁的。试看一例：

×××教育局关于印发"×××市师X生考核方案"的通知

各县〔市、区〕教育局：

现将"×××市师X生考核方案"印发给你们，请结合各地区

实际情况，贯彻执行。

："×××市师X生考核方案"

二○○八年二月八日

：×××市师X生考核方案

××××××××××××〔"方案"正文〕……。

1："×××市师X生入职考核细那么"

1：×××师X生入职考核细那么

×××××××××〔"细那么"正文〕……。

这种的标识给人的感觉眼花缭乱，不够明晰。那么如何

处理这个问题，笔者认为可以通过两个途径来解决：一是效

仿国务院办公厅所发公文实例，从的使用X围来进展完善。

"格式"条文释义规定：所附内容主要包括一些图表、和规定

等。因此可以这样理解：一般来说图表和本身不带，那么有

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可能本身带有的只有“规定性公文〞，而“规定性公文〞通

常都是以转发、印发、报送等名义发布的，此时公文的主件

仅仅是个包装或外壳而已，而公文的实体就是这些“规定性

公文〞。试看一例：

国务院办公厅关于转发人力资源社会保障部财政部

城镇企业职工根本养老保险关系转移接续暂行方法的

通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直

属机构：

人力资源社会保障部、财政部"城镇企业职工根本养老保

险关系转移接续暂行方法"已经国务院同意，现转发给你们，

请结合实际，认真贯彻执行。

二○○九年十二月二十八日

"城镇企业职工根本养老保险关系转移接续暂行方法"才

是此篇公文的主体和实质〔也有学者干脆就称之为主件，当

然这种称呼有待商榷〕，此公文的主件“人力资源社会保障

部、财政部"城镇企业职工根本养老保险关系转移接续暂行方

法"已经国务院同意，现转发给你们，请结合实际，认真贯彻

执行。〞，仅仅是起到转发的作用。这个观点是站得住脚的。

如果这样，的的标注问题就迎刃而解了。秘书学界有一个约

定俗成的习惯：但凡正文中已经提及名称的，正文下面就不

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再加注“说明〞，以使整个公文更为简洁。此等做法，国务

院、国务院办公厅所发的公文均为如此，是有事实依据的。

因此，对于日常公文写作过程中出现的的标注完全可以按此

方法来解决。诸如第一例，公文可以标注为：

×××教育局关于印发"×××市师X生考核方案"的通知

各县〔市、区〕教育局：

现将"×××市师X生考核方案"印发给你们，请结合各地区

实际情况，贯彻执行。

×××市师X生考核方案

二○○八年二月八日

×××市师X生考核方案

××××××××××××〔"方案"正文〕

1："×××市师X生入职考核细那么"

1：×××师X生入职考核细那么

×××××××××〔"细那么"正文〕。

这样就能有效防止两重标识不准和关系混乱的现象，使

公文的主体与以及与的之间的关系更为明晰。

除此而外，笔者认为，可以根据的的重要性分而行文。

比方像上例中"×××市师X生考核方案"与"×××市师X生入职考

核细那么"，实那么是两件均十分重要的事务文书，×××教育

局作为主管单位，完全可以以两个通知的形式，分而行文，

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如果硬性采取这种层层嵌套的方式，必然是自缚手脚，同时

也是不尽规X的。

总之，的位置、规X标识以及特殊情况的处理除了需要

文秘工作者不断总结完善并大力践行之外，还期待于国家权

威部门对相关事项进展规X性解释或法律化修订，这样更能

有利于公文写作的安康开展，改变目前各行其是的现状。