企业合同管理

公司合同管理制度

公司合同管理制度1

第一章总则

第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开

展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，

根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。

第二条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合

同。

第三条订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等

互利、协商一致、等价有偿的原则。

第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维

修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。

第五条除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改

合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

第六条国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

第七条公司由法律顾问根据总经理的授权，全面负责合同管

理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。

第二章合同的订立

第八条与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济

合同。

第九条订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信

等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。

第十条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表

人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。

第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和

业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固

定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方

式。

第十二条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人

员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人

签字并加盖公章后授权生效。

第十三条符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合

同：

1、单笔业务金额达一万元的；

2、有保证、抵押或定金等担保的；

3、我方先予以履行合同的；

4、有封样要求的；

5、合同对方为外地单位的；

第十四条经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目

等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，

违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定

金、抵押等担保条款。

第十五条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确

切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合

同章，分别保管。

第十六条合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应

当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用

单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同

的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立。

第十七条每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明

合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能

一一注明，须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。

第十八条合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程

经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总

经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。

第十九条公司经理对合同的订立具有最终决定权。

第二十条流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合

同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印

章保管人在合同盖章后留存并及时归档。

第二十一条对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并

且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签

字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总

经理特批。

第二十二条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第二十三条合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定

的规范对合同进行编号并登记。

第二十四条合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，

合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门

等各部门分存，其中元件由财务部门和办公室留存。

第二十五条非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编

号。

第三章合同的履行

第二十六条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、

全面地履行，

第二十七条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同

台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一

事一记。

第二十八条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情

况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。

第二十九条财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列

情形的业务，应当拒绝付款：

1、应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面

合同代用单的；

2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

第三十条付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部

门应当督促付款单位出具代付款证明。

第三十一条在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须

先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财

务审核付款。

第三十二条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，

对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、

领用制度，以保证合同的完整性。

第四章合同的变更和解除

第三十三条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业

务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经

理审核通过方可。

第三十四条我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当

采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

第三十五条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知

必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。

第三十六条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发

的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成

部分交由办公室保管。

第三十七条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分

或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范

围。

第三十八条合同变更后，合同编号不予改变。

第五章其他

第三十九条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和

凭证，有关人员应保守合同秘密。

第四十条业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公

司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履

行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总经

理汇报。

第四十一条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合

同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单

等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，

不得随意处置、销毁、遗失。

第四十二条公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合

同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入

公司对员工和部门的工作成绩考核范围。

第六章责任

第四十三条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和

遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责

任。

第四十四条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移

送有关国家机关追究其法律责任。

第七章附则

第四十五条本办法适用于伟凡公司本部和各部门。

第四十六条本办法解释权归公司总经理。

第四十七条本办法自下发之日起生效实施。

公司合同管理制度2

1.公司采购合同的内容

公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具

体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条

款：

(l)商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体

规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一

的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

(2)商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁

标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、

次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、

保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的

包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理

等，均应有详细规定。

(3)商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变

价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和

结算程序。

(4)交货期限、地点和发送方式

交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情

况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送

方式是送货、代运，还是自提。

(5)商品验收办法

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办

法、期限和地点。

(6)违约责任

签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因

此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，

应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

②不按合同中规定的商品质量标准交货;

③逾期发送商品。

购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付

违约金或赔偿金。

(7)合同的变更和解除条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况

下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，

使签订的合同更切实际，行之有效。

2.采购合同的签订

(l)签订采购合同的原则

①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有

一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或

其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针

和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例

和实施细则的规定。

③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，

必须要有委托证明。

⑥采购合同应当采用书面形式。

(2)签订采购合同的程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取

得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：

①订约提议。

订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或

建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条

款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议

人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提

议的约束。

②接受提议。

接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示

同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺

不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而

提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的

人，而原承诺人成了新的.要约人。实践中签订合同的双方当事

人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要

约―直到承诺的过程。

③填写合同文本。

④履行签约手续。

⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行

政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以

协商决定是否签证或公证。

3.公司采购合同的管理

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

(l)加强对公司采购合同签订的管理

加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作

加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，

掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企

业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提

供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合

同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的

合同合理合法。

(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业

应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，

以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问

题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履

行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利

于合同的实现。

(3)处理好合同纠纷

当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协

商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，

也可以直接向法院起诉。

(4)信守合同，树立企业良好形象

合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进

行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有

利于树立良好的企业形象。

公司合同管理制度3

第一章总则

第一条为加强××房地产开发有限公司的合同管理，规范

经营行为、降低风险，维护公司的合法权益，根据《民法通则》、

《中华人民共和国合同法》等有关法律法规规定，结合本公司实

际情况，制定本制度。

第二条本制度所称的合同是指公司所属各部门公司名义与

公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济

活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不

包括职工与公司签订的劳动合同。

第三条合同管理是指合同的预案审查、合同的执行、合同

的监督、合同的管理。包括从资信调查、合同签订、履行、变更

与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。

第四条公司合同管理实行"统一管理、分级负责、授权签订

"的原则，实行合同承办部门负责制。贯彻以预防为主的原则，

维护公司的合法权益。

第二章合同管理部门

第五条公司办公室为合同事务主管部门，设立法律事务专

员负责公司合同的具体管理工作。

第六条办公室合同管理职能：

1、负责监督指导公司格式条款合同以及部分非格式条款合

同的起草制定，对部分重大及重要合同的条款内容进行审核，避

免出现法律漏洞。

2、组织、协调合同审查及会签程序。

3、对涉及公司的合同订立、变更、执行、终止等行为进行

监督。

4、负责处理公司与外部的重大合同纠纷。

5、负责公司合同及其纠纷处理资料的汇总归档、分类保存、

调阅登记等日常合同档案管理工作。

第七条法律事务专员在合同管理方面的主要职责是：

1、熟练掌握并宣传经济合同法律法规及其他法规。

2、协助进行重大合同的可行性分析，并提出书面分析报告。

参加公司重大合同的谈判及文件起草工作;

3、对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查;

4、参与合同纠纷的处理;

5、负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理;

6、对公司签订的各类合同统一登记、编号并分类保管，并

造册记录已签订合同的履行情况;对已履行的合同装订成册，分

别整理归档;

7、及时向公司领导如实汇报合同管理、签订、履行中的问

题，遇有紧急情况时应采取措施防止问题扩大。

第八条合同承办部门的主要职责：

1、根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜;

2、负责初审合同承办人草拟的合同的可行性、对方经营范

围、资信及履约能力;

3、依法履行合同，及时向司法办通报履行中发生的重大问

题及解决方案;

4、参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼;

5、负责本部门合同文本管理及归档移交工作。

第九条合同承办人的主要职责：

1、根据授权办理签订、变更、解除合同事宜;

2、草拟合同，提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、

资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责;

3、按合同签订的权限，提前向合同承办部门提交合同草本

及前款规定的材料，提请有关部门审查;

4、认真履行已生效的合同，随时检查合同履行情况;

5、及时向主管领导及办公室汇报在履行中发生的问题，并

按时将合同有关文件交合同管理员归档;

6、依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。

第十条合同管理员的主要职责：

1、贯彻实施合同管理办法;

2、协助合同承办人依法签订或变更合同，必要时参与本部

门重大合同谈判与签订;

3、协助合同承办人草拟合同并对合同进行初审，保证合同

的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出现;

4、检查合同履行情况，协助合同承办人解决合同履行中出

现的问题;

5、对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向司法办和

部门领导报告;

6、参加处理本部门合同纠纷;

7、负责编制合同付款、收款计划，征得部门领导同意后报

财务部备案。

8、负责合同台账、档案的建立及合同文本(包括协议书、

有关文件、信函、图表)的管理;

9、每季度向司法办汇报合同管理工作，送交合同登记总台

账及合同管理情况统计表。

第三章授权

第十一条下列人员有权代表公司签订经济合同：

1、公司法定代表人;

2、公司法定代表人书面授权的法人委托人。

第十二条各法人委托人的具体代理权限由法定代表人在签

发《法人委托书》时注明。法人委托人必须严格按授权范围行使

签约权，禁止超越代理权限对外签约。

第十三条法人委托人的主要职责

1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，

也不能消极推诿;

2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;

3、对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本

人意见并对本人意见负责;

4、对所签订合同的履行负责，履行中发现问题应立即上报，

同时积极想办法解决;对发生的合同纠纷负责处理或协助有关部

门处理;

5、负责保管好本人所签合同的一切资料，合同履行完毕后

应立即将资料上交归档。

第十四条任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托，不

得以公司名义对外签订合同或改变合同内容，不得变更、解除合

同及放弃合同规定的权利。

第十五条公司内部的职能机构不得以自己的名义对外签订

合同。

第十六条授权委托分为期间授权委托和单位时间授权委托。

第十七条单位时间授权委托仅在单位时间内授权委托有效。

第十八条被授权的部门行政负责人原则上不再向其他有关

人员办理继续授权委托，如情况必需，办理之前须征得授权人的

书面同意。

第十九条期间授权委托制，即一事一委托，期间可以为合

同签订全过程也可以为合同签订的某一阶段。具体程序为：经办

部门负责人提出书面申请，附合同拟稿和可行性报告及其它材料

送办公室审查，经总经理批准和授权后，对外签立合同。

第四章合同审批权限

第二十条公司董事长或其授权人各项合同签订的最终审批

人。合同标的在100万元以下的，授权总经理审批。

第二十一条合同主办部门或提报部门提请合同时，必须在

办公室的组织和监督下，获得相应的审批同意，并将相应的审批

意见连同所要提请的合同一起并入合同签订审批流程。

第五章合同审查

第二十二条合同应由承办部门、相关职能部门及公司领导

进行审查。

第二十三条合同审查的具体程序为：

1、首先由合同承办部门的合同承办人和合同管理员对所提

报合同以及与合同相关的所有事宜进行自查和初审，并在此基础

上完成合同草稿和必要的情况说明书;

2、然后将合同文件移交办公室，由办公室和合同承办部门

会同相关职能部门(如财务部)逐条审查合同条款及其他相关事

项。

3、最后由办公室将合同文件提交公司工程建设分管副总、

财务分管副总、总经理逐级审批。

第二十四条需重点审查的内容包括：

1、对方主体资格：具有经年检合格的企业法人营业执照或

非法人营业执照，其核载的内容必须与实际相符。

2、经营范围：合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许

可的，应具有相应的许可、等级、资质证书;

3、代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法

定代表人(负责人)身份证明、授权委托书、代理人身份证明;

4、履约能力：具有支付、生产、技术能力。必要时应要求

出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关

文件。需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力;

5、履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及

重大经济纠纷或重大犯罪案件。

6、合同内容

(1)合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》中相关

规定;

(2)合同应具备的条款是否齐全、合理、严密;

(3)双方当事人的意思表达是否真实、一致，双方的权利、

义务是否明确、平等;

(4)合同条款中有无潜在对公司不利或可能损害公司利益

的条款;

(5)是否存在无效条款。

(6)签约双方的用章是否为合同专用章。

7、合同文字

(1)合同用语是否规范;

(2)文字表达是否确切无误。

8、合同的经济效益

(1)预计取得的经济效益和可能承担的风险;

(2)合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第二十五条在合同审查时，根据公司的实际，应注意的事

项：

1、对于标的额较大的涉外合同、货物交付或工程竣工之日

起一年后才能付清款项的合同。

2、销售、加工承揽、工程承揽合同中质保期的约定应不超

过一年，质保金的约定原则不超过合同总标的额的5%,且必须在

质保期满之日一次性付清，以上内容国家、行业有规定的依规定。

3、销售、加工承揽合同中付款期限的约定一般应为付款提

货、货到付款，按比例付款时所有款项的付清期限最长不能超过

自货到之日起三个月。

4、工程承揽合同中付款方式的约定一般应为按工程进度付

款，且付款时间和付款数量的约定必须明确，所有工程款的付清

期限最长不能超过自工程竣工之日起三个月。

5、为了有利于可能由于合同履行而引起的法律诉讼，应在

合同条款中作如下规定：

(1)我方为需方时必须约定我方所在地人民法院管辖;

(2)我方为供方，在尽力争取我方所在地人民法院管辖成为

不可能时，可约定“发生纠纷应协商解决，协商不成，任何一方

均可向起诉方住所地人民法院提起诉讼”;

(3)我方为供方，如约定需方到供方所在地提货时，我方为

合同履行地，在争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时，可

约定“发生纠纷应协商解决，协商不成，依法律规定通过诉讼方

式解决”;

(4)在合同签订时，估计我方违约的可能性大，且又争取我

方所在地人民法院管辖成为不可能时，可约定“依法律规定，通

过诉讼方式解决”。

第二十六条审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存

在疑义时，应要求其提供相应担保并要求在合同中注明。

第二十七条办公室和财务部必须在合同文本送达三日之内

出具审核意见书，不得拖延，在审核或审查过程中，发现重大错

误、遗漏或不妥时，提出修改意见书，并与合同对方当事人取得

联系，直到修改意见达到统一为止。

第二十八条负责审查合同的部门和员工，因工作失职或循

私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成

经济损失的，应按后果及其责任的大小，承担相应的行政责任、

经济赔偿责任直至法律责任。

第二十九条审查完毕后，负责审查人员应出具审查意见书，

审查意见书应附有审查人员签名。

第六章合同的签订

第三十条签订合同必须内容合法、具体、条款齐全、责权

明确，用语确切，手续完备，程序合法。

第三十一条合同承办人签订合同，必须先办理授权委托书，

明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签订的合同

为无效合同，由承办人承担责任。法人授权委托书由办公室负责

办理。

第三十二条合同承办人凡签订不能即时清结的合同，都必

须采取书面形式;凡标的额在10万元以上虽能即时结清的重大

合同，也必须采取书面形式。当事人协商一致同意的有关修改合

同的文书、电子邮件、图表等均是合同的有效组成部分。

第三十三条凡国家或行业有示范文本的，应当优先使用，

但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和办公室要重点

审查，必要时可以进行修改。无范本的合同采用公司办公室提供

的示范文本。合同承办人不能自拟合同文本。

第三十四条公司合同的签订审批的常规流程如下：

1、合同承办部门确定的合同承办人会同本部门的合同管理

员负责起草合同(草案)并填写“合同审批表”;

2、合同承办部门负责人负责对合同的业务内容进行审查，

并签署意见;

3、办公室负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见;

4、财务部负责对合同的财务条款进行审查，并签署意见;

5、如该合同牵扯其他业务部门，由办公室分送该业务部门

经理进行审查，并签署意见;

6、分管副总对合同进行审查，并签署意见;

7、在完成以上审查修改后，由办公室将合同报送公司总经

理审批;

8、合同标的在100万元以上的，须经董事长审批。

9、办公室在相关负责人或授权代表在“合同签约审批表”

上签字批准后，加盖公司合同专用章。

第三十五条合同生效后，各有关部门应妥善保存合同履行

过程中的各种凭证，包括结算单、结算证明、支付凭证、银行进

账单、收料单、入库单、过磅单、发票等。

第七章合同的履行

第三十六条合同依法成立后，即具有法律约束力。一切与

合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同

履行。

第三十七条合同执行部门负责人应随时了解、掌握本单位

的合同执行情况，并督促本部门合同管理员按月统计合同执行情

况。

第三十八条合同执行部门应同时负责记录和监督对方合同

单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料;并由合

同管理员按月填写“对方合同执行情况监控说明”，其中必须列

明和验证对方各项履约行为和承诺(如质量、进度等)，以此作为

付款的基本依据。每月的“对方合同执行情况监控说明”必须由

合同执行部门经理审核签字，分别报办公室、财务部备案。

第三十九条合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执

行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由财务部统一出

具发票。

第四十条合同结算条款规定本公司有付款义务的：

1、执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体

约定，在合同签订以后向财务部报送项目整体用款计划备案。

2、执行合同的各部门应填写《合同资金支付申请表》，本

表一式三份，由办公室、财务部、执行部门分别留存。

3、款项拨付的基本依据是由合同执行部门提交的“对方合

同执行情况监控说明”，款项拨付必须在分管副总、财务分管副

总及总经理逐级审批同意后方可进行。具体程序参见相关的财务

管理办法。

4、如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为，业务部

门应及时以书面形式反馈给办公室，并书面报送分管副总及总经

理。总经理应按合同规定进行违约处罚，并通知财务部在结算时

执行。

第四十一条合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时

督促解决。如无法履约，应向分管副总和总经理汇报。

第四十二条合同履行过程中如发现对方当事人履约能力及

资信程度下降应及时通知办公室并向分管副总和总经理上报，及

时向对方出具不安抗辩书，维护公司合法权益。

第八章合同的变更与废除

第四十三条合同一经签订即依法成立，任何人不得擅自变

更或解除。但合同在履行过程中，如遇到法律规定或合同约定允

许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同。

第四十四条合同的变更或解除必须符合《经济合同法》的

规定，并应在法律规定或合理期限内由合同的当事方共同商议。

第四十五条变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订

立的审批权限和程序相同。

第四十六条合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的

正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示领导，立即处理，

紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天，并在有效期限

内正式答复对方。超过期限再作答复，造成严重后果的，承办人

应承担相应的责任。涉及经济纠纷的复电、复文，须经合同管理

机构审阅后方能发出。

第四十七条变更解除合同必须采取书面形式(包括双方的

信函、文件、传真等)，由双方签订确认书。

第四十八条合同的变更、解除应注意以下事项：

1、主体变更应征得合同各方同意;

2、有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在

变更协议上加盖担保单位的印章;

3、经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报原

批准机关批准;

4、经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报

原公证、鉴证机关备案;

5、联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解除，

法律有特别规定的，应依特别规定办理;

第四十九条变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，

原合同继续有效，仍应履行。

第五十条如因变更(解除)合同可能使当事人受到损失，双

方应在变更(解除)合同的协议中明确规定各自应承担的责任。

第九章合同纠纷的处理与诉讼管理

第五十一条提请合同纠纷的程序：

1、已经签订的合同在履行过程中产生纠纷的，合同履行部

门应根据合同中有关纠纷处理的条款与合同订立方协商进行解

决。

2、协商不成时，必须在一个工作日向办公室汇报，并在三

个工作日内提供有关资料，任何部门或个人不得延误诉讼时效或

擅自放弃实体权利，更不得隐瞒实情。

3、办公室应在接到报告三个工作日内提出处理意见。根据

合同纠纷的不同情况，向公司有关领导汇报。经协商无法解决的

纠纷，经总经理批准后，可向仲裁委员会申请仲裁或直接向人民

法院起诉。

4、如纠纷需进入法律诉讼程序解决，应按《中华人民共和

国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规

和本办法处理。

第五十二条集团公司各单位与对方当事人协商处理纠纷的

时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉

的足够时间。

第五十三条发生合同纠纷时，承办人除应将纠纷情况及时

报告部门负责人和办公室以外，还应同时应迅速收集下列有关证

据：

1、合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、

视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等;

2、开工、验收、提货、发票等有关单位票据;

3、货款的承付、托收凭证、有关的财务账目;

4、产品的技术规范、质量标准;

5、证人证言;

6、其它与处理纠纷有关的材料。

第五十四条处理合同纠纷，应特别注意以下问题：

1、在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证

据保全措施;

2、发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将

使我方权利难以实现时，适时依法申请采取财产保全措施;

3、对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的，

依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼;

4、做好每起合同纠纷实况记录、存案备查;

5、凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，

要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。

第五十五条合同纠纷经协商达成一致处理意见的，应订立

书面的协议，双方代表签字并加盖单位公章。

第五十六条双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调

解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书，在正式生

效后，应复印若干份，交给有关部门收执、备案或存档。

第五十七条合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、

归档、以备考查。

第十章合同的登记、备案与归档

第五十八条合同文本必须至少一式四份，其中二份交对方

签约人，其余原件必须在合同签订之后三个工作日内报送办公室

和财务部。合同签订部门、合同履行部门因工作需要使用原件时，

向办公室办理暂借手续。

第五十九条合同的档案管理是合同管理的基础工作，办公

室应根据实际情况建立合同台帐、报表，并按时填报。

第六十条办公室应对公司内所有合同文本以及与合同相关

的往返法律文件进行汇总，并编号登记，制作月度合同签订情况

一览表，反映公司合同的签订以及由合同引起的诉讼情况。

第六十一条合同签订部门的合同管理员对已生效的合同应

当编号登记，分类归档，并建立合同台帐。合同的统计报表实行

季报制，各部门于每季度第一个月前三个工作日内填报上季度报

表报送办公室。办公室应于每季度的前十个工作日内汇总，报公

司主管领导。

第六十二条合同签订后三个工作日内，合同承办部门的合

同管理员应将合同档案原件整理装订送交办公室存档。合同档案

的范围包括：信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合

同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明

文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合

同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、

票据凭证以及其他有关资料、文件。

第六十三条合同履行完毕后，合同承办部门的合同管理员

应于五个工作日内将合同文本及合同执行期间所有的往来信件、

变更协议、收(付)款记录、请示报告等有关资料交一并归档，丢

失的必须查清原因。

第十一章附则

第六十四条本制度由办公室制定并负责解释。

第六十五条办公室应根据不同的发展阶段的管理要求对本

制度进行修订、补充和完善，确保合同管理制度能够起到切实有

效的作用。

公司合同管理制度4

第一章总则

第一条目的

为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维

护公司的合法权益，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系

的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加

工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。

公司各部门及下属企业对外签订的各类经济合同一律适用

本制度。

第三条公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合

同的审批。

第四条公司法律顾问室负责公司各类合同的管理工作，具

体职责是：

(一)负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工

作并根据公司法定代表人的授权签订合同;

(二)负责制定销售、采购合同统一文本;

(三)负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书

的发放和管理;

(四)负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性审查;

(五)负责经济合同纠纷的处理;

(六)负责经济合同的档案管理;

(七)负责本制度的监督执行。

第二章合同的签订

第五条合同的主体

(一)订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名

义擅自签订合同。

(二)订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信

能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织

签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符

的经济合同。

(三)公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经

济合同，应经公司总经理同意。

第六条合同的形式

订立合同，除即时交割(银货两讫)的简单小额经济业务外，

应当采用书面形式。

“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文

(包括电报、传真、电子邮件等)，除情况紧急或条件限制外，公

司一般要求采用正式的合同书形式。

第三章合同的内容规定

第七条当事人的名称、住所：

合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明

的当事人的名称、住所应保持一致。

第八条合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、

型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内

容及要求;

对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

第九条数量条款：

合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，

常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电

子邮件、传真、送货单、发票等)。

第十条质量条款：

有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标

准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要

求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及

样品存放地点。

第十一条价款或报酬条款：

(一)价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约

定合同的实际价款;

(二)价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇)、信

用证、现金等应予以明确;

(三)价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定

条件成就后多少日内支付。

第十二条履行期限、地点和方式

(一)履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在

合同中约定履行期间的方式;

(二)合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合

同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体

地名的应明确至市辖区或县一级;

(三)买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履

行的标志，如运单、仓库保管员签单等。

第十三条合同的担保条款

合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供

担保的，应经总经理批准、法律顾问室审核后结合具体情况根据

《担保法》的要求办理相关手续。

第十四条合同的解释条款

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义

的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

第十五条保密条款

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定

保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

第十六条合同联系制度

履行期限1年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系

制度。

第十七条违约责任

根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

第十八条解决争议的方式

解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁

的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意

见的，可选择第三地仲裁机构。

签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力

争合同纠纷由公司所在地人民法院管辖。

第四章签订合同的工作程序

第十九条签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人

员应按照本制度第五条对对方当事人的有关情况进行审查，并复

印对方当事人的法人营业执照及其他行政许可证明留存。

第二十条销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人

商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律顾问

室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任

人员对合同进行合法性审查。

第二十一条除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责

任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附

合同会审表报总经理审批，由法律顾问室加盖合同专用章。

第二十二条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的

合同，合同成立后由法律顾问室依法及时办理。

第二十三条合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管

外，应当随合同会审表交存公司法律顾问室一份备案。

第五章合同的变更、解除

第二十四条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解

除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，

原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书

后，应当在规定的期限内作出书面答复。

第二十五条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

(一)因不可抗力致使不能实现合同目的;

(二)在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行

为表明不履行主要债务;

(三)对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未

履行;

(四)对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同

目的;

(五)法律规定的其他情形。

第二十六条变更或解除经济的，应当采用书面形式(包括书

信、电报);

第二十七条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程

序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批

准登记等手续的，应依法及时办理;

第六章合同的履行

第二十八条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，

并随时督促对方当事人及时履行其义务。

第二十九条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及

时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当

事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备

查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。

履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司

原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。

第三十条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证

据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时

书面上报公司法律顾问室处理，并报总经理。

(一)经营状况严重恶化;

(二)转移财产，抽逃资金，以逃避债务;

(三)丧失商业信誉;

(四)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;

第三十一条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确

认。

(一)在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，

经办人员应定期对帐，确认双方债权债务;

(二)在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大

事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及

时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

第七章经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

第三十二条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按

照实事求是的原则，平等协商解决。

第三十三条合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就

纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人

员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经

理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司法律顾问

室和总经理。

第三十四条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以

及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠

纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司法律

顾问室。

第八章合同的日常管理

第三十五条本公司实行二级合同管理，公司法律顾问室全

面负责公司的合同管理;销售、采购部门的业务人员负责所在部

门的合同管理。

第三十六条公司的合同专用章专人管理，公司财务部负责

保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不

得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，

特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权

委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，

并登报声明。

第三十七条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以

及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务

人员应自行保管好;重要资料应将原件交公司法律顾问室随合同

保管。

第三十八条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有

关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司法律顾问室

和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终

止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司法律顾问室应在情况

发生后一周内书面告知各有关单位。

第九章合同审批管理

第三十九条下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规

定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。

第四十条下列合同由总经理或其授权人审批：

(一)标的超过100万元的;

(二)预付定金或预付货款超过10万元的;

(三)联营、合资、合作合同;

(四)重大涉外合同。

第四十一条下列合同由董事长审批：

(一)标的超过500万元的;

(二)投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。

第四十二条合同标的超过公司资产1/3以上的合同由董事

会审批。

第四十三条法律顾问室负责对下列合同进行审查：

(一)董事会、总经理委托审查的合同;

(二)内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合

同。

第四十四条法律顾问室主要负责审查合同条款、内容的合

法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。经济合同审

查的要点是：

(一)合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同

的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本

《制度》规定;当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务

是否平等;订约程序是否符合法律规定。

(二)合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;

当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无

误。

(三)合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具

备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风

险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

(四)根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈

报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请

公证处公证。

第四十五条经济合同的审批程序如下：

(一)申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合

同，应事先填写“经济合同签约申报表”(一式二份)，报本企业

的领导审查批准。(凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办

手续)。需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，

随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。

(二)审核。对送审的经济合同，应按本《制度》规定的审

批权限，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，

最后作出：批准、不批准;通知申报单位补报材料或进一步谈判。

(应提出谈判的具体要求和注意事项)。

(三)主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份

及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，

由承办人按批准的意见办理。

上述审批程序，一般为1~2天。特殊情况，经批准或授权的

可不受审批程序的约束。

第十章经济合同纠份的处理

第四十六条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份

的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规和本《制度》规

定妥善处理。

第四十七条合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个

企业的，可以协商或由公司确定一个企业为主负责修理。签约人

对纠纷的处理必须具体负责到到底。

第四十八条处理合同纠纷的原则是：

(一)坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，

以国家政策或合同条款为准。

(二)以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与

对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方

合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

(三)因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法

权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，

并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠纷，

应实事求是，分清主次，合情合理解决。

(四)各企业在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极

主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，

统一行动，一致对外。

第四十九条法律顾问室处理合同纠纷的范围是：

(一)董事会、总经理交办的;

(二)经各企业协商处理解决不了的;

(三)其他应由法律顾问室处理的。

第五十条提请处理合同纠纷的程序是：

(一)承办人填写“对外经济合同纠纷申报表(一式二分)，

按本《制度》的规定报批。

(二)审批单位可依据情况，在1天内作出;由上报单位负责

处理;由法律顾问室负责处理。

(三)法律顾问室对经协商仍无法解决或认为有必要的合同

纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民

法院依法处理。

第五十一条合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协

商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内(一般为2年)进行，

并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。

第五十二条凡由法律顾问室处理的经济合同纠纷，有关企

业必须主动提供下列证据材料(原件或影印件)：

(一)经济合同的文本(包括变更、解除合同的协议)，以及

与合同有关的附件、文书、电报、图表等;

(二)关货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

(三)货款的承付、托收凭证，有关财务财目;

(四)产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

(五)有关违约的证据材料;

(六)其他与处理纠纷有关的材料。

第五十三条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见

的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合

同专用章。

第五十四条各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议

书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，

应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各

部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有

关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。

第五十五条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调

解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问室配合各单位向人民

法律申请执行。

第五十六条在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位

应认真检查对方的执行情况，防止差错。

执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办

理。

第五十七条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关

单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。

第十一章考核与奖惩

第五十八条公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、

履行合同，切实维护公司的整体利益。公司法律顾问室负责本制

度执行情况的监督考核。

第五十九条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积

极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处

理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

第六十条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损

失的，公司将依法向责任人员追偿损失：

(一)未经授权批准或超越职权签订合同;

(二)为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托

书;

(三)应当签订书面合同而未签订书面合同。

第六十一条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成

损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：

(一)因工作过失致使公司被诈骗;

(二)公司履行合同未经对方当事人确认;

(三)遗失重要证据;

(四)发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从

而贻误时机的;

(五)合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及

时报案和报告;

(六)其他违反公司相关制度的。

第六十二条公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，

构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

第十二章附则

第六十三条本制度未尽事宜，均按有关法律法规和本公司

补充细则规定办理;本制度的解释、修订和发放由本公司法律顾

问室负责。

第六十四条本制度从年月日开始执行。